如何成功安排會(huì)議PPT課件

.,1,如何成功安排會(huì)議,授課人：李吉2009年12月15日,.,2,如何成功安排會(huì)議,什么是會(huì)議？,會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。,.,3,如何成功安排會(huì)議,主要內(nèi)容：,1、知道為什么要開會(huì)？,2、會(huì)議的類型？,3、如何準(zhǔn)備會(huì)議？,4、如何控制會(huì)議？,.,4,如何成功安排會(huì)議,一、為什么要開會(huì),1、傳達(dá)信息和解決問題。2、非正式會(huì)議是雇員們參與部門管理的主要方式。3、面對(duì)面討論問題得出結(jié)論，往往會(huì)提高雇員的士氣。4、會(huì)議可以促進(jìn)雇員之間的合作以及部門之間的合作。5、給下屬表現(xiàn)自己和參與決策的機(jī)會(huì)。6、提供可以進(jìn)行友善爭(zhēng)論的場(chǎng)所，以解釋關(guān)鍵性問題或選定主題。7、在形成最后決議中，使與會(huì)者平等，以促進(jìn)集體合作。8、允許雇員對(duì)意見作出有感情的反應(yīng)，給他們機(jī)會(huì)聽取各方意見，達(dá)成協(xié)議。,.,5,如何成功安排會(huì)議,二、會(huì)議的類型,1、信息性會(huì)議：傳達(dá)信息，可進(jìn)行一些討論，可以提出問題，但主要是信息傳達(dá)2、征求意見會(huì)：通過會(huì)議來聽取意見，從而幫助決策，一般領(lǐng)導(dǎo)提出問題，雇員們提供意見，了解雇員怎樣應(yīng)付局勢(shì)。3、解難會(huì)：通過會(huì)議，尋找解決實(shí)際問題的方法4、新設(shè)想會(huì)議：新思想的碰撞,.,6,如何成功安排會(huì)議,三、如何準(zhǔn)備會(huì)議,1、首先，你一定要知道你為什么開會(huì)，你的目標(biāo)是什么？目的又是什么？2、準(zhǔn)備一份開會(huì)的名單。3、準(zhǔn)備討論提綱，列出會(huì)議的項(xiàng)目，可能討論的題目，你應(yīng)該提出的問題，你需要的材料和發(fā)言稿。4、選擇時(shí)間和地點(diǎn)。5、按時(shí)開會(huì)。,.,7,如何成功安排會(huì)議,四、如何開會(huì),1、說清楚會(huì)議議題2、介紹沒有爭(zhēng)議的問題3、討論有爭(zhēng)議的問題4、形成決議5、總結(jié)會(huì)議6、書面文件記錄,.,8,如何成功安排會(huì)議,五、開會(huì)注意點(diǎn),1、摸清與會(huì)者的個(gè)性2、牢牢控制會(huì)場(chǎng)氣氛3、應(yīng)付各類與會(huì)者的對(duì)策4、做一個(gè)開會(huì)高手,.,9,如何成功安排會(huì)議,1、摸清與會(huì)者的個(gè)性,1）直腸子的人：意見可參考，但有時(shí)難免得罪一些人，或意見考慮不周，要積極引導(dǎo)和尊重，對(duì)來自他們的爭(zhēng)議也要特別注意。2）替罪羊：往往更多的自責(zé)，承擔(dān)責(zé)任，有時(shí)候沒有弄清楚錯(cuò)在哪里，就開始責(zé)備自己。3）沉默不語(yǔ)的人：他們不說話，無(wú)法知道他們的想法，無(wú)法知道他們知道支持誰(shuí)。4）善言的人：能說會(huì)道，說話十分高明，容易減弱你的是非判斷能力，或者認(rèn)真對(duì)待，或者不去招理他們。5）反派人物：對(duì)任何建議總是值得懷疑和不可信的，總是窮追不舍，刨根問底。6）乖巧的人：對(duì)別人的建議總是給予肯定，很討人喜歡。7）事不關(guān)己者：他們不關(guān)系任何事情，這種人可到可不到。8）激進(jìn)人士：對(duì)符合他們意愿的建議歡喜，對(duì)不喜歡的則挖苦，詆毀。9）縱橫家式的人物：會(huì)議主持人，控制一切,.,10,如何成功安排會(huì)議,2、牢牢控制會(huì)場(chǎng)氣氛,1）不能發(fā)脾氣2）對(duì)發(fā)怒者和言以對(duì)3）微笑和從容4）多謝批評(píng)和指正,.,11,3、應(yīng)付各類與會(huì)者的對(duì)策,1）口若懸河的人：2）一言不發(fā)的人：3）竊竊私語(yǔ)的人：4）爭(zhēng)論不休的人：5）離題萬(wàn)里的人：,如何成功安排會(huì)議,要適時(shí)的打斷，限定每人發(fā)言的時(shí)間有機(jī)會(huì)就表?yè)P(yáng)他們，給他們肯定，鼓勵(lì)他們發(fā)言及時(shí)制止他們，通過提問請(qǐng)他們大聲說出來重復(fù)他們的意見，把問題提交大家討論及時(shí)制止，或總結(jié)他目前說的話，調(diào)整其方向,.,12,如何成功安排會(huì)議,總結(jié),1、會(huì)議是非開不可嗎？2、我事先準(zhǔn)備和通知會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議議程了嗎？3、我挑選的會(huì)議室有必要的設(shè)備嗎？4、討論切題嗎？5、會(huì)議是否簡(jiǎn)單而且吸引人家的注意力？6、會(huì)議是否做出了與上級(jí)意愿一致的決定？7、對(duì)與會(huì)者發(fā)言限制時(shí)間了嗎？8、多數(shù)成員都參與了討論了嗎？9、問題的所有方面都論及了嗎？10、我們是否由于壟斷會(huì)議而限制了討論？11、在提出解決辦法之前我們是否全面地討論了問題？12、在達(dá)成一致協(xié)議之前是否已討論過了幾種解決問題的辦法？13、是否鼓勵(lì)與會(huì)者表達(dá)