會(huì)議接待策劃方案

會(huì)議接待策劃方案1、 會(huì)議主題：“我為家鄉(xiāng)做代言”暨第六屆國(guó)際食品安全年會(huì)GFSF十大品牌“新地標(biāo)產(chǎn)品”崛起評(píng)選2、 會(huì)議時(shí)間：2015年12月5日至2015年12月6日 （早9：00-晚6：00）3、 下榻酒店：XXX溫泉度假酒店四、會(huì)議地點(diǎn)：云南省昆明市經(jīng)開(kāi)區(qū)出口加工區(qū)順通大道浦發(fā)路16號(hào)云南創(chuàng)新生物產(chǎn)業(yè)孵化器五、環(huán)境布置（1） 會(huì)場(chǎng)外區(qū)域布置酒店外圍環(huán)境：含本次會(huì)議主題的歡迎橫幅會(huì)議室外圍環(huán)境：孵化器正門(mén)懸掛本次會(huì)議主題的歡迎橫幅、從入口到會(huì)議室導(dǎo)示牌、會(huì)議室門(mén)口放置簽到桌、會(huì)議室外設(shè)置產(chǎn)品展示區(qū)域（2） 會(huì)場(chǎng)內(nèi)主要區(qū)域布置會(huì)議桌桌擺放：課桌式擺放，水牌的擺放 會(huì)議用品:白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等會(huì)場(chǎng)氛圍：主題布標(biāo)、背景音樂(lè)6、 會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)1） 會(huì)前準(zhǔn)備要求1、 確認(rèn)出席會(huì)議的人數(shù)，參會(huì)人員的詳細(xì)信息、會(huì)議名稱(chēng)，參與單位（包含：主辦、協(xié)辦、承辦、指導(dǎo)），會(huì)議日程安排，會(huì)議的主賓身份，會(huì)議坐次順序安排。2、 安排酒店房間、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服務(wù)。3、 準(zhǔn)備會(huì)議資料，設(shè)計(jì)制作會(huì)刊，設(shè)計(jì)制作四份評(píng)分表，由承辦單位按會(huì)議要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿以及新聞通稿。準(zhǔn)備會(huì)后贈(zèng)送用禮品（由承辦方負(fù)責(zé)）。4、 根據(jù)承辦單位所提供的資料，在會(huì)議室外設(shè)置產(chǎn)品展示區(qū)。5、 在會(huì)議室內(nèi)為參會(huì)賓客提供茶歇服務(wù)（熱茶、咖啡和糕點(diǎn)）。6、確認(rèn)會(huì)議室內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會(huì)議要求（簽到臺(tái)/椅、簽到簿/筆、會(huì)議桌、椅子、礦泉水、紙/筆）。7、確認(rèn)會(huì)議設(shè)備就位，如：講臺(tái)、投影屏幕、LED屏幕。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)、燈光。8、核對(duì)會(huì)議橫幅和指示牌內(nèi)容并制作和放置指定位置。9、會(huì)議擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)簽到桌及文具用品a.在大廳門(mén)口處或會(huì)議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會(huì)議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等，要每人一份整齊地?cái)[放在會(huì)議桌上。各項(xiàng)用品均應(yīng)在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。10、通知孵化器物管派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專(zhuān)人職守。11、會(huì)議開(kāi)始前三十分鐘需把會(huì)議室設(shè)備再次檢查一遍，包括空調(diào)，燈，話筒，投影等。12、準(zhǔn)備安全應(yīng)急預(yù)案2） 會(huì)議迎候服務(wù)（會(huì)議開(kāi)始前30分鐘門(mén)口迎候）1、精神飽滿，微笑有禮在門(mén)口迎候客人，請(qǐng)賓客簽到、發(fā)放資料（會(huì)議資料、評(píng)分表及會(huì)刊）、引領(lǐng)賓客就坐。（迎賓是否招募志愿者？還是工作人員？）2、會(huì)議廳入口大門(mén)開(kāi)啟，客人集中進(jìn)入時(shí)注意分流指引客人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。3） 會(huì)議服務(wù)程序1、 工作人員主動(dòng)詢問(wèn)主辦方或負(fù)責(zé)人會(huì)議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂(lè)要求、確認(rèn)會(huì)議人數(shù)。2、當(dāng)客人來(lái)到會(huì)議廳時(shí)，禮貌熱情地向客人問(wèn)好，指引入座。3、工作人員再次確認(rèn)話筒是否開(kāi)啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺(tái)需特別關(guān)注。4、先到達(dá)的客人入座后，提供飲用水服務(wù)。5、服務(wù)人員時(shí)刻關(guān)注會(huì)議客人動(dòng)態(tài)及需求，分辨會(huì)議客人，防止其它不相關(guān)人員對(duì)會(huì)議客人的干擾，尤其對(duì)于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要?jiǎng)褡?、引?dǎo)，尤其是會(huì)議主管要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理。6、會(huì)議期間服務(wù)人員站于會(huì)議廳門(mén)口主動(dòng)為進(jìn)出門(mén)客人拉/關(guān)大門(mén)。7、會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)（如：桌椅等），添補(bǔ)和更換各種用品（如：水杯、礦泉水、紙、等）。4） 會(huì)議結(jié)束服務(wù)1、打開(kāi)會(huì)議廳大門(mén)，引領(lǐng)客人到出口。2、工作人員應(yīng)站立門(mén)口，微笑向客人道別。3、工作人員應(yīng)主動(dòng)檢查一遍會(huì)場(chǎng)，看是否有遺留物品等，設(shè)施設(shè)備有否損壞，如有問(wèn)題及時(shí)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系并做好記錄。4、找合適機(jī)會(huì)詢問(wèn)主辦方意見(jiàn)或建議。5、通知孵化器物管派人清掃會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、桌椅歸位，撤下會(huì)議所用物品。7、 會(huì)議流程細(xì)節(jié)12月4日：全天在酒店或云南創(chuàng)新生物產(chǎn)業(yè)孵化器報(bào)到賓客到達(dá)酒店入住以后，撥打云南省南亞國(guó)家科技商貿(mào)促進(jìn)會(huì)對(duì)接人員電話，由對(duì)接人員進(jìn)行登記完成報(bào)道?；蛑苯觼?lái)到南亞促進(jìn)會(huì)像工作人員進(jìn)行報(bào)道。12月5日：8：30-9：00 迎接與會(huì)賓客簽到并進(jìn)場(chǎng)就座9：00-9：15 與會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言致辭9：15-9：30 國(guó)際食品安全協(xié)會(huì)及協(xié)會(huì)項(xiàng)目介紹9：30-10：30 與會(huì)約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分（企業(yè)及企業(yè)產(chǎn)品介紹）10：30-10：45 進(jìn)行茶歇休息10：45-11：30 與會(huì)約15家企業(yè)演講并進(jìn)行打分11：30 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主持人宣布上午會(huì)議結(jié)束11：30-14：30 午餐、午休并返回會(huì)議室14：30-15：30 與會(huì)約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分15：30-15：45 進(jìn)行茶歇休息15：45-18：00 與會(huì)約35家企業(yè)演講并進(jìn)行打分18：00相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主持人宣布當(dāng)日會(huì)議結(jié)束18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并舉行供應(yīng)商與銷(xiāo)售平臺(tái)、產(chǎn)業(yè)鏈平臺(tái)對(duì)接活動(dòng)注：按照每家企業(yè)約3分鐘時(shí)長(zhǎng)來(lái)進(jìn)行演講安排12月6日9：00-10：00 主持人宣布今天會(huì)議開(kāi)始；與會(huì)約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分10：00-10：15 進(jìn)行茶歇休息10：15-11：30 與會(huì)約25家企業(yè)演講并進(jìn)行打分11：30-14：30 午餐、午休并返回會(huì)議室14：30-15：30 與會(huì)約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分15：30-15：45 進(jìn)行茶歇休息15：45-17：00 與會(huì)約30家企業(yè)演講并進(jìn)行打分17：00-17：30 根據(jù)打分表統(tǒng)計(jì)進(jìn)行優(yōu)秀產(chǎn)品/企業(yè)評(píng)選17：