復旦校園信息化建設項目

復旦大學校園辦公OA系統(tǒng)用戶培訓 第十四班 秘書角色版復旦大學信息辦信息中心Version 4 0 培訓目標 使各位掌握復旦OA系統(tǒng)的基本操作 能獨立完成日常工作的網(wǎng)上處理 預備知識 本次培訓假設各位已具有以下操作技能 熟悉計算機基本操作會使用MSOfficeWord會使用IE瀏覽器瀏覽 查詢網(wǎng)上信息 日程安排 OA系統(tǒng)之理性認識篇 OA的概念 什么是OA OA OfficeAutomation 是辦公自動化的英文縮寫通常所說的OA是對辦公自動化軟件系統(tǒng)的簡稱 OA系統(tǒng)是做什么用的 提高辦公效率主要功能 公文管理個人電子秘書網(wǎng)上協(xié)同工作等 Word是做什么用的 一般意義上的辦公自動化 提高文字處理的效率主要功能 編輯文檔排版對文檔進行拼寫檢查等 單軌制的概念 校內(nèi)公文流轉(zhuǎn)使用公務系統(tǒng)不再使用紙質(zhì)公文 OA系統(tǒng)之感性認識篇 登錄復旦OA系統(tǒng) OA培訓系統(tǒng)地址 登錄系統(tǒng)方法 帳號 簽到時領的OA培訓部秘書帳號 密碼也在紙條上面寫著 和用戶名相同 請注意這個帳號只能在培訓服務器上面使用 和正式服務器無關登錄演示 登錄常見問題解答 是否可以以其他角色登錄 可以 只要有登錄密碼注意 不同角色看到的內(nèi)容是不同的 為什么已經(jīng)登錄過了 系統(tǒng)再次提示登錄 為了安全起見 用戶如果在主頁面停留時間過長而沒有進行任何操作 系統(tǒng)會自動注銷該用戶 再次使用需要重新登錄 建議 請在不使用本系統(tǒng)時關閉主界面退出系統(tǒng) 以保證您賬號的安全性 系統(tǒng)綜述 1 系統(tǒng)結(jié)構圖2 本系統(tǒng)的主要功能模塊日常辦公子系統(tǒng)公文管理子系統(tǒng)公共服務子系統(tǒng)個人服務子系統(tǒng)事務管理子系統(tǒng)系統(tǒng)管理子系統(tǒng) 系統(tǒng)結(jié)構圖 新模塊講解 法律事務會議管理 日常辦公 法律事務 用途 起草 審核合同用戶權限 各部門秘書 擬稿 發(fā)文等各部門負責人 審稿 會簽等法律事務室 初審 復審等校領導 批示等 合同提交概要圖 部處院系 法律事務室 部處院系合同流轉(zhuǎn)過程圖 秘書擬稿 審稿意見 合同擬稿演示 電子版的合同錄入 發(fā)送操作術語說明 審稿人 顯示本部門負責人列表 發(fā)送角色選擇 發(fā)送具體人員選擇 請負責人審稿步驟 步驟一 擬稿用Word擬稿并保存 步驟二 創(chuàng)建合同填寫合同主題 類型上傳合同步驟三 發(fā)送先選角色再選具體人 并發(fā)送 注意 看到 發(fā)送成功 提示才說明發(fā)送完成 請在看到該提示之后再關閉窗口 以確保系統(tǒng)正常發(fā)送 發(fā)送操作術語說明 初審人 會簽人 顯示初審人名單 顯示其他部門負責人列表 發(fā)送角色選擇 發(fā)送具體人員選擇 審稿人 顯示本單位負責人列表 送初審人步驟 步驟一 查看審稿意見單擊查閱意見按鈕步驟二 發(fā)送先選角色 初審人 再選人員 并發(fā)送注意 看到 發(fā)送成功 提示才說明發(fā)送完成 請在看到該提示之后再關閉窗口 以確保系統(tǒng)正常發(fā)送 查看合同流轉(zhuǎn)過程 打開合同 單擊 查閱流轉(zhuǎn) 按鈕請查看前面所發(fā)送合同的流轉(zhuǎn)過程 查看合同歷史意見 打開合同 單擊 查閱意見 按鈕請查看前面所發(fā)送合同在流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的歷史意見 新模塊講解 法律事務會議管理 事務管理 會議管理 會議室申請用途 申請會議室 并按照日期查看會議室安排會議室使用用途 按照會議室查看會議室安排會議室一覽用途 查看所有會議室的詳細信息申請刪除用途 刪除未通過審核的會議室申請 事務管理 會議管理 續(xù) 操作演示 申請會議室 其他模塊 日常辦公公文管理公共服務個人服務 日常辦公模塊結(jié)構圖 日常辦公 待辦事宜 待辦事宜用途 顯示有待當前用戶處理的各項事宜待辦事宜的種類 公文 通知等 已辦事宜處理后的待辦事宜將自動轉(zhuǎn)到已辦事宜中處理方法視事宜種類而定 如通知正文被瀏覽后就自動列入已辦事宜 其他類事宜處理的具體方法將在后面分類講解 操作演示 日常辦公 待辦事宜 續(xù) 操作練習 查看您的待辦事宜 OA培訓公開通知 用戶登錄 日常辦公 通知公告 通知公告用途 用于發(fā)布黨辦 校辦發(fā)送的公告和各部門的通知用戶權限 校辦秘書 新增 修改 刪除校辦公告黨辦秘書 新增 修改 刪除黨辦公告部門院系秘書 新增 修改 刪除本部門通知一般用戶 瀏覽 查看公告 通知操作演示 日常辦公 通知公告 部門秘書 通知的類型公開 所有用戶可瀏覽 只有通知接受人才能回復通知不公開 由通知發(fā)送人指定哪些用戶可以看到該通知 日常辦公 通知公告 部門秘書 通知的回復通知接收人 通過待辦事宜或通知頁面查看 回復通知通知發(fā)送人 通過通知頁面查看接收人的回復用戶權限 秘書 新增 修改 刪除 發(fā)送本部門通知操作演示 日常辦公 通知公告 部門秘書 注意 鑒于目前單軌制運行初期 每個部門 院系 賬號數(shù)目有限 所以各位有義務將在本系統(tǒng)中看到的通知公告書面告知部門 院系 中的其他人 日常辦公 通知操作練習一 查看公開通知請查看 開發(fā)小組 發(fā)送的 OA秘書培訓通知 用戶登錄 日常辦公 通知操作練習二 作為指定的通知接收人查看收到通知請查看開發(fā)小組發(fā)送的 關于參加2006年OA系統(tǒng)培訓的通知 用戶登錄 日常辦公 通知操作練習三 作為秘書發(fā)送通知案例請發(fā)送給OA培訓部部長 內(nèi)容為 下周一9 00在校辦開會 用戶登錄 填入通知主題 內(nèi)容 日常辦公 通知操作演示 作為秘書刪除本部門通知 用戶登錄 問題思考 請操作后回答 在待辦事宜中是否可以查看通知回復 答案 否 待辦事宜顯示的是待辦公文 通知等主題的快捷方式 故通知回復只能到專門的通知頁面查看 要發(fā)送一個所有人都可以看到的通知 但是要確認某些人的確是看到了該通知 請問如何操作 因為發(fā)送者只可以看到通知名單中列出的人的閱讀情況 所以應選擇公開方式并選定通知名單 說明 日常辦公模塊中還有信息報送模塊 此模塊僅針對信息員開放 日常辦公模塊回顧 秘書必備操作 日常辦公公文管理公共服務個人服務 公文管理 公文管理 行文管理 用途 起草 傳遞公文網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)的主要優(yōu)點 流轉(zhuǎn)過程的透明化便于移動辦公的實現(xiàn)便于流程的規(guī)范化提高流轉(zhuǎn)效率 縮短公文流轉(zhuǎn)時間便于歷史公文查詢用戶權限 各部門秘書 擬稿 發(fā)文等各部門負責人 審稿 會簽等校領導 簽發(fā)等 院系公文流轉(zhuǎn)過程圖 院系秘書擬稿 審稿意見 發(fā)文擬稿演示 用校辦規(guī)定的word公文模板起草公文并保存 發(fā)送操作術語說明 審稿人 顯示本部門負責人列表 發(fā)送角色選擇 發(fā)送具體人員選擇 請負責人審稿步驟 步驟一 擬稿用Word擬稿并保存 步驟二 創(chuàng)建公文填寫公文主題 類型上傳Word正文步驟三 發(fā)送先選角色再選具體人 并發(fā)送 注意 看到 發(fā)送成功 提示才說明發(fā)送完成 請在看到該提示之后再關閉窗口 以確保系統(tǒng)正常發(fā)送 發(fā)送操作術語說明 部門秘書 審稿人 會簽人 校秘書 顯示本部門秘書列表 顯示本部門負責人名稱 顯示其他部門負責人列表 顯示所有校秘書列表 發(fā)送角色選擇 發(fā)送具體人員選擇 部處秘書 顯示單位秘書列表 送主送單位秘書步驟 步驟一 查看審稿意見單擊查閱意見按鈕步驟二 發(fā)送先選角色 部處單位秘書 再選具體人員 并發(fā)送注意 看到 發(fā)送成功 提示才說明發(fā)送完成 請在看到該提示之后再關閉窗口 以確保系統(tǒng)正常發(fā)送 查看公文流轉(zhuǎn)過程 打開公文 單擊 查閱流轉(zhuǎn) 按鈕請查看前面所發(fā)送公文的流轉(zhuǎn)過程 查看公文歷史意見 打開公文 單擊 查閱意見 按鈕請查看前面所發(fā)送公文在流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的歷史意見 行文管理常見問題解答 首次使用行文管理時 提示 是否要下載AXNOTES控件 是 首次使用行文管理功能必須先安裝該控件 部門秘書是否可以刪除公文 答案 是 但是只能刪除自己擬稿的公文 但是刪除后 流轉(zhuǎn)中的相關人員也將無法看到此公文 相當于該公文遺失 所有操作必須重來 所以請慎重操作 秘書送本部門負責人審稿練習 要求如下 擬稿標題 角色名稱 您的名字 的送稿測試公文類型 請示稿件正文 自擬審稿人 由工作人員擔當 文件查詢 文件查詢用途 查找歷史公文 用戶權限 各部門秘書 各部門負責人 校領導 公文管理模塊回顧 院系秘書必備操作 日常辦公公文管理公共服務個人服務 公共服務 部門簡報規(guī)章制度電子論壇 公共服務 部門簡報 部門簡報模塊說明 各院系能夠公開發(fā)布本院系的部門簡報 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