工程建設(shè)監(jiān)理有限公司檔案管理制度

1、四川賽德工程監(jiān)理有限責(zé)任公司檔案管理制度第一章總則為建立健全公司檔案工作，規(guī)范檔案管理，更好地為企業(yè)提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)，結(jié)合公司具體情況, 制定本制度。第一條公司檔案工作是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí) 面貌的一項(xiàng)工作。是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的組成部分第二條公司檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的全部檔 案總和，包括工程建設(shè)監(jiān)理、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、行政管理、董事 會(huì)等方面形成的檔案資料。第二章文件材料的形成和歸檔第一條檔案是公司的集體財(cái)產(chǎn)，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和保管。辦 公室應(yīng)對(duì)檔案的保密和安全負(fù)責(zé) 第二條 公司經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的文件材料（含膠片、照片

2、、 錄音、錄像和磁卡等）由責(zé)任人積累、整理后歸檔。第三條文件材料歸檔的基本要求 1. 歸檔的文件材料必須完整。2.歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司工程建設(shè)和經(jīng)營管理等各 項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。3. 歸檔材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。4. 歸檔文件必須編制目錄。第四條 文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面:管理制度文本編輯word ！1.建設(shè)行政主管部門來文。2.董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議及監(jiān)理公司內(nèi)部規(guī)章制度。3.監(jiān)理咨詢合同、協(xié)議。4.向政府有關(guān)主管部門的報(bào)告或復(fù)文。5.與監(jiān)理項(xiàng)目有關(guān)的業(yè)主、承建商的來文及復(fù)文。6.7.有關(guān)公司人事管理檔案。按監(jiān)理項(xiàng)目形成的監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案、監(jiān)理工

3、作總結(jié)。公司經(jīng)營業(yè)務(wù)檔案。9.公司會(huì)議紀(jì)要及決議。10.其他。第五條歸檔時(shí)間 1. 工程監(jiān)理項(xiàng)目，在項(xiàng)目階段和竣工驗(yàn)收完成后，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng) 在14日內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料按照河北省監(jiān)理資料組卷歸檔順序分 類，交辦公室資料管理人員驗(yàn)收、組卷。2.各類文件材料歸檔一式一份，重要文件及自制文件應(yīng)將原件歸 檔。3.公司工作人員因公外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議收集得到的 文件材料，要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)交辦公室歸檔。第三章 檔案管理第一條 檔案實(shí)行分類管理，檔案分類要遵循文件材料的形成規(guī)律, 并且便于保管利用。第二條公司檔案分類1.工程監(jiān)理及咨詢類2.財(cái)務(wù)管理類3.人事管理類4.行政文書類5.董事會(huì)類

4、第三條檔案鑒定檔案保管期限分永久、長期、短期三種，其確定保管期限的基本原則是;1.對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。2.3.符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定。對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。第四條檔案管理職責(zé) 1檔案管理工作按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，由公司總工程師負(fù)責(zé)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理;2公司負(fù)責(zé)并對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部按照各項(xiàng)規(guī)定實(shí)施監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和檢查、考核;3各項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)選派責(zé)任心強(qiáng)的監(jiān)理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理資料的收 集、整理、編目、歸檔工作;4監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案實(shí)行總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制;5在監(jiān)理工作實(shí)施過程中，各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)各自負(fù)責(zé)收集、 整理

5、 與本專業(yè)有關(guān)的資料，項(xiàng)目部應(yīng)按規(guī)范要求，及時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行處 理、編碼和存檔;6在工程項(xiàng)目完成后，在通過竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，由總監(jiān)負(fù)責(zé)檢查 資料的完整性，報(bào)送公司資料管理人員審理歸檔。 項(xiàng)目部向公司移交檔案需填寫檔案移交（接收）清單。見附件1第四章檔案利用第一條檔案借閱手續(xù)1.檔案管理部門應(yīng)建立借閱檔案登記簿2.借閱檔案應(yīng)向檔案管理員說明其利用目的，并在登記簿加以記載,由檔案管理員提供服務(wù)。3.借閱涉及公司秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，方可借閱。4.未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得向非公司人員提供檔案。第二條公司合同檔案由合同管理人員統(tǒng)一管理，不得隨意讓他人 查閱或帶出公司，若確因工作需要須查看或帶出公司， 必須經(jīng)經(jīng)理批 準(zhǔn)，并出具借條，注明合同類型、編號(hào)方可借走，完后即時(shí)歸還。第三條 非檔案管理人員不得擅自提取檔案。案卷目錄號(hào)案卷目錄題名或組織機(jī)構(gòu)名稱所屬年度移交（接收）日期移交（接收）原因備注檔案移交（接收）清單附