第7章_總賬系統(tǒng)

1、第七章 總賬系統(tǒng)第一節(jié) 總賬系統(tǒng)概述一、總賬系統(tǒng)的功能概述定義：總賬系統(tǒng)的功能：是將一個單位由于發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務所產生的會計信息，通過錄入會計憑證、審核會計憑證、登記賬簿的方式保存在計算機中，以便形成全面、系統(tǒng)、完整的數(shù)據(jù)資料，供信息使用者使用?？傎~系統(tǒng)的基本功能：是憑證處理、賬簿處理、出納管理和期末轉賬等，有些總賬系統(tǒng)還提供往來核算、部門核算、項目核算和備查簿等輔助管理功能，這些都是總賬系統(tǒng)處理功能的進一步擴充。總賬系統(tǒng)的基本功能如下：1.系統(tǒng)設置：通過嚴密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預算控制、外幣折算誤差控制以及查看科目最新余額等功能，加強對發(fā)生業(yè)務的及時管理和

2、控制。制單赤字控制可控制出納科目、個人往來科目、客戶往來科目、供應商往來科目?？筛鶕?jù)需要增加、刪除或修改會計科目。2.憑證處理：輸入、修改和刪除憑證，對機內憑證進行審核、查詢、匯總和打印。根據(jù)已經(jīng)審核的記賬憑證登記明細賬、日記賬和總分類賬。3.賬簿管理：提供按多種條件查詢總賬、日記賬、明細賬等，具有總賬、明細賬和憑證聯(lián)查功能，月末打印正式賬簿。4.出納管理：為出納人員提供一個集成辦公環(huán)境，加強對現(xiàn)金及銀行存款的管理。提供支票登記簿功能，用來登記支票的領用情況；并可完成銀行、現(xiàn)金日記賬，隨時輸出最新資金日報表。定期將企業(yè)銀行日記賬與銀行出具的對賬單進行核對，并編制銀行存款余額調節(jié)表。5.期末處理

3、：自動完成月末分攤、計提、對應轉賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結轉等業(yè)務。進行試算平衡、對賬、結賬、生成月末工作報告。二、總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關系1總賬系統(tǒng)屬于財務管理系統(tǒng)的一部分，而財務系統(tǒng)與其它系統(tǒng)成并行關系。財務系統(tǒng)既可獨立運行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運轉。2總賬系統(tǒng)是財務管理系統(tǒng)的一個基本的子系統(tǒng)，它能夠綜合、概括地反映企業(yè)供產銷等各個方面的經(jīng)濟業(yè)務，它在財務管理系統(tǒng)中處于中樞地位?？傎~系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關系圖見教材第109頁。三、總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖見教材第110頁。四、總賬系統(tǒng)操作的一般流程使用總賬系統(tǒng)的基本操作流程包括初始設置、日常處理和期末處理三部分。1.初始設置第一次使用

4、總賬系統(tǒng)與次年使用總賬系統(tǒng)，初始設置操作流程不同。（1）第一次使用總賬系統(tǒng)，首先安裝總賬系統(tǒng)，增加新賬套。從第4步建立會計科目開始到第7步輸入期初余額，是對賬套進行的初始設置，應該根據(jù)企業(yè)的特點進行相應的設置。當會計科目、各輔助項目錄、期初余額及憑證類別等均輸入完畢，就可以使用計算機進行填制憑證、記賬了。（2）次年使用以前賬套數(shù)據(jù)時，在系統(tǒng)管理中建立新的年度賬。從第4步到第7步是對賬套基本信息進行相應的調整和設置。當會計科目、各輔助項目錄、期初余額及憑證類別等均調整和設置完畢，就可以使用計算機處理新年度的賬了。2.日常處理第8步到第11步是每月進行的日常業(yè)務，包括憑證的填制、審核、記賬，以及賬

5、簿管理等。3.期末處理第12步到第16步是月末需要進行的工作，包括月末轉賬、對賬、結賬，以及對會計檔案進行備份等?？値は到y(tǒng)的操作流程圖見教材第111頁。第二節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設置一、系統(tǒng)初始化定義：是指從手工會計系統(tǒng)轉化成電算化會計系統(tǒng)或從舊的電算化會計系統(tǒng)轉化成新的電算化會計系統(tǒng)所做的有關初始性工作。系統(tǒng)初始化工作是使用電算化會計軟件的一項基礎性工作，只有完成了初始化工作，才能用會計軟件進行日常的會計處理。因此，初始化工作在使用電算化會計軟件過程中占有非常重要的地位，這項工作的好壞直接影響到能否順利開展會計電算化工作及其質量，必須加以正確對待。二、總賬系統(tǒng)初始化設置的內容：總賬系統(tǒng)初始設置包括

6、會計科目、外幣設置、憑證類別、結算方式、期初余額、分類定義、編碼檔案等。三、設置系統(tǒng)參數(shù)1在首次啟動總賬系統(tǒng)時，需要確定反映總賬系統(tǒng)核算要求的各種參數(shù)，使得通用總賬系統(tǒng)適用于本單位的具體核算要求?？傎~系統(tǒng)的業(yè)務參數(shù)將決定總賬系統(tǒng)的輸入控制、處理方式、數(shù)據(jù)流向、輸出格式等，設定后一般不能隨意更改。2使用總賬系統(tǒng)需要先啟動總賬系統(tǒng)程序，然后登錄有關操作員、密碼、賬套、會計年度、操作日期等信息。3總賬系統(tǒng)啟動后，系統(tǒng)內預設了一系列總賬系統(tǒng)業(yè)務處理控制開關，用戶可根據(jù)企業(yè)的具體需要進行更改?？赏ㄟ^總賬系統(tǒng)“設置”菜單中的“選項”命令，實現(xiàn)參數(shù)的設置或調整。4選項功能包括“憑證”、“賬簿”、“會計日歷”

7、、“其他”四個標簽頁，選擇相應標簽頁可進行賬套參數(shù)的修改。其中：“憑證”頁簽憑證頁簽主要用于“制單控制”、“憑證編號方式”、“外幣核算”、“憑證控制”、“預算控制”、“合并憑證顯示、打印”等相關參數(shù)的設置。 “賬簿”頁簽賬簿頁簽主要用于賬簿顯示、打印格式和方式的設置。“會計日歷”頁簽“會計日歷”頁簽用于查看啟用會計年度和啟用日期，以及各會計期間的起始日期與結束日期。 “其他”頁簽“其他”頁簽用于“數(shù)量小數(shù)位”、“單價小數(shù)位”、“本位幣精度”、“部門排序方式”、“個人排序方式”、“項目排序方式”、“打印設置按客戶端保存”等項目的設置。四、建立會計科目會計科目是對會計對象具體內容進行分類核算的目錄

8、，它是填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表的基礎。會計科目設置的完整性影響著會計工作的順利實施，會計科目設置的層次深度直接影響會計核算的詳細、準確程度。本功能完成對會計科目的設立和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印會計科目。.設置會計科目的原則財務軟件中采用的一級會計科目，必須符合國家會計制度的規(guī)定，而明確科目，各使用單位則可根據(jù)實際情況，在滿足核算和管理要求以及報表數(shù)據(jù)來源的基礎上，自行設定。具體設置原則如下：（1）會計科目的設置必須滿足會計核算與宏觀管理和微觀管理的要求，在會計核算時資產、負債、所有者權益、成本、損益等各類科目中所有可能用到的各級明細科目均需

9、設置。（2）會計科目的設置必須滿足編制財務會計報告的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需要從總賬系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設立相應的科目。（3）會計科目的設置必須保持科目與科目的協(xié)調性和體系完整性。不能只有下級科目，而沒有上級科目，既要設置總賬科目又要設置明細科目，用來提供總括和詳細的會計核算資料。（4）會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除。會計科目名稱的設置，一級會計科目名稱按國家會計制度的規(guī)定設置，明細科目的名稱要通俗易懂，具有普遍的適用性。（5）設置會計科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。因為在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個子系統(tǒng)中的核算大類設置為末級

10、科目。2.增加會計科目如果用戶需建立的會計科目體系與所選行業(yè)標準會計科目基本一致，則可以在建立賬套時選擇預置標準會計科目，對缺少的會計科目進行增加處理即可。如果用戶需建立的會計科目體系與所選行業(yè)標準會計科目相差較多，則可在系統(tǒng)初始設置時，選擇不預留行業(yè)會計科目，這樣可以根據(jù)自身的需要自行設置全部會計科目。在建立會計科目時輸入的基本內容包括：（1）會計科目編碼：一級科目編碼按財政部規(guī)定設置；明細科目編碼按照參數(shù)設置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進行設置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上上級科目編碼，組成本級科目全編碼。（2）會計科目名稱：會計科目名稱是指會計科目的漢字名

11、稱?？颇繚h字名稱是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志。輸入科目名稱時盡量避免重名，以免影響科目運用的準確性。（3）科目類型：按會計科目性質對會計科目進行劃分，按照會計制度規(guī)定，科目類型分為五大類即資產、負債、所有者權益、成本、損益。（4）賬頁格式：規(guī)定每個科目的會計賬頁格式，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。（5）輔助賬類：輔助賬標識一般要求設在最底層的科目上，但為了查詢或出賬方便，其上級也可以設賬類。輔助賬一經(jīng)定義并使用，則不要進行隨意的修改，以免造成賬簿數(shù)據(jù)的混亂。3.復制會計科目系統(tǒng)提供了復制會計科目的功能，可以對下級科目或者同級

12、屬性相近的科目進行復制，這樣只需稍作改動即可完成增加工作。在“會計科目”窗口中，執(zhí)行“編輯”菜單中的“復制”命令，或按“Ctrl+I”鍵，打開“會計科目新增”對話框，從中修改科目編碼和名稱，最后單擊“確定”按鈕完成復制。成批復制：如果某一科目的下級與另一個或幾個科目的下級內容相同，我們還可以將某一科目的下級成批復制到另一科目中作為下級，同樣地，必要時只需將科目做適當?shù)恼{整即可。4.修改會計科目如果需要對原有會計科目的某些項目進行修改，如科目名稱、賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標識等，我們可以通過“修改”功能完成。5.刪除會計科目如果某些科目目前暫時不需用或者不適合企業(yè)科目體系的特點，可以將

13、其刪除。6.帶輔助核算的會計科目設置企業(yè)還可以設置輔助核算，以更靈活多變的輔助核算形式、統(tǒng)計方法為管理者提供準確、全面的會計信息。輔助賬主要包括：數(shù)量核算、外幣核算、個人往來核算、客戶與供應商往來核算、部門核算和項目核算等。在建立會計科目時，對有輔助核算要求的科目，需要設置相應的輔助核算標識，以便在輸入憑證時，系統(tǒng)根據(jù)輔助賬標識，輸入相應的附加業(yè)務信息。7.指定現(xiàn)金、銀行及現(xiàn)金流量會計科目指定會計科目是確定出納的專管科目。只有在系統(tǒng)中指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字功能，被指定為現(xiàn)金、銀行總賬科目的在出納功能中可以查詢現(xiàn)金、銀行日記賬，進行銀行對賬，以及在制單中進行支票控制和資金赤字控制，從而實現(xiàn)

14、現(xiàn)金、銀行管理的保密性。一般情況下，現(xiàn)金科目要設為日記賬；銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。此處指定的現(xiàn)金流量科目供UFO編制現(xiàn)金流量表時取數(shù)函數(shù)使用，所以在輸入憑證時，對指定的現(xiàn)金流量科目系統(tǒng)自動彈出窗口要求指定當前輸入分錄的現(xiàn)金流量項目。 指定會計科目的操作方法8.定義科目的自定義項在填制憑證時，除了摘要、科目、金額等主要信息外，還可能有許多輔助信息來說明此項業(yè)務的情況，這些信息并不是憑證的主要信息，又無法通過輔助賬實現(xiàn)，但在制單時又希望對這些信息提供輸入的地方，并在查詢時可以進行統(tǒng)計。利用科目自定義項，就可以很方便地實現(xiàn)這些功能了?？颇孔远x項是由用戶自由設置并在填制憑證時輸入內容。五、

15、憑證類別設置根據(jù)企業(yè)管理和核算要求，將會計憑證進行分類編制，系統(tǒng)提供了設置憑證類別的功能，以便于管理、記賬和匯總。但是，無論如何分類都不會影響記賬結果。第一次使用總賬系統(tǒng)，首先應正確選擇憑證類別的分類方式。1.選擇憑證類別可供選擇的分類方式有“記賬憑證”分類方式、“收款、付款、轉賬憑證”分類方式、“現(xiàn)金、銀行、轉賬憑證”分類方式、“現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉賬憑證”分類方式和“自定義憑證類別”分類方式。2.確定限制條件選擇“分類方式”后，可以設置該種憑證的限制條件，以便提高憑證處理的準確性。憑證類別的限制條件是指限制該憑證類別的使用范圍，如收款憑證的借方必有現(xiàn)金或銀行存款科目、

16、付款憑證貸方必有現(xiàn)金或銀行存款科目、轉賬憑證必無現(xiàn)金或銀行存款科目。六、結算方式設置系統(tǒng)提供了設置銀行結算方式的功能，用來建立和管理用戶在經(jīng)營活動中所涉及到的結算方式。結算方式設置主要內容包括：結算方式編碼、結算方式名稱、票據(jù)管理標志等，其操作方法是：見教材第122-123頁。七、分類定義設置設置分類定義主要包括客戶分類、供應商分類和地區(qū)分類。八、設置編碼檔案設置編碼檔案主要包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應商檔案、項目檔案5部分。前四種編碼設置見第6章第8節(jié)的內容，此處著重介紹項目目錄設置。一個單位項目核算的種類可能多種多樣，如在建工程、對外投資、技術開發(fā)、融資成本、在產品成本、課題、合

17、同定單等。為了滿足企業(yè)的實際需要，可定義多類項目核算，將具有相同特性的一類項目定義成一個項目大類，一個項目大類可以核算多個項目。為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項目進行分類管理，如將存貨、成本對象、現(xiàn)金流量、項目成本等作為核算的項目分類。系統(tǒng)要求在建立會計科目時先設置相關的項目核算科目，然后再定義項目目錄。“項目目錄”功能用于項目大類的設置、項目目錄及分類的維護。企業(yè)可以在此增加或修改項目大類、項目核算科目、項目分類、項目欄目結構，以及項目目錄。預置現(xiàn)金流量項目，現(xiàn)金流量項目增加指定現(xiàn)金流入、現(xiàn)金流出方向，提供統(tǒng)計表、明細表的查詢功能。1.定義項目大類定義項目大類的內容包括：（1）項目大類名稱：

18、項目大類名稱是該類項目的總稱，而不是會計科目名稱。（2）定義項目級次：項目級次即項目編碼規(guī)則，項目分類最多分8級，總級長不超過22位，單級級長不能超過9位。（3）定義項目欄目：編輯項目欄目的名稱和各欄目的屬性。系統(tǒng)默認的欄目有“項目編號”、“項目名稱”、“是否結算”及“所屬分類碼”，用戶可根據(jù)需要，單擊“增加”、“刪除”按鈕，編輯欄目內容。2.指定核算科目指定核算科目就是具體指定核算此大類項目所使用的會計科目。指定核算科目之前，必須在總賬系統(tǒng)的會計科目設置中，將需要進行項目核算的科目的輔助核算屬性設置為項目核算。3.定義項目分類為了便于統(tǒng)計，可對同一項目大類下的項目做進一步劃分，這就需要進行項

19、目分類的定義，如工程的項目大類下的分類項目及明細項目。4.定義項目目錄定義項目目錄是將各個項目大類中的具體項目輸入系統(tǒng)。而具體輸入的內容又取決于項目欄目中所定義的欄目名稱。在項目目錄下，系統(tǒng)將列出所選項目大類下的所有項目，其中“所屬分類碼”為此項目所屬的最末級項目分類的編碼。九、設置操作權限用友ERP-U8應用系統(tǒng)采用了集中權限管理方式，分為“在系統(tǒng)管理中設置功能權限”和“在總賬系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)權限分配”兩部分。在總賬管理中，對操作員的權限控制功能主要包括制單權限、科目權限、審核權限、部門等輔助核算的制單、查詢權限、憑證類別制單、查詢權限等。填制憑證時，是否可查詢他人憑證控制，如不可查詢他人憑證

20、，則在填制憑證時，應過濾掉其他人填制的憑證。1.設置功能操作權限在使用總賬系統(tǒng)前要先在系統(tǒng)管理中設置相應的操作員，并賦予總賬系統(tǒng)全部功能或部分功能的操作權限，詳見“系統(tǒng)管理”部分。2.分配數(shù)據(jù)操作權限新建賬套時選擇“是否需要數(shù)據(jù)權限控制”的選項，并且必須在系統(tǒng)管理中定義角色或用戶，并分配完功能級權限后才能在這里進行“數(shù)據(jù)權限分配”。十、設置科目備查簿科目備查簿是在輸入憑證時登記的某些科目的輔助明細信息，如擔保、投資或項目開支等情況，以供備查之用?？颇總洳椴驹O置的內容包括：備查項目檔案設置和備查科目設置。1.設置備查項目檔案備查項目檔案用于設置科目備查簿的表結構和定義表結構的字段信息，系統(tǒng)預置的

21、科目備查簿表含有四個字段：會計期間、憑證類別、憑證號、分錄號。進入此功能后，左邊是備查表的屬性信息，右邊是對應表結構的字段信息。2.設置備查科目備查科目設置用于定義哪些科目需要設置備查簿。十一、輸入期初余額為了保證新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能與原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，保持賬簿數(shù)據(jù)的連續(xù)完整，在應用總賬系統(tǒng)前，需要將一些基礎數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。首先將各賬戶的年初余額或啟用月份的月初余額，以及年初到該月的累計發(fā)生額計算清楚，然后輸入到總賬系統(tǒng)中?！捌诔跤囝~”功能包括：第一步輸入科目期初余額：用于年初輸入余額或調整余額。第二步核對期初余額，并進行試算平衡。1.確定方向、輸入余額當?shù)谝淮问褂每傎~系統(tǒng)時，首先應將原系統(tǒng)的賬戶

22、余額整理好，編制科目余額表，然后通過鍵盤輸入到系統(tǒng)中。輸入的內容主要包括：余額方向和余額，主要要求如下：（1）輸入余額時必須注意調整有關科目余額的方向。如果借貸標志不能改變，余額可用“”符號表示。（2）只要求用戶輸入最低級科目的余額，非末級科目的余額系統(tǒng)自動計算。（3）如果在年中某月開始建賬，需要輸入啟用月份的月初余額，以及年初到該月的借貸方累計發(fā)生額。例如：假設為4月份建賬，需輸入4月初的期初余額以及13月的借、貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)自動計算年初余額。（4）在輸入期初余額時，如果某科目涉及輔助核算，則必須輸入輔助賬的期初數(shù)據(jù)。如：往來科目（即含個人往來、客戶往來、供應商往來賬類的科目）應輸入期

23、初往來未達項。如：某科目為數(shù)量核算，系統(tǒng)會自動要求輸入期初數(shù)量余額。將光標定位在要輸入余額的會計科目“期初余額”欄上，輸入期初余額數(shù)字，然后按“Enter”鍵，系統(tǒng)將自動計算出年初余額。數(shù)量和外幣核算科目期初余額的錄入也采取同樣的方法，只不過要先錄入本位幣金額，再錄入數(shù)量和外幣金額。如果要輸入往來科目、部門核算科目、項目核算科目期初余額，例如輸入“應收賬款應收人民幣”科目期初余額時，先將光標定位在該科目上，然后雙擊“期初余額”欄，打開“客戶往來期初”窗口，再單擊“增加”按鈕，輸入有關信息即可。2.試算平衡期初余額輸入后，必須進行上下級科目間余額的試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性，檢驗過程直接由

24、計算機自動進行。3.年初結轉年初結轉是在舊的會計年度結束，新的會計年度開始時，為保持會計數(shù)據(jù)處理的連續(xù)性，將上一年度的期末余額結轉為新會計年度的期初余額。第一次使用賬務系統(tǒng)或沒有上年數(shù)據(jù)時，不能進行結轉。第二年使用賬務系統(tǒng)時，首先建立賬簿，然后調整會計科目，最后結轉上年余額，系統(tǒng)將自動結轉各賬戶余額、往來未達賬等。一般情況下，新年度賬套建立流程是：（1）完成上年工作；（2）年度賬備份；（3）建立新年度賬；（4）結轉年度數(shù)據(jù)；（5）調整科目、客戶、供應商等；（6）調整余額；（7）新年度日常業(yè)務。第三節(jié) 總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理的任務是通過輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬工作，查詢和打印輸

25、出各種日記賬、明細賬和總分類賬，同時對部門、項目等各種輔助賬簿進行管理。一、填制憑證記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在實行計算機處理賬務后，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而使用者要確保記賬憑證輸入的準確完整。記賬憑證是總賬系統(tǒng)處理的起點，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來源，日常業(yè)務處理首先從填制憑證開始。記賬憑證的內容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、會計分錄和金額等。錄入憑證時，應先輸入憑證頭部分，然后輸入憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則還要輸入輔助核算內容。1.增加憑證在總賬中，記賬憑證的來源有

26、三種：一是根據(jù)審核無誤的原始單據(jù)直接在計算機上編制記賬憑證，或是由人工編制記賬憑證，再輸入計算機內；二是從其他業(yè)務系統(tǒng)自動傳遞到總賬系統(tǒng)中的憑證；三是從外部導入的憑證，如憑證引入或接口開發(fā)。填制記賬憑證時，應先輸入憑證頭部分，然后輸入憑證正文部分。記賬憑證的主要內容包括：（1）憑證類別：即初始設置過程中所確定的憑證類別?？梢灾苯虞斎霊{證類別代碼或名稱，也可從憑證類型下拉列表框中選擇所需的憑證類型。（2）憑證編號：一般采用系統(tǒng)自動編號時，計算機自動按憑證類別按月對憑證進行順序編號，也可采用手工編號。（3）憑證日期：即記賬憑證的年月日。憑證日期的正確性會影響到經(jīng)濟業(yè)務在明細賬和日記賬中的順序，所以

27、日期應隨憑證號遞增而遞增。系統(tǒng)自動取當前業(yè)務日期為記賬憑證填制的日期，可修改。憑證日期應大于系統(tǒng)啟用日期，但不能超過業(yè)務日期。（4）附件張數(shù)：即本張憑證所附的原始憑證張數(shù)。（5）摘要：即對本張憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務內容的簡要說明。憑證每行必須有摘要內容，不同行的摘要內容可以不同；上行的摘要可以自動帶入下一行；每行的摘要將隨該行的會計科目在相應的機內賬簿中出現(xiàn)；許多總賬系統(tǒng)提供了預先定義常用摘要（錄入摘要時直接錄入代碼或簡碼）的功能，以方便用戶輸入摘要。（6）科目：輸入科目時，一般輸入科目編碼或助記碼，計算機將根據(jù)科目編碼或助記碼自動切換為對應的會計科目名稱；也可直接輸入會計科目名稱，但不方便。輸

28、入的科目編碼必須在建立科目時已經(jīng)定義，而且必須是最末級科目的編碼。（7）方向：每一科目的發(fā)生額均應有它的方向，即借方或貸方。（8）金額：借方、貸方金額是指本位幣金額，兩者不能同時為0，也不能同時不為0。紅字金額以“”負號表示。憑證借貸欄的底部有“金額合計”，自動累計已輸入的借貸方本位幣金額合計數(shù)。注意：如果輸入的會計科目有輔助核算要求，在錄入此科目時，系統(tǒng)會彈出輔助項窗口，要求輸入輔助核算內容。如果一個科目同時兼有幾個輔助核算要求，則要求同時輸入有關內容。若空過輔助信息，系統(tǒng)仍可運行，不顯示出錯信息，但有可能導致輔助核算對賬不符，因此，應認真輸入輔助核算內容。（1）當輸入的科目需要待核銀行賬時

29、，要求輸入對應的結算方式、票號和發(fā)生日期，這些信息在進行銀行對賬時使用。如果在初始設置中選擇了支票控制，該結算方式設為支票管理，則銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號應在支票登記簿中有記錄。（2）當輸入的科目有數(shù)量核算要求時，要求輸入數(shù)量和單價。系統(tǒng)根據(jù)“數(shù)量單價”自動計算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可將光標移動到貸方，按空格鍵即可調整金額方向。（3）當輸入的科目有外幣核算要求時，要求輸入外幣金額和記賬匯率，并以外幣金額和記賬匯率的乘積作為記賬本位幣金額自動填入借方或貸方金額欄內。（4）當輸入的科目有個人往來核算要求時，要求輸入部門、個人、票號和發(fā)生日期。（5）當輸入的科目有

30、部門核算要求時，要求輸入部門。（6）當輸入的科目有項目核算要求時，要求輸入部門、項目名稱等。（7）當輸入的科目有客戶或供應商往來核算要求時，要求輸入客戶或供應商、業(yè)務員、票號、發(fā)生日期，以客戶往來為例。（8）當輸入的科目已設置為備查科目時，再輸入憑證時，可按工具欄上的“備查”按鈕，打開“備查科目資料”對話框，輸入該科目備查資料。2.修改憑證憑證輸入時，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的措施。但錯誤憑證是難免的，記賬憑證的錯誤必然影響系統(tǒng)的核算結果。為了更正錯誤，系統(tǒng)提供了對錯誤憑證修改的功能。具體修改方式如下：第一種方式：對已經(jīng)輸入但未審核的記賬憑證，可隨時找到錯誤憑證，在編輯狀態(tài)下直接進行修改。第

31、二種方式：已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改，可以先通過憑證審核功能取消審核后，再通過憑證的編輯功能進行直接修改。第三種方式：若已記賬的憑證發(fā)現(xiàn)有錯，不允許直接修改，針對此類憑證的處理，會計制度要求留下審計線索，可以采用“紅字沖銷法”或者“補充登記法”進行更正。修改憑證的操作方法是：（1）編輯狀態(tài)下憑證的修改操作（2）沖銷憑證3.作廢/恢復憑證如果遇到有非法的憑證需要作廢時，可在“填制憑證”窗口中單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復”命令，將非法憑證作廢。對于已作廢的憑證，可再次單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復”命令，即可取消“作廢”標志，將當前憑證恢復為有效的憑證。4.整理憑證對于已作廢的憑

32、證，如果不想保留，則可單擊“制單”菜單中的“整理憑證”命令，將作廢憑證徹底刪除，并對未記賬的憑證重新編號。5.查詢和匯總憑證憑證的輸出和匯總是指對已經(jīng)輸入到計算機內，且符合條件的憑證進行查詢、打印和匯總。通過憑證的輸出和匯總可以明確當前經(jīng)濟業(yè)務的情況，檢查憑證內容的合法性和正確性，是否已對憑證進行了審核。在進行記賬憑證的輸出和匯總時，既可對未記賬憑證進行查詢、打印和匯總，也可對已記賬憑證進行查詢、打印和匯總；既可查詢、打印一張憑證，也可查詢、打印多張憑證。憑證的匯總可以得到一個匯總表，該表可以顯示或打印出來。憑證的輸出和匯總操作方法比較簡單，由有權進行憑證查詢、打印的操作員進入相應的功能模塊，

33、輸入需查詢、打印和匯總的條件，確認條件后，計算機會自動顯示符合條件的憑證。如果單擊“打印”或“匯總”，即可打印、匯總憑證。二、審核憑證審核是指由具有審核權限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進行的檢查核對。審核的內容包括兩個方面：一是經(jīng)濟業(yè)務的真實性、合法性，二是所錄入會計憑證的正確性。如記賬憑證是否與原始憑證相符、會計分錄是否正確等等。審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后，再審核。只有經(jīng)過審核后的記賬憑證才能作為正式憑證進行記賬處理。審核憑證主要包括出納簽字、審核憑證兩方面工作。1.出納簽字會計憑證填制完成之后，如果該憑證是出納憑證，且在系統(tǒng)“選項”中選擇了“出納憑

34、證必須經(jīng)由出納簽字”，則應由出納核對簽字。出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應加強對出納憑證的管理。出納人員可通過“出納簽字”功能對制單人員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后再核對。2.審核憑證憑證審核有屏幕審核和對照審核兩種方法。（1）屏幕審核屏幕審核是指直接根據(jù)原始憑證，對屏幕上顯示的記賬憑證進行審核，對正確的記賬憑證，執(zhí)行審核命令，計算機將在憑證下方的審核處自動簽上審核人姓名；對錯誤的記賬憑證，不予審核或執(zhí)行標錯命令。如果標錯，計算機在憑證左上方標明“有錯”字樣。屏幕審核的方式有單張審核

35、方式和成批審核方式兩種方式。所謂單張審核方式是指憑證審核人員在審核憑證時一張一張地進行審核，這種審核方式容易發(fā)現(xiàn)錯誤，但比較麻煩，適用于對憑證錄入人員所錄入的憑證有理由認為有錯誤的情形。所謂成批審核方式是指憑證審核人員一次審核多張憑證，這種方式比較快，只要用戶選擇相應的功能鍵或輸入審核條件即可，但不能發(fā)現(xiàn)問題，適用于對憑證錄入人員所錄入的憑證有理由認為完全正確的情形。有時會出現(xiàn)審核人員誤操作或已經(jīng)審核通過的憑證在未記賬前發(fā)現(xiàn)錯誤等情況，此時應取消簽章。取消簽章是指從已經(jīng)簽章的憑證上抹去審核人員的姓名，使得該張憑證成為未簽章的憑證。取消簽章的方式也分為單張取消簽章方式和成批取消簽章方式，具體方法

36、與憑證審核基本相同，所不同的是用的功能鍵不同。（2）對照審核對照審核是通過對憑證的二次輸入，達到系統(tǒng)自動審核憑證的目的，確保經(jīng)濟業(yè)務處理不會發(fā)生輸入錯誤。三、記賬記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。記賬即登記賬簿，計算機記賬是將存放在“記賬憑證數(shù)據(jù)庫”這個非正式會計檔案中那些已經(jīng)審核簽章的會計憑證數(shù)據(jù)，通過一定的方法轉化成有關正式會計賬簿。在電算化方式下，記賬是由有記賬權限的操作員發(fā)出記賬命令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢驗、科目匯總、登記賬簿等操作。1.記賬處理計算機在處理記賬功能時，采用向導方式，使記賬過程更加明確。

37、只要單擊“憑證”菜單中的“記賬”命令，即可進入記賬向導，依次回答有關問題就可完成記賬工作。計算機自動對記賬前的各種憑證和賬簿進行檢查和核對，并由計算機自動進行強制備份，其目的在于，一旦記賬過程被非法中斷（比如掉電）或用戶需要時，計算機將根據(jù)備份的數(shù)據(jù)，恢復到記賬前狀態(tài)。備份完數(shù)據(jù)后，就開始轉移已經(jīng)審核的憑證，同時根據(jù)這些憑證進行匯總，產生各賬簿最新的本月發(fā)生額、本年累計發(fā)生額、期末余額等。這個過程由計算機在短時間內自動完成，不需人工干預。計算機處理完畢后自動退出。記賬功能比較重要，一旦記賬，憑證不能再修改。因此，可將記賬權限限定為專人使用。已經(jīng)記賬的憑證需要修改，只能做藍字或紅字調整憑證進行修

38、改。每月可進行多次記賬，采用分時、分類、分批等方式將憑證記入有關賬簿。業(yè)務多的單位可每天記一次賬。2.取消記賬操作由于某種原因，如記賬過程中，由于斷電使登賬發(fā)生中斷等，導致記賬錯誤，或者記賬后發(fā)現(xiàn)輸入的記賬憑證有錯誤，需進行修改。為了解決這類問題，可調用“恢復記賬前狀態(tài)”功能，將數(shù)據(jù)恢復到記賬前狀態(tài)，待調整完后再重新記賬。記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數(shù)據(jù)，然后用戶重新記賬。系統(tǒng)提供兩種恢復記賬前狀態(tài)方式：一種是將系統(tǒng)恢復到最后一次記賬前狀態(tài)；另一種是將系統(tǒng)恢復到本月月初狀態(tài)，不管本月記過幾次賬。具體操作方法是：首先，單擊“期末”菜單中的“對賬”命令

39、，進入“對賬”窗口，在對賬狀態(tài)下，按“Ctrl+H”鍵，激活恢復記賬前狀態(tài)功能。然后，單擊“憑證”菜單中的“恢復記賬前狀態(tài)”命令，打開“恢復記賬前狀態(tài)”對話框，選擇恢復方式單選按鈕，即可恢復記賬。四、 出納管理出納管理功能是出納人員進行管理的一套工具，它包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理以及銀行對賬功能，并可對長期未達賬提供審計報告。1.日記賬日記賬輸出的主要格式包括：金額式日記賬和外幣日記賬（即復幣式日記賬），通過該功能可輸出某一天的現(xiàn)金、銀行存款日記賬，還可輸出任意一個會計月份的現(xiàn)金、銀行存款日記賬。（1）查詢日記賬現(xiàn)金科目、銀行存款科目必須在“會計科目”功能下的“指定科目”

40、中預先指定，使用“現(xiàn)金日記賬”功能，可查詢現(xiàn)金日記賬，同樣使用“銀行日記賬”功能，可查詢銀行日記賬。（2）打印日記賬使用“出納”菜單中的“賬簿打印”功能，可打印正式現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬?，F(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要每天登記，做到日清月結。如果業(yè)務較多要每天打印輸出，如果每天業(yè)務較少也可按旬打印輸出。定期采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊。2.資金日報表資金日報表是反映現(xiàn)金、銀行存款每日發(fā)生額及余額情況的報表，在企業(yè)財務管理中占據(jù)重要位置。在手工方式下，資金日報表由出納人員逐日填寫，反映當天營業(yè)終了時現(xiàn)金、銀行存款的收支情況及余額。電算化方式下，“資金日報”功能用于查詢、輸出和打印資金日報表，提

41、供當日借、貸金額合計和余額以及發(fā)生的業(yè)務量等信息。3.支票登記簿為了加強企業(yè)銀行支票的管理，企業(yè)通常需要建立“支票登記簿”，以便詳細登記支票領用人、領用日期、支票用途、是否報銷等情況。在手工方式下，支票登記簿由出納人員逐項填寫，用來反映支票的使用情況。電算化方式下，用戶要執(zhí)行“支票登記簿”功能，需要以下三個條件：（1）必須在初始設置的“選項”中已選擇“支票控制”。（2）必須在結算方式設置中已設置“票據(jù)結算”標志。（3）必須在“會計科目”中已指定銀行總賬的科目。4.銀行對賬銀行對賬是企業(yè)出納人員的最基本工作之一。企業(yè)的結算業(yè)務大部分要通過銀行進行結算，但由于企業(yè)與銀行的賬務處理和入賬時間不一致，

42、往往會發(fā)生雙方賬面不一致的情況，即所謂“未達賬項”。企業(yè)必須定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對賬單進行核對，并編制銀行存款余額調節(jié)表。電算化方式下，出納人員只需把對賬單錄入到計算機中，銀行存款日記賬與對賬單的核對可由計算機自動完成，并自動編制銀行存款余額調節(jié)表。銀行對賬是貨幣資金管理的主要內容。在總賬系統(tǒng)中，銀行對賬的科目是指在會計科目界面編輯菜單下指定科目中指定為銀行存款的科目。（1）錄入銀行對賬期初為了保證銀行對賬的正確性，在使用“銀行對賬”功能進行對賬之前，必須在開始對賬的月初先將日記賬、銀行對賬單未達項錄入系統(tǒng)中?！般y行對賬期初錄入”功能是用于第一次使用銀行對賬模塊前輸入日記賬及對賬單

43、未達賬項，在開始使用銀行對賬之后一般不再使用。（2）錄入銀行對賬單“銀行對賬單”功能用于平時錄入、查詢和引入銀行對賬單，在此功能中顯示的銀行對賬單為啟用日期之后的對賬單。要實現(xiàn)計算機自動對賬，在每月月末對賬前，必須將銀行開出的銀行對賬單輸入到計算機中，存入“對賬單文件”。（3）銀行對賬銀行對賬采用自動對賬與手工對賬相結合的方式。自動對賬是計算機根據(jù)對賬依據(jù)自動進行核對、勾銷，對于已核對上的銀行業(yè)務，系統(tǒng)將自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方寫上兩清標志，并視為已達賬項，對于在兩清欄未寫上兩清符號的記錄，系統(tǒng)則視其為未達賬項。手工對賬是對自動對賬的補充，采用自動對賬后，可能還有一些特殊的已達賬尚

44、未勾對出來而被視為未達賬項，為了保證對賬更徹底正確，可通過手工對賬來進行調整。下列四種情況中，只有第一種情況計算機能夠自動核銷已對賬的記錄，后三種情況均需人工幫助挑選相應的業(yè)務，用強制的方式核銷：l 對賬單文件中一條業(yè)務記錄和銀行日記賬未達賬項文件中一條業(yè)務記錄相同；l 對賬單文件中一條業(yè)務記錄和銀行日記賬未達賬項文件中多條業(yè)務記錄相同；l 對賬單文件中多條業(yè)務記錄和銀行日記賬未達賬項文件中一條業(yè)務記錄相同；l 對賬單文件中多條業(yè)務記錄和銀行日記賬未達賬項文件中多條業(yè)務記錄相同。（4）輸出余額調節(jié)表在對銀行賬進行兩清勾對后，便可調用此功能查詢打印“銀行存款余額調節(jié)表”，以檢查對賬是否正確。進入

45、此項操作，屏幕顯示所有銀行科目的賬面余額及調整余額。（5）查詢對賬勾對情況“查詢對賬勾對情況”功能用于查詢單位日記賬及銀行對賬單的對賬結果。通過此功能可以了解經(jīng)過對賬后，對賬單上勾對的明細情況，包括已達賬項情況和未達賬項情況，從而進一步查詢對賬結果。（6）核銷已達賬“核銷銀行賬”功能用于將核對正確并確認無誤的已達賬刪除。在總賬系統(tǒng)中，用于銀行對賬的銀行日記賬和銀行對賬單的數(shù)據(jù)是會計核算和財務管理的輔助數(shù)據(jù)。正確對賬后，已達賬項數(shù)據(jù)已無保留價值，因此，通過上述對賬的結果和對賬明細情況后，便可通過“核銷銀行賬”功能核銷用于對賬的銀行日記賬和銀行對賬單的已達賬項，以清理計算機系統(tǒng)的硬盤空間。在執(zhí)行核

46、銷功能時，應確保銀行對賬正確。（7）長期未達賬審計“長期未達賬審計”功能用于查詢至截止日期為止未達天數(shù)超過一定天數(shù)的銀行未達賬項，以便企業(yè)分析長期未達原因，避免資金損失，其操作方法是：單擊“出納”菜單中的“長期未達賬審計”命令，打開“長期未達賬審計條件”對話框，輸入查詢的截止日期及至截止日期未達天數(shù)超過天數(shù)，審計條件輸入完成后，單擊“確定”按鈕，屏幕顯示查詢結果。五、賬簿管理賬簿管理也叫賬表輸出，是指對存放在計算機內的有關總賬、明細賬、日記賬、余額表等進行查詢、打印方面的輸出。無論是查詢還是打印，都必須輸入指定條件，由計算機按照所給條件，在有關數(shù)據(jù)庫中查找符合條件的記錄，并將符合條件的賬表顯示

47、出來。所不同的是，打印先把賬表顯示出來，然后再單擊“打印”即可。查詢賬簿，是會計日常工作中另一個重要內容。除了前述現(xiàn)金和銀行存款的查詢輸出外，賬簿管理還包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助核算賬簿的查詢輸出。賬簿查詢提供未記賬憑證的模擬記賬功能，使企業(yè)能隨時了解各科目的最新余額和明細情況，對部門、項目信息反映及時，費用控制更加可靠；而且在賬簿查詢的過程中，處處可以方便地實現(xiàn)：總賬、明細賬、憑證之間的聯(lián)查。1.基本核算賬簿基本會計核算賬簿管理包括總賬及余額表、明細賬及序時賬、多欄賬、日記賬和日報表的查詢及打印輸出。（1）總賬的查詢：總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計

48、和月末余額，而且還可查詢所有二至六級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額。（2）余額表的查詢：發(fā)生額及余額表用于查詢統(tǒng)計各級科目的本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、余額等，可以輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細賬科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額。（3）明細賬的查詢：“明細賬”功能用于平時查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，以及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。本功能提供了三種明細賬的查詢格式：普通明細賬、按科目排序明細賬、月份綜合明細賬。普通明細賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排序的明細賬；按科目排序明細賬是按非末級科目查詢，按其有發(fā)生的末級科目排序的明細賬；月份綜合

49、明細賬是按非末級科目查詢，包含非末級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細數(shù)據(jù)的綜合明細賬。（4）多欄賬的查詢：在總賬系統(tǒng)中，普通多欄賬由系統(tǒng)將要分析科目的下級科目自動生成“多欄賬”。一般負債、收入類科目分析其下級科目的貸方發(fā)生額，資產、費用類科目分析其下級科目的借方發(fā)生額，并允許隨時調整。多欄賬的欄目內容可以自定義，也可以對科目的分析方向、分析內容、輸出內容進行定義，同時可定義多欄賬格式，以便于滿足核算管理需求。（5）日記賬和日報表的查詢通過日記賬和日報表的查詢，可查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬以外的其他日記賬，其具體操作與總賬、明細賬的查詢操作基本相同。（6）賬簿打印打印賬簿是賬務處理最終目標，包括總賬

50、、明細賬、日記賬等。賬簿打印用于打印正式的會計賬簿，打印輸出的會計賬簿的格式和內容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。如果已結賬，打印會計賬簿時應有特殊標記，以示區(qū)別。系統(tǒng)的“賬簿打印”功能打印的是作為正式賬簿使用的賬簿；各種賬簿查詢窗口中的“打印”功能是打印符合查詢條件的各種賬簿，不能作為正式賬簿保存。計算機替代手工記賬后，企業(yè)會計賬簿、會計報表均應以計算機打印的書面形式保存。2.輔助核算賬簿各類輔助核算的代碼、名稱、初始余額已經(jīng)在初始化過程完成，輔助核算的數(shù)據(jù)錄入已在憑證錄入過程完成，計算機內輔助核算賬簿數(shù)據(jù)的形成已經(jīng)在記賬過程完成，輔助核算數(shù)據(jù)打印的關鍵在于找到以各種形式表現(xiàn)的所需數(shù)據(jù)，因此

51、，本節(jié)介紹輔助核算數(shù)據(jù)的瀏覽、查詢。（1）客戶/供應商往來管理由于賒銷（賒購）或其他方面的原因，形成了企業(yè)往來款項，這些往來款項如不能有效地進行管理，就會使企業(yè)的經(jīng)營活動受到一定的影響，因此加強往來款項管理是一項不容忽視的工作?？傎~系統(tǒng)為企業(yè)提供清理所有具有往來性質賬戶的功能，包括客戶往來、供應商往來和個人往來的清理。往來管理主要涉及往來輔助賬余額表、明細賬的查詢及其正式賬簿的打印，以及往來賬的清理。往來賬清理主要是對往來賬戶的勾對，并提供賬齡分析及催款單。本節(jié)以客戶往來輔助賬為例，說明往來管理的主要內容，供應商往來管理基本相同。往來余額表：客戶往來余額表包括客戶科目余額表、客戶余額表、客戶三

52、欄余額表、客戶項目余額表、客戶部門余額表、客戶業(yè)務員余額表、客戶分類余額表、客戶地區(qū)分類余額表。往來明細賬：客戶往來明細賬包括客戶明細賬、客戶科目明細賬、客戶三欄明細賬、客戶部門明細賬、客戶項目明細賬、客戶業(yè)務員明細賬、客戶分類明細賬、客戶地區(qū)分類明細賬、客戶多欄明細賬。往來兩清：對已達往來賬應該及時作往來賬的兩清工作。例如：上月向某單位銷貨時應收1000元，本月收回欠款1000元，兩清就是在這兩筆業(yè)務上同時打上“標記”，表示這筆往來業(yè)務已結清。兩清應該分科目、分往來客戶進行。首先選擇往來科目，然后選擇往來客戶，再選擇兩清方式，進行兩清處理。往來兩清的處理方式有計算機自動勾對和手工強制勾對兩種

53、。自動勾對是指計算機自動將所有已結清的往來業(yè)務打上“標記”。手工勾對是在無法自動勾對時，通過手工勾對方式將往來業(yè)務人為地打上勾對標記，是系統(tǒng)自動勾對的補充。兩清依據(jù)包括按部門兩清、按項目兩清和按票號兩清。按部門兩清是對于同一科目下部門相同、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄自動勾對；按項目兩清是對于同一科目同一往來戶下，輔助核算項目相同的往來款項多筆借方（貸方）合計相等情況的自動勾對；按票號兩清是對于同一科目下相同票號、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄自動勾對。查詢方式包括專認勾對、逐筆勾對和全額勾對。專認勾對是按業(yè)務號勾對，通過在制單過程中指定業(yè)務編號或字符，作為往來賬勾對標識，對于同一科目下

54、業(yè)務號相同、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄進行自動勾對；逐筆勾對是在未指定業(yè)務號的情況下，系統(tǒng)按金額一致、方向相反的原則自動勾對同一科目下同一往來戶的往來款項；全額勾對是為提高對賬成功率，對于同一科目同一往來戶下，可能存在著借方（貸方）的某項合計等于對方科目的某幾項合計，尤其是帶有業(yè)務號的往來款項，全額勾對將對這些合計項進行勾對。系統(tǒng)自動勾對時，第一次按專認勾對，第二次按逐筆勾對，第三次按全額勾對。往來賬齡分析應收賬款的賬齡分析是往來管理的重要功能之一?！百~齡”是指某一往來業(yè)務從發(fā)生之日到結清之日的時間期限。通過賬齡分析表對應收賬款拖欠時間的整理歸類和分析，了解企業(yè)管理人員收款工作的效率，以

55、便正確確定今后的銷售策略，并能根據(jù)各種應收賬款過期的時間和歷史資料，估計壞賬損失。通過賬齡分析表，系統(tǒng)將輸出應收賬款科目下所指定的，各個賬齡期間內各往來客戶應收賬款的分布情況，計算出各種賬齡應收賬款占總應收賬款的比例，以幫助管理人員了解分析應收賬款的資金占用情況，便于及時通過“客戶往來催款單”催要貨款或通過調整客戶的信用額度控制客戶延期付款的狀況。（2）個人往來管理個人往來賬功能適用于個人往來業(yè)務較多的企業(yè)或單位，個人往來是指企業(yè)與單位內部職工發(fā)生的往來業(yè)務。利用個人往來核算功能需先在設置會計科目時將需使用個人往來核算的科目的賬類設為個人往來。使用個人往來核算功能可以完成個人余額查詢統(tǒng)計、個人

56、往來明細賬查詢輸出、個人往來清理、往來對賬、個人往來催款單、個人往來賬齡分析和打印催款單等。（3）部門核算管理在總賬系統(tǒng)中，如果在定義會計科目時，把某科目賬類標注為部門輔助核算，系統(tǒng)則對這些科目除了進行部門核算外，還提供了橫向和縱向的查詢統(tǒng)計功能，為企業(yè)管理者輸出各種會計信息，真正體現(xiàn)了“管理”的功能。部門輔助賬的管理主要涉及部門輔助總賬、明細賬的查詢，正式賬簿的打印以及如何得到部門收支分析表。（4）項目核算管理項目核算管理功能主要用于核算項目的收支情況，歸集項目發(fā)生的各項費用、成本，系統(tǒng)還提供項目統(tǒng)計表，進一步幫助企業(yè)管理人員及時地掌握項目完成進度、項目超預算情況。項目核算管理提供項目總賬、項目明細賬兩種查詢方式，并提供項目統(tǒng)計分析功能。第四節(jié) 總賬系統(tǒng)月末處理月末處理是指在將本月所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務全部登記入賬后所要做的工作，主