ThinkingRock 最好的GTD軟件

1、thinkingrock:最好的gtd軟件彌縫一直都想和大家分享這款非常棒的gtd軟件thinkingrock。彌縫以前是使用google calender和簡單的to-do lists來管理行動。不過彌縫仍然覺得這個系統(tǒng)不太好。比方說彌縫把一些想法寫下來放到to-do list上卻發(fā)現(xiàn)暫時還不能完成，所以不得不從列表上移走。過了一陣子這些想法又重新在彌縫腦海中飄來飄去，讓彌縫總覺得有什么事情忘了做。不久前，彌縫開始使用 thinkingrock，用了一段時間覺得簡直太棒了！所以想和大家分享這款彌縫認(rèn)為是最好的gtd軟件：thinkingrock是一款跨平臺的免費的gtd軟件（需要java）。

2、它可以幫助收集和轉(zhuǎn)換你的想法（thoughts），使之成為可完成的行動（action）、任務(wù) （project）或者存儲為信息（information）、將來可能做的事情（future possibilities）。它的收集和轉(zhuǎn)換方法完全按照getting things done設(shè)計的，簡單易用，且非常強(qiáng)大。因為我們的想法沒有被收集整理，所以我們總是在不斷地思考自己需要什么或者現(xiàn)在要做什么。若總讓大腦停留在思考要什么，完成什么，和使用大腦記憶這些事件的層次，那么大腦就會沒有多余地時間去考慮一件事情該怎么完成了。只有考慮如何完成一件事情才最重要，否者你的想法都是沒意義的。這就是為什么彌縫推薦 t

3、hinkingrock。thinkingrock的收集非常簡單，只要把現(xiàn)在所有的存在于腦海中的想法全部都存到系統(tǒng)中。接著把所有的想法一個一個地 過濾一遍，計劃每個想法需要做什么，要怎么做，要取得什么樣的結(jié)果。工作的時候害怕家里事沒做完，寫論文的時候卻想著接下來的電視節(jié)目，一個想法總是在翻來復(fù)去的想等等。這些都是效率降低的原因，所以趕快把這些堆積在你腦海中，堵塞你的靈感的想法全部從大腦里面清理了，拿出來整理好，這樣才可以安安心心地全力以赴地去突破每一個行動！不使用thinkingrock的朋友，也可以看看。因為在處理（process）部分，彌縫介紹了一些規(guī)劃行動的方法。大家可以參考一下。上次彌縫

4、介紹了thinkingrock（thinkingrock:最好的gtd軟件），希望大家有想嘗試一下這款非常非常棒的軟件。這里彌縫將介紹如何使用thinkingrock和一些收集技巧和規(guī)劃行動的方法。點擊查看大圖打開thinkingrock后就可以非常清楚的看到它的整個流程其中包括setup（設(shè)置），collect（收集），process（處理）和organise/review/do（規(guī)劃/回顧/做）。彌縫盡量詳細(xì)的介紹每一步流程和其中的一些技巧和方法。setup（設(shè)置）因為thinkingrock是能多用戶使用的，所以大家需要專門建立個人的數(shù)據(jù)文件。點擊create data file就可以建

5、立一個.trx的數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)文件建立后，大家還需要為自己的gtd收集系統(tǒng)設(shè)定contexts（情境）和topics（主題）。contexts（情境）：情境就是在什么時候，在什么地點時你可以做什么。例子如：在工作，在網(wǎng)上，在購物等等。彌縫的設(shè)置如上圖，有“hostel”，“school”，“on-line”，“computer”，“phone calls”，“home”，“holiday”幾項。情境的作用就是讓你判斷在不同的時候，不同地點時可以分別干什么。topics（主題）：主題是用來為行動分類的，就像博客都有tags，不同的文件會歸納到不同的地方一樣。 彌縫的分類有“personal”，“

6、project”，“homework”，“financial”，“m”和“self study”（說明：彌縫這里的“project”指的是項目作業(yè)）。這里你還可以為每一個主題分別設(shè)定顏色從而更容易識別。collect（收集）收集需要你把所有環(huán)繞在腦海里想要做的，馬上要做的和可能要做的事情都放入系統(tǒng)里面，讓你的大腦可以自由的創(chuàng)新和工作。收集的想法都會用主題分類。process（處理）收集完成后就進(jìn)入非常重要的一個環(huán)節(jié)了處理。你將一個一個編輯已經(jīng)收集了的想法，將它們詳細(xì)化，具體化。首先你要將想法分成這些種類：1. 是自己永遠(yuǎn)都不會去做的想法 ，可以選擇刪除它們。2. 以后的某一

7、天可能會去做的，存為future items（將來可能做的項目）。3. 只是信息的想法，存入information（信息）。4. 想法需要付出實際行動的，列為actions（行動）。其中，行動就是我們需要做的，完成的，然而你還要將行動分為這些種類：1. 不必要親自動手，可以交給別人完成的delegated actions （委派行動，參考“5個步驟讓你變得更有效率”的第5條）2. 需要在某時或者某個時間前完成的scheduled actions（預(yù)訂行動）3. 盡可能快需要完成的do asap actions（盡快完成的行動）如果一個想法有幾個行動需要完成，就要設(shè)立project（工程）。工程

8、可以將行動更好的組織和規(guī)劃，使行動都清晰明了。見上圖，彌縫的這一個想法“寫thinkingrock的介紹日志”，我們先需要考慮它的successful outcome（成果），彌縫列出了“1.介紹了thinkingrock的主要用處”和“2.介紹了thinkingrock的使用方法”。這樣，彌縫就可以通過參考成果來判斷是否需要多個物理行動來完成這個想法。答案是是的（彌縫需要寫兩篇介紹文章和準(zhǔn)備圖片），所以彌縫為它建立了一個新的工程“create a new project”。最后彌縫再判斷這個行動是否要盡快完成，答案也是是的，所以彌縫將這一條行動設(shè)置成do it asap。這里，彌縫提供幾條關(guān)

9、于處理行動的方法：1. 如果一項行動只需要少于2分鐘的時間來完成，那現(xiàn)在就去完成它，然后再繼續(xù)處理下一個想法。2. 如果行動暫時還不能完成，或者還不需要完成，但是你想記錄它，就可以設(shè)定為inactive。（舉例：“寫thinkingrock的使用方法”需要先完成整理圖片和寫完第一篇介紹日志，所以彌縫先設(shè)定成inactive。）3. 行動需要盡快完成，設(shè)定為do it asap。4. 行動需要在某時或者某個時間前完成，則為這個行動設(shè)定時間（schedule for）。5. 行動可以交給其他人完成，選擇delegate to。如果你使用outlook可以在后面填入別人的email，點擊發(fā)送就會把你

10、的整條想法和已填的信息都發(fā)給他。organise/review/do（規(guī)劃/回顧/做）這一個流程，總共包括回顧工程（如上圖），回顧行動，查看已完成的行動，回顧asap actions，回顧委派他人的行動，回顧預(yù)訂行動，回顧future items和回顧信息。想必通過閱讀名字，大家就已經(jīng)知道這一流程的作用了。彌縫也就沒什么多余的想介紹。彌縫寫了兩篇介紹thinkingrock的文章后，通過褪墨的流量來看，大家還是挺喜歡的（彌縫特別高興，嘻嘻）。在6月17日，thinkingrock推出最新的v2.0 epsilon版本。大家可以到這里下載：thinkingrock v2.0 epsilon點擊查

11、看大圖新版本的thinkingrock是變得非常非常漂亮，而且可以支持中文了！如果是因為語言的原因而踟躕不前的朋友們，可以馬上加入thinkingrock了。已經(jīng)使用舊版本的thinkingrock的朋友，再重新安裝thinkingrock以后，進(jìn)入“文件”-“open”-“已保存的.trx的個人數(shù)據(jù)文件”就可以讀到以前記錄了的事件了。gtd工具thinkingrock介紹首先需要清楚的是什么時候需要一個gtd工具，典型的情況就是事情多而雜，事情一般較復(fù)雜需要多個步驟多人協(xié)助才能夠完成，有些好想法沒有記錄空閑的時候又無事可做等。這些都是可以考慮開始使用gtd工具的，gtd宗旨應(yīng)該就是最簡單高效

12、的來完成事務(wù)。初始階段 - 使用前的配置define contexts - 定義上下文上下文是用來描述一個活動應(yīng)該在哪里或者什么時候被執(zhí)行。一些典型的上下文定義的例子上打電話時候，在計算機(jī)旁，在網(wǎng)上，在商店，在公司，在家，工作外，周末等等。我們也可以將上下文理解為分類，但是上下文的作用是幫助你決定你下一步可以做什么，我們下一步能夠做什么往往是跟我們所處的環(huán)境，時間和身邊所具有的工具相關(guān)的。比如有些活動或事情，你只能夠考慮在周末才能夠完成。criteria - 定義準(zhǔn)則thinkrock提供了三種準(zhǔn)則和默認(rèn)的一些數(shù)據(jù)定義可以進(jìn)行選擇。包括時間，精力和優(yōu)先級，而這些也是一個活動或任務(wù)的重要屬性。時

13、間是完成一項初步估算的時間投入。精力情況代表了任務(wù)的復(fù)雜程度，而優(yōu)先級則代表了任務(wù)的重要和緊急程度。以上三個準(zhǔn)則的作用仍然是在幫你分析在你所處的某一個狀態(tài)和場景下可以選擇哪些活動來執(zhí)行。比如快下班了精力已經(jīng)很難集中，思維也跟不上，就可以選擇些瑣碎的日常小事情來做。topic - 分類主題正宗的活動或任務(wù)的分類，可以按照平衡記分卡的方式分為工作，生活，學(xué)習(xí)，財務(wù)等多個方面。也可以按照自己日常事務(wù)活動實際情況進(jìn)行分類?，F(xiàn)在thinkrock上的topic還不支持樹狀的多層次分類。如果能夠支持兩層的分類的話就會好一點了。收集階段 - collect thoughts只有想到什么需要去做的東西，都可以

14、在這里記錄，先不用去細(xì)化如何做，或者說什么時候做。在gtd里面提到的inbox就是在這個階段，這個階段關(guān)心的重點就是任何好的想法都要及時的記錄下來，以便于后續(xù)在有時間的時候安排行動計劃。很多時候我們就是有些好點子沒有記錄下來，到了較為空閑的時候又不清楚可以做什么事情了。對于錄入的thoughts只需要去關(guān)心topic分類，由于還沒有轉(zhuǎn)化為具體的活動或項目，其它屬性和順序都不用去關(guān)注和確定。處理階段 - referenceprocess thoughtssomeday maybe當(dāng)我們收集了這些點子后，我們第一步要做的分析就是這些思考的點子是否可以付諸于行動。如果是可以付諸行動的我們就需要講這個

15、思考轉(zhuǎn)化為一個具體的活動任務(wù)。當(dāng)我們把一個想法轉(zhuǎn)變?yōu)槲覀兙唧w的活動的時候，活動的狀態(tài)有五種選擇:a.如果這項活動處理時間2分鐘，則你可以直接完成，直接在完成后點done旁邊的checkbox就可以了。b.如果這項活動你還不希望開始，但是有想要記錄這個活動，你可以將活動設(shè)置為inactive狀態(tài)即可，代表活動還沒有激活。c.如果希望活動盡可能快的開始，則直接選擇 do asap 狀態(tài)。d.如果已經(jīng)知道活動是發(fā)生在一個特定的日期或時間，則選擇scheduled狀態(tài)，然后設(shè)置具體的時間。e.如果活動需要委派給他人處理，則選擇delegated狀態(tài)，然后確定委派人并可以發(fā)郵件通知他們。在這里我們要注意的是如果這件事情比較大，需要分解為多個步驟或活動來完成。我們就應(yīng)該將該thoughts直接轉(zhuǎn)化為一個項目。在這里我們?nèi)匀恍枰俅螐?qiáng)調(diào)項目的定義，是有明確的目標(biāo)和開始截止時間的。另外thinkrock項目作用就是講完成共同目標(biāo)的活動組織起來，同時還支持大項目套子項目。組織，審查和執(zhí)行 - organise,review & do到了這個階段我們要做的就是不斷的組織我們的活動，對活動完成情況進(jìn)行審查如果完成及時的將其扔到已完成