《干部人事檔案管理分析》論文

1、 干部人事檔案管理分析干部人事檔案的管理與利用存在著思想觀念滯后、歸檔不規(guī)范、功效發(fā)揮較差等問題，要想改善這一現(xiàn)狀，首先需要管理人員革新自身工作理念，對檔案的管理工作予以足夠的重視；其次是建立相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案資料入檔歸檔程序的規(guī)范性；最后加強(qiáng)檔案的利用方法，提高檔案有效利用率?！娟P(guān)鍵詞】干部人事檔案；管理；利用；創(chuàng)新在現(xiàn)實(shí)中，人事檔案管理往往容易被企業(yè)單位所忽視，隨著新時(shí)期黨的新要求部署，對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，更高的標(biāo)準(zhǔn)，越來越重視人事檔案的管理，現(xiàn)行的一些人事檔案管理和檔案利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。一、干部人事檔案，管理與利用中主要存在的問題（一）始終未能認(rèn)識到檔

2、案管理的重要性。長久以來，檔案管理人員甚至企業(yè)未對人事檔案管理予以足夠的重視，認(rèn)為檔案管理不過是保存曾經(jīng)的歷史信息記錄，甚至個(gè)別的新員工不知道有個(gè)人檔案的存在，也不知哪些該歸檔，從領(lǐng)導(dǎo)到具體的管理人員也存在得過且過的思想，導(dǎo)致長期不重視人事檔案，管理制度不嚴(yán)，人事檔案工作長期處于不被重視，被動(dòng)應(yīng)付的狀況。（二）管理人員配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員平時(shí)沒有時(shí)間整理檔案，只在需要時(shí)才會去檔案室查閱，加之長時(shí)間的無專人管理，致使企業(yè)或單位的檔案管理工作根本無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的要求。檔案存放凌亂、部分檔案內(nèi)容缺失等問題更是常見，甚至有部分材料根本

3、未經(jīng)專業(yè)處理，只是機(jī)械地放入歸檔，入檔不及時(shí)，沒有分類、歸檔、鑒別。在平時(shí)工作中也常出現(xiàn)以往檔案歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致部分檔案在使用時(shí)所查無據(jù)，影響工作中的使用。（三）檔案交接方面的問題。首先，檔案交接不及時(shí)，部分單位根本未對檔案交接工作給予足夠的重視，領(lǐng)導(dǎo)也未能做到嚴(yán)格把關(guān)。于是，常常出現(xiàn)人員離崗，其檔案仍在原單位的情況出現(xiàn)。此外，由于未能及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，致使檔案數(shù)量、檔案真實(shí)性等問題責(zé)任不清，長此以往便會產(chǎn)生歷史遺留問題，更是無法得到有效解決。其次是檔案交接手續(xù)的不規(guī)范。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接是一項(xiàng)責(zé)任極其重大且不容一絲馬虎的工作，且應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的交接工作。然而現(xiàn)實(shí)是，由于

4、基層單位檔案管理人員職位的頻繁變更或離崗，為方便起見，管理人員的交接未能按照規(guī)定程度來執(zhí)行，該查不查、該簽字不簽字等現(xiàn)象更是屢見不鮮。再次是對檔案交接工作的監(jiān)管不嚴(yán)格。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接過程必須接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，待領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)并簽名后方可生效。然而部分單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案交接的監(jiān)督工作視為其他事務(wù)，認(rèn)為這是檔案人員之間的事而與自身無關(guān)。從而面對檔案交接工作，往往只是簽個(gè)字，沒有遵循首問負(fù)責(zé)制，甚至從不過問檔案交接的準(zhǔn)備工作。1.人事檔案內(nèi)容失真。在人事檔案審核工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)個(gè)人檔案內(nèi)容中出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，有的出生年月隨意更改，有的檔案中甚至有多個(gè)年齡，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。又如：參加

5、工作時(shí)間填寫不一致，由于本人不負(fù)責(zé)任地隨意填寫，給相關(guān)部門帶來不便，使得相關(guān)部門需投入人力、物力、時(shí)間去甄別鑒定。2.人事檔案材料不全。由于人們對人事檔案不重視，覺得履歷表、年度考核表經(jīng)常填，有的人在填寫表格時(shí)，不根據(jù)要求填寫；有的人不知道應(yīng)及時(shí)將學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料存放單位的人事部門人事檔案中，導(dǎo)致個(gè)人檔案材料內(nèi)容不全。（四）人事檔案的管理手段落后。目前，我國大部分單位在人事管理方面，雖啟用了電子數(shù)據(jù)庫，并能通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查找管理。然而針對電子信息檔案的管理卻無任何措施。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)或單位必須建立相應(yīng)的電子信息檔案，如此才能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。二、加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)措施

6、首先，相關(guān)工作人員必須革新自身的工作理念，對檔案管理工作予以高度的重視。人事檔案是企業(yè)或單位人事管理的重要檔案，應(yīng)引起各級領(lǐng)導(dǎo)乃至全社會的高度重視，現(xiàn)在黨和國家對人事檔案管理越來越重視，制度越來越嚴(yán)格，宣傳力度越來越親民，革新工作理念，高度重視人事檔案管理工作，保證檔案管理工作的規(guī)范化。其次是建立完善的檔案資料歸檔入檔程序，保證人事檔案內(nèi)容健全，將人事檔案資料的收集工作視作人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。隨著干部任用制度改革的不斷深入，所需入檔的資料越來越多，這就要求人事檔案管理人員在單位大力宣傳人事檔案，讓職工切實(shí)了解人事檔案的重要性，及時(shí)主動(dòng)給相關(guān)人事部門移交相應(yīng)的學(xué)歷、培訓(xùn)原始材料，從而為人事檔案管理人員收集人事檔案資料提供便利，此外，作為人事檔案管理人員，對于入檔材料必須秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作理念，對有需要的人事資料可以作為電子檔案，以便于今后工作中方便查找利用。最后是提高檔案有效利用率。加強(qiáng)人事檔案管理，應(yīng)該創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，打破傳統(tǒng)被動(dòng)的人事資料收集模式，以主動(dòng)的態(tài)度面對檔案資料的收集工作，從而促使傳統(tǒng)檔案保管者往人才信息管理者方向轉(zhuǎn)變，