采購管理程序

JM-QP-7.4-01 采購管理程序 第5頁 共 4頁 采購管理程序2009-07-30發(fā)布 2009-08-08實施采購管理程序1目的：本程序規(guī)定了采購原材料、外購件、外協(xié)件的工作程序及職責(zé)。選擇有質(zhì)量保證能力的供方，對產(chǎn)品采購的過程進(jìn)行有效控制，防止因采購文件/資料出現(xiàn)失誤而影響產(chǎn)品質(zhì)量，并對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量、交期或服務(wù)進(jìn)行評估和考核，確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量符合和滿足公司的各項生產(chǎn)需求。2范圍：本程序適用于材料、外購件、外協(xié)件的采購工作，及為本公司提供產(chǎn)品的所有供方的評定。3引用文件：JM/QP-7.4-02 供應(yīng)商控制程序JM/QP-7.6-01 監(jiān)視和測量裝置管理程序4 術(shù)語和定義：產(chǎn)品：過程的結(jié)果。產(chǎn)品包括硬件、軟件、服務(wù)、流程性材料等四種類別的通用產(chǎn)品，它可以是有形的（如組件或流程性材料），也可以是無形的（如知識或概念），它可以單獨(dú)存在或與其中幾種類別的組合。本公司采購的產(chǎn)品：指適用于期望提交給顧客的任何類別產(chǎn)品所需要的各種原材料、輔助材料、零組件、外購件及外協(xié)件、機(jī)器設(shè)備易損件。采購：指從供應(yīng)商處購買物料及選擇合適的供應(yīng)商將合同的部分轉(zhuǎn)包供應(yīng)商的行為。5職責(zé)： 產(chǎn)品開發(fā)部：負(fù)責(zé)技術(shù)支持，提供與采購物資有關(guān)的技術(shù)質(zhì)量要求。生產(chǎn)部：負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門選擇評定合格供方，編制合格供方名單、采購計劃，并實施采購過程控制。 質(zhì)量部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的質(zhì)量體系及產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控，按規(guī)定對合格供方的業(yè)績進(jìn)行考核。 采購科：負(fù)責(zé)產(chǎn)品采購及其采購過程的監(jiān)控。6工作流程和內(nèi)容工作流程工作內(nèi)容及說明使用表單銷售計劃/生產(chǎn)計劃物料需求計劃庫存調(diào)查 YES依過程控制管理程序進(jìn)行作業(yè) NO6.1采購科主管根據(jù)銷售部制定的產(chǎn)品銷售預(yù)測和/或生產(chǎn)部擬定的當(dāng)月生產(chǎn)計劃、分工、產(chǎn)品材料消耗定額和采購員庫存調(diào)查結(jié)果，核算出當(dāng)期采購物資的需用計劃，并做出“采購計劃”報部門主管審查。 產(chǎn)品開發(fā)部應(yīng)將采購物資分成3個類別，即主要物資、一般物資、輔助物資，編制“采購物資分類清單”，該清單應(yīng)經(jīng)產(chǎn)品開發(fā)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施。(1) 主要物資：對產(chǎn)品的最終質(zhì)量有直接影響的物資，如鋼板、石棉（無石棉材料）等；(2) 一般物資：對產(chǎn)品的最終質(zhì)量有間接影響的物資，如包裝材料等；(3) 輔助物資：對產(chǎn)品的最終質(zhì)量影響不大的物資，如設(shè)備配件等月份采購計劃JM/QR-7.4-01-01采購物資分類清單JM/QR-7.4-01-02 選擇供應(yīng)商供應(yīng)商評估/考核NOOK 依供應(yīng)商管 理程序作業(yè)A 6.2應(yīng)在合格供應(yīng)商名單中選擇供應(yīng)商,如需采購的產(chǎn)品沒有合格的供應(yīng)商,則由產(chǎn)品開發(fā)部、質(zhì)量和采購科按供應(yīng)商管理程序之規(guī)定對供應(yīng)商進(jìn)行選擇、評估和考核等作業(yè)。6.2.1如需采購的產(chǎn)品中有被顧客批準(zhǔn)和/或指定的供應(yīng)商：則采購員在采購產(chǎn)品時，必須從顧客批準(zhǔn)和/或指定的供應(yīng)商名單上采購有關(guān)材料/產(chǎn)品（即：采購主管應(yīng)將顧客批準(zhǔn)和/或指定的原材料供應(yīng)商名單統(tǒng)一登記、匯總），如采購主管要從其他供應(yīng)商處采購產(chǎn)品時，必須將此供應(yīng)商提供給顧客批準(zhǔn)，并經(jīng)顧客批準(zhǔn)被列入顧客批準(zhǔn)和/或指定的供應(yīng)商名單上后，供應(yīng)科主管方可從該供應(yīng)商處采購有關(guān)產(chǎn)品。如顧客有新批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單或顧客對原批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單有修訂和更改時，采購科必須及時對此顧客批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單進(jìn)行更新。6.2.2采用顧客所指定的供應(yīng)商，包括工裝/量具供應(yīng)商，公司不能免除對其所采購的產(chǎn)品的質(zhì)量責(zé)任。6.2.3如被采購的產(chǎn)品因相關(guān)因素而有變動時，采購部應(yīng)按供應(yīng)商管理程序之規(guī)定尋找兩家（含）以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價、議價、比價和報價作業(yè)，并根據(jù)被采購的產(chǎn)品和公司所需采購產(chǎn)品的實際生產(chǎn)情況及其產(chǎn)品質(zhì)量成本、交付符合/滿足公司采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求。63采購申請6.3.1采購員收到部門主管核準(zhǔn)后的物料需求計劃后，采購員填寫的“采購訂單”和/或采購產(chǎn)品需求部門提供的采購資料，經(jīng)部門主管審查后以傳真（FAX）等方式傳至供應(yīng)商。采購文件可包括采購產(chǎn)品的相關(guān)資料： 合格供方名單JM/QR-7.4-02-01供方績效考核表JM/QR-7.4-02-02工作流程工作內(nèi)容及說明使用表單A采購申請 核準(zhǔn) NO 采 購YESa、采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格/型號、數(shù)量、交付時間/日期、交付方式（包括運(yùn)輸方式）、單價、金額、等級、類別、向公司提供采購產(chǎn)品的供應(yīng)商名稱或其他準(zhǔn)確標(biāo)識方法；b、采購產(chǎn)品的規(guī)范、圖樣/圖面、樣品、過程要求、檢驗規(guī)程/檢驗標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法及其他有關(guān)技術(shù)資料/要求（包括產(chǎn)品、程序、過程設(shè)備和人員的認(rèn)可或鑒定要求等）的名稱或其他明確標(biāo)識和適用版本；c、適用的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的名稱、編號和版本。6.3.2如供應(yīng)商無法按期達(dá)成或交貨期不足時，采購主管應(yīng)填寫“采購協(xié)調(diào)單”征求相關(guān)單位是否調(diào)整生產(chǎn)計劃，決定是否采取緊急對應(yīng)措施（如空運(yùn)等）；如在國外供應(yīng)商處訂貨或者訂貨周期較長的產(chǎn)品，可先行訂貨，訂貨必須經(jīng)過采購科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.3.3、如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給顧客的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購（例如：五金雜項、勞保辦公用品、消耗品等），由需求部門根據(jù)其實際工作需要報經(jīng)采購科領(lǐng)導(dǎo)審批，由采購員直接進(jìn)行采購作業(yè)。6.3.4機(jī)器設(shè)備維修件、檢驗和測量設(shè)備的采購由需求部門根據(jù)其實際工作、生產(chǎn)的需要報經(jīng)采購科領(lǐng)導(dǎo)審批，由采購員直接進(jìn)行采購作業(yè)。6.3.5采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在“采購訂單”上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或質(zhì)量部應(yīng)附上相關(guān)的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/要求。6.3.6“采購訂單”執(zhí)行完畢后必須存檔。采購物資分類清單JM/QR-7.4-01-02采購進(jìn)度追蹤和監(jiān)控供應(yīng)商交付進(jìn)度對顧客影響判定YES NO與供應(yīng)商和顧客進(jìn)行溝通C6.4采購科必須要求供應(yīng)商具有對提交給公司采購產(chǎn)品100%的按時交付的能力，并建立供應(yīng)商產(chǎn)品交付監(jiān)控管理體系；公司在要求供應(yīng)商提交采購產(chǎn)品時，采購部門必須至少在二個星期前將公司相關(guān)的采購策劃資料（如：采購計劃、采購單、后續(xù)預(yù)計采購數(shù)量等）提供給供應(yīng)商，以便讓供應(yīng)商提前準(zhǔn)備公司所要采購的產(chǎn)品和/或材料，使供應(yīng)商能滿足公司對采購產(chǎn)品的要求和需求。1）供應(yīng)商產(chǎn)品交付監(jiān)控管理體系的內(nèi)容必須包括： A、每批產(chǎn)品交付時，產(chǎn)品從供應(yīng)商發(fā)出到達(dá)公司內(nèi)預(yù)計所需要的時間、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸方式、包裝方式等；B、每批產(chǎn)品在交付過程中，如發(fā)生突發(fā)性事件時其應(yīng)急處理措施和方法；C、供應(yīng)商未能100%按時交付對顧客所造成的干擾和影響；D、供應(yīng)商交付的狀況和績效統(tǒng)計（包括：100%按時交付的統(tǒng)計狀況和未能100%按時交付的統(tǒng)計狀工作流程工作內(nèi)容及說明使用表單C供應(yīng)商處驗證判定 NO YES派人至供應(yīng)商況以及發(fā)生超額運(yùn)費(fèi)的統(tǒng)計狀況等）；E、如因供應(yīng)商提供產(chǎn)品的交付進(jìn)度問題等有關(guān)的特殊狀況而使顧客無法正常順利生產(chǎn)時，有關(guān)部門必須將其通知顧客，并按顧客的處理方式進(jìn)行處理。2）供應(yīng)商產(chǎn)品交付監(jiān)控管理體系的內(nèi)容由采購科將其建立于“供應(yīng)商產(chǎn)品交付及進(jìn)廠檢驗監(jiān)控統(tǒng)計表”中。3）如公司對供應(yīng)商之生產(chǎn)、制造過程中的績效也需進(jìn)行監(jiān)控時，則由采購科和相關(guān)部門至供應(yīng)商處對其生產(chǎn)、制造過程進(jìn)行評估、考核和監(jiān)督，并將每次評估、考核和監(jiān)督的狀況和結(jié)果記錄于“供應(yīng)商過程控制評估考核和監(jiān)督表”中，以作為對供應(yīng)商生產(chǎn)、制造過程之績效控制的依據(jù)。4）依顧客對產(chǎn)品交付的需求狀況和公司生產(chǎn)計劃的安排，采購科主管應(yīng)隨時對所采購的產(chǎn)品進(jìn)行供應(yīng)商交付時間的進(jìn)度追蹤，并將追蹤的結(jié)果和狀況記錄于“供應(yīng)商產(chǎn)品交付及進(jìn)廠檢驗監(jiān)控統(tǒng)計表”中，對供應(yīng)商逾期未按時交付的采購產(chǎn)品，由采購部采購主管按糾正和預(yù)防措施管理程序填寫“糾正與預(yù)防措施報告”，經(jīng)部門主管審查后以傳真方式通知供應(yīng)商，要求其提出糾正與預(yù)防措施。5）對于一般采購的產(chǎn)品采購科主管至少應(yīng)于供應(yīng)商按期交貨前一天內(nèi)與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)并確認(rèn)其是否能如期交貨。供方100%按時交付記錄JM/QR-7.4-02-03OK檢驗 采購產(chǎn)品入廠 NO 拒收6.5公司或顧客如有要求需到供應(yīng)商處進(jìn)行采購產(chǎn)品驗證時，采購科采購主管應(yīng)在采購單或合同上明確規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方式，并在采購產(chǎn)品交付前由采購科主管提出申請，經(jīng)采購科領(lǐng)導(dǎo)審查后，派人前往供應(yīng)商處進(jìn)行采購產(chǎn)品驗證。申請經(jīng)核準(zhǔn)后，采購科派負(fù)責(zé)質(zhì)量人員或進(jìn)貨檢驗員并攜帶相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)進(jìn)料檢驗表單前往供應(yīng)商處進(jìn)行采購產(chǎn)品驗證，并將驗證的結(jié)果和數(shù)據(jù)記錄于