重要單證管理流程手冊(cè)

1、重要單證管理流程 （討論稿）編制人：授權(quán)人：版本：生效日期：此手冊(cè)僅供太保使用和參考，未經(jīng)太保授權(quán)和許可，不得外傳。目錄第一部分概述11定義與范圍12職能說(shuō)明33重要單證管理運(yùn)作分類(lèi)6第二部分業(yè)務(wù)流程91設(shè)計(jì)和印刷91.1流程圖91.2管理方法101.3流程描述112分發(fā)領(lǐng)用162.1流程圖162.2管理方法172.3 流程描述183單證核銷(xiāo)263.1流程圖263.2管理方法283.3 流程描述294盤(pán)點(diǎn)清查364.1流程圖364.2管理方法374.3 流程描述385單證退庫(kù)425.1流程圖425.2管理方法435.3 流程描述44第三部分附件49附件1 內(nèi)部制度索引49附件2 新增單據(jù)索引5

2、0附件3 內(nèi)部管理報(bào)告53附件4 主要業(yè)績(jī)考核指標(biāo)樣本匯總58第一部分 概述1 定義與范圍定義 本手冊(cè)中的重要單證（或稱有價(jià)單證）是指保險(xiǎn)公司辦理各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)所使用的印有公司名稱、編有順序號(hào)碼，一經(jīng)簽發(fā)即承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任、產(chǎn)生法律效力或以此作為收款書(shū)面依據(jù)的有關(guān)憑證，是收取保險(xiǎn)資金及履行保險(xiǎn)責(zé)任的法律依據(jù)。重要單證按是否簽發(fā)可分為空白單證及簽約單證。通過(guò)核?；蚴湛?，空白單證一經(jīng)保險(xiǎn)公司簽發(fā)即成為簽約單證。本流程管理重點(diǎn)在于重要空白單證。 重要空白單證可分為契約單證（定額保單、非定額保單）及收款單證（保險(xiǎn)費(fèi)收據(jù)及保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票）： 定額保單，指事先確定保險(xiǎn)費(fèi)及保險(xiǎn)金額、保險(xiǎn)期限在一年以內(nèi)（含一年），

3、主要用于承保運(yùn)輸險(xiǎn)、摩托車(chē)/拖拉機(jī)責(zé)任險(xiǎn)、個(gè)人意外險(xiǎn)業(yè)務(wù)及個(gè)人健康險(xiǎn)業(yè)務(wù)的保險(xiǎn)契約單證，可由保險(xiǎn)公司或其授權(quán)代理人簽發(fā)； 非定額保單，指需逐項(xiàng)填列保險(xiǎn)事項(xiàng)的保險(xiǎn)契約單證，一般由保險(xiǎn)公司簽發(fā)； 保險(xiǎn)費(fèi)收據(jù)，指公司及其代理人在承保業(yè)務(wù)時(shí)向投保人或被保險(xiǎn)人收取保險(xiǎn)資金時(shí)出具的暫收款憑證，可分為個(gè)人業(yè)務(wù)暫收款收據(jù)及保險(xiǎn)費(fèi)暫收費(fèi)收據(jù)二類(lèi)： 個(gè)人業(yè)務(wù)暫收款收據(jù)由營(yíng)銷(xiāo)人員在收取個(gè)人業(yè)務(wù)首期保費(fèi)時(shí)使用，或在收取個(gè)人續(xù)期業(yè)務(wù)保費(fèi)時(shí)由公司收費(fèi)人員使用； 保險(xiǎn)費(fèi)暫收款收據(jù)可根據(jù)實(shí)際需要，經(jīng)公司業(yè)務(wù)管理審核同意，授權(quán)中介代理機(jī)構(gòu)簽發(fā)，在其加蓋印章后，可作臨時(shí)收款證明之用，時(shí)效為簽發(fā)后的一個(gè)月。 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票，指公司

4、在保險(xiǎn)合同生效后出具的、套印稅務(wù)部門(mén)稅收監(jiān)制章的保費(fèi)收款憑證，作為投保人付款列帳依據(jù)。范圍本重要單證管理流程手冊(cè)所指重要單證分為： 空白保單 定額保單 保險(xiǎn)費(fèi)收據(jù) 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票（包括電腦版和手工版） 批單等重要單證管理主要包括以下幾方面的內(nèi)容： 設(shè)計(jì)和印刷 分發(fā)領(lǐng)用 單證核銷(xiāo) 盤(pán)點(diǎn)清查 單證退庫(kù)財(cái)務(wù)管理政策重要單證的財(cái)務(wù)管理政策：歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、職責(zé)分工、限量領(lǐng)用、使用核銷(xiāo)、定期盤(pán)查。2 職能說(shuō)明負(fù)責(zé)人員職責(zé)描述共同職責(zé)單證管理、業(yè)務(wù)管理、業(yè)務(wù)拓展和共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心所有相關(guān)人員 嚴(yán)格遵守有關(guān)單證管理的法律法規(guī)，以及公司內(nèi)部控制的相關(guān)規(guī)章制度； 確保重要保險(xiǎn)單證在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的時(shí)效性、安全性

5、和完整性。特殊職責(zé)總公司單證管理負(fù)責(zé)人 負(fù)責(zé)重要保險(xiǎn)單證管理辦法的制定、修訂及解釋； 負(fù)責(zé)各類(lèi)重要保險(xiǎn)單證樣張?jiān)O(shè)計(jì)和修改，及使用規(guī)則的制定，審核單證編碼規(guī)則； 審核或?qū)徟黝?lèi)重要空白單證印制； 審定各級(jí)分支公司的重要空白單證的庫(kù)存限額； 協(xié)同各級(jí)業(yè)務(wù)管理部門(mén)、稽核部門(mén)不定期對(duì)重要保險(xiǎn)單證的使用和管理情況進(jìn)行檢查。單證管理員 根據(jù)業(yè)務(wù)管理部門(mén)或分公司單證管理部門(mén)提出的重要空白單證請(qǐng)印要求、請(qǐng)印計(jì)劃，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)負(fù)責(zé)聯(lián)系有關(guān)印刷事宜； 制訂重要保險(xiǎn)單證編碼規(guī)則、代碼編制及維護(hù)； 對(duì)重要單證進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)，制定重要單證分類(lèi)目錄，建立和維護(hù)定額保單樣張庫(kù)； 負(fù)責(zé)對(duì)分公司重要空白單證發(fā)放或印制數(shù)量的審

6、核，以及單證調(diào)撥和運(yùn)送分發(fā)； 定期匯總各分公司上報(bào)的實(shí)物盤(pán)點(diǎn)表，督促各級(jí)公司定期進(jìn)行單證清查； 定期編制各類(lèi)單證管理報(bào)告。分公司單證管理單證管理員 負(fù)責(zé)核定本級(jí)單證使用部門(mén)和轄屬分支機(jī)構(gòu)各類(lèi)重要保險(xiǎn)單證的庫(kù)存限額； 負(fù)責(zé)全轄重要空白單證的申領(lǐng)及申印計(jì)劃編制，單證入庫(kù)，向本及單證使用部門(mén)和轄屬分支機(jī)構(gòu)發(fā)放重要保險(xiǎn)單證； 對(duì)發(fā)現(xiàn)有重要空白單證被盜、遺失等情況，及時(shí)向上級(jí)管理部門(mén)報(bào)告，并采取在媒體上聲明作廢等有效措施； 督管各級(jí)單證使用部門(mén)對(duì)領(lǐng)用未核銷(xiāo)單證的催收、催銷(xiāo)。中心支/支公司單證管理單證管理員 中心支公司單證管理員負(fù)責(zé)向上級(jí)分公司單證管理部門(mén)申領(lǐng)重要保險(xiǎn)單證，并下發(fā)至轄屬支公司； 制定本級(jí)單

7、位各使用人員（主要為出單員、業(yè)務(wù)員）領(lǐng)用重要空白單證的最高限額； 根據(jù)單證系統(tǒng)核銷(xiāo)記錄核對(duì)單證實(shí)物，作核銷(xiāo)確認(rèn)，并按要求編制重要保險(xiǎn)單證核銷(xiāo)報(bào)表； 及時(shí)督促使用人員收回、核銷(xiāo)領(lǐng)用未核銷(xiāo)單證； 按要求對(duì)各類(lèi)重要保險(xiǎn)單證留存聯(lián)進(jìn)行整理裝訂，并定期做好歸檔和移交工作。各級(jí)公司單證管理庫(kù)（一般由行政辦公室負(fù)責(zé)）倉(cāng)庫(kù)管理員 設(shè)置專門(mén)倉(cāng)庫(kù)，并由專人負(fù)責(zé)保管重要空白單證，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，并匯總盤(pán)點(diǎn)表，做好差異分析； 單證退庫(kù)時(shí)，做好單證的清理核對(duì)。集團(tuán)/區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù) 編制全轄保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票申印計(jì)劃； 商洽當(dāng)?shù)厥〖?jí)稅務(wù)主管機(jī)關(guān)，印制專用發(fā)票； 按規(guī)定辦理單證領(lǐng)用手續(xù)，妥善保管所領(lǐng)用的保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票，

8、按規(guī)定開(kāi)具使用保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票； 配合單證管理員，做好單證核銷(xiāo)工作； 按規(guī)定將已使用的保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票和收據(jù)存根聯(lián)裝訂成冊(cè)，整理歸檔； 保管好發(fā)票存根，按時(shí)與主管稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行核銷(xiāo)。各級(jí)單證使用部門(mén)業(yè)務(wù)管理內(nèi)勤 專人、專柜保管本部門(mén)的重要空白單證，并定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)； 制定本部門(mén)各使用人員（主要為出單員、業(yè)務(wù)員）領(lǐng)用重要空白單證的最高限額； 根據(jù)單證系統(tǒng)核銷(xiāo)記錄核對(duì)單證實(shí)物，作核銷(xiāo)確認(rèn)，并按要求編制重要保險(xiǎn)單證核銷(xiāo)報(bào)表； 手工核銷(xiāo)系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)核銷(xiāo)的重要保險(xiǎn)單證； 按要求對(duì)各類(lèi)重要保險(xiǎn)單證留存聯(lián)進(jìn)行整理裝訂，并定期做好歸檔和移交工作。業(yè)務(wù)員 按規(guī)定辦理單證領(lǐng)用手續(xù)，保管好所領(lǐng)用的重要空白單證； 配合單證管

9、理員，做好單證核銷(xiāo)工作，在規(guī)定的期限內(nèi)，上交臨時(shí)收據(jù)、支票暫收單； 及時(shí)將保單和保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票或收據(jù)交給投保人或被保險(xiǎn)人； 負(fù)責(zé)監(jiān)督保險(xiǎn)兼業(yè)代理人的單證管理，及時(shí)上繳核銷(xiāo)、定期盤(pán)點(diǎn)清查。出單員 按規(guī)定辦理單證領(lǐng)用手續(xù)，保管好所領(lǐng)用的重要空白單證； 配合單證管理員，做好單證核銷(xiāo)工作?；嘶巳藛T 負(fù)責(zé)監(jiān)督各級(jí)使用部門(mén)單證印制、管理、使用環(huán)節(jié)的工作秩序和工作職責(zé)的執(zhí)行情況； 定期和不定期地對(duì)各分支機(jī)構(gòu)重要保險(xiǎn)單證的庫(kù)存管理、使用及銷(xiāo)號(hào)管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，對(duì)存在的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查處并提出整改意見(jiàn)； 在業(yè)務(wù)員勞動(dòng)合同和保險(xiǎn)兼業(yè)代理合同終止時(shí)，清查并收回領(lǐng)用未核銷(xiāo)單證，并出具相關(guān)意見(jiàn)。3 重要單證管理運(yùn)

10、作分類(lèi)重要單證管理的運(yùn)作可分為：控制環(huán)境運(yùn)作分類(lèi)具體工作控制程序 經(jīng)營(yíng)管理的觀念、方法和風(fēng)格 組織結(jié)構(gòu) 權(quán)限和責(zé)任分配 監(jiān)控方法 內(nèi)部審計(jì) 人事政策和實(shí)務(wù)設(shè)計(jì)和印刷 單證設(shè)計(jì) 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 交付印刷 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工分發(fā)領(lǐng)用 單證領(lǐng)庫(kù) 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng) 單證分庫(kù) 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng) 單證領(lǐng)用 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng)單證核銷(xiāo) 實(shí)物核銷(xiāo) 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職

11、責(zé)分工 單證系統(tǒng) 裝訂歸檔 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng) 報(bào)表核算 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng) 催銷(xiāo) 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 會(huì)計(jì)系統(tǒng)盤(pán)點(diǎn)清查 領(lǐng)用盤(pán)點(diǎn) 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng) 庫(kù)存盤(pán)點(diǎn) 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng)單證退庫(kù) 分公司間調(diào)撥 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng) 單證退單 獨(dú)立復(fù)核 資料管理和接觸控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng) 清庫(kù)銷(xiāo)毀 獨(dú)立復(fù)核 文件設(shè)計(jì)和記錄 資料管理和接觸

12、控制 職責(zé)分工 單證系統(tǒng)第二部分 業(yè)務(wù)流程1 設(shè)計(jì)和印刷1.1 流程圖總公司各級(jí)公司分公司集團(tuán)/ 區(qū)域共享服務(wù) 財(cái)務(wù)中心中心支/支公司各省級(jí)稅務(wù)主管機(jī)關(guān)電腦部業(yè)務(wù)管理單證管理單證庫(kù)業(yè)務(wù)管理單證管理分管財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人管理員管理員負(fù)責(zé)人管理員單證設(shè)計(jì)部分條款、格式不適用 其它重要保險(xiǎn)單證 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票樣張?jiān)O(shè)計(jì)1樣張修改2樣張?jiān)O(shè)計(jì)1編制代碼5格式確認(rèn)4審批 13審批 13格式確認(rèn)4交付印刷印刷申請(qǐng)1印刷申請(qǐng)1印刷申請(qǐng)1入庫(kù)6審核313審批 414印刷5申印計(jì)劃2印刷5審批 414印刷51.2 管理方法管理原則 符合有關(guān)保險(xiǎn)法規(guī)和監(jiān)督管理部門(mén)的要求 單證的設(shè)計(jì)要求規(guī)格統(tǒng)一，遵循“統(tǒng)一

13、規(guī)范，要素齊全，清晰明了，簡(jiǎn)單實(shí)用”的原則，同時(shí)要準(zhǔn)確、美觀、利于保存，體現(xiàn)公司形象 重要空白單證原則上由總公司集中印制，分公司需修改樣張、自行印制的必須報(bào)總公司審批備案 使用部門(mén)不得將未經(jīng)批準(zhǔn)、自行設(shè)計(jì)的保險(xiǎn)單證投入使用管理職能單證管理、業(yè)務(wù)管理、電腦部、共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心管理文件設(shè)計(jì)和印刷流程中包括以下文件：文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)發(fā)票印刷申請(qǐng)審批表印刷申請(qǐng)分管財(cái)務(wù)區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心經(jīng)理現(xiàn)有格式5-1-1單證印刷申請(qǐng)表印刷申請(qǐng)總公司單證管理員部門(mén)負(fù)責(zé)人現(xiàn)有格式5-1-21.3 流程描述1.3.1 單證設(shè)計(jì)主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能樣張?jiān)O(shè)計(jì)1 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 由區(qū)域共享服務(wù)財(cái)

14、務(wù)中心財(cái)務(wù)與省級(jí)稅務(wù)主管機(jī)關(guān)協(xié)商，按照發(fā)票管理辦法的要求統(tǒng)一設(shè)計(jì) 其它重要空白單證- 總公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人設(shè)計(jì)、修改保單、批單、保險(xiǎn)證及總公司指定險(xiǎn)種的有關(guān)單證（除保監(jiān)會(huì)監(jiān)制的單證以外）的保險(xiǎn)條款、單證格式、聯(lián)次及使用顏色、用途、項(xiàng)目等，同時(shí)對(duì)分公司可作調(diào)整修改的內(nèi)容作詳細(xì)規(guī)定中5.1-1區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人樣張修改2 各地分公司若根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，需要設(shè)計(jì)和修改單證的，必須以工作聯(lián)系函方式報(bào)總公司業(yè)務(wù)管理申請(qǐng)批準(zhǔn) 分公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)單證樣張進(jìn)行部分修改，可修改項(xiàng)目在總公司制訂的相應(yīng)單證使用規(guī)定的調(diào)整修改范圍之內(nèi) 若分公司因業(yè)務(wù)緊急需要對(duì)部分單證內(nèi)容作臨時(shí)

15、修改的，在總公司單證使用規(guī)定范圍內(nèi)，可先修改印制，再報(bào)備總公司審核中分公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人審批3 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 由區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)將樣張商洽當(dāng)?shù)厥〖?jí)稅務(wù)局，經(jīng)當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門(mén)確認(rèn)后，即可申請(qǐng)印制 其它重要空白單證- 新險(xiǎn)種的單證樣本由總公司單證管理、業(yè)務(wù)管理會(huì)同法律事務(wù)部等部門(mén)對(duì)單證樣張?jiān)O(shè)計(jì)的合規(guī)性進(jìn)行審批- 分公司上報(bào)的單證格式修改稿由總公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批高區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司單證管理負(fù)責(zé)人格式確認(rèn)4 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 財(cái)務(wù)中心獲得稅務(wù)機(jī)關(guān)的書(shū)面審核意見(jiàn)，確認(rèn)發(fā)票格式，并上報(bào)備案 其它重要空白單證- 總公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人將設(shè)計(jì)好的單證樣張交由電腦部進(jìn)行單證格式確認(rèn)-

16、 電腦部編寫(xiě)打印程序- 格式確認(rèn)后將所有單證設(shè)計(jì)的材料交總公司單證管理員編制代碼低區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司電腦部負(fù)責(zé)人編制代碼5 根據(jù)重要保險(xiǎn)單證代碼編制辦法，由總公司單證管理員編制重要單證代碼，并負(fù)責(zé)代碼維護(hù) 編碼規(guī)則應(yīng)充分考慮單證種類(lèi)、險(xiǎn)種、使用單位、版本號(hào)等因素 分公司修改重要單證的，須報(bào)總公司批復(fù)，并根據(jù)修改的情況，由總公司單證管理員設(shè)置相應(yīng)的單證代碼中總公司單證管理員1.3.2 交付印制主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能 印刷申請(qǐng)1 單證管理系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警功能，根據(jù)各類(lèi)重要單證的使用情況、庫(kù)存情況、印刷前置時(shí)間等因素，在單證庫(kù)存達(dá)到設(shè)定的安全庫(kù)存量時(shí)，系統(tǒng)及時(shí)提示單證管理員進(jìn)行單證

17、印刷申請(qǐng) # 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票發(fā)票印制申請(qǐng)審批表- 中心支/支公司財(cái)務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫(xiě)發(fā)票印制申請(qǐng)審批表，向主管地方稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理審批手續(xù)，并將經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)票印制申請(qǐng)審批表上報(bào)區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心備案 其它重要空白單證單證印刷申請(qǐng)單- 單證管理系統(tǒng)根據(jù)歷史調(diào)撥記錄、實(shí)際的庫(kù)存和預(yù)測(cè)的各分公司申請(qǐng)調(diào)撥情況計(jì)算所需空白單證的數(shù)量 #- 總公司單證管理員填寫(xiě)單證印刷申請(qǐng)單并簽字，注明申請(qǐng)日期、類(lèi)別、單證編碼、單證名稱、數(shù)量、使用部門(mén)名稱、備注，其中“備注”欄指標(biāo)準(zhǔn)格式內(nèi)容以外的特殊內(nèi)容 分公司因特殊情況需自行印制重要空白單證的，必須將需印制的單證種類(lèi)、代碼、數(shù)量、申請(qǐng)理由，以及所指定的印刷廠情況，經(jīng)公司分

18、管總經(jīng)理簽字同意，上報(bào)總公司單證管理負(fù)責(zé)人審批高5.1-2區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司單證管理員 申印計(jì)劃2 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)根據(jù)分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的申印發(fā)票種類(lèi)及數(shù)量，編制全轄發(fā)票申印計(jì)劃，上報(bào)當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)低區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù) 審核3 總公司單證管理員接收分公司上報(bào)的印刷申請(qǐng)，通過(guò)單證管理系統(tǒng)，核定其現(xiàn)有庫(kù)存量、申印數(shù)量、印刷單位情況等 經(jīng)審核通過(guò)的，總公司單證管理員分配相應(yīng)的單證編號(hào)范圍，并在單證管理系統(tǒng)中作設(shè)定 #中總公司單證管理員 審批4 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)將全轄發(fā)票申印計(jì)劃及各機(jī)構(gòu)的發(fā)票印制申請(qǐng)審批表報(bào)省、直轄市地方稅務(wù)局批印

19、- 稅務(wù)局的審批意見(jiàn)反饋給區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù) 其它重要空白單證- 經(jīng)總公司單證管理員核定現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量、使用情況等，由單證管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)高區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司單證管理負(fù)責(zé)人印刷5 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 由各地稅務(wù)主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)印制，各級(jí)公司到本級(jí)的稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)取 其它重要空白單證- 總公司單證管理部門(mén)統(tǒng)一組織印刷重要空白單證- 分公司自印單證經(jīng)審批的，由分公司單證管理員負(fù)責(zé)組織印刷中各省級(jí)稅務(wù)主管機(jī)關(guān)、總公司/分公司單證管理員入庫(kù)6 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)指定專人與單證管理員共同從當(dāng)?shù)囟悇?wù)局領(lǐng)取保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 領(lǐng)取時(shí)清點(diǎn)數(shù)量并做好與稅務(wù)局的交接工作 其它重要空白單證- 總公

20、司/分公司單證管理員接收印刷廠印制好的重要空白單證，辦理交接付款手續(xù)，簽收到貨單并填寫(xiě)入庫(kù)單- 分公司自印單證的，應(yīng)將印刷廠的發(fā)票復(fù)印件交至總公司作為印刷申請(qǐng)證明文件備案 單證倉(cāng)庫(kù)管理員收到印刷單證后，進(jìn)行初始入庫(kù)，核對(duì)印制的單證編號(hào)是否在單證管理系統(tǒng)的授權(quán)編號(hào)（參見(jiàn)1.3.2-8審核）范圍內(nèi)，若是則可以辦理入庫(kù)手續(xù)，單證管理系統(tǒng)提示當(dāng)前庫(kù)存，若否則不得入庫(kù)，并核實(shí)差異原因 具體入庫(kù)手續(xù)參見(jiàn)2.3.1-7入庫(kù)中區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司/分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員2 分發(fā)領(lǐng)用2.1流程圖總公司分公司中心支/支公司單證管理單證庫(kù)管理層單證管理單證庫(kù)使用部門(mén)單證管理單證庫(kù)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人管理員管理員

21、分管經(jīng)理管理員管理員財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)人員/代理機(jī)構(gòu)管理員管理員財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)人員/代理機(jī)構(gòu)單證領(lǐng)庫(kù)設(shè)定庫(kù)存限額1運(yùn)送6是否（臨時(shí)例外情況除外）審核 15本級(jí)復(fù)核4審批 12入庫(kù)7領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)3單證分庫(kù)否（臨時(shí)例外情況除外）審批 12是審核 14出庫(kù)5領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)3設(shè)定庫(kù)存限額1入庫(kù)6單證領(lǐng)用審核 12系統(tǒng)記錄4辦理領(lǐng)發(fā)3審核 12領(lǐng)用申請(qǐng)1辦理領(lǐng)發(fā)3系統(tǒng)記錄4領(lǐng)用申請(qǐng)12.2管理方法管理原則 總公司重要空白保險(xiǎn)單證的發(fā)放按分級(jí)管理原則辦理，即：總公司負(fù)責(zé)向分公司發(fā)放，中心支公司和支公司、營(yíng)銷(xiāo)服務(wù)部按實(shí)際需要向分公司領(lǐng)用。 嚴(yán)格按照“定量控制、差額領(lǐng)用”的單證管理原則，制定各級(jí)機(jī)構(gòu)各類(lèi)重要空白單證的庫(kù)存限額。 單證管

22、理員不得監(jiān)管與重要單證相關(guān)的業(yè)務(wù)或財(cái)務(wù)專用章。 嚴(yán)禁在重要空白單證上預(yù)先加蓋業(yè)務(wù)或財(cái)務(wù)專用章。管理職能單證管理、業(yè)務(wù)管理、業(yè)務(wù)拓展、共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心管理文件分發(fā)領(lǐng)用流程中包括以下文件：文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)重要空白單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)分公司單證管理員本級(jí)管理層現(xiàn)有格式5-2-1保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票入庫(kù)單入庫(kù)單證管理員部門(mén)負(fù)責(zé)人現(xiàn)有格式5-2-2重要空白單證驗(yàn)收入庫(kù)單入庫(kù)單證管理員部門(mén)負(fù)責(zé)人現(xiàn)有格式5-2-3重要空白單證實(shí)物保管卡入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)管理員部門(mén)負(fù)責(zé)人現(xiàn)有格式5-2-4重要空白單證領(lǐng)用單領(lǐng)用申請(qǐng)領(lǐng)用人支公司單證管理員現(xiàn)有格式5-2-5保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單領(lǐng)用申請(qǐng)領(lǐng)用人支公司單證管理員

23、現(xiàn)有格式5-2-62.3 流程描述2.3.1 單證領(lǐng)庫(kù)主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能 設(shè)定庫(kù)存限額1 總公司單證管理員根據(jù)各分公司單證使用、業(yè)務(wù)開(kāi)展、單證管理等情況的歷史記錄，制定各分公司重要空白單證庫(kù)的最高庫(kù)存限額，作書(shū)面記錄交由單證管理負(fù)責(zé)人審批 所設(shè)定的最高庫(kù)存限額須定期由單證管理員根據(jù)各分公司實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)展的需求和單證使用、管理情況的更新作及時(shí)調(diào)整，并由單證管理負(fù)責(zé)人審批變更中總公司單證管理員 審批2 總公司單證管理負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)單證管理員制定的各分公司重要空白單證最高庫(kù)存限額，簽署書(shū)面意見(jiàn) 單證管理員在單證管理系統(tǒng)中根據(jù)經(jīng)審批的各分公司最高庫(kù)存限額作相應(yīng)設(shè)定，并由單證管理負(fù)責(zé)人復(fù)核，確保

24、與書(shū)面審批記錄一致 #低總公司單證管理負(fù)責(zé)人、單證管理員 分庫(kù)申請(qǐng)3 單證管理系統(tǒng)在某一品種重要空白單證達(dá)到安全庫(kù)存量的時(shí)候，及時(shí)提示分公司單證管理員向總公司單證管理員申請(qǐng)調(diào)撥該品種重要空白單證 #- 安全庫(kù)存量由單證系統(tǒng)根據(jù)單證品種歷史領(lǐng)用記錄、調(diào)撥前置時(shí)間、現(xiàn)有庫(kù)存量等因素自動(dòng)計(jì)算設(shè)定，并由總公司單證管理負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)系統(tǒng)參量設(shè)置 # 分公司單證管理員根據(jù)實(shí)際的單證使用需求，通過(guò)單證管理系統(tǒng)向上級(jí)總公司單證管理員提出領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)，提供以下信息：申請(qǐng)單位、申請(qǐng)日期、單證編碼、單證名稱、現(xiàn)有庫(kù)存量、領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)數(shù)量，以及發(fā)送地址、聯(lián)系方式，并由經(jīng)辦人在系統(tǒng)中確認(rèn)重要空白單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單- 現(xiàn)階段由分公司的單

25、證管理員規(guī)范填制重要空白單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單（一式三聯(lián)），填寫(xiě)的事項(xiàng)與系統(tǒng)申請(qǐng)相同，并由經(jīng)辦人簽字 總公司通過(guò)單證系統(tǒng)接收分公司單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)，進(jìn)行初步審核 同時(shí)分公司打印出領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單，交由本級(jí)管理人員復(fù)核簽章 若申請(qǐng)數(shù)量加上現(xiàn)有庫(kù)存量超過(guò)最高庫(kù)存限額的，必須經(jīng)總公司單證管理審核同意，允許臨時(shí)超過(guò)庫(kù)存領(lǐng)用或修改庫(kù)存限額中分公司單證管理員 本級(jí)復(fù)核4 分公司分管單證管理的經(jīng)理核實(shí)領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單的申請(qǐng)單證、申請(qǐng)數(shù)量等內(nèi)容，同意申領(lǐng)后簽字，并加蓋分公司公章 領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單一聯(lián)留存，兩聯(lián)上報(bào)總公司單證管理員高分公司分管經(jīng)理 審核5 總公司單證管理員收到分公司領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)后， 核對(duì)單證管理系統(tǒng)中該單位所申領(lǐng)單證的領(lǐng)用、核銷(xiāo)

26、記錄及庫(kù)存情況，對(duì)申請(qǐng)的數(shù)量進(jìn)行審核 同時(shí)核對(duì)重要空白單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單上經(jīng)辦、審核人員的簽名樣本，若通過(guò)系統(tǒng)申領(lǐng)的，須核對(duì)電子簽名，確認(rèn)一致無(wú)誤 審核通過(guò)后，總公司單證管理員在單證系統(tǒng)中對(duì)分公司的申領(lǐng)請(qǐng)求進(jìn)行確認(rèn)處理- 現(xiàn)階段由單證管理員將領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單一聯(lián)返還分公司作其實(shí)物入庫(kù)依據(jù)，另一聯(lián)留存 若分公司的申請(qǐng)數(shù)量超過(guò)最高庫(kù)存限額的，則由總公司單證管理部門(mén)審核是否調(diào)整庫(kù)存上限或者允許臨時(shí)超過(guò)庫(kù)存限額領(lǐng)用，上限審批參見(jiàn)2.3.1-1設(shè)定庫(kù)存限額 如果審核不通過(guò)，則總公司單證管理員在系統(tǒng)中退回申請(qǐng)或在申請(qǐng)單上注明原因，將申請(qǐng)單返還分公司，由其修改申領(lǐng)數(shù)量高總公司單證管理員 運(yùn)送6 總公司審核通過(guò)后，根據(jù)

27、總公司的實(shí)際庫(kù)存情況，單證管理員通知分公司運(yùn)送單證的時(shí)間，并負(fù)責(zé)按時(shí)將分公司申請(qǐng)調(diào)撥的重要空白單證運(yùn)送分發(fā)至相關(guān)分公司 單證倉(cāng)庫(kù)管理員與負(fù)責(zé)運(yùn)送的人員辦理好交接手續(xù)，登記出庫(kù)記錄，并填寫(xiě)移交清單，雙方簽字確認(rèn) 總公司單證管理員在單證管理系統(tǒng)中記錄單證發(fā)出，標(biāo)記“在途單證”#高5.2-1總公司單證管理員、單證倉(cāng)庫(kù)管理員 入庫(kù)7 分公司單證管理員和單證倉(cāng)庫(kù)管理員共同對(duì)領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)批準(zhǔn)數(shù)、收到的單證實(shí)物進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)和確認(rèn) 填制入庫(kù)單- 空白的保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票由財(cái)務(wù)移交給單證管理部門(mén)，填寫(xiě)保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票入庫(kù)單，按序號(hào)標(biāo)明日期、種類(lèi)、起迄號(hào)碼，并由移交人、保管人分別簽字，一式二份，單證管理、財(cái)務(wù)各執(zhí)一份- 其

28、它重要空白單證入庫(kù)，按照總公司返還的一聯(lián)領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單，填寫(xiě)重要空白單證驗(yàn)收入庫(kù)單，注明日期、單證編碼、單證名稱、單證起迄號(hào)碼、入庫(kù)數(shù)量，并由經(jīng)辦人簽字 分公司單證管理員根據(jù)入庫(kù)單，核對(duì)單證管理系統(tǒng)中總公司的出庫(kù)記錄，確認(rèn)實(shí)際入庫(kù)情況，更新單證管理系統(tǒng) 分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員按入庫(kù)單證種類(lèi)登記重要空白單證實(shí)物保管卡，保證保管卡的記錄與實(shí)物及系統(tǒng)記錄一致 單證倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)將重要空白單證存放于具有安全保障的重要空白單證專用庫(kù)房或保險(xiǎn)箱柜，集中保管，分類(lèi)存放 嚴(yán)格控制重要空白單證專用庫(kù)房或保險(xiǎn)箱柜的接觸權(quán)限，除單證管理員以外，其余人員使用庫(kù)房或保險(xiǎn)箱柜須經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)，并由單證管理員陪同，若單證管理員因

29、故缺席，須由臨時(shí)負(fù)責(zé)人管理控制中保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票入庫(kù)單分公司單證管理員、單證倉(cāng)庫(kù)管理員重要空白單證驗(yàn)收入庫(kù)單重要空白單證實(shí)物保管卡2.3.2 單證分庫(kù)主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能 設(shè)定庫(kù)存限額1 分公司單證管理員根據(jù)本級(jí)各業(yè)務(wù)部門(mén)以及轄屬各分支機(jī)構(gòu)的單證使用、業(yè)務(wù)開(kāi)展、單證管理等情況的歷史記錄，制定分支機(jī)構(gòu)重要空白單證庫(kù)的最高庫(kù)存限額，作書(shū)面記錄交由分管經(jīng)理審批 單證管理員定期根據(jù)各分支機(jī)構(gòu)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)展的需求和單證使用、管理情況的更新及時(shí)調(diào)整最高庫(kù)存限額中分公司單證管理員 審批2 分公司分管單證管理的經(jīng)理審批確認(rèn)單證管理員制定的各分支機(jī)構(gòu)重要空白單證最高庫(kù)存限額，簽署書(shū)面意見(jiàn) 單證管理員在單證管

30、理系統(tǒng)中根據(jù)經(jīng)審批的各分支機(jī)構(gòu)最高庫(kù)存限額作相應(yīng)設(shè)定，并由相應(yīng)分管負(fù)責(zé)人復(fù)核系統(tǒng)設(shè)置，確認(rèn)與書(shū)面審批意見(jiàn)相一致 # 分公司對(duì)單證庫(kù)存限額的設(shè)定審批的書(shū)面意見(jiàn)報(bào)總公司單證管理備案低分公司分管經(jīng)理、單證管理員領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)3 中心支/支公司單證管理員根據(jù)本公司的實(shí)際需求和庫(kù)存情況通過(guò)單證管理系統(tǒng)向分公司單證管理員申領(lǐng)重要空白單證，操作流程同分公司向總公司申請(qǐng)的過(guò)程- 現(xiàn)階段由中心支/支公司單證管理員填制重要空白單證領(lǐng)庫(kù)單，一式兩份，一份中心支/支公司留存，一份交分公司單證管理員，領(lǐng)庫(kù)單上注明單證編碼、單證名稱、申領(lǐng)數(shù)量等，并簽字確認(rèn) 中心支/支公司分管單證的經(jīng)理，或分公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人，對(duì)領(lǐng)庫(kù)單的申領(lǐng)數(shù)

31、量進(jìn)行審核，如審核通過(guò)則簽字確認(rèn) 單證管理員因故委托他人領(lǐng)用重要空白單證時(shí)，應(yīng)在領(lǐng)庫(kù)單上注明受托人姓名，分管領(lǐng)導(dǎo)在領(lǐng)庫(kù)單上簽名確認(rèn)；受托人領(lǐng)用單證后在領(lǐng)庫(kù)單上簽名確認(rèn)中重要空白單證領(lǐng)庫(kù)單中心支/支公司單證管理員審核4 分公司單證管理員接受分支機(jī)構(gòu)提出的單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)，核實(shí)申領(lǐng)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展情況、單證庫(kù)存和單證領(lǐng)用未核銷(xiāo)等情況，審查領(lǐng)用單上申報(bào)的種類(lèi)、數(shù)量 分公司單證管理員核對(duì)重要空白單證領(lǐng)庫(kù)單上審核人員的簽名樣本，若通過(guò)系統(tǒng)申領(lǐng)的，須核對(duì)電子簽名，確認(rèn)一致無(wú)誤 審核通過(guò)后，分公司單證管理員在單證系統(tǒng)中對(duì)中心支/支公司或本級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的申領(lǐng)請(qǐng)求作確認(rèn)處理- 現(xiàn)階段由單證管理員將領(lǐng)庫(kù)單一聯(lián)返還支公司作其

32、實(shí)物入庫(kù)依據(jù)，另一聯(lián)留存 若中心支/支公司或本級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的申請(qǐng)數(shù)量超過(guò)最高庫(kù)存限額的，則由分公司單證管理員和分管經(jīng)理審核是否調(diào)整庫(kù)存上限或者允許臨時(shí)超過(guò)限額領(lǐng)用，上限審批參見(jiàn)2.3.2-1設(shè)定庫(kù)存限額 如果申請(qǐng)部門(mén)不符合領(lǐng)庫(kù)條件，分公司單證管理員審核未通過(guò)，則注明原因，在系統(tǒng)中退回申請(qǐng)或?qū)⑸暾?qǐng)單退回申請(qǐng)部門(mén)高分公司單證管理員出庫(kù)5 分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)審核通過(guò)的領(lǐng)庫(kù)單，發(fā)放單證實(shí)物，與申領(lǐng)人交接單證，辦理領(lǐng)發(fā)手續(xù) 分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)實(shí)際的領(lǐng)庫(kù)情況登記實(shí)物保管卡，同時(shí)盤(pán)點(diǎn)該品種單證實(shí)物庫(kù)存，確保與實(shí)物保管卡上庫(kù)存余額一致 單證管理員根據(jù)單證的實(shí)際領(lǐng)庫(kù)情況更新單證管理系統(tǒng)，作出庫(kù)記錄，同

33、時(shí)由單證倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行復(fù)核，確保單據(jù)、記錄與實(shí)物一致高分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員入庫(kù)6 參見(jiàn)2.3.1-7入庫(kù)中中心支/支單證管理員、單證倉(cāng)庫(kù)管理員2.3.3 單證領(lǐng)用主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能領(lǐng)用申請(qǐng)1 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票- 領(lǐng)用人填寫(xiě)保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單，注明種類(lèi)、申領(lǐng)數(shù)量，并簽章- 申領(lǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用單- 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單一式三份，領(lǐng)用人、單證管理員、財(cái)務(wù)各執(zhí)一份 其它重要空白單證- 申領(lǐng)人填制重要空白單證領(lǐng)用單，注明部門(mén)、單證編碼、單證名稱、申領(lǐng)數(shù)量，并簽章- 所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用單，同意領(lǐng)用，并簽字高重要空白單證領(lǐng)用單保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單使用人員審核2 分公司、中心支/支公司單證管

34、理員按險(xiǎn)種規(guī)定各單證使用部門(mén)（財(cái)務(wù)、出單部門(mén)、代理機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)人員）領(lǐng)用重要空白單證的最高限額 各單證使用部門(mén)重要空白單證的領(lǐng)用最高限額在單證管理系統(tǒng)中均作相應(yīng)設(shè)定 # 分公司、中心支/支公司單證管理員嚴(yán)格按照“差額領(lǐng)用”原則，根據(jù)申領(lǐng)人領(lǐng)用單證的最高限額，其業(yè)務(wù)開(kāi)展情況和單證領(lǐng)用未核銷(xiāo)等情況，審查領(lǐng)用單證的種類(lèi)、數(shù)量 如通過(guò)審核，單證管理員在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)，如不符合領(lǐng)用要求則將領(lǐng)用單退回申領(lǐng)人 若申領(lǐng)人確因?qū)嶋H業(yè)務(wù)需要，超額領(lǐng)用重要空白單證的，須由其所在部門(mén)負(fù)責(zé)人出具書(shū)面意見(jiàn)，必要時(shí)附相關(guān)證明材料，方可例外領(lǐng)用高分公司、中心支/支公司單證管理員辦理領(lǐng)發(fā)3 分公司、中心支/支公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員

35、根據(jù)通過(guò)審核的單證領(lǐng)用單，發(fā)放空白單證，保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票必須按順序核發(fā) 領(lǐng)用人、單證倉(cāng)庫(kù)管理員雙方當(dāng)面清點(diǎn)單證領(lǐng)用數(shù)量和號(hào)碼，核對(duì)無(wú)誤后作正式領(lǐng)用記錄中分公司、中心支/支公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員系統(tǒng)記錄4 分公司、中心支/支公司單證管理員更新單證管理系統(tǒng)，記錄領(lǐng)用日期，以及重要空白單證品種、數(shù)量、單證號(hào)碼、領(lǐng)用人或代理機(jī)構(gòu)名稱高5.2-1分公司、中心支/支公司單證管理員3 單證核銷(xiāo)3.1流程圖中心支/ 支公司分公司總公司使用部門(mén)單證管理檔案管理使用部門(mén)單證管理檔案管理單證管理財(cái)務(wù)出單員業(yè)務(wù)人員管理員檔案員財(cái)務(wù)出單員業(yè)務(wù)人員管理員檔案員管理員實(shí)物核銷(xiāo)系統(tǒng)實(shí)時(shí)核銷(xiāo)1編制核銷(xiāo)清單4實(shí)物核對(duì)3匯總留存聯(lián)2實(shí)物

36、核對(duì)3編制核銷(xiāo)清單4匯總留存聯(lián)2系統(tǒng)實(shí)時(shí)核銷(xiāo)1裝訂歸檔保管調(diào)閱6裝訂成冊(cè)5歸檔7歸檔7保管調(diào)閱6裝訂成冊(cè)5報(bào)表核算a編制核銷(xiāo)報(bào)表9領(lǐng)用核銷(xiāo)匯總8領(lǐng)用核銷(xiāo)匯總8編制核銷(xiāo)報(bào)表9報(bào)表核算10a催銷(xiāo)a未核銷(xiāo)賬齡分析11通知催收12總結(jié)上報(bào)13通知催收12a未核銷(xiāo)賬齡分析113.2管理方法管理原則 建立健全單證核銷(xiāo)制度，落實(shí)職責(zé) 單證管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，進(jìn)行實(shí)時(shí)核銷(xiāo) 代理機(jī)構(gòu)出單或手工單，通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)補(bǔ)單后，單證系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)核銷(xiāo) 分支公司單證管理部門(mén)負(fù)責(zé)本級(jí)單證實(shí)物核銷(xiāo)，越級(jí)的采用報(bào)表核銷(xiāo)手段 按照分級(jí)管理原則，加強(qiáng)各分支機(jī)構(gòu)對(duì)轄屬單位的監(jiān)督管理，建立定期檢查制度管理職能單證管理、檔案

37、管理管理文件單證核銷(xiāo)流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單匯總留存聯(lián)代理人單證管理員現(xiàn)有格式5-3-1保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票非正常核銷(xiāo)單匯總留存聯(lián)使用人員分管領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)有格式5-3-2發(fā)票掛失申明申請(qǐng)審批表實(shí)物核對(duì)財(cái)務(wù)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)現(xiàn)有格式5-3-3重要保險(xiǎn)單證核銷(xiāo)清單編制核銷(xiāo)清單中心支/支公司單證管理員分公司單證管理員現(xiàn)有格式5-3-4保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票核銷(xiāo)明細(xì)表編制核銷(xiāo)清單財(cái)務(wù)分公司單證管理員現(xiàn)有格式5-3-5重要保險(xiǎn)憑證移交清單歸檔支公司單證管理員、業(yè)務(wù)管理內(nèi)勤檔案管理員現(xiàn)有格式5-3-6重要空白單證核銷(xiāo)報(bào)表編制核銷(xiāo)報(bào)表分公司單證管理員總公司單證管理員附件3-1重要空白單

38、證領(lǐng)用核銷(xiāo)情況匯總報(bào)表核算總公司單證管理員部門(mén)負(fù)責(zé)人附件3-2重要空白單證使用情況分析報(bào)表核算總公司單證管理員部門(mén)負(fù)責(zé)人附件3-3重要空白單證領(lǐng)用未核銷(xiāo)賬齡分析表未核銷(xiāo)賬齡分析分公司單證管理員分管經(jīng)理附件3-43.3 流程描述3.3.1 實(shí)物核銷(xiāo)主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能系統(tǒng)實(shí)時(shí)核銷(xiāo)1 單證管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，針對(duì)由電腦出單的業(yè)務(wù)，首先由系統(tǒng)作實(shí)時(shí)核銷(xiāo) # 業(yè)務(wù)系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)在出單的同時(shí)，記錄重要空白單證流水號(hào)，保單（或批單）流水號(hào)、保單（或批單）號(hào)、發(fā)票流水號(hào)一一匹配，在單證管理系統(tǒng)中作勾對(duì)核銷(xiāo)記錄 此步驟僅適用于由電腦出單的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)核銷(xiāo)后，仍需要由分公司、

39、中心支/支公司單證管理員查對(duì)實(shí)物，確認(rèn)核銷(xiāo)高5.3-1單證管理系統(tǒng)匯總留存聯(lián)2 使用人員根據(jù)本級(jí)公司對(duì)單證管理的具體要求，在規(guī)定的期限內(nèi)到分公司、中心支/支公司單證管理員處核銷(xiāo)單證 具有出單權(quán)的兼業(yè)代理人在結(jié)轉(zhuǎn)保險(xiǎn)單副本時(shí)，不具有出單權(quán)的保險(xiǎn)兼業(yè)代理人在按月清理代理保費(fèi)的同時(shí)，業(yè)務(wù)管理部門(mén)人員負(fù)責(zé)補(bǔ)錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)，然后通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口導(dǎo)入單證管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)核銷(xiāo)： 目前業(yè)務(wù)人員定期（不長(zhǎng)于一個(gè)月）收取所管轄的代理機(jī)構(gòu)已使用的保險(xiǎn)單證留存聯(lián)，督促代理點(diǎn)按時(shí)填報(bào)代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單，上劃保費(fèi)并核銷(xiāo)單證，核銷(xiāo)的過(guò)程同其他使用人核銷(xiāo) 使用人員將已使用的單證留存聯(lián)匯總交由分公司、中心支/支公司單證管

40、理員： 對(duì)于打印出錯(cuò)的，應(yīng)在出錯(cuò)單證的所有聯(lián)次上加蓋作廢章，收回全部單證；不能收回的，須取得對(duì)方的有效證明 對(duì)于遺失的，當(dāng)事人當(dāng)天出具遺失說(shuō)明并上交部門(mén)負(fù)責(zé)人，對(duì)于發(fā)票遺失、被盜的，直接責(zé)任人立即填寫(xiě)保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票非正常核銷(xiāo)單，說(shuō)明核銷(xiāo)原因，此核銷(xiāo)單須報(bào)分公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批才能作為核銷(xiāo)的支持性文件高5.3-3保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票非正常核銷(xiāo)單代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單使用人員實(shí)物核對(duì)3 分公司、中心支/支公司單證管理員每日匯總使用人員上交的重要保險(xiǎn)單證（包括業(yè)務(wù)人員上交的代理點(diǎn)使用的單證），檢查單證的完整性，對(duì)作廢、遺失的單證及時(shí)采取適當(dāng)處理措施： 核查作廢的有效單證各聯(lián)是否全部收回，是否全部加蓋“作廢”章 遺失

41、重要空白單證的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核當(dāng)事人的遺失說(shuō)明，認(rèn)為遺失說(shuō)明屬實(shí)的簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交分公司單證管理負(fù)責(zé)人審核，并由單證管理員負(fù)責(zé)公告聲明此遺失單證作廢 涉及保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票遺失、被盜的，分公司、中心支/支公司單證管理員將非正常核銷(xiāo)單交本級(jí)財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)根據(jù)經(jīng)集團(tuán)/區(qū)域共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心審批的非正常核銷(xiāo)單填寫(xiě)發(fā)票掛失聲明申請(qǐng)審批表，并于24小時(shí)之內(nèi)報(bào)告當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān) 分公司、中心支/支公司單證管理員按流水號(hào)順序在單證管理系統(tǒng)中進(jìn)行核銷(xiāo)確認(rèn)： 對(duì)于由系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)核銷(xiāo)的單證，檢查核對(duì)實(shí)物，在單證管理系統(tǒng)中作核銷(xiāo)確認(rèn) 部分手工出具的定額保單，以及未能進(jìn)行遠(yuǎn)程出單的營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)和代理機(jī)構(gòu)的代理業(yè)務(wù)，由分公司、

42、中心支/支公司單證管理員查對(duì)實(shí)物，核對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入單證管理系統(tǒng)的記錄，核銷(xiāo)日期、核銷(xiāo)的重要空白單證號(hào)碼，與領(lǐng)用記錄作勾對(duì)，相應(yīng)的保單（或批單）流水號(hào)、保單（或批單）號(hào)、發(fā)票流水號(hào)一一匹配 對(duì)于非正常核銷(xiāo)的單證應(yīng)在單證系統(tǒng)中進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，包括各個(gè)級(jí)別的審核責(zé)任人高分公司發(fā)票掛失聲明申請(qǐng)審批表、中心支/支公司單證管理員編制核銷(xiāo)清單4 單證管理系統(tǒng)每日按照單證品名和流水號(hào)順序，打印重要保險(xiǎn)單證核銷(xiāo)清單、保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票核銷(xiāo)明細(xì)表 分公司、中心支/支公司單證管理員將打印出的核銷(xiāo)清單與系統(tǒng)記錄和核銷(xiāo)的重要單證實(shí)物進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在核銷(xiāo)清單上簽字確認(rèn) 審查已核銷(xiāo)的單證實(shí)物 是否按照流水號(hào)順序排列，

43、有無(wú)跳號(hào)現(xiàn)象 逐筆核對(duì)非正常核銷(xiāo)的重要單證，其所附的證明材料完整性 核銷(xiāo)清單一式兩份，一份交各級(jí)公司管理層復(fù)核，一份留存中分公司保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票核銷(xiāo)明細(xì)表重要保險(xiǎn)單證核銷(xiāo)清單、中心支/支公司單證管理員3.3.2 裝訂歸檔主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能裝訂成冊(cè)5 分公司、中心支/支公司單證管理員在收到使用人員匯總上交的一定數(shù)量的留存聯(lián)后，按照單證類(lèi)別和順序號(hào)裝訂成冊(cè)： 已開(kāi)具的保險(xiǎn)單副本（作廢保單的正、副本）、批單、各種重要空白單證的留存聯(lián)等由單證管理員按險(xiǎn)種、順序號(hào)裝訂成冊(cè) 單證遺失的，將遺失證明夾在遺失單證的位置，并按登報(bào)日期存放單證遺失登報(bào)報(bào)紙 已開(kāi)具的保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票留存聯(lián)與收據(jù)的全部聯(lián)次（作

44、廢發(fā)票的全部聯(lián)次）由單證管理員按順序號(hào)裝訂成冊(cè)并加具封面中分公司、中心支/支公司單證管理員保管調(diào)閱6 為方便業(yè)務(wù)查詢和地方稅務(wù)檢查，已核銷(xiāo)的重要保險(xiǎn)單證經(jīng)裝訂成冊(cè)后，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證留存聯(lián)由分公司、中心支/支公司單證管理員保管，保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票存根聯(lián)由各分支公司財(cái)務(wù)保管 保管期限依照各品種單證的使用要求而定，一般為1至2年 各級(jí)重要單證使用部門(mén)必須設(shè)置專柜對(duì)保險(xiǎn)單證進(jìn)行保存，由單證管理員負(fù)責(zé)管理 使用人員若需查詢保險(xiǎn)單證留存聯(lián)的，須經(jīng)業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人審批，辦理調(diào)閱手續(xù)，單證管理員記錄單證調(diào)閱登記簿低分公司、中心支/支公司單證管理員歸檔7 保管期限到期后，由分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)裝訂成冊(cè)的

45、單證存根編寫(xiě)重要保險(xiǎn)憑證移交清單 單證管理員將所有實(shí)物核銷(xiāo)的單證留存聯(lián)和憑證移交清單交本級(jí)檔案管理部門(mén) 交接雙方核對(duì)清單和實(shí)物，清點(diǎn)一致后，在交接清單上簽字確認(rèn)，實(shí)物轉(zhuǎn)移給檔案部門(mén)進(jìn)行保管中重要保險(xiǎn)憑證移交清單檔案管理員3.3.3 報(bào)表核算主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能領(lǐng)用核銷(xiāo)匯總8 由于業(yè)務(wù)部門(mén)查詢和地方稅務(wù)檢查的需要，無(wú)法將實(shí)物上交到最高一層的公司，故在中心支/支公司以報(bào)表核銷(xiāo)的方式，通過(guò)單證管理系統(tǒng)與分公司單證管理員進(jìn)行核算 分公司、中心支/支公司單證管理員每月匯總本單位各種實(shí)物單證領(lǐng)用核銷(xiāo)情況，提供核銷(xiāo)報(bào)表的編制信息高分公司、中心支/支公司單證管理員編制核銷(xiāo)報(bào)表9 分公司、中心支/支公司

46、單證管理員根據(jù)轄屬各級(jí)單位每月上報(bào)的重要空白單證領(lǐng)用核銷(xiāo)匯總表，按正常核銷(xiāo)、非正常核銷(xiāo)、領(lǐng)用未核銷(xiāo)三種情況，編制重要空白單證核銷(xiāo)報(bào)表，上交本級(jí)管理層審核，并留存?zhèn)浒?總公司單證管理員根據(jù)各個(gè)分公司上報(bào)的單證核銷(xiāo)報(bào)表，核對(duì)單證管理系統(tǒng)中的領(lǐng)庫(kù)記錄，審查非正常核銷(xiāo)的單證是否有相關(guān)的合理的情況說(shuō)明或證明文件 重要空白單證核銷(xiāo)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映當(dāng)月分公司全轄各類(lèi)重要空白單證使用管理情況，包括單證入庫(kù)數(shù)、發(fā)出數(shù)、有效使用數(shù)、注銷(xiāo)作廢數(shù)和庫(kù)存結(jié)余數(shù)中重要空白單證核銷(xiāo)報(bào)表分公司、中心支/支公司單證管理員報(bào)表核算10 總公司單證管理員通過(guò)系統(tǒng)查詢匯總各分公司的報(bào)表清單，進(jìn)行全司的重要空白單證的核算，編制重要空白單

47、證領(lǐng)用核銷(xiāo)情況匯總，全面掌握各分支公司的重要空白單證的領(lǐng)用發(fā)放、使用核銷(xiāo)情況 根據(jù)業(yè)務(wù)管理的需求，進(jìn)行各類(lèi)重要保險(xiǎn)單證使用情況分析，如各類(lèi)單證使用量、周轉(zhuǎn)量匯總、某個(gè)單證的使用量趨勢(shì)分析、各地區(qū)各類(lèi)單證使用情況比較等，為業(yè)務(wù)管理提供統(tǒng)計(jì)依據(jù)高重要保險(xiǎn)單證使用情況分析重要空白單證領(lǐng)用核銷(xiāo)情況匯總總公司單證管理員3.3.4 催銷(xiāo)主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能未核銷(xiāo)賬齡分析11 分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)每月的重要空白單證核銷(xiāo)報(bào)表及單證管理系統(tǒng)中的領(lǐng)用記錄，每月編制重要空白單證領(lǐng)用未核銷(xiāo)賬齡分析表 按照各個(gè)單證使用部門(mén)劃分，匯總各單位的重要空白單證領(lǐng)用未核銷(xiāo)明細(xì)清單，并查詢領(lǐng)用未核銷(xiāo)單證的具體信息，形成按具體領(lǐng)用人員劃分的清單 高5.3-2重要空白單證領(lǐng)用未核銷(xiāo)賬齡分析表分公司、中心支/支公司單證管理員通知催收12 根據(jù)未核銷(xiāo)賬齡分析，對(duì)于領(lǐng)用超過(guò)一個(gè)月未核銷(xiāo)的單證，分公司、中心支/支公司單證管理員負(fù)責(zé)逐筆查明原因，并及時(shí)將清單信息通知相關(guān)單證使用部門(mén)或人員 分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)領(lǐng)用未核銷(xiāo)明細(xì)清單負(fù)責(zé)督促單證使用部門(mén)負(fù)