關(guān)于加強檔案管理工作的建議

關(guān)于加強集團檔案管理工作的建議檔案管理工作以全面、真實地歷史記錄，反映集團整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。一方面為集團領(lǐng)導(dǎo)及時了解集團整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于準(zhǔn)確認(rèn)定集團經(jīng)營成果，查考?xì)v史記錄，熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、研究案件、解決糾紛、處理問題。所以，強化檔案管理工作，不斷地更新檔案管理理念，是奠定集團持續(xù)健康發(fā)展、實現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略的堅實基礎(chǔ)，對提升集團市場經(jīng)濟競爭力具有重要意義。一、 集團檔案管理中所存在的問題分析（一）管理分散?，F(xiàn)集團的檔案上主要分為：文書檔案、人事檔案，財務(wù)檔案三類，分別由相關(guān)部門單獨保管。由于目前集團的實際情況，還不能提供專門保管檔案的良好設(shè)施條件，也沒有設(shè)立專門的管理部門，無法實行集中統(tǒng)一的全面管理，而檔案管理人員均由辦公室文書工作人員兼任，致使檔案的收集整理偏重、甚至只重視“文書檔案”的管理。 （二）歸檔檔案分類不科學(xué)。集團檔案來源廣、形式多樣，但歸檔門類僅籠統(tǒng)分為三類，忽視了其他形式的檔案資料。如：一些重要會議、重大活動中產(chǎn)生的“音像檔案”、“榮譽檔案”，以及辦公用品、 設(shè)施等“實物檔案”，均未列入管理范圍。從而導(dǎo)致一些重要憑證信息丟失或缺失，降低了文檔資料保管質(zhì)量。（三）相關(guān)規(guī)章制度不健全。缺乏適用的辦事流程，日常工作中自主性較大，沒有嚴(yán)格按照規(guī)程，導(dǎo)致簽批單、審批手續(xù)不全，或部分項目資料不齊全、歸檔不及時，影響了檔案的完整性。管理上還未達(dá)到規(guī)范化，如無法為集團領(lǐng)導(dǎo)決策及其他業(yè)務(wù)部門開展工作提供及時有用的信息，便失去了檔案管理的意義。（四）管理模式傳統(tǒng)。集團目前僅使用傳統(tǒng)的手工模式，停留在收發(fā)、查找的階段，缺少先進(jìn)的管理設(shè)備，缺乏完整全面的檢索工具，調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確率無法達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，極大的影響了檔案的使用、利用。 二、對集團檔案管理工作的建議（一） 設(shè)立檔案庫房。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，檔案庫房需單獨興建，溫度要保持在1424度之間，濕度在40%60%之間，應(yīng)做到庫房與辦公室、用品庫房與閱覽室分開。和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施，（二）完善檔案管理機制。依據(jù)中華人民共和國檔案法、檔案實施辦法、檔案管理辦法、不歸檔文件銷毀辦法等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，打造一套符合集團實際的檔案法律法規(guī)。同時，建立配合管理制度，穩(wěn)固執(zhí)行力的“問責(zé)制”“聘任制”、“考評制”等各種激勵機制，確保檔案收集及時、完整，檔案充分有效利用。（三）引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)。安排檔案管理人員到其他單位交流學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗和具體操作技能，利用現(xiàn)代化手段整理檔案，將電子計算機技術(shù)運用于管理，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，可以系統(tǒng)地完成文件的檢索、登記、匯集統(tǒng)計等工作。（四）構(gòu)建檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)圖。各部門、子公司明確一名兼職