辦公室檔案管理制度

1、辦公室檔案管理制度為加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，全面提高辦公室檔案管 理水平，以更好地為各科室各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。1、檔案管理制度1、各種檔案按類別要求，由檔案員整理，按有關(guān)規(guī)定 裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫， 禁用其它筆書寫。3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng) 在檔案室按有關(guān)要求借閱。4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保 管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng) 常通風(fēng)。5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán) 禁使用電器。二、檔案歸檔制度1、歸檔范圍的保管期限(1)辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種

2、文件材料， 包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦 常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等文件材料及證書、牌匾等實(shí)物檔案，均屬歸檔范圍(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡 對(duì)辦公室有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久，對(duì)在一定 時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期和短期。2、歸檔時(shí)間實(shí)行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府辦文 件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會(huì)議紀(jì)要 等文件材料一律在次年第一季度內(nèi)，登記存檔移交檔案室。3、歸檔要求(1) 歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。(2) 歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工 整清晰。三、檔案安全保密制度1、嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密制度

3、加強(qiáng)管理，防止 丟失、泄密。2、查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制 的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)橫傳、 私自外借，不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。4、外單位來查閱和抄錄檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，經(jīng) 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。四、檔案查閱借閱制度1、外單位查閱檔案時(shí)，必須持有介紹信，注明查閱人 的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。2、查閱黨組、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案 卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；查閱一般檔案資 料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。3、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需 要借出時(shí)，必

4、須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱， 與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。4、查閱檔案者要愛護(hù)案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、 勾抹、圈點(diǎn)，嚴(yán)防污染檔案；查閱時(shí)不得吸煙；也不得將 案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后，簽字 蓋章，否則無效。6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補(bǔ) 辦延期手續(xù)。7、借出或還回的案卷，必須嚴(yán)格履行登記、注銷和檢 查手續(xù)，當(dāng)面點(diǎn)清，如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)追究責(zé)任，并采取 補(bǔ)救措施。五、檔案人員崗位職責(zé)1、服從辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)，接受上級(jí)部門的指導(dǎo)，按 時(shí)、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)及辦公室主任交辦的其他任務(wù)。2、檔案員負(fù)責(zé)做好文件的整理、分類，做好收文登記、 分發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。3、檔案員要及時(shí)、準(zhǔn)確的把領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件送到各科室，待科室領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時(shí)交由檔案人員保管，不得 隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強(qiáng)保密意 識(shí)，高度負(fù)責(zé)，保證不丟失、不損壞文件。4、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、 整理、歸檔工作。5、各科室兼職檔案人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔的范圍和要求， 制訂、整理本科室各類檔案材料，按規(guī)定