文件材料歸檔范圍及檔案保管期限規(guī)定

1、文件材料歸檔范圍及檔案保管期限規(guī)定第一條 為正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，便于保管和利用，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定中的公司文件材料是指公司在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第三條 公司文件材料歸檔范圍是： （一）反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司工作.文化建設.部門建設和歷史研究具有利用價值的文件材料； （二）公司工作活動中形成的在維護公司.部門和員工權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料； （三）本公司需要貫徹執(zhí)行的上級部門.業(yè)務協(xié)作單位等的文件材料；下級分公司或子公司報送的重要文件材料； （四）其他對本公司工作具有查考價值的文件材料。（五）公司重

2、要部門如財務部.HR部.業(yè)務部.法務部等，對其專有文件檔案有專門規(guī)定的，依照其規(guī)定的范圍。第四條 公司文件材料不予歸檔范圍是： （一）上級單位或者部門發(fā)來的文件材料中，普發(fā)性不需本公司辦理的文件材料，任免.獎懲非本公司工作人員的文件材料，供我公司工作參考的抄件等； （二）本公司文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性.臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿.各次校對稿；公司內(nèi)部互相抄送的文件材料，本公司負責人兼任外單位職務形成的與本公司無關的文件材料，有關工作參考的文件材料； （三）同級業(yè)務協(xié)作公司發(fā)來的文件材料中，不需我公司貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （四）下級分/子公司的

3、文件材料中，供參閱的簡報.情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第五條 凡屬公司歸檔范圍的文件材料，必須向本公司負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第六條 公司文書檔案的保管期限定為永久.定期兩種。定期一般分為10年.30年。第七條 永久保管的文書檔案主要包括： （一）本公司制定的制度.政策性文件材料； （二）本公司召開重要會議.舉辦重大活動等形成的主要文件材料，包括重要會議紀要.董事會決議等； （三）本公司職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料； （四）本公司關于重要問題的請示與上級主管單位或者部門的批復.批示，重要的報告.總結(jié).綜合統(tǒng)計報表等； （五）本公司機

4、構(gòu)演變.人事任免等文件材料； （六）本公司房屋租賃等重要的合同協(xié)議.資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （七）上級主管單位或者部門制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務的重要文件材料； （八）同級合作公司.下級子（分）公司關于重要業(yè)務問題的來函.請示與本公司的復函.批復等文件材料。第八條 定期保管的文書檔案主要包括： （一）本公司職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料； （二）本公司召開會議.舉辦活動等形成的一般性文件材料； （三）本公司人力資源管理工作形成的一般性文件材料； （四）本公司一般性事務管理文件材料； （五）本公司關于一般性問題的請示與上級主管單位或者部門的批復.批示，一般性工作報告.總結(jié).統(tǒng)計報表等； （

5、六）上級主管單位或者部門制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務的一般性文件材料； （七）上級主管單位或者部門和同級合作公司制發(fā)的，非本公司主管業(yè)務.但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （八）同級合作公司.下級子（分）公司關于一般性業(yè)務問題的來函.請示與本公司的復函.批復等文件材料； （九）下級子（分）公司報送的年度或年度以上計劃.總結(jié).統(tǒng)計.重要專題報告等文件材料。第九條 公司形成的人力資源.財務.市場.法務及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按專門規(guī)定執(zhí)行。若兩者在期限規(guī)定上有差異的，依照最長期限保存。第條 公司對應歸檔電子文件的數(shù)據(jù).背景信息等要進行相應歸檔。公司應歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙.文件

6、處理單的，應與文件正本.定稿一并歸檔。第一條 公司聯(lián)合召開會議.聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦公司歸檔，其他公司將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。第二條 各子.分公司應根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本公司職能和各部門工作實際；編制本公司的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)總經(jīng)辦審查同意后執(zhí)行。第三條 在編制本公司或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本公司或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。第四條 本規(guī)定適用于集團總部及子.分公司。第五條 本規(guī)定由集團公司總經(jīng)辦負責制定.修改并發(fā)布。第六條 本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。附件：1

7、.文書檔案保管期限表 附件1：文書檔案保管期限表 序號 文檔類別 年限1 集團公司董事會的文件材料1.1 請示.批復.通知.名單.議程.報告.領導人講話（講話稿及音像資料）.選舉結(jié)果.討論通過的文件.決議.紀要.公報.會議記錄等文件材料 永久1.2 會議重要發(fā)言，參會人員的重要建議和意見.議案及答復，會議簡報 永久1.3 籌備工作中形成的文件，小組會議記錄.會議服務機構(gòu)的計劃.總結(jié)等文件材料30年1.4 討論未通過的文件10年2 總裁辦公會議的文件材料2.1 公報.決議.決定.記錄.紀要；議程.領導人講話.討論通過的文件，參加人員名冊 永久2.2 討論未通過的文件10年3 人力資源.財務.市場

8、.銷售等專門會議的紀要.會議記錄 永久4 本公司召開例行工作會議.專題會議的文件材料4.1 請示.批復.通知.名單.日程.報告.講話.總結(jié).決議.決定.紀要 永久4.2 典型材料.參會發(fā)言材料.交流材料.簡報30年5 公司聯(lián)合召開會議的文件材料5.1 本公司為主辦的聯(lián)合會議5.1.1 請示.批復.通知.名單.日程.報告.總結(jié).決議.決定.紀要 永久5.2 本公司為協(xié)辦的聯(lián)合會議5.2.1 請示.批復.通知.名單.日程.報告.講話.總結(jié).決議.決定.紀要的復制件或副本30年5.2.2 典型材料.參會者發(fā)言材料.交流材料.簡報的復制件或副本10年6 本公司承辦全國性或者行業(yè)會議的文件材料6.1 請

9、示.批復.申辦和籌辦組委會主要活動安排.議程.名單.主報告（原文及譯文）.輔助報告（原文及譯文），上級領導人講話，會徽設計 永久6.2 會議參會者的發(fā)言材料.交流材料.簡報.新聞報道30年6.3 委員會.分會會議等的討論記錄10年7 上級主管單位或者部門檢查.視察本地區(qū).本公司工作時形成的文件7.1 重要的 永久7.2 一般的30年7.3 本地區(qū).本公司工作匯報材30年8 本公司業(yè)務文件材料8.1 本公司制定的方針，政策性.法規(guī)性等業(yè)務文件，中長期規(guī)劃.綱要等文件材料 永久8.2 本公司的請示與上級主管部門的批復.批示8.2.1 重要業(yè)務問題的 永久8.2.2 一般業(yè)務問題的30年8.3 同級

10、合作公司.下級子（分）公司的來函.請示與本公司的復函.批復等文件材料8.3.1 重要業(yè)務問題的 永久8.3.2 一般業(yè)務問題的30年8.4 本公司代上級主管部門起草并被采用的重要法規(guī)性文件.專項業(yè)務文件的最后草稿30年8.5.1 本公司為主辦的8.5.1.1 重要業(yè)務問題的 永久8.5.1.2 一般業(yè)務問題的30年8.5.2 本公司為協(xié)辦的8.5.2.1 重要業(yè)務問題的30年8.5.2.2 一般業(yè)務問題的10年8.6 本公司編輯.編寫的文件材料8.6.1 大事記.組織沿革等 永久8.6.2 簡報.情況反映.工作信息等10年8.7 與業(yè)務有關的，在HR.行政.市場.法務.財務等管理中形成的文件材

11、料8.7.1 行政類管理工作制度.程序.規(guī)定等文件材料 永久8.7.2 專項檢查情況匯總.通報，整改通知等 永久8.7.3 行政管理工作中形成的審批.審查.核準等文件材料8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資.計劃等項目的審批（核準）.管理.驗收（評估）等文件材料 永久8.7.3.2 不動產(chǎn).自然資源的所有權(quán).使用權(quán)確認的文件材料 永久8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執(zhí)照.資質(zhì)證.資格證等的審批.管理文件材料 永久8.7.3.420年以下有效的許可證.執(zhí)照.資質(zhì)證.資格證等的審批.管理文件材料30年8.7.4 行政管理工件中形成的備案文件材料10年8.7.5 處罰.處分.獎勵.

12、表揚等文件材料8.7.5.1 重要的 永久8.7.5.2 一般的30年8.8 計劃.總結(jié).統(tǒng)計.調(diào)研等方面的文件材料8.8.1 年度和年度以上的計劃.總結(jié).統(tǒng)計材料 永久8.8.2 年度以下的計劃.總結(jié).統(tǒng)計材料10年8.8.3 重要活動的總結(jié).重要專題的調(diào)研材料 永久8.8.4 一般活動的總結(jié).一般問題的調(diào)研材料10年8.9 出國訪問考察.參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料8.9.1 簽訂的協(xié)議.協(xié)定.備忘錄，重要的會談記錄.紀要等 永久8.9.2 出國審批手續(xù).執(zhí)行日程.考察報告.一般性會談記錄30年9 本公司機構(gòu)編制.人事任免等工作文件材料9.1 機構(gòu)設置.機構(gòu)撤并.名稱更改

13、.組織簡則.人員編制.印信啟用和作廢等文件材料 永久9.2 人力資源等公司工作制度.規(guī)定.辦法等文件30年9.3 人事任免文件 永久9.4 績效考核先進部門.子（分）公司，優(yōu)秀員工的申報文件材料9.4.1 受國家.省市等級別，或集團表彰.獎勵的 永久9.4.2 受集團部門或子公司或子公司部門表彰.獎勵的30年9.5 對本公司有關人員的處分材料9.5.1 受到誡勉談話.一級違章違紀（不含）以上處理的 永久9.5.2 受到誡勉談話.一級違章違紀處理的30年9.6 員工錄用.轉(zhuǎn)正.聘任.調(diào)資.績效定級.辭退.辭職等文件材料 永久9.7 人力資源績效考核.其它考核.職級評審工作文件材料 永久9.8 員

14、工調(diào)動工作的行政.工資（含社保等）.黨團組織關系轉(zhuǎn)接有關資料 永久9.9 員工名冊 永久9.10 紀檢.財務檢查工作中形成的綜合性報告.調(diào)查材料9.10.1 重要的 永久9.10.2 一般的30年9.11 安全檢查.安全設備維修等記錄10年10 本公司事務管理文件材料10.1 房產(chǎn).土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久10.2 與有關單位簽訂的合同.協(xié)定.協(xié)議.議定書等文件材料10.2.1 重要的 永久10.2.2 一般的10年10.3 各部門工作的計劃.方案10.3.1 重要的30年10.3.2 一般的10年10.4 公司財務預算30年10.5 公司物資（辦公設備及用品.機動車等）采購計劃.審批手續(xù).招標投標.購置等文件材料，機動車調(diào)撥.保險.事故.轉(zhuǎn)讓等文件材料30年10.6 固定或者重大資產(chǎn)管理（登記.統(tǒng)計.核查清算.交接等）文件材料10.6.1 重要的 永久10.6.2 一般的10年11 上級主管單位或者部門制發(fā)的文件材料11.1 上級主管單位或者部門制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務的文件材料11.1.1 重要的 永久11.1.2 一般的10年11.2 上級主管單位或者部門制發(fā)的非本公司主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年11.3 上級主管單位或者部門制發(fā)的關于本公司機構(gòu)設置.領導人任免.人員編