聲像檔案管理制度(doc 3頁).DOC

1、二、聲像檔案管理辦法(一)總則 第一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。第貳條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實(shí)踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。(二)聲像檔案資料的收集第四條 收集范圍1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 2.各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外

2、事活動的聲像資料。4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。6.其它具有保存價值的聲像資料。第五條 收集時間1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。2.檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。第六條 收集要求1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報銷，以防散失；2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；3.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第七條 聲像檔案資料的征集

3、1.檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料；2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。第八條 聲像檔案費(fèi)用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費(fèi)用。 (三)聲像檔案的整理HT第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。第十一條 分類、編號1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。2.錄音帶、錄

4、像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。 3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。 第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條 文字說明的編寫1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字說明的要求：(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全；(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切

5、的應(yīng)加文字說明：(3)文字簡潔、語言通順；(4)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第十四條 編制格式1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項填寫。第十五條 案卷要求1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2.卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。第十六條 編目聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85檔案、著錄規(guī)則進(jìn)行。(四)聲像檔案的保管第十七條 聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢

6、查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第十八條 保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；照片庫溫應(yīng)保持14-24，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。(五)聲像檔案的開發(fā)利用第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按中華人民共和國專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室