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1、管理服務(wù)理念和目標(biāo)2.1 項(xiàng)目位置分析北京坐落于亞北別墅區(qū),距亞運(yùn)村直線距離為12公里,周邊景色優(yōu)美,空氣清新,交通四通八達(dá),便捷通暢,緊臨地鐵五號(hào)線、十三號(hào)線。符合現(xiàn)代都市人追求生態(tài)和舒適生活品質(zhì)的要求。3000畝花鄉(xiāng)森林公園,毗鄰西漢龍脈,自然天成的別墅寶地;中關(guān)村科技園咫尺相鄰,科技與生活生生相息。2.2 業(yè)主群體分析北京將聚集世界上著名的大公司、大企業(yè)和商務(wù)代表處及民營(yíng)企業(yè)、大型股份制企業(yè)的高層管理人員。通過(guò)二十多年的改革開(kāi)放, 北京也聚集了一批來(lái)自全國(guó)乃至世界各地的高收入、高素質(zhì)的成功人士。基本上他們都處于金字塔的頂部, 著力追求健康舒適及高尚品位,強(qiáng)調(diào)體現(xiàn)自身價(jià)值和尊貴身份。他們將

2、成為北京的主要客戶。2.3 物業(yè)管理定位根據(jù)對(duì)上述業(yè)主群體的分析,我們可以推測(cè),項(xiàng)目未來(lái)的業(yè)主具有如下的特征:普遍具有較高的文化素質(zhì)和社會(huì)地位,擁有較強(qiáng)的消費(fèi)能力,追求時(shí)尚和前沿的生活方式,注重管理的品位和質(zhì)素,強(qiáng)調(diào)服務(wù)的私密性和尊貴性,對(duì)物業(yè)管理有著極高的要求。2.4 提高管理服務(wù)水平的措施A. 打造物業(yè)信息島,提升管理服務(wù)效率縱觀信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展歷程,網(wǎng)絡(luò)正以不可阻擋之勢(shì)向我們涌來(lái)。通訊方式的不斷改進(jìn),使客戶對(duì)管理效率及服務(wù)方式的期望悄悄發(fā)生了變化。建立北京物業(yè)信息島包括兩方面的涵義:一是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,讓客戶的服務(wù)需求可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的處理而得到快速響應(yīng);二是確保溝通無(wú)障礙,讓客戶參與管理的

3、意見(jiàn)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速傳遞和反饋。在辦公自動(dòng)化方面,我們通過(guò)引進(jìn)基于NOTES的OA系統(tǒng),并集成財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物業(yè)管理、物料管理、客戶關(guān)系管理等網(wǎng)絡(luò)版的專業(yè)軟件,實(shí)現(xiàn)與外部應(yīng)用系統(tǒng)的自動(dòng)化連接,確??偛俊^(qū)域分公司、物業(yè)項(xiàng)目部在信息上的高度共享,以及工作流申請(qǐng)及文書(shū)處理的電子化和自動(dòng)化。在改善客戶溝通方面,我們?cè)O(shè)想建立北京網(wǎng)站,并申請(qǐng)獨(dú)立的域名。項(xiàng)目部的各項(xiàng)工作流程、規(guī)章制度以及物業(yè)概況、設(shè)施使用情況、業(yè)主的相關(guān)信息都將公布在網(wǎng)站上,客戶可登陸網(wǎng)站獲取與物業(yè)管理有關(guān)的信息,并可通過(guò)會(huì)員互動(dòng)窗口、EMAIL、BBS,在線遞交服務(wù)申請(qǐng)及提出建議和投訴等。B. 倡導(dǎo)全員參與,開(kāi)展群眾性品

4、質(zhì)改進(jìn)活動(dòng)物業(yè)的良好運(yùn)營(yíng)非一朝一夕可以達(dá)成,必須通過(guò)持續(xù)的改進(jìn)和長(zhǎng)期的積累方可實(shí)現(xiàn)。對(duì)管理者而言,基層職員的智慧是我們?cè)诔掷m(xù)改進(jìn)過(guò)程中絕不可忽略的一個(gè)重要因素。在北京項(xiàng)目部,我們將積極倡導(dǎo)“全員參與”的管理文化,激勵(lì)基層職員獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,在開(kāi)源增收、節(jié)能降耗、環(huán)境保護(hù)、品質(zhì)改進(jìn)等方面充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性。一方面,我們通過(guò)MBO目標(biāo)管理機(jī)制,將項(xiàng)目部的收入及成本指標(biāo)分解到所有項(xiàng)目組及相關(guān)人員,并通過(guò)嚴(yán)格的績(jī)效評(píng)估促使職員將完成經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的壓力轉(zhuǎn)化為日常管理服務(wù)過(guò)程中創(chuàng)新的動(dòng)力;另一方面,我們將持之以恒地開(kāi)展全員性的質(zhì)量管理活動(dòng),通過(guò)對(duì)職員進(jìn)行頭腦風(fēng)暴法、魚(yú)刺圖、關(guān)聯(lián)圖、FMEA等常用質(zhì)量分析工具使

5、用的培訓(xùn),并通過(guò)TCS成果發(fā)布會(huì)、職員提案制度等形式,鼓勵(lì)基層職員不斷地對(duì)上述的課題進(jìn)行探討和研究。C. 設(shè)置虛擬倉(cāng)庫(kù),降低物料采購(gòu)成本物料管理的根本目的,在于建立快速流通的物料供應(yīng)渠道和準(zhǔn)確靈敏的價(jià)格監(jiān)控體系,從而保證服務(wù)提供的及時(shí)性以及服務(wù)成本降低的有效性。在此方面,我們將通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的物流鏈虛擬倉(cāng)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目部不再需要傳統(tǒng)意義上的倉(cāng)庫(kù),物料的供應(yīng)主要通過(guò)供應(yīng)商送貨上門,但所有物料的申請(qǐng)、批準(zhǔn)入庫(kù)、出庫(kù)以及結(jié)算,都是通過(guò)物料管理系統(tǒng)來(lái)完成的。公司通過(guò)遠(yuǎn)程網(wǎng)平臺(tái),對(duì)項(xiàng)目部物料的年度采購(gòu)計(jì)劃、價(jià)格、數(shù)量、品牌、供應(yīng)商等實(shí)施遠(yuǎn)程監(jiān)控。公司和項(xiàng)目部的物料采購(gòu)信息通過(guò)物料管理系統(tǒng)可以隨時(shí)交互和更

6、新。一旦項(xiàng)目部物料的采購(gòu)或使用超標(biāo),該系統(tǒng)將迅速響應(yīng)并迅速加以修正,從而保證物料的消耗得到有效控制,成本有效降低。D. 建立素質(zhì)優(yōu)良的職員隊(duì)伍要實(shí)現(xiàn)我們?cè)诒敬瓮稑?biāo)中的各項(xiàng)承諾,最關(guān)鍵的因素在于項(xiàng)目部職員的整體素質(zhì)。經(jīng)過(guò)十多年的市場(chǎng)礫練和發(fā)展,我們已經(jīng)形成了一套運(yùn)作較為成熟的人力資源管理模式。我們將“品德好、素質(zhì)好、身體好”作為職員的錄用標(biāo)準(zhǔn)。我們通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)入庫(kù)、雙向擇崗、目標(biāo)考核等方式,充分樹(shù)立起職員的內(nèi)部市場(chǎng)化觀念,并通過(guò)持續(xù)的培訓(xùn)和嚴(yán)格的評(píng)估來(lái)保證團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。我們將為表現(xiàn)出色的職員不斷提供培訓(xùn)、加薪、升職的機(jī)會(huì),甚至介入高層管理。如果有志之士把加盟我們視作一種機(jī)遇的話,我們也充分利用這種

7、機(jī)遇造就一批物業(yè)管理專業(yè)人才。2.5 北京擬采用管理模式北京系北京高尚住宅社區(qū),具有得天獨(dú)厚的地理優(yōu)勢(shì)和硬件優(yōu)勢(shì),客戶群體多為各界精英,我們綜合考慮了北京的特點(diǎn),并精心設(shè)計(jì)了北京將要推行的管理模式與管理方式。我們將要推行的管理模式與管理方式如下:A. 質(zhì)量成本雙否決我們實(shí)施質(zhì)量成本雙否決的機(jī)制已多年,管理成本持續(xù)下降、服務(wù)品質(zhì)穩(wěn)步提升?!耙粡埣垼瑑擅嬗谩?、“人走燈滅、隨手關(guān)水”等,早已成為我們?nèi)粘9ぷ髦械墓潭ㄋ季S。成本管理意識(shí)體現(xiàn)在具體行動(dòng)上的事例在我們所管轄的物業(yè)舉目可見(jiàn)。例如,花園在竣工移交時(shí)配置了中水系統(tǒng),但是由于設(shè)計(jì)上的不合理,導(dǎo)致該系統(tǒng)運(yùn)行費(fèi)用遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其水循環(huán)所節(jié)約的費(fèi)用,為此我們積

8、極建議發(fā)展商對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行改造,改造后每年節(jié)省的水電費(fèi)用達(dá)到15萬(wàn)元,又如:花園由于2000年度顧客滿意度有所下降,年終時(shí),公司對(duì)項(xiàng)目總經(jīng)理職務(wù)及項(xiàng)目部職員年終獎(jiǎng)金進(jìn)行了否決。在北京的物業(yè)管理中,我們將緊密圍繞“質(zhì)量、成本雙否決”的運(yùn)作核心,以“預(yù)算管理”為基礎(chǔ),提供“質(zhì)價(jià)相符、合理取酬”的優(yōu)質(zhì)系統(tǒng)服務(wù)。B. 導(dǎo)入維度資源支持的CCPM運(yùn)營(yíng)模式和CCPM體系文件由行政資源、人力資源、流程資源、客戶資源和財(cái)務(wù)資源五個(gè)維度資源強(qiáng)力支持的CCPM運(yùn)營(yíng)模式(見(jiàn)下圖),是物業(yè)經(jīng)過(guò)多年管理體系運(yùn)行積累和提升而形成的運(yùn)營(yíng)模式,是頗具優(yōu)勢(shì)的高成熟度現(xiàn)代企業(yè)管理體系。為此,物業(yè)北京分公司將全面導(dǎo)入到北京的管理中。

9、 CCPM運(yùn)營(yíng)模式圖解物業(yè)運(yùn)營(yíng)體系包括四大子體系,分別是理念體系、規(guī)劃體系、行動(dòng)體系和反饋體系。物業(yè)以組織理念為指導(dǎo),制訂組織發(fā)展規(guī)劃;以組織規(guī)劃為藍(lán)本,驅(qū)動(dòng)組織行動(dòng);以組織行動(dòng)結(jié)果,體現(xiàn)組織理念。同時(shí),按照物業(yè)運(yùn)營(yíng)模式,物業(yè)北京分公司將構(gòu)建包涵行政資源、人力資源、流程資源、客戶資源和財(cái)務(wù)資源五個(gè)維度的CCPM運(yùn)營(yíng)體系文件框架。五個(gè)維度文件包含公司所有工作內(nèi)容,每一維度文件分為管理綱要、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和支持性文件等四個(gè)文件層次,并以此進(jìn)行編制。第一層次:管理綱要管理綱要闡明了公司各項(xiàng)管理活動(dòng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和原則;闡述了實(shí)踐公司管理理念,貫徹公司質(zhì)量方針、環(huán)境方針、職業(yè)健康安全方針,以及實(shí)現(xiàn)公

10、司戰(zhàn)略目標(biāo)的基本方法;描述了公司運(yùn)營(yíng)體系的結(jié)構(gòu)和方法。第二層次:程序文件程序文件是對(duì)管理綱要的支持和延續(xù),以滿足GB/T19004:2000、GB/T24001:1996、GB/T28001:2001及GB/T19580:2004標(biāo)準(zhǔn)的要求。它規(guī)定了各項(xiàng)管理活動(dòng)的目的、實(shí)施者、實(shí)施時(shí)機(jī)、范圍、內(nèi)容和流程;程序文件的使用者是實(shí)施企業(yè)管理活動(dòng)的公司各單位。第三層次:作業(yè)指導(dǎo)書(shū)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)描述了如何完成各項(xiàng)企業(yè)管理活動(dòng)的工作方法和標(biāo)準(zhǔn);作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的使用范圍包括公司各崗位和工作現(xiàn)場(chǎng)。當(dāng)顧客及相關(guān)方有特殊要求或推出新的服務(wù)項(xiàng)目時(shí),要進(jìn)行相應(yīng)的策劃并編制書(shū)面的質(zhì)量計(jì)劃或類似的方案,以保證本公司的服務(wù)達(dá)到規(guī)定

11、要求,得到顧客及相關(guān)方的滿意。第四層次:支持性文件,包括質(zhì)量記錄、技術(shù)圖紙、外來(lái)文件等。質(zhì)量記錄為本公司服務(wù)是否達(dá)到規(guī)定質(zhì)量要求提供證據(jù)。技術(shù)圖紙是本公司在服務(wù)提供過(guò)程中所使用的技術(shù)文件。外來(lái)文件包括法律法規(guī)及相關(guān)方提供的有關(guān)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。 C. 導(dǎo)入以“顧客滿意”為導(dǎo)向的物業(yè)服務(wù)模式我們相信公司的價(jià)值源于顧客滿意經(jīng)營(yíng)(核心價(jià)值觀)。只有每時(shí)每刻用心關(guān)注顧客的需求和期望并及時(shí)行動(dòng),才能贏得顧客的認(rèn)可和社會(huì)的認(rèn)同,從而贏得更大的市場(chǎng)份額和發(fā)展空間。為此,我們確定企業(yè)使命是“服務(wù)業(yè)主,報(bào)效社會(huì)”,并導(dǎo)入以“顧客滿意”為導(dǎo)向的物業(yè)管理模式,合理配置公司的各種資源,不斷改進(jìn)我們的

12、服務(wù),以提高客戶滿意度。強(qiáng)大的服務(wù)平臺(tái)和先進(jìn)的服務(wù)組織,是提供規(guī)范客戶服務(wù)的前提。在本項(xiàng)目的服務(wù)形式上,借鑒現(xiàn)代酒店管理的成功運(yùn)作模式,物業(yè)北京分公司擬在項(xiàng)目管理中建立客戶服務(wù)中心的運(yùn)作體系。即將分公司的內(nèi)部管理和對(duì)外服務(wù)分為前臺(tái)接待和后臺(tái)操作,從而保證物業(yè)公司對(duì)外形象的統(tǒng)一化。客戶服務(wù)中心是物業(yè)公司的指揮調(diào)度中心及信息樞紐,業(yè)主所有的服務(wù)需求申請(qǐng)及投訴建議都將匯總到客戶服務(wù)中心,由中心負(fù)責(zé)分類處理;而公司所有需公布的管理服務(wù)信息亦通過(guò)該中心反饋到業(yè)主。通過(guò)管理服務(wù)中心的有效運(yùn)作,第一,可保證公司對(duì)外信息傳播的口徑統(tǒng)一化;第二,建立首問(wèn)責(zé)任制,所有業(yè)主的投訴和需求都有專人負(fù)責(zé)跟蹤和落實(shí)直至業(yè)主

13、滿意為止;第三,中心24小時(shí)的工作時(shí)間將可保證業(yè)主的需求全天候地得到受理及滿足。圖2-2 客戶服務(wù)中心模型圖2.6 管理機(jī)制A. 激勵(lì)機(jī)制激勵(lì)機(jī)制 負(fù)激勵(lì) 正激勵(lì) 培養(yǎng)提升體系 企業(yè)文化體系 溝通體系 評(píng)估體系 如何正確激勵(lì)員工是企業(yè)管理中的主要課題,對(duì)于目前仍屬勞動(dòng)密集型的物業(yè)管理行業(yè)尤顯重要。通過(guò)有效的激勵(lì),能使職員個(gè)人素質(zhì)獲得提升,使管理體系持續(xù)改進(jìn),使企業(yè)文化更具凝聚力。我們一直致力于探索和改進(jìn)對(duì)激勵(lì)制度的改革,現(xiàn)已形成了較為完善的激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)機(jī)制遵從“正激為主,負(fù)激為輔” 、“全面實(shí)施考核,注重績(jī)效評(píng)估”的原則,通過(guò)完善項(xiàng)目部的獎(jiǎng)懲體系、報(bào)酬體系和管理制度體系得以實(shí)施,從而達(dá)到充分

14、肯定員工個(gè)人成績(jī),建立純潔高效的團(tuán)隊(duì)合作精神,吸引高素質(zhì)人才的管理目的。 實(shí)施日常管理目標(biāo)責(zé)任制,增強(qiáng)管理層的工作主動(dòng)性,按“市優(yōu)”標(biāo)準(zhǔn)制定各項(xiàng)管理指標(biāo),嚴(yán)格做好各項(xiàng)工作,明確獎(jiǎng)罰。 實(shí)施獎(jiǎng)金、破格晉級(jí)制度,調(diào)動(dòng)全員工作熱情。在北京,我們將對(duì)項(xiàng)目部員工實(shí)施獎(jiǎng)懲制度,獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)與工作表現(xiàn)和業(yè)績(jī)掛鉤,并可根據(jù)具體情況,對(duì)先進(jìn)給予破格晉升,以形成競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,提高員工積極性。 依法管理,管教結(jié)合,融情于管。北京項(xiàng)目部依法與員工簽訂勞務(wù)合同,關(guān)心員工生活,幫助其解決家庭困難,使其無(wú)后顧之憂,保持良好的工作情緒,給業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。具體方式有:a. 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹鸺?jí)考核制度b. 科學(xué)系統(tǒng)的激勵(lì)方式c. 科學(xué)的考

15、核方式B. 計(jì)劃控制機(jī)制項(xiàng)目部將在工作進(jìn)行前,對(duì)工作內(nèi)容和過(guò)程進(jìn)行設(shè)計(jì),形成工作的進(jìn)度計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算,提交到相關(guān)項(xiàng)目組審批后再實(shí)施,并根據(jù)實(shí)施中的實(shí)際情況進(jìn)行計(jì)劃內(nèi)容調(diào)整,使計(jì)劃目標(biāo)能充分實(shí)現(xiàn)。C. 監(jiān)督機(jī)制項(xiàng)目部的外部監(jiān)督主體包括政府主管部門、業(yè)主委員會(huì)和業(yè)主三個(gè)方面。項(xiàng)目部將嚴(yán)格按照建設(shè)部及北京市頒發(fā)的物管法規(guī)對(duì)社區(qū)進(jìn)行依法管理和依法建賬,如與外部監(jiān)督主體就管理事宜產(chǎn)生分歧時(shí),將以政府的有關(guān)法規(guī)條例以及委托服務(wù)合同為準(zhǔn)繩加以協(xié)商和解決。項(xiàng)目部將通過(guò)參加物業(yè)管理主管部門組織的物業(yè)考評(píng)工作,不斷改進(jìn)和完善自身的物業(yè)管理水平,并達(dá)到招標(biāo)書(shū)的要求。同時(shí),將認(rèn)真參加政府主管部門組織的各類專項(xiàng)檢查(如

16、環(huán)衛(wèi),園林,消防,物價(jià)等)對(duì)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改。政府主管部門 業(yè)主委員會(huì) 各類專項(xiàng)檢查 物業(yè)管理考評(píng)工作 派員檢查 季度管理報(bào)告 季度財(cái)務(wù)報(bào)告 年度審計(jì) 物業(yè)北京分公司 職員監(jiān)督欄職員掛牌上崗 公布主管部門的投訴電話聯(lián)絡(luò)方式 公司總經(jīng)理走訪制度 客戶服務(wù)中心回訪制度 服務(wù)承諾制度 D. 自我約束機(jī)制我們每年將與項(xiàng)目總經(jīng)理簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū),項(xiàng)目部各項(xiàng)目主管每月向項(xiàng)目總經(jīng)理遞交月度績(jī)效目標(biāo),項(xiàng)目部主管每日檢查下屬職員的工作情況并檢查現(xiàn)場(chǎng)工作記錄。三級(jí)管理的考核結(jié)果將作為職員月度績(jī)效工資發(fā)放的基數(shù),也作為職員晉升的依據(jù)。公司每半年組織一次內(nèi)部質(zhì)量審核以確保質(zhì)量管理體系的正常運(yùn)行,對(duì)審核過(guò)程中

17、發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)限時(shí)關(guān)閉,并對(duì)責(zé)任人或項(xiàng)目組作出相應(yīng)處分。對(duì)北京項(xiàng)目部的職員,項(xiàng)目部將每月開(kāi)展評(píng)比“服務(wù)明星、微笑大使”的員工評(píng)比活動(dòng),鼓勵(lì)職員積極上進(jìn),不斷提高自我的服務(wù)質(zhì)量。 公司總部 員 工 簽定目標(biāo)責(zé)任書(shū) ISO9001內(nèi)部質(zhì)量審核 績(jī)效考核體系 業(yè)主滿意度測(cè)評(píng) 項(xiàng)目部 員工等級(jí)評(píng)定 主管例行檢查 員工定期考核 員工培訓(xùn) F. 信息反饋機(jī)制及處理機(jī)制信息的雙向管理是信息反饋的基礎(chǔ),在下列圖表中,我們列出部分同項(xiàng)目部工作相關(guān)的信息源,與客戶相關(guān)的信息一般反饋到客戶服務(wù)中心,再由客戶服務(wù)中心將信息分解到后臺(tái)的各執(zhí)行人,執(zhí)行人實(shí)施完畢后,交回客戶服務(wù)中心,并由客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)回訪,并根據(jù)客戶的

18、滿意程度決定是否再次將信息往后臺(tái)傳遞(見(jiàn)下圖)。從政府、媒體等載體獲得的涉及整個(gè)項(xiàng)目部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息,如符合法規(guī)精神,將由項(xiàng)目部修改相關(guān)作業(yè)文件,指導(dǎo)員工開(kāi)展工作。同時(shí)也體現(xiàn)出持續(xù)改進(jìn)的管理精神。我們要求項(xiàng)目部全年必須走訪小區(qū)內(nèi)80的業(yè)主;每月必須與業(yè)主委員會(huì)召開(kāi)一次例會(huì),保持良好溝通。專題研討會(huì) 參觀學(xué)習(xí) 新聞媒體 政府主管部門 物業(yè)管理考評(píng) 業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查 政府指令性文件 管理人員走訪 質(zhì)量記錄 投訴與溝通 網(wǎng)絡(luò)信息 專項(xiàng)檢查 其它各類信息 信息處理機(jī)制 品質(zhì)管理部門 工程管理部門 行政財(cái)務(wù)部門 環(huán)境管理部門 客 戶 服 務(wù) 中 心 客戶服務(wù)中心回訪 處理完畢 外部信息處理 圖:客戶服務(wù)信息系統(tǒng)運(yùn)行 2.7 物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容的設(shè)定根據(jù)上述的物業(yè)管理規(guī)劃定位要求,我們對(duì)北京的管理服務(wù)內(nèi)容確定如下(包括但不限于):序號(hào) 服務(wù)項(xiàng)目 工 作 內(nèi) 容 1 客戶服務(wù) 1、客戶服務(wù)需求、查詢及投訴的受理和跟進(jìn);2、客戶的定期回訪及聯(lián)誼;3、客戶資料的建檔

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