00381質量管理體系資料集：成功簡報手冊

1、成功簡報手冊 天下人知識系列序做一位值得驕傲的天下人編輯部經(jīng)濟人、社會人、文化人 現(xiàn)代的進步社會需要一個人在同一時空中，兼有經(jīng)濟人的理念、社會人的胸懷與文化人的氣質。 經(jīng)濟人追求的是經(jīng)濟效率與自我負責。經(jīng)濟人有他財富的滿足，也有他精神的空虛。 社會人追求的是社會公平與福利分享。社會人有他四周的共鳴，也有他信念的落空。 文化人追求的是文化提升與精致生活。文化人有他心靈的飛揚，也有他物質的匱乏。企業(yè)人不是生意人 當企業(yè)變成了專業(yè)，從事企業(yè)的人就要做企業(yè)人。企業(yè)人不是生意人，因此不模仿生意人的貪婪、短視、俗氣。企業(yè)人所人現(xiàn)的是有朝氣、有原則；肯學習、肯嘗試。他也許沒有很多的財富，但他一定有不少的智識

2、；他不懂得什么是商場上的花招，但他懂得什么是商業(yè)的道德他不會隨波逐流，但一定會力爭上游。 一位驕傲的企業(yè)人有他日積月累的專業(yè)知識、堅定不渝的職業(yè)道德與拾級而上的專業(yè)理想。 在我們的字典中，企業(yè)人實在就是企業(yè)家的謙稱。這一稱謂，并不是因職位之高與薪水之就唾手可得。要使企業(yè)人的稱謂實至名歸，需要自己有計劃、有恒心的去贏取。耐心、雄心、良心 為什么在經(jīng)濟景氣中仍有廠商倒閉？為什么在經(jīng)濟蕭條中仍有企業(yè)成長？個重要的答就是，這個企業(yè)是否具有專業(yè)知識、職業(yè)道德與事業(yè)理想的企業(yè)文化，這一企業(yè)主持人是否具有這三業(yè)的特質。 要追求這三業(yè)是一條走不盡的路。他需要吸取日新月異的事業(yè)知識；他需要面對傳統(tǒng)與現(xiàn)代價值觀念

3、的沖突；他需要克服心理上的壓力；他需要拒絕不合法賺錢的誘惑；他需要突破事業(yè)上的挫折：他更需要不斷的自我鞭策。 一位有責任心的企業(yè)人有他的企業(yè)耐心、企業(yè)雄心與企業(yè)良心。天下人知識系列 把經(jīng)濟人、社會人、文化人與企業(yè)人的理念與胸懷糅融在一起，就變成了我們所提倡的天下人。天下人所需的現(xiàn)代知識、前瞻性的觀念，以及對生活層面的透視，不能單靠自己單獨摸索而獲得。 天下文化公司經(jīng)過長期的精心策劃，參照國際潮流、社會背景以及當前國情，推出天下人知識系列，來滿足天下人在事業(yè)上、智識上、心理上的需求。 這些書有些是約請專家撰寫的，有些是譯述的。每本書約在六、七萬字之間，力求簡明、實用、生動。 透過這一系列，我們相

4、信每一位天下人都能擁有更多的專業(yè)知識、更高的職業(yè)道德與更好的事業(yè)理想。 代序學習訣竅了解真義 施振榮 簡報，真是一門學問。說它是學問、人們可以從學習中去得到訣竅，去了解它的真義。 小時，我比較害羞，很不習慣在大庭廣眾之下，對著一群講話。畢業(yè)之后，由于工作上的需要，逐漸被逼著要在很多人面前做簡報。等自已經(jīng)營的事業(yè)開始有了一點成績之后，這種機會就愈來愈多了。到現(xiàn)在，個人雖然有無數(shù)簡報經(jīng)驗，總覺得處理這些事情的技巧和素養(yǎng)，比起理想和標準，仍有一段距離。但比較肯定的是，對于聽眾心理的揣摩，已稍有心得。因為，自己有了必須上臺去面對聽眾的壓力之后，參加公司內、外各種會議時，我就特別注意去觀察別人怎么做一個

5、成功的簡報，或者是失敗的簡報；成功的原因，失敗的原因各在那里？多年下來，我發(fā)現(xiàn)聽眾的心理反應最重要。而掌握聽眾心理反應，可以用簡報者的技巧來達成。我比較樂意當聽眾，從聽人講話之中去學習很多東西。當我扮演講者角色時，我也時常設身處地，以聽眾的立場，去想怎么樣能引起聽眾的興趣，并讓他們以較大的注意力來聽我的講解。提出簡報的要領 最近，得便瀏覽了曾瑞枝小姐翻譯的成功簡報手冊中文版，發(fā)現(xiàn)書中有許多論點竟然和個人多年來所體會的心得頗為相近。欣慰之余，不禁發(fā)出會心的微笑。譬如，聽眾不喜歡講者念稿，但對于講者手上所準備、能讓講者偶爾看一下的小記事卡片，則并不排斥。又如，幻燈片或投影片上不應放太多內容，否則聽

6、眾會只顧著念銀幕上顯示的許多內容，忽略了講者的說明。因為顯示在銀幕上的資料，聽眾一定都想把它看完，當他還在看的時候，就不會集中精神去聽你在講什么了。再如，講者常會一邊看銀幕上的資料，一邊講解，忽略了談話的對象是聽眾，應該注視聽眾，而不是銀幕，也就失去了吸引聽眾專注于講者的效果。書中也提及，簡報完畢之后，對聽眾所提出問題的處理，如何提醒自己，是在把答案講給眾人，而不是只講給發(fā)問者聽，所以音量應該放大，眼睛應該照顧到大部分的聽眾，而不只是發(fā)問者，直到答案講完了，最后再把眼睛收回來，停留在發(fā)問者身上等等，這些很容易做到，但也很容易被忽略的幾個要領，在書中都被提出來討論。 這本書翻譯得相當傳神，文字也

7、簡潔易讀，對一個生活和工作兩忙的代企業(yè)人來說，接受度頗高。我覺得很可惜的是，以前并不曉得去看這類的書，所以要靠自己摸索好多年，才能有一些體會?，F(xiàn)在有這么一本好書，實在替大家慶幸?；诤脮蠹易x的心理，以及衷心盼望企業(yè)界人士人人有能做成功、有效簡報的一種切切心情，實樂予推薦，并為之序。（作者現(xiàn)任宏著電腦公司董事長）專文推薦培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄 在今天這個溝通的世代里，個人面對團體的溝通方式簡報，普遍受到重視和采用，每個參與社會活動的人，或多或少都要做簡報。 簡報需要內容，內容的陳述需要條理，條理表現(xiàn)邏輯和層次的運用：簡報需要技巧，技巧的表達需要形式，形式代表視覺和聽覺的搭配。簡報可以充分

8、發(fā)揮當事人個人行為的特質：它可以具體反映出當事人的信心、個性、觀察及分析力、組織及表達力、專業(yè)及了解力、論點及說服力。簡報也可以據(jù)實反映出當事人所代表機構的整體運作情形和效果，進而縮短雙方在認知上的差距，達成高度的認同情況。適用簡報的場合 簡報適合些場合呢？舉凡下列情況都在可行范圍之內： 上級主管想要了解部屬單位的業(yè)務。 參觀來賓想要了解參觀對象的狀況。 幕僚人員對主管就特定題目的分析報告。 業(yè)務人員對顧客推銷某種產(chǎn)品或服務。 活動主持人對參與者介紹規(guī)則或注意事項。 部屬單位向上級提供建議請求同意。 企業(yè)向媒體澄清某項事實。 政府推動某項措施，希望獲得民意支持和配合。 出國考察人員的心得報告。

9、 社區(qū)管理組織向住戶公布經(jīng)費運用，以及解決共同關切問題之進度情形。 在這么廣泛的運用范圍中，許多負責簡報的人，往往因為缺乏了解、疏于準備、內容松散或不短表達，而無法達到預期的溝通效果。根據(jù)個人觀察和指導的經(jīng)驗，大致可以將一般人在做簡報時常發(fā)生的問題，歸納成下面幾個類別： 命題和方向：不能把握對方關心的層次和方向而加以引申，無法把握重點。 構思和段落：缺乏中心架構而顯得松懈、無章法和缺乏條理。 參考資料和輔助器材：制作或使用不當，反使對象分神、增加困擾。 神態(tài)和表情：緊張而生硬，降低了流暢度和說服力，缺乏信心。 語音和停頓：音量單調平直、咬字口形不正確、停頓不合時宜，減弱了清晰度。 時間和進度：

10、開頭緩慢，結尾倉促，時間分配或運用不當而顯得交代不完整。 問題和討論：答非所問或語焉不詳、或是討論層次不深，無法切中主題。 開場和結尾：落俗老套、缺乏創(chuàng)意和臨場感、造成氣勢不足，缺乏吸引力。 即席的指導、經(jīng)常的演練固然可以提升一些技巧，改正一些毛病，但是擁有完整的背景閱讀資料，以充實簡報者基本素養(yǎng)的專書，目前訪問尚不多見。本書原作者雖是美國溝通顧問，表達上容或有國情、文化以及偏好上的差異，但書中所列舉的一些觀念和建議，依然可以提供許多助益。分章導讀 以下就本書進行的章節(jié)秩序，提供個人的一些看法，以幫助讀者閱讀： 第一章常犯的錯誤：一般人常犯念簡報的毛病，在美國有，在我國又何嘗沒有？尤其正式的場

11、合里更是多見。如果你要突出自己的存在價值，就應該簡化投影片或圖表，另以 35英寸卡片為自己效提示，同時面對觀眾，也讓觀眾面對你，達成雙向的溝通。 第二章溝通技巧與簡報要訣：會怯場、緊張絕對是心理和生理因素相互影響，站姿、運用手勢、提高音量和消除尾音的顫抖，都是消除緊張的重點。書中提到目視觀、停頓、現(xiàn)場突發(fā)狀況的處理，不也都是我們時常在強調的嗎？ 第三章說服之道與組織技巧：在表達的順序上，中國式的起承轉合，與西方的：背景問題解決益處行動體系，各有共特質，應視場合或實際需要運用，以達到說服的目的。 第四章運用視覺資料：本章舉出了很多輔助器材資料使用的范例，說明數(shù)字資料不如圖表，黑白不如彩色，繁瑣不

12、如簡潔；投影片、幻燈片、海報、實物或道具要如何應用、可供借鏡之處極多。 第五章做簡報的關鍵步驟：敘述應注意的細節(jié)，這是經(jīng)驗之談，不一定都會發(fā)生，但不可不防。書中所談的現(xiàn)象，國內曾有類似情況發(fā)生，只要使用視聽輔助器材的人，都需一讀。 第六章問題、回答及書面資料：在國內，打斷簡報過程、提出問題比較少見，也因此使簡報考疏于應變，以致在面對一個突如其來的問題時，處理上不夠敏銳，往往給予對方不利的印象，本章建議讀者深讀。 第七章特別的簡報、第八章慎選溝通顧問，讀者可以參考和體會。 總之，一個成功的簡報可以提升個人的形象、完成賦予的任務；就機構而言，可以透過一個成功的表達者，將資料、觀念、預期行動、產(chǎn)品等

13、順利推銷給對象，而達成既定目標。盼望有心的讀者們，仍在基本認識和表達技巧上不斷突破、長進，也預祝大家成功?。ㄗ髡攥F(xiàn)任華信銀行信義分行經(jīng)理）成功簡報手冊 目錄天下人知識系列序做一位值得驕傲的天下人代序舉習訣竅了解真義 施振榮專文推薦培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄前 言第一章 常犯的錯誤第二章 溝通技巧與簡報要訣第三章 說服之道與組織技巧第四章 運用視覺資料第天章 做簡報的關鍵步驟第六章 問題、回答及書面資料第七章 特別的簡報第八章 慎選溝通顧問第九章 立即開始前 言 當佩里柯演講時，人們嘆道：他說得多好??！。但當?shù)倌λ固挂话l(fā)言，人們當下便說：我們走吧！ 本書不是談如何演講，而是談如何向團體推銷。商

14、業(yè)簡報和演講之間有些類似，但是兩者所涉及的問題和情境即不太相同。 身為溝通顧問，我協(xié)助過許多公司作過成功的簡報競爭，并訓練數(shù)以百計的決策者成為國家會議和股東會上成功的簡報者。本公司經(jīng)常為全國各地的會計公司、法律事務所、保險公司、工程公司及建筑公司提供咨詢服務和制作視覺資料；訓練他們在決策會議、董事會議或審查委員會前做簡報。每一個簡報的賭注都很大。 最近看到市面上關于如何向團體推銷的書籍，其中有太多建議是錯誤、愚昧甚至有害的。驚駭之余，我決定寫這一本書。 錯誤的建議如做簡報最好坐在桌旁，不要太正式，愚味的建議如不用擔心，群眾會喜愛你的、記住溝通的過程是：傳達者、訊息、接收者及回饋、凡事臨機應變；

15、而有害的建議如玩弄鉛筆、使用指揮棒、將手放在口袋或站在講臺后面掩飾緊張。 最糟的兩則建議莫過于：整理講稿的最佳方式便是逐字寫出、使用內容由文字與數(shù)字組成的視覺資料，并在團體面前照本宣科即可。 倒底該如何做，才能有效地向團體推銷你的觀點、服務、產(chǎn)品，并使他們信服？這本書將提供你許多寶貴的經(jīng)驗和實質的辦法及技巧。不空談、不胡言，一點一滴都是我們協(xié)助客戶贏取簡報競爭的具體方法。第一章 常犯的錯誤在講臺上較量，說什么根本無關緊要，重要的是表達技巧。林格 做簡報不容易，既消耗時間，成本又昂貴。 對團體推銷時，大部分的人即使不緊張、無壓力，仍會意識到這分任務不簡單。我們都知道做簡報是很冒險的事，許多人做完

16、簡報后形象受損；只有少數(shù)人成為英雄人物。 因此，當考慮在臨場對團體推銷時，該采用何種方式？許多人會說為什么不坐回桌子旁邊，把簡報變成一個非正式的討論會？他們考慮這么做的理由很牽強： 這么一來，簡報者就不會緊張。 準備視覺資料頗昂貴，后動工作有如一場惡夢；卻又讓聽眾認為殺雞焉用牛刀，簡直大驚小怪，太過正式了。 基于這些說法，我們可以了解為什么多數(shù)人會選擇坐著推銷。但這是錯誤的，從下面的故事，你會明白為什么不對。 我有一個客戶，他是一個國際會計公司的管理人，他喜歡簡潔的計劃和具有說服力的簡報。有一天他要我協(xié)助他去保住一位老客戶。這位老客戶剛從休斯頓總公司調職到中西部，并打算請五家會計公司提出計劃，

17、在他看過之后，從中選擇一家當他的會計顧問。 去為這位老客戶做簡報之前，我們事先預演了一次。面對外賓的凝視和批評，預演起來并不容易。一開始，我要求簡報團員全部站著，每個人練習一遍。 當我提出這個要求后，一個來自休斯頓的團員提議說：他認識這位老客戶已經(jīng)很多年，根本沒有必要還特別站著做簡報，何不大家坐在桌旁，來一個非正式的討論就好了？ 我了解我的客戶，他正期待我把我的觀點推銷給他的夥伴。因此接下來一個小時，我們就討論傳達技巧和視覺資料等。討論告一段落后，我的客戶終于說：我們何不站起來嘗試一下，看看會產(chǎn)生什么結果？ 對于那位休斯頓團員，我才認識他一個小時，我判斷他是個好人，只不過是想找許多藉口來掩飾他

18、對于這個預演的不安感。于是，在這種情況下，我猜想他的簡報表現(xiàn)應是平平。 結果卻令人驚訝！在他站著做簡報的第一分鐘時，我發(fā)現(xiàn)他竟是一位如此杰出的簡報者。雖然還有些小瑕疵，但他的整體表現(xiàn)真令人印象深刻。請站著做簡報 這就是我的重點：一個坐在會議桌前看來表現(xiàn)平平的人，站起來后即會是一個團隊中杰出的簡報者！ 怎么一回事？道理很簡單，如果你是個表現(xiàn)優(yōu)秀的簡報者，站著會比坐著增加十倍的影響力。 也許你會想：如果站著表現(xiàn)并不出眾，則負面的影響會比正面影響大，沒錯！但是如果你坐著講和站著講表現(xiàn)一樣好時，你會發(fā)覺站著說比坐著說更具說服力。我們不妨想想以下的實例： 如果你走進老板的辦公室時知道你即將被解雇，你喜歡

19、站著還是坐著談？我想你根本就不想坐下：你有沒有看過一個球隊教練在他的球隊快要輸時，還坐著指揮的？你在談很更要的電話時，是不是也常會站著、來回踱步并作手勢？ 當我們想讓聽眾徹底了解一個重點時，我們最好站著。尤其當其他人都坐著時，我們站著，大聲說話并作手勢，會顯得更強有力；而你和你所傳達的訊息也就會成為眾人注視的焦點。從說服別人的角度來說，即使你只是向桌旁的一或二人推銷，也請考慮站著。 我的客戶終于以成功的簡報贏得老客戶的信任。對于這位老客戶而言，其他的競爭者圍坐在桌旁與他們討論，并無法突顯出他們的特點。因為所有的會計師穿著類似、話題類似、價格差不多、且看起來都是好人：而我的客戶卻站著，說服力十足

20、。原本這些競爭者彼此之間的差異只是毫厘之間，站著做簡報，即使毫厘之差如同千里遠。你能指出圖中的十大錯誤嗎？1 冗長的視覺資料，文字太多2 最差的媒體投影機3 不應使用講桌4 不應使用指揮棒5 太早發(fā)書面資料6 銀幕位置錯誤7 站立姿勢不佳8 不應使用麥克風9 不應使用草稿10沒有運用目光接觸別光念資料 如果你不知道照簡報內容念的情況有多糟，讓我為你描繪一下那種情況。主席帶了一堆紙上臺，把它們放下來后，雙手開始握著講臺的兩端，并低頭彎腰念起來。每讀幾行后，再抬起頭來看一下聽眾。這樣繼續(xù)幾頁后，忽然找不到念到那里了，同時覺得頭昏眼花起來。于是他很快地決定：不能再看聽眾了，否則會再犯錯。接著就只一股

21、勁地念完。這種簡報者，自欺欺人地想著：現(xiàn)在自己感覺較舒服，所以情況會變好些。 往往一開始我們會注意到簡報者，多是由于他是老板、執(zhí)行副總、資深股東或議員等。這些人令人欽羨，平常不容易看得到他們，所以現(xiàn)在要利用這機會好好看個夠。但幾分鐘后，我們的注意力便開始轉向其他地方，因為：沒有任何事發(fā)生。一旦簡報者只低頭讀資料，會使得臺下聽眾： 一、難以專心：由于簡報者雙手握住講桌邊緣，所以很少作手勢：而當臺上沒有任何動作吸引聽眾時，聽眾的眼睛就會到處移動，以便找尋更有趣的事。我們邊聽邊注意別人的服裝、看看地板、看看手表；或者即使耳朵還在聽著：心里卻想著其他事情，同時潛意識會叫我們把雜音（簡報者的講詞）關掉。

22、我們漏聽了簡報者大部分的言論，因為正不自禁地在做白日夢或思考其他問題，這就如同數(shù)百萬去作禮拜的教友一樣。 二、感到無聊：若你想成為一個令人覺得無聊的人？那就把簡報資料拿起來念吧！這兒有個典型的例子：當一家大銀行的總裁知道他要在國家銀行會議中當主講人時，他耍公關經(jīng)理為他設計簡報。哎一個聚集了約四百位銀行人員的大廳中，這位總裁坐在主講人席位上。在主講的前幾分鐘，公關經(jīng)理悄悄走過來輕聲說：這是你雙的修正版本。不久，總裁宗谷草稿，走到講桌前，將十頁資料放下來，并開始對著聽眾念起來。前八頁都沒有問題，伙接著不幸的事發(fā)生了。第八頁竟然在整理時重復放入總裁毫無意識到，把第八頁重復念一次，不知道自己已經(jīng)做了臭

23、事。不過，其實也沒多大關系，因為大部分人已有很長一段時間沒注意他說些什么了，只有少數(shù)聽眾察覺這個錯誤。 無聊的簡報有一個共通點：簡報者躲在講桌后面，看著資料照念一遍。 為什么照念簡報資料會令人覺得無聊？ 缺少目光的接觸。 缺乏手勢。 簡報者三分之二的身體躲藏在就與后面。 簡報者聲音單調，缺少變化。 如果一個人很笨拙，在商場上就不容易獲得晉升。通常在商場上能生存下來的人都是積極、熱心且很機警的。但當這些決策者拿著簡報資料照念時，乍看起來卻不像原來的他，因為讀簡報使他們失夫了獨特的個性。 許多簡報者兩手握住講桌兩端照本宣科，為什么？因為他們一直拖到最后幾分鐘才匆忙地把他們的觀點潦草地寫出來。大部分

24、人認為照念是唯一的方式，他們說：如果我有兩周的空檔沒事做，我當然可以默記下來并且說得很好，但是我沒有兩周的時間呀！ 其實有另一個方式可以讓你節(jié)省時間，同時成為一個活潑生動的簡報者。在介紹這個方式之前，我們先問：為什么簡報要寫草稿？在一對一的談話時，你從不寫草稿的，為什么上臺簡報時就必須寫？ 假設你是個會計師，你搭乘飛機時，旁邊坐了一家大公司的財務主管。在一番愉快交談后，他問道：我如何知道我雇用的會計公司是否提供了最佳的服務？ 你會從皮箱中拿出一疊紙告訴他：先讓我把意見寫下來，整理妥當，并練習幾次后，在中餐時，我們再談論好嗎？ 當然，你決不會這么做，你會給他一個即興發(fā)表的答案，甚至滔滔不絕地說上

25、十到四十分鐘。當你們道別時，也許你還會竊喜自己在交談時表現(xiàn)得多好。 現(xiàn)在，讓我們換到另一種情境中。譬如你被邀請在全國財務人員公會的聚會中主講，題目是如何評估會計服務，這不就是原來那一幕的延伸嗎？簡報前兩周，你攤開紙寫下草稿，并在簡報時照念一遍。聚會結束之后，你感到不堪光彩，因為表現(xiàn)不如理想。你檢討自己的表現(xiàn)，認為如果不是這么忙，應該可以條平常一樣生動活潑。 讓我們看看這之間倒底有什么差別：在飛機上，你的聽眾只有一個人，時間長達九十分鐘，你既沒有草稿，又沒有時間練習，但是你說得非常好；而當你成為主講人時，手上有草稿，又練習過數(shù)遍，結果成績反而大不如前，雖然此時，你必須面對許多人，時間也只有二十分

26、鐘。 既然你在即興回答時說得很好，何不也在面對一群人時，以談話的方玳代替念資料。這樣做可以比念資料的方式更生動、活潑，富創(chuàng)意達十倍以上，同時還使臺下的三百位聽眾加深對你的印象。 當然，在團體面前，你會緊張，也許還會忘掉臺詞。但緊張只會使得傳達訊息時不那么流暢，卻還不至于會完全一片空白，更何況逐字讀草稿并不能克服緊張（記?。耗阍陲w機上不需要草稿，也沒有練習）。 另一種選擇 在面對群眾的壓力下，我并不期望你會記住所有主要重點和次要重點的次序。但也許你只要有一點暗示就很容易想起來。所以，你可以在35英寸的卡片上，將主要重點及次要重點用幾個字寫出來。注意！卡片上只寫幾個關鍵的字眼或片語，不寫整個句子。

27、開始做簡報時，先停頓，看卡片一眼，回想一下，再向群眾傳達第一個重點。說完所能記住的主要和次要重點后，眼睛再回到講桌。再停一下，瞄卡片一眼看看是否說得齊全。如果有值得說的卻忘了講，轉身看群眾繼續(xù)說。完了后，停一下，把卡片翻地面放一邊，回憶第二張卡片的重點，再移到講桌邊繼續(xù)說下去（每張卡片只寫一面，并標示號碼）。當你覺得比較適應時，你幾乎不再需要卡片了。不用驚訝，因為你在飛機上不就不需要任何暗示的嗎？卡片只是以防萬一，用來幫助記憶?？ㄆ皇遣莞?，決不要塞滿句子，否則六十張卡片都嫌不足。 相信自己！你不會忘記應該說的。比起在飛機上，你已經(jīng)使用了更多時間整理你想要傳達的觀念，現(xiàn)在這些訊息應該會更具震撼

28、力并更合邏輯，因此不用照念的方法會更具說服力。 走向講桌，把卡片放在架子上，然后跨步站到講桌旁邊。這一步會確保你不去抓著講桌或靠著講桌，一旦你抓著講桌，就不會作手勢。然后把視線拋向房內最遠處的聽眾，目視三秒鐘，再開始說話。 講桌是簡報者和聽眾間的障礙，它會遮掩住簡報者百分之七十的身體，而麥克風會歪聲音；放映幻燈片時把燈關掉，會看不到簡報者臉上的表情：很多大型簡報常常在一片黑暗中只聽到聲音，使得訊息的傳達變得很呆滯、沒有效率。 遠離講桌，走到桌邊，會議你與聽眾更接近；你的舉動等于是告訴聽眾，你希望與他們更接近，而這次簡報正是為他們而做的。成功簡報的秘訣是：不要念資料，不要把自己藏在講桌后面。 站

29、在講桌旁做簡報，會讓聽眾覺得你看起來很自然，并有助于自己消除緊張。最重要的是，這樣顯得較可信賴和具有說服力，既然你在交談時沒有問題，就沒有理由在做簡報時埋頭念資料。這會讓聽眾覺得該項簡報不很重要，或者你沒有投入足夠時間做那備。 念資料的尷尬實例 下面兩個不幸的實例，希望能讓你決心不再念資料。 幾年前，我協(xié)助一家石油公司的執(zhí)行副總裁訓練這家公司的資深主管。結訓時，我們平舉行慶祝晚宴；晚宴前的下牛，該公司總裁舉行一個年度分析會議。由于他并不認為自己需要接受訓練，所以我特地參加這個分析會議，看看他的表現(xiàn)。那時候剛好是耶誕節(jié)前一周。 那位總裁一開始就念一段十五分錢的財務收入狀況及公司最近的成就。當他費

30、力地念時，我在想：多臭呀，如果他參加了我們的訓練課程，至少不會讓每個人都感到無聊。最后結尾時他念著：我希望大家圣誕（翻頁時停頓）、快樂并祝新春愉快。這種祝福多么不誠意呀！不看紙上的字，他當然也能夠祝福每個人。但這表現(xiàn)出他并沒有用心做簡報，只是照單全收地念。 我還永遠都忘不了另一次參加一所大顯的校長就職典禮的情形。那是一次典型的就職典禮，除了以下特別令我難忘的事跡外：前任校長把印信交接給新任校長之后，先說明他想講幾句話，接著走向講臺，新任校長則打算回原位坐下。當新任校長正走回座位時，前任校長說：請留步并站到我旁邊來，因為我有幾句肺腑之言要對你說。這樣的開場白立刻選取了每個人的注意力，接下去的十分

31、鐘是我所聽過最感人的演講詞。前任校長告訴新任校長，不要讓一般行政工作把他壓垮了，他必須傾聽學生和教職員的心聲，并花點時間想想，他在這世界上的任務和所扮演的角色。 這番話深深地感動了聽眾，他們感覺到這位前任校長對學校的摯愛。演講的每部分都配合得完美極了：證詞恰當，目光接觸應用得很完美，聲音堅強有力，而停頓的技巧也是我聽過的演講中最好的，這使他所說的觀點，讓聽眾有時間去回味；嚴重要的是他充滿感情，演講時不看講稿。當時他若照資料念，那分真摯的心聲是無法表現(xiàn)山來的。 前任校長的這個結尾就如同開場白一樣納有力。一陣沉默我們都被他的感情和誠懇所折服，然后歡呼聲和鼓掌聲響起，正契合了他所鼓動的情緒。 但這不

32、是我事先預想到的。我參加這次就職典禮，是因為獲悉新任校長擁有演講及修辭學的博士頭銜。在這之前，他并曾擔任過前一所任教學校演講課程的首席講座，我以為我將看到他具有職業(yè)水準的演講。 當前任校長坐下后，我心想：多么雖能可貴的榜樣啊！這番成功的演說必會激起所任校長的回響。果然，我聽到新任校長開始即興發(fā)表感想，而且說得非常好?？墒墙酉聛淼木吐氀菡f，很不幸的，他即照講稿念。雖然內容就如同前任校長一樣精采，欲無法嵌入聽眾的心靈里，實在太可惜了。光念資料；永遠會把演說者的誠意、說服力和信任感堵塞住。當我的客戶開始念資料時，我便為他們作十分鐘的錄影；然后再找另一個伙伴針對同樣主題，在只準備備忘錄的狀況下也講十分

33、鐘，并錄影下來。接著把兩者放映出來比較，隨著錄影帶的回轉，我很容易便能說服客戶改變他們原來的簡報方式。現(xiàn)在剩下的問題是：在沒有草稿及講桌的情況下，施如何站著，才能最適切地將你的觀點傳達到聽眾心中。大部分的人站在會議空內或講桌旁邊時多少都會覺得不自主。所以很少人面對團體時，還能夠表現(xiàn)得像一對一時一樣好。下一章，我們將告訴你站立時的傳達技巧第二章 溝通技巧與簡報要訣你的人比你的話更能代表你想傳達的訊息。 大部分的簡報者都被緊張所苦惱。所以最首要做的事，就是制止緊張繼續(xù)擴散。當我們緊張并感到胃里一陣翻騰時，常會不自覺地作出奇怪的舉動。 平常站在講桌后面，我們會不自覺地緊抓講桌兩端，以致手指都發(fā)白了；

34、如果像在軍隊中，由于沒有講桌可抓，我們便會將兩手交錯在背后稍息。在沒有講莫的情況下，我們能抓的只有自己，此時，兩手彷佛是磁鐵一般，不是交錯著放在背后稍息，就是交叉放在前面，彷佛遮住亞當夏娃羞處的無花果葉。 男士最普遍的姿勢是一手插在褲袋中，另一只手硬繃繃地放在胸部旁，然后用手掌不停地比畫。女士們則將一只手橫過胸前，握住另外一只手肘，被握住的那只手沒事做，便不時制造一些節(jié)奏聲。上述的站姿還會引發(fā)什么樣的手勢呢？小手勢、無益的手勢、甚至是可笑的手勢。措手東握住身體的某部位時，即使簡報者想利用手勢強調一些字句，結果肢體即往往動彈不得，唯一能作的就是揮動手指或手腕了。 也難怪人們在做完二十分鐘的簡報后

35、，總是覺得快虛脫了。當身體一直處在僵硬緊張的狀態(tài)，簡報也好像變成一場角力賽某些內在的訊息很想趁機藉身體姿勢的外表達，但我們的身體卻又在抑制它。 為什么我們把自己束縛成這樣子呢？我認為這是愿于有意識的行為。我們深怕一旦放開自己，也許會做出粗野、輕率或不當?shù)氖謩?，所以極力想避免我們的肢體出賣自已。事實上，這些不當?shù)氖聨缀醪辉l(fā)生，相反地，如果我們能自由發(fā)揮，身體還能夠幫助我們！ 控制緊張 當我們緊張時，內分泌系統(tǒng)會分泌出腎上腺素，以讓我們的身體處于備戰(zhàn)狀態(tài)，隨時應付威脅或挑戰(zhàn)；心理學家說這樣可讓自己能夠迎戰(zhàn)或逃逸（fight or flight）。緊張像火山爆發(fā)，是從腳底開始的，這是為什么很多簡報

36、者要來回踱步的原因。你無法停止緊張，那是腎上腺素的自然反應，但你可以控制緊張。問題是大多數(shù)簡報者不知道如何控制，反而愈想控制愈緊張。就像想去抑制水管的水流出來，雖然水量會變小，但壓力反而使水管扭曲和蠕動。 處理緊張的要訣是采取正確的方法快速平息緊張，而不要讓它漫無控制地燃燒起來。平息緊張可以從三方面進行：正確的站立姿勢，輔助手勢和大聲說話。 正確的站立姿勢如果你打算讓身體幫助你做好簡報，就要從正確的姿勢開始。面對團體，雙腳分開十到十二英寸。將體重平均分配到兩腳上，不要將重量由一腳換到另一腳，兩膝放松；兩手放在褲袋外面，兩臂自然下垂。以上姿勢男女皆適用。女士做簡報時有一種傾向，喜歡把腳趾翹起來，

37、并搖動腳跟，這樣會客易分散注意力。簡報開始時，以上述不偏不倚的姿勢站著，但你不會維持這樣的姿勢太久，一旦你放松手臂，并且自然地站立時，你將發(fā)現(xiàn)自己會開始不自覺地使用手勢幫助訊息的傳達，而重心便會隨之移動。堅定、有權威性的手勢會同時用到身體和手臂。如果走動有助于傳達訊息，不妨走動；你可以走一、二步，但千萬不要來回踱步，因為那是消除緊張的錯誤方式。踱步無助于傳達訊息，反而會讓緊張表現(xiàn)在外，分散聽眾的注意力。手勢一結束，就應回到最初的姿勢。 剛開始時，我們會覺得不偏不倚的站立姿勢不太自然，那是必然的現(xiàn)象。因為多年來，我們一直習慣于稍息、雙手交叉站立或手放在褲袋內，長久以來的習慣畢竟不易改變。 運用手

38、勢 手勢是發(fā)泄緊張的有效管道。當我們在毫無壓力的情況下做簡報時，我們往往會自由且有效地應用手勢。就像為人指點方向時，我們總會以手勢配合，當我們說：然后左轉的同時，手掌自然而然地就彎起來了。有些人精力較旺盛，手勢也多。還有些人如果不做手勢，幾乎無法說完一個句子。大多數(shù)人在交談時都會做許多手勢。 簡報時效手勢有三個作用： 平息緊張。 掌握觀眾的注意力。 幫助傳達訊息。 相信你會同意我的看法：使用手勢比用手指在褲袋內摸零錢、或轉動戒指，更能有效平息緊張。 眼睛容易被三種事物吸引：顏色、聲音、及動作衣服的顏色、吵雜的聲音及身體的動作。這也是為什么看木頭在壁爐中燃燒，會令人覺得很有趣！因為三個要素具備齊

39、全：多種顏色、燃燒的劈啪聲、和跳動的火焰。 為了有效吸引注意力并幫助傳達訊息，你必須使用大的手勢。許多決策者，在小時候手勢運用自如（小孩子通常都如此），長大后卻有意或禁止自己在正式的場合（如簡報）中運用身體語言，這是很不幸的事。含蓄、保守及安靜的舉止是穿西裝、打領帶的白領階級標志，在辦公室如此并無問題，但做簡報時若也如此，就會顯得既生硬又呆滯。我并非要你成為馬戲團里招徠客人的接待員，只是建議你多多使用身體去幫助表達訊息。 每個動詞都是輔助性手勢的最佳來源。如： 在大幅縮減費用前。 規(guī)則壓制我們。 我們將幫你度過問題難關。 形容詞也可以用手勢加強，如： 倉庫里非常混亂 利益往下降。 這次的晉升只

40、是起步而已。 手勢要清楚，否則會成為雞尾酒會式的手勢參加雞尾酒會時，通常人們一邊說話，一邊在胸前畫著小圈圈。這種千篇一律的手勢只能平息有限的緊張，并且無法幫助傳達訊息，同時也不能長時間吸引聽眾的注意力。 把手放在褲袋外，會讓手有更多發(fā)揮的機會，但要小心，如果做完手勢不回到正確的姿勢，你會發(fā)現(xiàn)雙手不斷地合在一起，就像螳螂在禱告一般。 負面的手勢 除了雙手交叉和雞尾酒會式手勢外還有一些不良的手部動作。譬如簡報考摸摸身體、拉耳朵、抓臉頰、扶扶眼鏡框、拉口袋上的蓋子等，當簡報者用手去觸摸身體某部位時，聽眾眼睛會被該動作吸引，分散注意力。因此當你的手想去碰觸身體時，要趕緊提醒自己：嘿！不要摸！ 在簡報時

41、，也不應握著指揮棒、鉛筆、鋼筆、紙張、麥克風或放映機上的遙控器。否則手上的東西會突然成為眾人視覺的焦點，反而分散對簡報者的注意力。手中有了可折疊的指揮棒時，簡報者往往會不知不覺把它拉長，又推回去。愈是緊張，愈是玩?zhèn)€不停。若手中握著木制指揮棒時，則很容易以短杖輕擊自己的腳，或像管弦樂隊的指揮舞動著指揮棒。如果拿的是鉛筆，就會不停地旋轉它，它當然有可能掉下去，然后大家就會注視著簡報者彎下身去撿它。 事實上，最佳的指揮棒是你的雙手和手臂。學著以手臂充當指標，不要用手指去指，因為可能看起來軟弱甚或淫猥，也不要指錯地方。以手臂做指標有如空手道的劈一個強有力、富有權威性的手勢，不僅能有效地平息緊張，并且會

42、成為訊息中的一部分，增加聽眾對你的注意力。 放大音量 腎上腺素在體內發(fā)生的另一個影響是讓你口干舌燥。許多簡報者為了克服這個問題，往往在簡報前喝冰水。喝冰水有助于解渴，但卻會將喉嚨肌肉拉得更緊。有幫助的飲料應該是熱的，如熱茶、熱咖啡或熱可可等。如果沒有任何飲料的話，你不妨輕咬舌頭。試試看，十五秒鐘內你會有足夠的唾液，克服口干的毛病。 當簡報者一開始很緊張時，聲音通常很小，突然間，他開始咳嗽，把手掩住嘴巴并說：對不起。你必定看過很多這種情況，你知道那不是咳嗽，而是簡報者太緊張，把聲音哽住了。 要克服這個問題，就必須大聲說話，一開始就大聲說話尤其重要。這就像冬天早晨雙發(fā)動車輛一樣，如果沒有多踩油門，

43、劈劈啪啪幾聲后就會熄火。緊張時，聲音會有相同的反應，你必須一開始就提高聲音。 對箸房間地后面的人說話，以便把聲音提高。如果看著最接近你的人講話，聲音自然會減低，因此可以在最初十秒鐘內，看著最遠的人來提高音量。女人的聲音通常比男人小，需要更努力才能在開始時發(fā)出大音量，否則會比男人更容易哽住。不要試著以麥克風來解決這個問題（請參考第五章有關麥克風的部分）。即使你的聲音比男同事柔細，也沒有理由變得膽小或覺得自己不夠強而有力。女士們，大聲說話可幫助按制緊張，請大聲說出來吧！ 我常常無法說服決策者大聲說話。他們反駁道：太大聲了，我覺得好像在喊叫一般。事實上，簡報者聽到自己的聲音往往比聽眾聽到的還大聲，因

44、為除了耳朵聽到聲音外，透過頭蓋骨結構的震動，會使自己的聲音聽起來更大些。 音量大些可以博取聽眾注意，因為提高聲音時，你會做手勢、點頭或笑得多些：你會更有生氣、顯得更熱心且堅定。而這些都是你在向團體推銷時所需要的特色，只要你提高音量，一切就會自然產(chǎn)生。 提高音量最大的好處是可以消除緊張，緊張必須有發(fā)泄的管道，當你把緊張透過音量發(fā)散出來時，便能有效的平息緊張。 目光按觸最有效的說服武器 目光接觸是團體溝通中最重要的一環(huán)，但簡報者通常不太注意，因為他們認為自己已經(jīng)懂得這一套了。事實上，很少、很少簡報者知道如何注視聽眾。 從小我們就養(yǎng)成一個壞習慣，在中小學階段，當老師要我們站在同學面前做心得報告時，老

45、師可能說：向前看！對著全班同學說。于是我們很快就學會快速地看著班上每一個同學，這壞習慣有個名稱叫掃瞄。當我們由中小學的報告進展到大學的辯論、及至商業(yè)簡報時，掃瞄成了根深蒂固的壞習慣。一般認為掃瞄可以讓房內的每一個聽眾有參與感，但這種假設是錯的；看著聽眾，讓他們參與固然重要，但眼睛快速地在團體中移動即是有害的。 避免掃瞄 頭腦是一部絕妙的電腦，它能處理進入腦中每一個片斷的訊息。當簡報者掃瞄聽眾時，眼晴所看到的每一個印象、每一個動作或顏色都會被接收。然后它快速地處理每一個小小的訊息，最后也許是舍棄它、儲存它或反應它。眼睛掃瞄得愈快，大腦必須處理的訊息就愈多。 但大腦要處理的還不只是這些，在大腦處理

46、眼睛所接受的訊息時，還必須分析已儲存在記憶中的講稿資料，并繼續(xù)用語言表達出自己的看法。當這兩個處理系統(tǒng)發(fā)生抵觸時，兩種活動都會停止下來。 相信你看過簡報者發(fā)生這種問題：首先，講話開始條理混亂、速度減慢、然后停止，接下來是眼睛看天花板或地板，甚至閉著。這些反應無非是讓腦子有時間解開糾結，再重新開始。記住，當你一邊簡報，一邊用眼睛掃瞄，那絕對會使你的大腦負荷不起。下次，你可以試著一面講電話、一面閱讀、并嘗試了解便條紙上的訊息，這簡直不可能，是不？既然如此，就得注意在簡報時，盡量別攝入太多視覺訊息。 此外，并請注意緊張和目光注視之間的關系。掃瞄得愈快，簡報者就顯得愈緊張，眼睛轉得愈快，簡報者腦中要處

47、理的訊息就愈多。當大腦快速地處理視覺訊息時，身體彷佛被套在一個愈轉愈快的車輪中，身體的其他機能也快速運作起來：講話快了起來，人也變得坐立不安、手足無措。我們?？吹絼偵先蔚幕鶎庸芾砣藛T站校整個部門前作簡短的簡報時，眼睛快速地轉動、話說得又快、手指在口袋中搓來搓去、看起來很不自在；同時顯得不夠誠慫或無法控制場面。 快速地轉動眼睛常會給簡報者帶來麻煩。 個別注視聽眾 要放慢速度和防止大腦內訊息系統(tǒng)互相抵觸的辦法，就是減緩視覺印象進入腦中的速度。換句話說，不要讓眼睛在團體中掃瞄，而是個別地注視每個聽眾。較長的目光接觸，使得大腦在特定時間內減少要處理的視覺印象，同時可以讓大腦集中處理你要表達的訊息。 我

48、所謂的掃瞄意指不超過半秒鐘的注視；而目光接觸應該是三秒整或更長些。開始時，長達三秒鐘的目視有如在凝視人，你會感到很不自然，這是必然的現(xiàn)象。因為多年來你一直在掃瞄，積久成習，難以更正過來。但是，由于掃瞄除了減低你明說服力外，還會帶來許多問題，因此努力維持三秒鐘的目光接觸是絕對必須約。 延長目光接觸的優(yōu)點 延長目光接觸的時間會使你的演說較穩(wěn)健，并可以壓制無意義的手勢；同時也會更突顯手勢的重要性，并更能協(xié)助傳達訊息。 如果你認為簡報時，延長目光接觸的時間很不自然，請想想看一對一的交談：如果對方和你談話時，眼睛卻看著天空或其他地方，你是否感到被冒犯？下次你處在一個羅曼蒂克的場合時，注意一下如何應用目光

49、接觸。戀愛中的人們，目光接觸應用得好極了。在掏心說著我愛你時，如果眼睛卻看著別約地方，這些字眼是否變得完全不可信？ 眼睛不斷掃瞄與延長目光接觸的簡報者，他們表現(xiàn)出來的區(qū)別頗富戲劇性，簡報者應用三到九秒的目光接觸，看起來更真誠也更具說服力，也會比掃瞄者對自己的演講內容更確定。在簡報中，延長目光接觸時間是最有效的說服武器。除非你的看法簡潔出色，否則聽眾是不可能持續(xù)注意你所說的每句話，引起聽眾注意的最好辦法，就是目光注視著每一個不同的人，至少持續(xù)三秒鐘。 什么情況下，需要比三秒鐘更久的目光接觸時間呢？回答這問題時，請記住目光注視的目的，是為了停止掃瞄以免讓太多視覺印象印入腦海中。當你緊張時，最常發(fā)生

50、掃瞄。例如，當你在簡報時，一切都進行得很順利，你慢慢地以目光注視房中的聽眾。突然執(zhí)行副總闖進坐下，不一會兒對你皺皺眉頭，再看看表。你的身體立刻有了反應，腎上腺素流到血液中，你的說話速度加快，并開始慌張。 回到何時應該目光接觸三秒鐘以上？這個問題，答案是：當你變得很緊張時。這也就是為什么在開始簡報的第一分鐘，就該延長目光注視的原因。當你開始口吃，看到聽眾不良的反應：或者看到一張臉不滿你所說的話時，你必須趕緊對自己說：我要延長目光注視時間以使自己專心。；還有當你發(fā)覺自己不知不覺又開始每秒鐘掃瞄過一個人時，就必須再選一張臉，并至少注視他三秒鐘以上。 面對大團體時，該看那里？ 在一個飯店的大廳里，有五

51、百個聽眾，很明顯地，你無法對每張臉看三秒鐘，但是如果你廣泛的在每個地方選擇一個人注視時，大多數(shù)的人會覺得你在看他。因為你和聽眾間有一段距離，當你看著一堆人中的一個時，在他周圍的十個人都會覺得你是直接看著他。做目光接觸時不要忘了坐在最左端或最右端的人，因為兩側的人很容易被疏忽。 當你能自如地運用延長目光接觸時間之后，你會感到你的視野變得很大。最恰當?shù)哪抗饨佑|時間為平均一個聽眾三秒鐘（掃瞄時則一個聽眾少于一秒鐘）。開頭第一個人要到十秒鐘，以下三個一秒鐘快速掃過，再放慢速度，做二個五秒鐘的接觸，如此繼續(xù)下去。 當你進步到能延長目光接觸時間平均天少三秒鐘時，你還會發(fā)現(xiàn)自己能在講完一個句子或看法之后，才

52、將目光移轉至下一個人身上，這么做，會使得人們更加專注傾聽你的講解，目光接觸也于是有其意義。 練習技巧如果你只是了解目光接觸是什么，而沒有實地經(jīng)歷，進步會很慢。就象網(wǎng)球、高爾夫球、游泳或其他的技術，部是需要練習的。以下提供你一些幫助練習的意見。一對一 一對一交談是改進目光接觸技巧的最好時間。我們在一對一時表現(xiàn)不錯，但有時也會漫不經(jīng)心，譬如對某人說五個句子后，下三個句子將眼光移開。使用目光接觸有如使用動詞時態(tài)，沒有藉口可以草率或誤用。空屋練習 在會議室預演簡報時，你可以練習目光接觸，房間愈大愈好。在每排選三張椅子貼上一張紙，你至少需要十二至十八張貼上紙片的椅子，和八至十二張沒有貼上紙片的椅子。整個

53、房間看一看，對著每張貼有紙條的椅子看三到十秒鐘，當你如此作時，其實也許每張椅子只看一到二秒，因為一開始時很容易低估三秒鐘的長度。為補救這個缺點起見，我建議你每張椅子都看十秒鐘。舉手技巧下次你對同事做簡報時，要求房間中的每個人舉手來幫助你如同舉手發(fā)問一樣。告訴他們，當你眼睛個別地注視他們時，請對方心中暗數(shù)五秒，才放下手臂。 看著所有舉起來的手，挑一個坐在最后面的人，停三秒，然后開始說話。記得，每次只看一個人，同時要壓制自己只看一秒的沖動。當聽眾看到你看著他，他開始默讀五下。你必須事先告訴聽眾：如果你還在默數(shù)時，我卻已經(jīng)把眼睛轉向另一個人，那么請你給我一個微笑，搖搖你的手。 必須確定眼睛對著對方的

54、眼睛而不是頭、顎、或鼻子。一旦手放下來后，你就移向下一張臉。隨意挑選任何一張臉，不必按照順序。 這是很困難的練習，你很快發(fā)覺要讓所有的手都放下來很不容易。你會不斷地在五秒鐘時間到以前就想轉移視線。如果你對自己有信心，嚴格要求自己，并不斷地求進步，就會從這練習中獲得很大的好處。 我在結束本段前要再強調一次：延長目光接觸時間，是你對團體推銷時最有力的說服武器。 停頓的沖擊停頓頗具威力，但卻很少有簡報者應用它。在一個主要重點之前停頓一下（保持沉默），是強調或推銷訊息的最佳方式?；叵胍幌拢敽唸笳呦韧ｎD一陣子，再說某段時，他停頓得愈久，你是否愈會想：這人下面要說的一定是頗有份量的話。第一次停頓就是在簡報一剛開始時。很多簡報者從椅子上站起來，走到會議桌前，一轉過身后就開始說話。其實，一開始就停頓一下，最容易贏得聽眾的注意。走向前慢慢地轉身，選擇房間內最后面一個人，注視他，停一秒鐘，然后再開始說話。如來你不停頓一下再開始說話，就很可能會開始掃瞄。如果你停頓，隨著那沉默的片刻，你會同時把眼光集中。 停頓雖然如此重要，但許多人卻覺得應用起來很困難。因為當身體的腎上腺素開始作用，并刺激你加快速度說話時，你很難讓