會(huì)議籌備執(zhí)行手冊(cè)最終版

1、精品好資料學(xué)習(xí)推薦會(huì)議籌備執(zhí)行手冊(cè)流程安排是綱領(lǐng)前期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應(yīng)變是保障細(xì)節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在二零一六年一月9 / 10目錄一、手冊(cè)說(shuō)明2二、籌備環(huán)節(jié)一：信息溝通2三、籌備環(huán)節(jié)二：會(huì)議通知的撰寫(xiě)3四、籌備環(huán)節(jié)三：會(huì)議籌備4五、籌備環(huán)節(jié)四：現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行6六、籌備環(huán)節(jié)五：會(huì)后跟進(jìn)8七、工作人員禮儀 9一、手冊(cè)說(shuō)明大型會(huì)議活動(dòng)工作較為復(fù)雜，因此大型會(huì)議活動(dòng)需要在具體執(zhí)行中制定嚴(yán)謹(jǐn)周密的活動(dòng)執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊(cè)僅為XX公司總行大型會(huì)議活動(dòng)的部分環(huán)節(jié)提供原則性指導(dǎo)，討論對(duì)象主要為接待及現(xiàn)場(chǎng)布置等項(xiàng)目。本手冊(cè)將活動(dòng)執(zhí)行分為五個(gè)環(huán)節(jié)：信息溝通、會(huì)議通知的撰寫(xiě)、會(huì)議籌備、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行

2、、會(huì)后跟進(jìn)，以供執(zhí)行負(fù)責(zé)人把握整個(gè)執(zhí)行過(guò)程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實(shí)現(xiàn)清晰的會(huì)議主題把握、完善的會(huì)議通知撰寫(xiě)、清晰的籌備流程、完美的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行和持續(xù)到位的會(huì)后跟進(jìn)，最終完成一個(gè)完美的會(huì)議籌備執(zhí)行過(guò)程。 二、籌備環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是會(huì)議籌備中的第一環(huán)節(jié)。充分的信息溝通能盡可能避免由于會(huì)議籌備人員對(duì)會(huì)議理解的偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時(shí)間浪費(fèi)等問(wèn)題。因此會(huì)議籌備執(zhí)行負(fù)責(zé)人須在會(huì)議正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進(jìn)行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭(zhēng)取了解與會(huì)議有關(guān)的更多信息，填寫(xiě)下列會(huì)議信息溝通表，再籌劃下一步工作。會(huì)議信息溝通表會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)承辦部門(mén)協(xié)辦/聯(lián)辦部門(mén)

3、會(huì)議形式現(xiàn)場(chǎng) 視頻 參會(huì)人數(shù)會(huì)議聯(lián)系人會(huì)議目的/意義會(huì)議內(nèi)容/議程主要領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)人員接待標(biāo)準(zhǔn)是否安排住宿？住宿標(biāo)準(zhǔn)：什么級(jí)別的參會(huì)人員可以安排住宿是否安排接機(jī)？接機(jī)標(biāo)準(zhǔn)：什么級(jí)別的參會(huì)人員可以安排接機(jī)是否安排班車(chē)？班車(chē)的接送時(shí)間、地點(diǎn)？班車(chē)的接送標(biāo)準(zhǔn)其它要求參會(huì)人員是否允許請(qǐng)假？請(qǐng)假流程對(duì)參會(huì)人員的著裝要求：是否必須著正裝出席？ 三、籌備環(huán)節(jié)二：會(huì)議通知的撰寫(xiě) 內(nèi)容完善且信息準(zhǔn)確的會(huì)議通知是會(huì)議舉辦成功的基礎(chǔ)。在會(huì)議信息溝通完成之后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫(xiě)會(huì)議信息溝通表，之后撰寫(xiě)會(huì)議通知（初稿），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見(jiàn)擬定會(huì)議通知（最終版）并下發(fā)相關(guān)部門(mén)及經(jīng)營(yíng)單位。其整體流程如下：執(zhí)行負(fù)責(zé)

4、人信息溝通填寫(xiě)會(huì)議信息溝通表撰寫(xiě)會(huì)議通知（初稿）填寫(xiě)XX公司會(huì)議審批表并提交辦公室將會(huì)議通知（初稿）提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱根據(jù)意見(jiàn)確定會(huì)議通知（最終版）并下發(fā)n 會(huì)議通知的基本要素：1、會(huì)議名稱(chēng)與目的；2、會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)；3、承辦辦/聯(lián)辦/協(xié)辦部門(mén)；4、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)人員與規(guī)模；5、會(huì)議議程。6、報(bào)名與接站回執(zhí)7、請(qǐng)假申請(qǐng)表8、注意事項(xiàng)與參會(huì)要求9、聯(lián)系人四、籌備環(huán)節(jié)三：會(huì)議籌備會(huì)議通知發(fā)出后，正式進(jìn)入會(huì)議籌備環(huán)節(jié)，主要包括以下內(nèi)容：參會(huì)人員接待、會(huì)場(chǎng)確定與布置、會(huì)議材料印制與分發(fā)。一、參會(huì)人員接待：1、參會(huì)回執(zhí)的整理包括會(huì)議報(bào)名回執(zhí)、接站回執(zhí)、會(huì)議請(qǐng)假單。盡快整理出五張EXCEL表格：參會(huì)人員統(tǒng)計(jì)表

5、、住宿人員統(tǒng)計(jì)表、接站人員及接站信息統(tǒng)計(jì)表、搭乘班車(chē)人員統(tǒng)計(jì)表、請(qǐng)假人員統(tǒng)計(jì)表。2、住宿安排與用餐安排溝通此次會(huì)議的住宿人數(shù)、用餐人數(shù)?？紤]住宿人數(shù)與用餐人數(shù)時(shí)，需兼顧參會(huì)人員以及承辦會(huì)議的部門(mén)工作人員。3、接站安排與班車(chē)安排上報(bào)此次參會(huì)人員的接站信息以及搭乘班車(chē)的人員名單，請(qǐng)他們安排車(chē)隊(duì)接站以及班車(chē)接送事宜。此外，盡早確定班車(chē)的出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)以及班車(chē)司機(jī)的聯(lián)系方式。確定一名押車(chē)人，請(qǐng)他在會(huì)議當(dāng)天組織班車(chē)搭乘人員上下車(chē)，確保所有乘客按時(shí)到達(dá)班車(chē)發(fā)車(chē)地點(diǎn)，與班車(chē)司機(jī)協(xié)調(diào)發(fā)車(chē)時(shí)間。4、討論會(huì)的分組安排會(huì)議有可能安排一至兩場(chǎng)討論會(huì)，需要提前確定分組名單，明確召集人與記錄人。二、會(huì)場(chǎng)確定與布置1、會(huì)議

6、場(chǎng)地預(yù)定會(huì)議場(chǎng)地一定要與參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題相符。預(yù)定會(huì)場(chǎng)，其中包括主會(huì)場(chǎng)及討論會(huì)會(huì)場(chǎng)。如果會(huì)議以視頻和現(xiàn)場(chǎng)相結(jié)合的方式召開(kāi)，需要聯(lián)系辦公室，下發(fā)通知開(kāi)通相關(guān)部門(mén)及經(jīng)營(yíng)單位的視頻設(shè)備。2、會(huì)議場(chǎng)地布置根據(jù)參會(huì)人員，制作會(huì)議座次表。并在會(huì)議召開(kāi)的前一天，張貼在會(huì)場(chǎng)門(mén)口。準(zhǔn)備席卡。 在會(huì)議召開(kāi)之前，按照會(huì)議座次表擺放席卡。制作會(huì)議背景PPT，收集整理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需要展示的PPT及音頻、影像資料。 準(zhǔn)備好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)使用的電腦等電子設(shè)備。三、會(huì)議材料印制與分發(fā)1、編制會(huì)議手冊(cè)（含會(huì)議議程、會(huì)議材料清單、會(huì)議討論安排、參會(huì)人員名單、注意事項(xiàng)等內(nèi)容）2、編寫(xiě)主持人串詞3、印制會(huì)議文件4、準(zhǔn)備及分發(fā)會(huì)議材料提前領(lǐng)取

7、文件袋、筆記本及簽字筆。將會(huì)議文件、筆記本及簽字筆裝入文件袋。運(yùn)送會(huì)議材料至?xí)?chǎng)，并根據(jù)會(huì)議材料領(lǐng)取名單進(jìn)行分發(fā)。五、籌備環(huán)節(jié)四：現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行一、參會(huì)人員接待1、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)接待：聯(lián)系參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)，確認(rèn)會(huì)議時(shí)間、地址、交通路線圖等信息，預(yù)先告訴迎接事宜；參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)即到時(shí)，注意來(lái)往車(chē)輛，到迎接處準(zhǔn)備好，及時(shí)告知部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)迎接參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)2、參會(huì)人員簽到與引導(dǎo)：設(shè)置一位接待人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)參會(huì)人員至?xí)?chǎng)指定座位入座。3、班車(chē)接送設(shè)置一名押車(chē)人，組織班車(chē)搭乘人員上下車(chē)。提前通知所有報(bào)名搭乘班車(chē)的人員有關(guān)班車(chē)的發(fā)車(chē)地點(diǎn)及發(fā)車(chē)時(shí)間，確保所有報(bào)名搭乘班車(chē)的人員能夠及時(shí)搭乘班車(chē)，準(zhǔn)時(shí)抵達(dá)和離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。班車(chē)抵達(dá)會(huì)場(chǎng)后，負(fù)責(zé)引導(dǎo)班車(chē)

8、搭乘人員至?xí)h現(xiàn)場(chǎng)。二、會(huì)場(chǎng)布置排查于會(huì)議正式召開(kāi)之前，會(huì)議籌備人員提前就位，執(zhí)行負(fù)責(zé)人須對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作進(jìn)行全面排查。1、物品擺放：現(xiàn)場(chǎng)桌椅、席卡、會(huì)議材料和筆是否擺放整齊；2、房屋擺設(shè)：此次會(huì)議的座次表是否已張貼在會(huì)場(chǎng)門(mén)口，會(huì)場(chǎng)內(nèi)部擺設(shè)是否美觀、干凈、整潔；3、電子設(shè)備：電子設(shè)備是否運(yùn)行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位；三、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)配合會(huì)議執(zhí)行負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)議執(zhí)行方案，列明會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需要執(zhí)行的工作，并進(jìn)行工作人員細(xì)致安排，以配合會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)流程中的所有工作。包括：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音、攝影、攝像會(huì)議的新聞發(fā)布、領(lǐng)導(dǎo)講話記錄、參會(huì)人員發(fā)言記錄等六、籌備環(huán)節(jié)五：會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)工作也是會(huì)議籌備的重要環(huán)

9、節(jié)。于會(huì)議結(jié)束之后，需及時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行跟進(jìn)整理，具體包括如下幾個(gè)方面：1、會(huì)議/活動(dòng)紀(jì)要于會(huì)議結(jié)束后，工作人員及時(shí)整理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音、視頻和會(huì)議記錄，撰寫(xiě)會(huì)議/活動(dòng)紀(jì)要，針對(duì)重要會(huì)議，需要形成會(huì)議記錄，甚至形成會(huì)議/活動(dòng)成果書(shū)籍。2、會(huì)議新聞稿會(huì)議結(jié)束的當(dāng)天晚上，工作人員整理會(huì)議新聞稿，保證第二天及時(shí)進(jìn)行新聞發(fā)布。3、音像資料整理會(huì)議結(jié)束后及時(shí)對(duì)會(huì)議圖片、視頻等音像資料進(jìn)行整理、修飾和剪輯，重要會(huì)議的視頻和圖片還須進(jìn)行刻盤(pán)，連同其它活動(dòng)成果資料、洗印照片等4、活動(dòng)文件歸檔在會(huì)后跟進(jìn)的基本工作完成之后，對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行勘誤、歸檔整理。5、意見(jiàn)反饋于會(huì)議結(jié)束后，對(duì)參會(huì)人員的意見(jiàn)進(jìn)行整理并及時(shí)反饋。對(duì)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)和支持表示感謝。七、工作人員禮儀一、著裝禮儀：男士著