關(guān)于接電話的禮儀要點

1/4關(guān)于接電話的禮儀要點電話是代表你個人形象的重要窗口，接打電話時，一定要表現(xiàn)出良好地禮儀風貌，具體可歸納為禮貌、簡潔和明了。下面是小編為大家整理的關(guān)于接電話的禮儀要點，歡迎大家閱讀。一、接電話的禮儀1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽時機。太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起后立刻拿起話筒，對方會沒有思想準備。就象你希望和某個人講話，如果他猛然沖到你的面前，你也會嚇一跳的如果在第三聲響后接聽，對方已經(jīng)有等待的感覺了。所以我們在第二次鈴聲響過以后拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲后才接聽，應(yīng)該有道歉的話語，如您好讓您久等了。2、接聽電話的動作。第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準備用左手拿話筒，右手進行電話記錄左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準備拿起話筒。3、接聽的第一句話。通常拿起話筒，我們習慣性的第一句話是喂。嚴格來講，喂是試話筒的聲音。當接聽電話是工作的一部分時，應(yīng)該體現(xiàn)精煉、從容的職業(yè)感覺，所以喂這句開場白是必須去掉的。取而代之的應(yīng)該是問候語。2/4問候語的時段性900以前，早上好9001200，上午好12001330，中午好13301730，下午好其他時間可以說您好。根據(jù)公司要求，在問候語之后，可以報出公司和部門名稱以及你個人的姓名。4、電話記錄的內(nèi)容5個W，1個H。5個W是指WHEN、WHOWHOSE、WHAT、WHERE、WHY，1個H是指HOW。具體來講，電話記錄應(yīng)該包括來電時間、來電人、來電事由、哪里打來電話、為什么來電話，怎樣處理等。在進行電話記錄時對數(shù)字、對方說的某個時間、電子郵件地址等信息應(yīng)該重復(fù)一遍給予確認。5、電話中的稱謂。詢問對方的姓名時應(yīng)該說請問您貴姓，不能直接問你叫什么名字。如果對方告訴你他的姓名，應(yīng)該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產(chǎn)生音同字不同的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨后的稱謂中也不要直呼其名，盡量使用姓職務(wù)的稱呼方式，或者說先生、女士。6、措辭。電話交談應(yīng)該語言簡潔、措辭高雅，避免3/4俚語或者不禮貌的語言。7、聲音的把握。有研究顯示，當你與別人交流時，你說話的內(nèi)容對別人的影響占20，而你的聲音對別人的感染力占到80。因此，聲音的作用不可小覷。在電話里應(yīng)該保持語調(diào)積極、明朗合適的語速可以控制交流的節(jié)奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方說話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人說話節(jié)奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通總之，聲音的把握能夠經(jīng)營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮(zhèn)定的工作風格。8、微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態(tài)度、聲音、表情、動作等外在與內(nèi)在的狀態(tài)是整體統(tǒng)一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是干澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，它是一種美好的感覺，在電話里看不到但是感覺的到9、你的情緒和身體姿態(tài)。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態(tài)是很有必要的。10、正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應(yīng)該說他她恰好不在，或者說公務(wù)外出，4/4不要透露同事的去向。若有留言需轉(zhuǎn)告，應(yīng)該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內(nèi)容。如果電話需要轉(zhuǎn)接，應(yīng)該說好的，請稍等。若分機無人接聽轉(zhuǎn)回總機，應(yīng)該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應(yīng)該直截了當?shù)母嬖V對方對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍。有時辦公室內(nèi)恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應(yīng)該對客人禮貌的說明對不起，我接個電話。對自己沒有及時接到的電話，應(yīng)該在二十四小時以內(nèi)給予回復(fù)，如果有特殊的情況沒能及