跨部門溝通與協(xié)作ppt課件

2020/5/15,1,跨部門溝通與恊作,2020/5/15,2,人生四種活法:,錢,錢少/快樂,錢少/不快樂,2020/5/15,3,請(qǐng)觀察以下10個(gè)算式：發(fā)現(xiàn)了什么？,2+2=43+3=64+4=822=433=944=1623=634=1245=2135=15,2020/5/15,4,啟示:,為什么我們只注意到第是錯(cuò)的,而不去注意前面9個(gè)式子都是正確的呢?這是一種習(xí)慣的思維習(xí)慣,“只看消極的東西,看不到積極的東西”人的感覺是自已形容出來的:不要講:生病要講:健康煩惱快樂難吃好吃,2020/5/15,5,一、跨部門溝通的重要性,問題一：作為部門主管，是溝通能力重要還是其它能力重要？,2020/5/15,6,良好的人際關(guān)系者,可使工作成功與個(gè)人幸福獲得率達(dá)85%以上針對(duì)10000人的記錄進(jìn)行分析,成功的因素中85%決定于人際關(guān)系,而知識(shí)、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)只占15%某年度某地區(qū)被解雇的4000人中，不稱職的占10%，人際關(guān)系不好者則占90%根據(jù)5年的跟蹤調(diào)查，人際關(guān)系好的人平均年薪比優(yōu)等生高15%，比劣等生高33%,良好的人際關(guān)系與成功的關(guān)系,2020/5/15,7,合格的部門主管，溝通能力應(yīng)占80%，而其它能力只需20%。溝通能力強(qiáng)的人更善于管理。目前大多數(shù)企業(yè)的中,高層主管最缺乏的是溝通能力。溝通能力強(qiáng)的正確觀念與心態(tài)。某企業(yè)總助被解職的案例。,2020/5/15,8,認(rèn)識(shí)自我情緒的能力妥善管理自己情緒的能力了解別人情緒的能力自我啟發(fā)和激勵(lì)的能力人際關(guān)系互動(dòng)管理能力,EQ的五大定義,2020/5/15,9,智慧不夠，體力不足，能力不行，時(shí)間不充裕,不喜歡主動(dòng)求人不擅于拒絕別人不能充分表達(dá)自我不愿對(duì)別人表達(dá)情緒,人際關(guān)系不好是：,溝通正確觀念和心態(tài),2020/5/15,10,與人相處法則,尊重個(gè)別差異了解對(duì)方需求懂得激勵(lì)別人積極做人處事保持參與互動(dòng),2020/5/15,11,二：企業(yè)內(nèi)溝通的意義，障礙和原則。,問題二：你認(rèn)為跨部門溝通的主要障礙為何？,2020/5/15,12,溝通的意義,將一個(gè)人的意思（感覺）傳達(dá)給別人，且企圖為對(duì)方所接受與了解的行為：,意思,反應(yīng),語言或非語言,傳達(dá)者,傳達(dá)符號(hào),接受者,2020/5/15,13,溝通的方式,向下：命令、說明、面談、演說、會(huì)議、電話、訓(xùn)話、講習(xí)、廣播、通告、公告、文書、傳閱、海報(bào)、手冊(cè)、備忘錄、年度報(bào)告向上：報(bào)告、面談、會(huì)議、電話、文書、提案、意見、問卷調(diào)查、意見箱、抱怨表、報(bào)表平級(jí)：面談、會(huì)議、電話、文書、傳閱、備忘錄、報(bào)表,2020/5/15,14,常見的溝通障礙,語言障礙：表達(dá)不清，使用不當(dāng)，造成理解困難或產(chǎn)生歧義。過濾障礙：“過濾作用”例：報(bào)喜不報(bào)憂。心理障礙：個(gè)性特征和個(gè)性傾向造成的溝通困難。時(shí)間壓力障礙：只有很短時(shí)間理解后接受的信息。信息過多障礙：管理者從上、下、左、右接受的信息不一致。地位障礙：由于地位差別造成的。,2020/5/15,15,正式溝通渠道（會(huì)議、文書）不暢溝通的心態(tài)與觀念不正確企業(yè)文化中沒有鼓勵(lì)溝通的內(nèi)容缺乏一些企業(yè)中常用的溝通技巧,2020/5/15,16,良好溝通的原則,傳達(dá)要清楚、具體、實(shí)際清楚具體地接受巧妙運(yùn)用身體語言若對(duì)某事耿耿于懷就應(yīng)坦誠討論建設(shè)性批評(píng)，勿吹毛求疵耐心說出決定或結(jié)論的理由承認(rèn)每件事情皆有多方面看法接受并承認(rèn)事實(shí)主動(dòng)積極的傾聽，以鼓勵(lì)對(duì)方充分表達(dá)意見使對(duì)方所講話題不偏主題太遠(yuǎn),不要讓討論變成惡言的爭(zhēng)吵不要說教，最好能以發(fā)問方式錯(cuò)了或不小心傷害對(duì)方，須坦誠道歉委婉有禮的尊重對(duì)方和他的感受對(duì)于“不合理要求”能指出其與行為的矛盾進(jìn)行好的溝通：多稱贊、鼓勵(lì)避免不當(dāng)?shù)臏贤记?2020/5/15,17,溝通在管理上的重要性,統(tǒng)一團(tuán)體內(nèi)成員的想法，使產(chǎn)生共識(shí)，以達(dá)成團(tuán)體目標(biāo)提供資料，以掌握工作的過程與結(jié)果，使管理工作更順利相互交換意見，使“知”的范圍擴(kuò)大，“不知”的部份縮小，以利問題的解決。強(qiáng)化人際關(guān)系，鼓動(dòng)工作情緒。,2020/5/15,18,三：跨部門溝通要點(diǎn)；尊重和欣賞,2020/5/15,19,一個(gè)人最關(guān)心的人是誰？,A自己B自己最親的人C自己最愛的人,2020/5/15,20,1、自我與滿足“自我”,人對(duì)自己的興趣遠(yuǎn)勝于世界上任何事物人認(rèn)為自己的存在很重要，同時(shí)常希望自己的存在能更有價(jià)值人希望透過別人的贊賞以滿足自己人的自我沒有滿足就不會(huì)主動(dòng)考慮關(guān)心別人人的自我滿足了就不會(huì)對(duì)人采取敵對(duì)態(tài)度人常有意或無意的保護(hù)、滿足“自我”,2020/5/15,21,2、溝通的要訣,微笑，發(fā)自內(nèi)心的微笑態(tài)度殷勤有禮，禮多人不怪，切記三字經(jīng)：謝謝，對(duì)不起，請(qǐng)！待人熱誠，熱誠是能感染人和環(huán)境的表現(xiàn)充滿自信的行動(dòng)，自信的人才能獲得別人的信任注視對(duì)方，并于心中認(rèn)為他是最重要的人在言語行為上使對(duì)方感受（你對(duì)他有好印象）,2020/5/15,22,真心誠懇地稱贊，稱贊是多多益善，百聽不厭勿自夸，“謙受益，滿招損”真誠關(guān)心別人勿喜歡批評(píng)別人保持從容不迫的態(tài)度正面肯定對(duì)方：接納，激勵(lì)，重視,2020/5/15,23,人際關(guān)系中的KeyWords,最重要的：5個(gè)字：我以你為榮；4個(gè)字：你的看法？3個(gè)字：是否請(qǐng)；2個(gè)字：謝謝！最不重要的一個(gè)字：我,2020/5/15,24,四：跨部門溝通要點(diǎn)二換位思考。,問題四：在與其他部門產(chǎn)生沖突時(shí)，為什么常常認(rèn)為是其他部門的錯(cuò)？,2020/5/15,25,三種思維方式,1、非黑即白2、誰都有理3、開放式思維,2020/5/15,26,愛妻5大法則,1、太太不會(huì)錯(cuò)；2、如果太太錯(cuò)，一定是我看錯(cuò)；3、如果不是我看錯(cuò)，也一定是因?yàn)槲业腻e(cuò)才造成她的錯(cuò)；4、如果認(rèn)為太太不會(huì)錯(cuò)；5、你的日子一定過得很不錯(cuò)。,2020/5/15,27,愛同事5大法則,1、同事不會(huì)錯(cuò)；2、如果同事錯(cuò)，一定是我看錯(cuò)；3、如果不是我看錯(cuò)，也一定是因?yàn)槲业腻e(cuò)才造成他的錯(cuò)；4、如果認(rèn)為同事不會(huì)錯(cuò)；5、你的日子一定過得很不錯(cuò)。,2020/5/15,28,換位思考是克服人性的弱點(diǎn)。換位思考是日常生活常識(shí)。換位思考須在企業(yè)中形成一種氛圍。換位思考須從我做起，從現(xiàn)在做起。換位思考案例：,換位思考的關(guān)健點(diǎn),2020/5/15,29,4、學(xué)會(huì)聆聽巧用反饋,1）恰當(dāng)?shù)陌l(fā)問可幫助你得到恰當(dāng)?shù)幕卮稹?）充滿信賴的沉默可以鼓勵(lì)欲言又止的說話者3）琢磨你聽到的話，而不是說這些話的人。4）寬容地對(duì)待他人所說的話。5）盡快把承諾變成白紙黑字，以避免產(chǎn)生誤解,2020/5/15,30,善于發(fā)問,發(fā)問是最好控制對(duì)方的技巧第一個(gè)問句，第二個(gè)問句以后，對(duì)方會(huì)順著你的思路走“善于發(fā)問”可扳回對(duì)方的思路反問會(huì)引導(dǎo)對(duì)方通過發(fā)問、傾聽和觀察，了解對(duì)方的真實(shí)想法、疑慮和問題,2020/5/15,31,提問,1）如欲他人具體回答就需具體發(fā)問。2）問開放式問題，以洞悉他人性格，并鼓勵(lì)對(duì)方作答。3）開會(huì)前列出所有問題。4）思考下一個(gè)問題時(shí)，不要害怕略作停頓。5）盡量使語氣自然，以創(chuàng)造熱情的氛圍。,2020/5/15,32,問題5：作為一名優(yōu)秀部門經(jīng)理是部門專業(yè)知識(shí)重要還是對(duì)其他部門的運(yùn)作熟悉了解重要？,5：跨部門溝通要點(diǎn)三知己知彼。,2020/5/15,33,“功夫在詩外”的啟示,優(yōu)秀的部門經(jīng)理如市場(chǎng)部經(jīng)理的真功夫在于他她對(duì)其他部門運(yùn)作的了解。優(yōu)秀的部門經(jīng)理如財(cái)務(wù)經(jīng)理的真功夫在于他她對(duì)其他部門運(yùn)作的了解。優(yōu)秀的任何經(jīng)理的真功夫在于他她對(duì)其他部門運(yùn)作的了解。普通：本專業(yè),本部門.杰出:跨專業(yè)、跨部門。,2020/5/15,34,多了解其他部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作情況多學(xué)習(xí)其他部門的業(yè)務(wù)知識(shí)凡事應(yīng)站在整體利益的立場(chǎng)考慮問題對(duì)本部門要求嚴(yán)一些，對(duì)其他部門要求松一些從自己做起，從現(xiàn)在做起,跨部門合作的重要前提,2020/5/15,35,怎樣才能去真正了解其他部門運(yùn)轉(zhuǎn),多學(xué)習(xí)各種知識(shí)，掌握“廣”與“精”的度平時(shí)多與其他部門溝通，多傾聽在設(shè)計(jì)個(gè)人生涯規(guī)劃時(shí)應(yīng)考慮變換部門站在自己的職位的角度上行事，但要站更高一個(gè)職位的角度上思考部門經(jīng)理給自己訂一個(gè)總經(jīng)理的奮斗目標(biāo),2020/5/15,36,促進(jìn)部門間合作的制度安排,企業(yè)文化中提倡和鼓勵(lì)員工跨部門溝通制定一些制度，創(chuàng)造一些條件讓大家跨部門溝通成立一些跨部門的項(xiàng)目小組委員會(huì)等進(jìn)行工作互派主管到其他部門兼職制度崗位輪換制度最有效的方式,2020/5/15,37,崗位輪換的重要性,有利于解決跨部門溝通問題讓員工更有活力，更有創(chuàng)造性企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)更加規(guī)范順暢恩克斯的“理想”一個(gè)人一生可從事多種工作一名學(xué)員企業(yè)中的“專才”困惑,2020/5/15,38,六、跨部門溝通主要方式有效的會(huì)議。,問題六：貴司的各部門主管例會(huì)效果如何？你認(rèn)為有效的各部門主管例會(huì)應(yīng)該是怎樣？,2020/5/15,39,是一定要召開的會(huì)議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？,會(huì)議之3種思考：,不能減少參加者嗎？不能減少會(huì)議頻率、時(shí)間和資料嗎？不能進(jìn)行更為妥帖的運(yùn)作嗎？,不能與其他會(huì)議一起召開嗎？不能通過權(quán)限委托來解決嗎？加入其他會(huì)議中就不是好的內(nèi)容嗎？,2020/5/15,40,第一個(gè)原則，確定不召開會(huì)議的工作日。第二個(gè)原則，將會(huì)議時(shí)間定為1小時(shí)，最多不超過1個(gè)半小時(shí)。第三個(gè)原則，將會(huì)議錄整理成一張紙。,2.會(huì)議之3個(gè)原則：,2020/5/15,41,3.會(huì)議之7條規(guī)定：,就召開會(huì)議而言，最重要的是嚴(yán)格遵守時(shí)間。在會(huì)議材料中寫明投入會(huì)議的經(jīng)費(fèi)，去除不必要的浪費(fèi)。將會(huì)議參加者限制為必要的合適人選和負(fù)責(zé)人，使會(huì)議規(guī)模盡可能小。,2020/5/15,42,明確會(huì)議目的，不要轉(zhuǎn)移到其他主題上或者成為閑談或討論。事先分發(fā)會(huì)議資料。就召開會(huì)議而言，為了防止以某個(gè)特定的人為主進(jìn)行發(fā)言，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。為了盡可能地減少會(huì)議錄，僅記錄決定了的事項(xiàng)并進(jìn)行保存。,2020/5/15,43,會(huì)議室中的內(nèi)容（Word)不是僅停留在參加者身上,而是必須迅速、正確地傳達(dá)給相關(guān)者（Window）。而且，在所傳達(dá)的內(nèi)容反映到實(shí)際工作（Work）中并付諸實(shí)施時(shí)，可以獲得真正的會(huì)議效果。,4.從Word到Window再到Work,2020/5/15,44,1）在有產(chǎn)品的地方召開會(huì)議2）早間會(huì)議頭腦清醒；不拖拖拉拉；在身體上和精神上不受其他工作的影響3）將效率提高2倍的站立式會(huì)議4）連聲音都記錄的記錄會(huì)議,5、因工作不同而多樣化的會(huì)議,2020/5/15,45,6.有效會(huì)議要點(diǎn),會(huì)議只要相關(guān)人員參加，人數(shù)越少越好會(huì)議前須發(fā)資料給與會(huì)人員會(huì)議應(yīng)有議題、時(shí)間限制會(huì)議應(yīng)有決議，決議的責(zé)任人、督導(dǎo)人和完成時(shí)間會(huì)后應(yīng)對(duì)議題有跟蹤,2020/5/15,46,7.成功地主持會(huì)議,1）會(huì)議開始前分發(fā)所有相關(guān)資料。2）如果會(huì)議旨在制定決策，應(yīng)確保決策得以制定。3）如果你擔(dān)任主持人，不應(yīng)操縱會(huì)議來謀取私利。4）恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用幽默有助于雙方達(dá)成一致意見。5）一定要遵守議事日程上規(guī)定的時(shí)限,2020/5/15,47,8.會(huì)議參與者該做的事,會(huì)議前閱讀會(huì)議資料似出匯報(bào)提綱。會(huì)議中有效發(fā)言，準(zhǔn)確匯報(bào)，積極討論。會(huì)議結(jié)束應(yīng)有決議，每項(xiàng)決議有責(zé)任人，跟催人和完成時(shí)間。會(huì)議后對(duì)每一件決議事項(xiàng)進(jìn)行跟催，落實(shí)。,2020/5/15,48,案例一：某臺(tái)資企業(yè)的無效會(huì)議案例二：某美資企業(yè)的有效會(huì)議,2020/5/15,49,會(huì)議溝通要點(diǎn),“沉默未必是金”該說的話還是要說出來對(duì)離題的話題，應(yīng)技巧性的制止，但不可封殺不同意見對(duì)跨部門間較為敏感的問題，最好能私下解決.迫不得已必須在會(huì)議上討論的，也應(yīng)先通氣對(duì)事不對(duì)人，討論時(shí)盡量以解決問題為主,2020/5/15,50,緩解會(huì)議沖突,積極傾聽，提開放式/探索式問題，給予鼓勵(lì)如點(diǎn)頭示意自信心，自信的態(tài)度有助于你維護(hù)自己的權(quán)力而不致侵犯他人的權(quán)力清除交流障礙，限制具有威助性和挑畔性的行為和言語強(qiáng)調(diào)問題，而非人物決定采取的行動(dòng)，取得大家的同意，可避免會(huì)后的沖突,2020/5/15,51,八：面對(duì)同仁怎樣與同級(jí)主管相處。,問題八：對(duì)部門權(quán)限之間交叉地帶的事該不該管？,怎樣去管？,2020/5/15,52,問題的啟示,所有的企業(yè)中，不論部門之間的權(quán)限怎樣劃分，都一定存在一些“灰色地帶”，類似于幾個(gè)圓相交部份,灰色地帶,2020/5/15,53,對(duì)“灰色地帶”的事一定要去管，但管之前應(yīng)深思熟慮，力求正確對(duì)“灰色地帶”的事管得正確，會(huì)有利于部門與主管之間的溝通對(duì)“灰色地帶”的事管不正確，會(huì)不利于部門與主管之間的溝通,2020/5/15,54,同仁的聯(lián)系是屬于橫向的溝通，因此若能彼此配合就需要形成團(tuán)隊(duì)，聯(lián)結(jié)兩者的關(guān)系形成一體共識(shí)企業(yè)中整體工作的完成取決于部門間的配合，而部門間的配合取決于部門主管的相互溝通能力,2020/5/15,55,跨部門合作溝通的方法和技巧,1）鼓勵(lì)你的同事改進(jìn)各種類型的溝通。2）注意：善于溝通的人更善于管理。3）在努力克服與他人之間的障礙時(shí)要力求客觀。4）盡量使溝通媒介與信息內(nèi)容相配。5）盡可能利用視象材料進(jìn)行溝通。,2020/5/15,56,學(xué)會(huì)聆聽巧用反饋,1）恰當(dāng)?shù)陌l(fā)問可幫助你得到恰當(dāng)?shù)幕卮稹?）充滿信賴的沉默可以鼓勵(lì)欲言又止的說話者3）琢磨你聽到的話，而不是說這些話的人。4）寬容地對(duì)待他人所說的話。5）盡快把承諾變成白紙黑字，以避免產(chǎn)生誤解,2020/5/15,57,提問,1）如欲他人具體回答就需具體發(fā)問。2）問開放式問題，以洞悉他人性格，并鼓勵(lì)對(duì)方作答。3）開會(huì)前列出所有問題。4）思考下一個(gè)問題時(shí)，不要害怕略作停頓。5）盡量使語氣自然，以創(chuàng)造熱情的氛圍。,2020/5/15,58,培訓(xùn)課后行動(dòng)方案,2020/5/15,59,一、受訓(xùn)人訓(xùn)后行動(dòng)草案的制定（在受訓(xùn)結(jié)束前完