天能集團(tuán)子公司采購(gòu)監(jiān)控制度[天能集團(tuán)母子公司管控體系]

1、母子公司管控體系制度匯編之浙江天能集團(tuán)公司下屬子公司采購(gòu)監(jiān)控制度服務(wù)單位: 上海華彩管理咨詢有限公司二零零六年四月本報(bào)告僅供客戶內(nèi)部使用,未經(jīng)華彩公司書面許可,其他任何機(jī)構(gòu)不得擅自傳閱、引用或復(fù)制目錄第一章 總 則1第二章 組織與職責(zé)2第三章 采購(gòu)操作規(guī)范3第四章 供應(yīng)商管理4第五章 附則6附錄一：供應(yīng)商基本資料表6附錄二：供應(yīng)商調(diào)查表（范例）7附錄三：供應(yīng)商評(píng)價(jià)表9附錄四：材料采購(gòu)計(jì)劃（以半年為例）10附錄五：定購(gòu)單11第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)天能集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）對(duì)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制，防范采購(gòu)與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常持續(xù)進(jìn)行保證低價(jià)優(yōu)質(zhì)的物資供應(yīng)，特制訂

2、本制度。第二條 本制度適用于整個(gè)集團(tuán)所屬各單位，適用于集團(tuán)所有物資（包括原材料、輔助材料、機(jī)器設(shè)備及其備品備件、維修材料以及辦公物資）的采購(gòu)。第二章 組織與職責(zé)第三條 各分子公司的采購(gòu)部負(fù)責(zé)所在公司所有物資的采購(gòu)，集團(tuán)總部的采購(gòu)由天能電池有限公司采購(gòu)部代為履行；第四條 集團(tuán)業(yè)務(wù)監(jiān)控中心負(fù)責(zé)對(duì)各分子公司的采購(gòu)過程進(jìn)行監(jiān)控，每季度重點(diǎn)檢查各分子公司大宗采購(gòu)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。第五條 各分子公司采取統(tǒng)一采購(gòu)，將不同物資采購(gòu)進(jìn)行歸口管理：（一）生產(chǎn)用原材料、輔助材料及勞保用品由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)向采購(gòu)部提交物資需求計(jì)劃；（二）辦公用品采購(gòu)由辦公室負(fù)責(zé)向采購(gòu)部提交物資需求計(jì)劃；（三）

3、生產(chǎn)設(shè)備、備品備件由設(shè)備部負(fù)責(zé)向采購(gòu)部提交物資需求計(jì)劃；（四）集團(tuán)總部的采購(gòu)由總裁辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)向天能電池有限公司采購(gòu)部提交物資需求計(jì)劃；（五）其他特殊物資由需求部門負(fù)責(zé)向采購(gòu)部提交物資需求計(jì)劃。第六條 如果公司所采購(gòu)的物資屬于專業(yè)技術(shù)物資（如設(shè)備、特殊材料等），則應(yīng)由相應(yīng)部門配合采購(gòu)部來完成采購(gòu)。如果是重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進(jìn)行集體論證，必要時(shí)采購(gòu)監(jiān)控經(jīng)理應(yīng)該到場(chǎng)參與決策，并將決策結(jié)果提請(qǐng)業(yè)務(wù)監(jiān)控副總審核、集團(tuán)總裁審批。第七條 集團(tuán)的月度物資需求計(jì)劃經(jīng)業(yè)務(wù)監(jiān)控中心審核、業(yè)務(wù)監(jiān)控總監(jiān)或集團(tuán)總裁審批后，由總裁辦負(fù)責(zé)在每月的25日?qǐng)?bào)送到天能電池有限公司采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu)第八條

4、分子公司各部門的月度物資需求計(jì)劃應(yīng)在每月的25日分別報(bào)送到采購(gòu)部，采購(gòu)部經(jīng)理初步審核后，匯總后報(bào)送集團(tuán)業(yè)務(wù)監(jiān)控中心采購(gòu)監(jiān)控經(jīng)理（以下簡(jiǎn)稱“采購(gòu)監(jiān)控經(jīng)理”）審核，然后經(jīng)總經(jīng)理審批后由采購(gòu)部進(jìn)行綜合平衡并實(shí)施采購(gòu)。第九條 非計(jì)劃性（預(yù)算外）的臨時(shí)采購(gòu)?fù)瑯影凑丈鲜龀绦驁?zhí)行，同樣根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，具體見天能集團(tuán)財(cái)務(wù)授權(quán)表。第十條 公司選聘采購(gòu)人員必須同時(shí)看重業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，并根據(jù)具體情況對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行崗位輪換以避免風(fēng)險(xiǎn)。第三章 采購(gòu)操作規(guī)范第十一條 申購(gòu)： （一）集團(tuán)總裁辦、分子公司各部門所需物資申購(gòu)均須事前填具采購(gòu)申請(qǐng)單，進(jìn)入采購(gòu)審批程序； （二）緊急采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)優(yōu)先辦理； （三）接到撤銷通

5、知的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)迅速處理，在采購(gòu)計(jì)劃中刪除；（四）無法于需用日期辦妥的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部必須及時(shí)通知申購(gòu)部門。第十二條 詢價(jià)與洽談：（一）采購(gòu)部應(yīng)向供應(yīng)商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求（及其他特別要求）、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式；（二）采購(gòu)部應(yīng)積極調(diào)研市場(chǎng)上是否存在價(jià)格漲跌的因素，并據(jù)此與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判；（三）采購(gòu)部應(yīng)盡可能注意尋求需購(gòu)物資的低價(jià)優(yōu)質(zhì)替代品，并與申購(gòu)部門溝通確定；（四）對(duì)于同規(guī)格的產(chǎn)品采購(gòu)，采購(gòu)部至少要選擇三家供應(yīng)商對(duì)交易條件（質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、合作關(guān)系、信譽(yù)等）進(jìn)行綜合對(duì)比。在給各供應(yīng)商的詢價(jià)單上應(yīng)詳細(xì)注明質(zhì)量、交貨期、退換等條款；（五）在其他交易條件基本相同的時(shí)候

6、，采購(gòu)部應(yīng)首先根據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一的“采購(gòu)比價(jià)系統(tǒng)”平臺(tái)確定基本的價(jià)格，然后以此為基礎(chǔ)根據(jù)報(bào)價(jià)高低選擇最終的供應(yīng)商。第十三條 訂購(gòu)：（一）通常情況下，采購(gòu)部向供應(yīng)商下訂購(gòu)單（與申購(gòu)單保持一致）進(jìn)行采購(gòu)； （二）對(duì)于需要預(yù)付定金、需要長(zhǎng)期供應(yīng)的物資、采購(gòu)金額在_元（人民幣）以上、分批交貨或有其他附加條件的采購(gòu)，采購(gòu)部在獲得相應(yīng)的權(quán)限審批后應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，然后將采購(gòu)合同分別報(bào)送公司財(cái)務(wù)部、集團(tuán)采購(gòu)監(jiān)控經(jīng)理備案。第十四條 收貨：（一）采購(gòu)物資到達(dá)公司后，采購(gòu)部應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)以確認(rèn)是否與訂購(gòu)單所列內(nèi)容一致，并及時(shí)通知申購(gòu)部門、質(zhì)量部門和倉庫驗(yàn)收；（二）所購(gòu)各種大宗原材料和設(shè)備必須有合格證、使用手冊(cè)等相

7、關(guān)詳細(xì)資料；（三）原輔材料入庫前，采購(gòu)部填具報(bào)驗(yàn)單，報(bào)質(zhì)量部門檢驗(yàn)合格后負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)；（四）其他物資需經(jīng)申購(gòu)部門驗(yàn)收合格后由采購(gòu)部負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)。（五）如果到貨沒有達(dá)到規(guī)格和/或質(zhì)量要求而需要退貨時(shí)，采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織辦理相關(guān)退貨手續(xù)并催收退貨的預(yù)付/全額貨款。第十五條 付款： （一）相關(guān)采購(gòu)人員必須核對(duì)發(fā)票臺(tái)頭、金額及其它內(nèi)容是否相符，然后填寫付款申請(qǐng)單，隨附采購(gòu)合同、入庫單和有效發(fā)票，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、主管副總審核、總經(jīng)理審批后到歸口財(cái)務(wù)部辦理付款；（二）財(cái)務(wù)部根據(jù)相關(guān)制度和流程進(jìn)行付款審核并辦理付款手續(xù)（詳見天能集團(tuán)財(cái)務(wù)監(jiān)控制度）；（三）采購(gòu)部配合財(cái)務(wù)部，定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)

8、、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)，如有不符應(yīng)查明原因并及時(shí)處理。第四章 供應(yīng)商管理第十六條 建立供應(yīng)商檔案：（一）分子公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，相關(guān)部門（如申購(gòu)部門）予以配合；（二）采購(gòu)部對(duì)每個(gè)選定的供應(yīng)商必須建立詳盡的供應(yīng)商檔案，內(nèi)容包括：供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價(jià)格表及相關(guān)資料；（三）采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)根據(jù)情況變化更新供應(yīng)商檔案；（四）供應(yīng)商檔案由采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理允許，不得隨便查閱；（五）采購(gòu)監(jiān)控經(jīng)理保留供應(yīng)商檔案?jìng)浞?，必要時(shí)可以向相關(guān)采購(gòu)部經(jīng)理提出質(zhì)詢。第十七條 供應(yīng)商調(diào)查：（一）凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合相關(guān)條件的廠商都應(yīng)填寫供應(yīng)商調(diào)

9、查表，作為公司選擇供應(yīng)廠商的參考信息。供應(yīng)商調(diào)查表由采購(gòu)部經(jīng)理審核；（二）采購(gòu)部應(yīng)隨時(shí)調(diào)查供應(yīng)商的發(fā)展動(dòng)態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，依據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表每季度或半年復(fù)查一次，依變動(dòng)情況更新原有資料內(nèi)容；第十八條 需要更換供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部出具供應(yīng)商審批表，提請(qǐng)采購(gòu)監(jiān)控經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理審批。一般在下列情況下考慮更換供應(yīng)商：（一）原有供應(yīng)商不再能符合公司的要求；（二）新供應(yīng)商的相關(guān)條件更適合公司的需求；（三）原有供應(yīng)商由于各種原因拒絕供貨。第十九條 樣品的檢驗(yàn)：（一）對(duì)通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品（應(yīng)附帶完整的檢驗(yàn)報(bào)告及合格證明等資料），必須經(jīng)質(zhì)量部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)的檢驗(yàn)、檢測(cè)；（二）樣品檢驗(yàn)合格的供應(yīng)

10、商方可向公司供貨；（三）如果樣品檢驗(yàn)結(jié)果不合格，采購(gòu)部應(yīng)要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，采購(gòu)部可以取消其入選供應(yīng)商資格并及時(shí)向業(yè)務(wù)監(jiān)控總監(jiān)通報(bào)。第二十條 簽訂供貨合同：（一）物資采購(gòu)采用訂單采購(gòu)或合同訂貨的方式； （二）采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)來簽訂不同條件的供貨合同。對(duì)于供貨信譽(yù)好，資信度高的供應(yīng)商可以與其簽訂長(zhǎng)期（以一年為限）供貨合同，以保證供應(yīng)穩(wěn)定；對(duì)于普通資質(zhì)的供應(yīng)商，采購(gòu)部每次以下定購(gòu)單的方式進(jìn)行采購(gòu)；（三）如果是如果供應(yīng)商是代理商而非生產(chǎn)廠家，采購(gòu)部必須與其簽署質(zhì)量保證協(xié)議/條款；（四）小額零星物品的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買的方式，但采購(gòu)部也須事前進(jìn)行質(zhì)量和價(jià)格的評(píng)估。第二十一

11、條 供應(yīng)商控制：（一）在每批物資供貨結(jié)束后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)根據(jù)質(zhì)量部門提供的各項(xiàng)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)將供貨情況記入供應(yīng)商質(zhì)量檔案，作為日后評(píng)審供應(yīng)商業(yè)績(jī)的根據(jù)；（二）如果供應(yīng)商供貨不合格或供貨不及時(shí)，采購(gòu)部通知其進(jìn)行整改。如果在一年中出現(xiàn)多次質(zhì)量變動(dòng)或拖延交貨，采購(gòu)部應(yīng)提請(qǐng)采購(gòu)監(jiān)控經(jīng)理審核后報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)取消其供應(yīng)商資格。第二十二條 供應(yīng)商業(yè)績(jī)考評(píng)：采購(gòu)部每半年整理供應(yīng)商供貨記錄，按其供應(yīng)業(yè)績(jī)區(qū)分不同等級(jí)并制訂相應(yīng)的采購(gòu)政策。第五章 附則第二十三條 本制度經(jīng)集團(tuán)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行，集團(tuán)業(yè)務(wù)監(jiān)控中心負(fù)責(zé)制訂、修改并解釋。此前有關(guān)集團(tuán)公司對(duì)控（參）股公司管理的規(guī)定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執(zhí)行。第二

12、十四條 本制度未盡事宜，執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定。第二十五條 本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。附錄一：供應(yīng)商基本資料表填表：審核：日期：名稱與編號(hào)：地址：法人：聯(lián)系人電 話傳 真e-mail網(wǎng)址公司概況資本額 萬元機(jī)器設(shè)備名稱臺(tái)數(shù)廠牌規(guī)格購(gòu)入時(shí)間購(gòu)入成本性能建廠登記日期年 月 日營(yíng)業(yè)執(zhí)照往來銀行開始往來時(shí)間停止往來時(shí)間所屬協(xié)會(huì)團(tuán)體協(xié)力工廠數(shù)協(xié)力工廠利用率平均月營(yíng)業(yè)額材料來源材料名稱供應(yīng)廠商備注員工職能人數(shù)干部數(shù)員工數(shù)大學(xué)高中以上平均月薪主要產(chǎn)品名稱比例名稱比例主要客戶名稱比例名稱比例附錄二：供應(yīng)商調(diào)查表（范例）供應(yīng)商名稱： 年 月 日項(xiàng)目調(diào)查項(xiàng)目?jī)?nèi)容了解程度狀況材料零件確認(rèn)1您對(duì)開發(fā)

13、部門樣品確認(rèn)流程是否了解？了解 不了解 請(qǐng)求當(dāng)面溝通了解2您對(duì)本公司開發(fā)部門認(rèn)定之材料交貨依據(jù)的規(guī)格及樣品是否了解？了解 不了解 請(qǐng)求當(dāng)面溝通了解3您對(duì)開發(fā)部門認(rèn)可之樣品是否有保留，以作后續(xù)品質(zhì)管理之用？有保留 未保留 請(qǐng)求當(dāng)面溝通了解品質(zhì)驗(yàn)收管制1您對(duì)本公司品管部質(zhì)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)與方法是否了解？了解 不了解 請(qǐng)求當(dāng)面溝通了解23采購(gòu)合同1貴公司目前產(chǎn)量足以應(yīng)付本公司需求嗎？可以 不可以 需設(shè)法彌補(bǔ)23請(qǐng)款流程1您對(duì)本公司的付款條件、手續(xù)是否了解？了解 不了解 請(qǐng)求當(dāng)面溝通了解23售后服務(wù)1您對(duì)品質(zhì)有疑問時(shí)，會(huì)主動(dòng)找哪一部門或主管？品管 開發(fā) 采購(gòu) 總經(jīng)理23建議事項(xiàng)您對(duì)本公司的建議事項(xiàng)【注】本表由供應(yīng)商填寫附錄三：供應(yīng)商評(píng)價(jià)表年 半年廠商名稱廠商編號(hào)地 址采購(gòu)材料評(píng)價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)評(píng)價(jià)交期評(píng)價(jià)價(jià)格評(píng)價(jià)服務(wù)評(píng)價(jià)其他合計(jì)得分時(shí)間月月月月月月得分總和平均得分評(píng)價(jià)等級(jí)處理意見：制表： 審核： 審批：附錄四：材料采購(gòu)計(jì)劃（以半年為例）材料名規(guī)格單位全年采購(gòu)量 單價(jià)金額每 月 采 購(gòu) 計(jì) 劃1月2月3月4月5月6月數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額制表： 審核： 批準(zhǔn)： 日期：附錄五：定購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單號(hào)： 日期：廠商編號(hào)地址電話訂購(gòu)內(nèi)容項(xiàng)次物料名稱料號(hào)單位訂