[IT計(jì)算機(jī)]Excel速成教程

1、excel 2000速成教程第一部分 建立與使用電子報(bào)表 中文office 2000軟件包中提供了一個(gè)名為中文excel 2000軟件，這是一個(gè)用于建立與使用電子報(bào)表的實(shí)用程序，也是一種數(shù)據(jù)庫軟件，用于按表格的形式來應(yīng)用數(shù)據(jù)記錄。專業(yè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件visual foxpro也能建立電子報(bào)表，但中文excel 2000卻是一個(gè)電子報(bào)表的專業(yè)軟件，也常用于處理大量的數(shù)據(jù)信息，特別適用于數(shù)字統(tǒng)計(jì)，而且能快速制定好表格。開始語：中文excel 2000是microsoft office 2000軟件包中文版的組成部分。按啟動(dòng)windows應(yīng)用的方法運(yùn)行它后，屏幕上就會(huì)顯示其操作窗口，并且打開一張名

2、為book1(工作薄1)的電子報(bào)表，但沒有任何內(nèi)容，而是等待著您來建立它，本教程將從此開始講述。圖 1進(jìn)入中文excel 2000的操作窗口注：“工作簿”在 microsoft excel 中是處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，每一個(gè)工作簿都可以包含多張工作表，因此可在一份文件中管理多種類型的相關(guān)信息；“工作表”就是顯示在屏幕上的，由表格組成的一個(gè)區(qū)域，參見圖 1。此區(qū)域稱為“工作表區(qū)”各種數(shù)據(jù)將通過它來輸入顯示。中文excel 2000也使用“字段”、“記錄”等visual foxpro中的對(duì)象，但應(yīng)用方法卻大不一樣，下面將以建立一張員工工資表的操作來說明這一點(diǎn)。步驟一、參見圖 2，單擊a1單元格。中文

3、excel 2000操作窗口仍然由標(biāo)題欄、下拉菜單、工具欄、狀態(tài)欄等組成。位于工具欄下方的就是建立電子表格的“工作表區(qū)”，它提供了一系列的單元格，各單元格也各有一個(gè)名稱，將光標(biāo)移至單元格內(nèi)后，其狀態(tài)將變成一個(gè)十字形，參見圖 2。工具欄下方標(biāo)記的a、b、c、d.分別用于標(biāo)明表格中的各列，表格左邊緣的數(shù)字則標(biāo)明各行，“列標(biāo)”與“行號(hào)”用于確定一個(gè)單元格的位置，如a1表示a列中的第一行單元格，c3，就表示c列中的第三行單元格。在中文excel 2000操作窗口中，所提供的單元格數(shù)目非常大，但全部被應(yīng)用的情況將是罕見的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。 圖 2 單擊a1單元格注意：“工作表區(qū)

4、”由工作表，及其單元格、網(wǎng)格線、行號(hào)列標(biāo)、滾動(dòng)條和工作表標(biāo)簽構(gòu)成?！傲袠?biāo)”就是各列上方的灰色字母，“行號(hào)”就是位于各行左側(cè)的灰色編號(hào)區(qū)。圖 3在這里輸入“姓名” 步驟二、輸入“姓名”，參見圖 3。 在電子表格中，“列”與數(shù)據(jù)庫中的“字段”相當(dāng)，“行”與“記錄”相當(dāng)，這里輸入的“姓名”就將成為一個(gè)新的字段。圖 4第一行各列中的內(nèi)容 步驟三、按一下鍵盤上的右方向鍵，然后輸入“年齡”，接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務(wù)”、“工資額”，參閱圖 4。使用鍵盤上的左、右、上、下方向鍵可以將光標(biāo)移至各單元格上，這就選定了當(dāng)前單元格，從而讓您在各單元格中輸入文字信息。步驟四、參見圖 5，移動(dòng)鼠標(biāo)單擊a2單元

5、格，然后參照上面的內(nèi)容，輸入其它單元格中的內(nèi)容，結(jié)果參見圖 6。圖 5 單擊a2單元格 圖 6編制也這份“員工工資表”完成上述操作后，“員工工資表”就編制好了，如圖 6所示。在這一份電子表格中，所包含的員工數(shù)目有限，但說明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，現(xiàn)在就能這樣制定好“員工工資表”，但這還不夠，您也能得到更多，如統(tǒng)計(jì)貨物出入量、庫存量、每日收益，等等。順便說一句，若要將此軟件用于財(cái)務(wù)工作，也不會(huì)有任何問題。注意：中文excel 2000與中文visual foxpro 6不同，關(guān)閉當(dāng)前操作窗口時(shí)不會(huì)自動(dòng)保存操作結(jié)果，因此必須先執(zhí)行“文件”下拉菜單中的“保存”命令后，才可以關(guān)閉。中文

6、excel 2000速成教程建立與使用電子報(bào)表 第二講 建立第二張工作表在同一本中文excel 2000工作薄中，可以同時(shí)建立三份工作表，而且這些表中的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)還可以完全不同，甚至還能使用復(fù)制的方法引用數(shù)據(jù)，下列操作就將說明這個(gè)問題：注意：中文excel 2000的其它工作，如打印、建立圖表等，都將基于“工作表”來開展。步驟一、使用拖動(dòng)的方法，選定第一行中的所有內(nèi)容，參見圖 7。這一步操作與在microsoft word中選定文字的操作相類似，選定的結(jié)果也將突出顯示在屏幕上，參見圖 7。順便說一句，操作時(shí)若單擊某一個(gè)列標(biāo)可選定整列單元格，單擊某一個(gè)行號(hào)可選定整行單元格，但只有這里的拖動(dòng)操作才

7、可以選定指定部分的單元格。圖 7選定第一行中的所有內(nèi)容步驟二、按下鍵盤上的ctrl c組合鍵。這是您已經(jīng)熟悉的了操作，用于將選定的內(nèi)容復(fù)制在windows剪切板中。與之相應(yīng)的ctrl x(剪切)、ctrl v(粘貼)組合鍵也可以在中文excel 2000工作表中應(yīng)用。 注：若用鼠標(biāo)右擊選定的內(nèi)容，屏幕上將顯示相應(yīng)的快捷菜單，從中可以選擇到復(fù)制、剪切、粘貼等命令。 圖 8 單擊sheet 2標(biāo)簽步驟三、單擊左下方的sheet 2標(biāo)簽，參見圖 8所示。sheet 2是另一張工作表(work sheet)的標(biāo)簽，也是位于工作簿窗口底端的三張標(biāo)簽之一?！肮ぷ鞅順?biāo)簽”用于顯示工作表的名稱。單擊某一張工作

8、表的標(biāo)簽將激活相應(yīng)的工作表,當(dāng)前處于活動(dòng)狀態(tài)的工作表將接受當(dāng)前操作。注：位于工作表標(biāo)簽下方的區(qū)域稱為“狀態(tài)欄”，它能提供有關(guān)選定命令或操作進(jìn)程的信息，您可據(jù)此了解當(dāng)前可做的操作。在此信息的右側(cè)將顯示capslock、 scroll lock、num lock等鍵盤按鍵的當(dāng)前狀態(tài)。若這些鍵處于打開狀態(tài)，那么它們的名稱就會(huì)在此顯示出來。步驟四、進(jìn)入表格2后按下鍵盤上ctrl v組合鍵，結(jié)果參見圖 9。圖 9在第二張表中粘貼內(nèi)容完成上述操作后，剛才復(fù)制的內(nèi)容就將粘貼在第二份工作表中，如圖 9所示。此后，您可以參照前面的內(nèi)容制定該表中的內(nèi)容。步驟五、參照前面的操作，輸入第二張表中的內(nèi)容，結(jié)果參見圖 1

9、0。上述通過復(fù)制、粘貼的方法來制定第二張電子報(bào)表中第一行的內(nèi)容，是一種常用操作技巧，能快速建立那行欄目類似而數(shù)據(jù)不同新報(bào)表。若第二張表中的欄目，即首行中的內(nèi)容與第一張表中的欄目有區(qū)別，粘貼后可以進(jìn)行修改，其操作方法與microsoft word中的編輯操作相同，也可使用拖動(dòng)的方法移動(dòng)內(nèi)容。圖 10輸入第二張表中的內(nèi)容第三講 設(shè)置單元格的格式與microsoft word一樣，在中文excel 2000中也能設(shè)置文字的格式，而且此格式將表現(xiàn)在最終的電子表格中。此外，還可以設(shè)置其它與數(shù)據(jù)信息相關(guān)的屬性，下面的操作將結(jié)合“員工工資表”的特點(diǎn)來進(jìn)行說明，請(qǐng)先單擊左下方的sheet 1標(biāo)簽，返回“員工工

10、資表”。 圖 11 單擊行號(hào)1注：在初始狀態(tài)下，中文excel 2000操作窗口中只有三張標(biāo)簽，除了可以使用這種方法選擇激活一張標(biāo)簽外，還可以通過位于標(biāo)簽左旁的“標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕”進(jìn)行操作。這些按鈕的外觀是就是滾動(dòng)箭頭，從外型上即可了解到各自的作用。如果要滾動(dòng)顯示其他工作表標(biāo)簽，請(qǐng)?jiān)谒璺较蛏蠁螕魸L動(dòng)箭頭；如果要選定某個(gè)工作表，請(qǐng)單擊其標(biāo)簽；如果要一次滾動(dòng)多張工作表，請(qǐng)按住鍵盤上的shift鍵，然后再單擊中間的標(biāo)簽滾動(dòng)箭頭；如果要顯示當(dāng)前工作簿中所有工作表列表，請(qǐng)右擊標(biāo)簽滾動(dòng)箭頭。步驟一、參見圖 11，單擊行號(hào)1，選定此行中的文字內(nèi)容。然后右擊鼠標(biāo)器，進(jìn)入圖 12所示的快捷菜單，并從中選擇“設(shè)置單

11、元格格式”命令。圖 12 選擇“單元格快捷菜單”圖 13 單擊“字體”選項(xiàng)卡步驟二、進(jìn)入圖 13所示的“單元格格式”對(duì)話框后，單擊“字體”選項(xiàng)卡。圖 14 從“字體”窗口中選擇一種新的字體步驟三、參見圖 14從“字體”窗口中選擇一種新的字體后，參見圖 15，從“字形”窗口中選擇一種字形，接著可在“字號(hào)”窗口中設(shè)置文字的大小尺寸。 圖 15 選擇一種字形圖 16 上述操作的結(jié)果此后，您還可以在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置文字的顏色，以及下劃線、刪除線等屬性,還能預(yù)覽設(shè)置結(jié)果。單擊“確定”按鈕后，選定文字就將按新設(shè)置的字體格式顯示在電子報(bào)表中，參見圖 16。圖 17 選定此列中的所有內(nèi)容 圖 18 選擇“

12、數(shù)字”選項(xiàng)卡第四講 設(shè)置貨幣符號(hào)述操作可用于設(shè)置了電子報(bào)表中各列標(biāo)題文字屬性，下面的操作將設(shè)置貨幣符號(hào)：步驟一、單擊d列號(hào)，選定此列中的所有內(nèi)容，參見圖 17，接著右擊鼠標(biāo)右鍵，然后從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令。進(jìn)入“單元格格式”對(duì)話框后選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，參見圖618。 圖 19 在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項(xiàng) 步驟二、在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項(xiàng)，參見圖 19。 圖 20設(shè)置好“小數(shù)位數(shù)”與“人民幣符號(hào)”步驟三、參見圖 20，設(shè)置好“小數(shù)位數(shù)”與“貨幣符號(hào)”，然后單擊“確定”按鈕。圖 21 在工資數(shù)額前加上一個(gè)人民幣符號(hào)上述操作選擇的是一個(gè)人民幣符號(hào)，此后工作表中的“工資額

13、”數(shù)據(jù)前就會(huì)加上這個(gè)符號(hào)，如圖 21所示。這幾步操作說明了選定某一行，或者某一列來設(shè)置格式的方法。如果需要，還可以選擇幾行或者幾列，甚至于選定工作表中的一部份，或者全部行與列來進(jìn)行設(shè)置。選定部分或者全部行與列，都可以使用拖動(dòng)的方法進(jìn)行操作；若要選定排列不連續(xù)多行，或者多列，可參照下面建立圖表的方法進(jìn)行操作。圖 22 選擇“打印預(yù)覽”第五講 預(yù)覽和調(diào)整報(bào)表外觀 一份電子報(bào)表建立好后，就可以將它打印在報(bào)表紙上，或者通過網(wǎng)絡(luò)傳給部門主管或者下屬。在此之前，為了了解報(bào)表內(nèi)容與格式是否正確，有必要預(yù)覽報(bào)表外觀，并且根據(jù)預(yù)覽的結(jié)果作些調(diào)整。下列操作將說明這一點(diǎn)：步驟一、從“文件”下拉菜單中選擇“打印預(yù)覽”

14、命令，參見圖 22。此命令可將打印的結(jié)果顯示在屏幕上，結(jié)果如同使用打印機(jī)在報(bào)表紙上打印的電子報(bào)表，從而讓您以真實(shí)的面貌工區(qū)觀察它的外觀，為修改提供依據(jù)。選擇此命令后，預(yù)覽的結(jié)果將如圖 23所示。步驟二、參見圖 24，使用“縮放”工具單擊預(yù)覽窗口，結(jié)果如圖 25所示?！翱s放”工具按鈕在工具欄中很容易看到。當(dāng)預(yù)覽窗口打開后，它就處于選定狀態(tài)，而且光標(biāo)形狀也如同一只放大鏡，使用它單擊預(yù)覽窗口后，文字就能放大至建立電子報(bào)表時(shí)所設(shè)置的尺寸，如圖 26所示，再次單擊又會(huì)還原。圖 23 預(yù)覽電子報(bào)表圖 24使用“縮放”工具單擊預(yù)覽窗口圖 25 放大顯示文字此時(shí)，您就可以仔細(xì)看一下該電子報(bào)表的版式設(shè)計(jì)情況，并

15、且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，顯然需要修改下列三點(diǎn)： 1.應(yīng)加上表格標(biāo)題。2.“年齡”字段中的記錄值應(yīng)當(dāng)居中。3.“工資額”字段未應(yīng)加入“總計(jì)”值。下面的操作就將完善這些內(nèi)容。圖 26 選擇“行”命令第六講 加入標(biāo)題 為了加入標(biāo)題，首先需要在報(bào)表將插入一行，以便于書寫它，其次還要合并此行中的各列，否則標(biāo)題就不能存在。完成下列操作后，您就會(huì)理解這句話的意義了。圖 27 插入新行 步驟一、單擊“關(guān)閉”按鈕，結(jié)束“預(yù)覽”，返回中文excel 2000的操作窗口。然后單擊行號(hào)1，然后從“插入”下拉菜單中選擇“行”命令,參見圖 26。圖 28 打開“合并單元格”檢測(cè)框 此后，在原“行1”前將

16、插入新的行，而原來的“行1”將變成“行2”,如圖 27所示。新行將使用已經(jīng)存在列定義，您可以為每一個(gè)單元格填入內(nèi)容，但由于它將用于書寫工資表的標(biāo)題，所以應(yīng)當(dāng)合并各列，使它們不在存在，而由一個(gè)單列取而代之，從而讓標(biāo)題可以正常出現(xiàn)在電子報(bào)表的開頭處。 步驟二、單擊行號(hào)1，確保選定新行，然后右擊鼠標(biāo)進(jìn)入快捷菜單，接著從中選擇“設(shè)置單元格格式”命令,然后在“單元格格式”對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,并參見圖 28，打開“合并單元格”檢測(cè)框,最后單擊“確定”按鈕。 完成這一步操作后，“行1”中就只有一個(gè)單元格了，這是中文excel 2000中的常用操作,初學(xué)者應(yīng)當(dāng)注意了。 步驟三、在“行1”書寫好標(biāo)題“員

17、工工資表”,并參照前面的內(nèi)容，設(shè)置好標(biāo)題的文字字體與大小尺寸,結(jié)果應(yīng)如圖 29所示。 由圖 29可見,標(biāo)題文字與“年齡”列中的數(shù)字一樣，位置都需要調(diào)整，下面的操作就將解決此問題。圖 29在“行1”中書寫好標(biāo)題“員工工資表”注意：調(diào)整電子表格某些單元格中的數(shù)字或者文字的位置是一種重要的操作，因這可以使得閱讀更容易，減少出錯(cuò)率。第七講 調(diào)整列中的文字位置 由圖 29可見,在這一份“員工工資表”中，僅使用了當(dāng)前工作表中的部分列，在調(diào)整標(biāo)題文字的位置之前，有必要清除那些并沒有使用的列，以便于將標(biāo)題放置在報(bào)表的中央，請(qǐng)按下列步驟進(jìn)行操作：步驟一、使用拖動(dòng)的方法選定那些沒有使用的列，結(jié)果如圖 30所示。

18、在中文excel 2000中,通常是從a1開始使用各單元格的，這樣那些沒有使用的列就會(huì)是靠后面的列了。在本例中操作時(shí)，應(yīng)當(dāng)單擊列標(biāo)e后進(jìn)行拖動(dòng)，否則就不能選擇這些列中所有單元格。也只有這樣，標(biāo)題行中沒有使用的那些列也才會(huì)被選定。也是說，選定的結(jié)果才會(huì)如圖 30所示。步驟二、右擊鼠標(biāo)，然后從快捷菜單中選擇“隱藏”命令。 這樣，報(bào)表中就會(huì)隱藏(不同刪除)沒有使用的列，只顯示那些已經(jīng)使用了的列，如圖 31所示。注：若從快捷菜單中選擇“刪除”命令，刪除的將是單元格中的內(nèi)容，而不是單元格本身。這與上述“隱藏”是不一樣的。刪除后單元格仍然存在，或者填入新的內(nèi)容，隱藏后則不會(huì)出現(xiàn)在屏幕上。圖 30 選定那些

19、沒有使用的列圖 31 隱藏沒有使用的列 步驟三、選定所有行與列右擊鼠標(biāo)進(jìn)入快捷菜單后，選擇“設(shè)置單元格格式”命令。接著選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，并單擊“水平對(duì)齊”下拉按鈕和從下拉列表中選擇“居中”項(xiàng)，參見圖 32。圖 32 選擇“居中”項(xiàng)這一個(gè)選項(xiàng)的功能是迫使文字在單元格中居中，而不管它的長(zhǎng)度是否與單元的顯示長(zhǎng)度相同。步驟四、檢查“合并單元格”檢測(cè)框是否處于關(guān)閉狀態(tài)。若處于打開狀態(tài)，就關(guān)閉它，然后單擊“確定”按鈕。注意：由于前面的操作曾經(jīng)打開過此檢測(cè)框，而這里的操作又選定了所有填充了內(nèi)容的單元格，所以這里務(wù)必檢查一下，看看是否處于關(guān)閉狀態(tài)，這是一個(gè)很關(guān)鍵的問題！否則表格中的各單元格將合并一個(gè)單元格，

20、表格也就不存在了。圖 33讓各單元格中的文字居中此后，各單元格中的文字就會(huì)居中，如圖 33所示。這種居中的作用很顯然，目的就是要讓各列的欄目名與內(nèi)容對(duì)齊，閱讀時(shí)不容易出錯(cuò)。順便說一句，拖動(dòng)列標(biāo)間的分隔線，可以調(diào)整各列的顯示寬度，并帶動(dòng)單元格中的內(nèi)容移動(dòng)顯示位置，但不能將此位置固定在單元格中的某一處。圖 34 選擇“函數(shù)”命令注意：調(diào)整電子表格中某些單元格的數(shù)字或者文字的位置也是一種重要的操作，因?yàn)檫@可以使得閱讀更容易，減少出錯(cuò)率。圖 35 選定sum函數(shù)第八講 添加“總計(jì)”單元格 中文excel 2000提供有各種用于計(jì)算的函數(shù)，其中sum將用于“總計(jì)” ，計(jì)算指定列中所有數(shù)值的和?！昂瘮?shù)”是

21、這個(gè)軟件的開發(fā)者預(yù)先制定的一些特殊功能，可以直接拿來使用。請(qǐng)按下列步驟進(jìn)行操作：步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個(gè)空白單元格，接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數(shù)”命令，參見圖 34。圖 36 sum函數(shù)計(jì)算的結(jié)果信息步驟三、在“粘貼函數(shù)”對(duì)話框的“函數(shù)名”列表窗中選定sum函數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，參見圖 35。在“函數(shù)名”列表窗中選定某個(gè)函數(shù)后，它的功能描述字將顯示在“函數(shù)分類”列表窗的下方，您可以據(jù)此了解到這個(gè)所提供的各函數(shù)功能。操作時(shí)，可先從“函數(shù)分類”列表窗中選定某類函數(shù)，然后從“函數(shù)名”列表窗中選擇此類函數(shù)的某一個(gè)。步驟四、單擊sum函數(shù)計(jì)算的結(jié)果信息框中的“確定”按鈕，參見圖

22、36。 此后，就能在工作表中看到工資的總計(jì)值了。當(dāng)然了，還需要加入“總計(jì)：”標(biāo)題，這樣才能打印出員工工資表。此后您可以選擇“文件”下拉菜單中的“打印預(yù)覽”命令，看一看您所設(shè)計(jì)的工資報(bào)表是什么樣子的。第九講 制作員工工資圖表利用中文excel 2000提供的圖表功能，可以基于工作表中的數(shù)據(jù)建立圖形表格，這是一種使用圖形來描述數(shù)據(jù)的方法，用于直觀地表達(dá)各統(tǒng)計(jì)值大小差異。 為了制作員工工資圖表。請(qǐng)按下列步驟進(jìn)行操作： 步驟一、將光標(biāo)移至a3單元格上。然后單擊它并向下拖動(dòng)，選定各員工的姓名，并按住鍵盤上的ctrl鍵，將光標(biāo)移至d3單元格上，向下拖動(dòng)，選定各員工的工資額后，結(jié)束拖動(dòng)并釋放ctrl鍵，結(jié)果

23、應(yīng)如圖 38所示。圖 38 選定員工的姓名與工資額這一步先是選定了各員工的姓名，然后選定他們的工資額，如果事先沒按住鍵盤上的ctrl鍵，將不能選定這兩部分對(duì)象。這種操作方法與在windows的“資源管理器”中選定不相鄰的多份文件方法相同。步驟二、參見圖 39，單擊工具箱中的“圖表向?qū)А卑粹o，進(jìn)入“圖表向?qū)А钡牡谝徊讲僮鲗?duì)話框。圖 39 單擊“圖表向?qū)А卑粹o步驟三、參見圖 40，在“圖表類型”列表中選定一種類型后，從“子圖形類型”指定圖形的形式，接著單擊“下一步”按鈕。 進(jìn)入圖表向?qū)Ш螅ㄟ^這一步可以選擇的類型很多，各類型的圖形特點(diǎn)如“子圖形類型”窗口中所列，而且通過位于此窗口下方的文字可以了解

24、到各自的用途，本書不必多說了，您可以參照本書的操作步驟，試用一下別的類型。 注：若按住“按下不放可查看示例”按鈕，“子圖形類型”將變成預(yù)覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類型與電子報(bào)表中數(shù)據(jù)的圖表外觀。此外觀若不是您想要的類型，可以重新選定類型。圖 40 選擇一種圖表類型圖 41 “行”單選按鈕的位置步驟四、在“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗?duì)話框中，打開“行”單選按鈕，參見圖 41。圖 42 按“行”的方式來產(chǎn)生“系列” 進(jìn)入“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗?duì)話框后，將會(huì)看到中文excel 2000默認(rèn)設(shè)置的“系列”產(chǎn)生方式?！跋盗小本褪菆D表中橫坐標(biāo)的標(biāo)記方式，在這里就是將員工的姓名放置在橫坐標(biāo)下方，即按“列”

25、的方式來產(chǎn)生“系列”。完成這一步操作后，中文excel 2000將按“行”的方式來產(chǎn)生，并且立即在此對(duì)話框的預(yù)覽窗中表現(xiàn)出來，如圖 42所示。步驟五單擊“下一步”按鈕后，在“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框的“圖表標(biāo)題”欄中輸入“員工工資圖表”，參見圖 43。圖 43 輸入“員工工資圖表”步驟六、單擊“下一步”按鈕后，在“圖表位置”對(duì)話框中打開“作為新工作表插入”單選按鈕，參見圖 44。圖 44 打開這個(gè)單選按鈕 這一步操作將建立一張新的工作表，而且是與前面的工作表分離的圖表。若打開“作為其中的對(duì)象插入”單選按鈕，則將把新工作表(圖表)插入在當(dāng)前工作表中。最后，單擊“完成”按鈕，一張工作圖表就產(chǎn)生了，它將作為

26、當(dāng)前工作薄中的一張的圖表出現(xiàn)在屏幕上，參見圖 45。與作為對(duì)象插入在當(dāng)前報(bào)表中不同的是，該圖表是獨(dú)立存在于當(dāng)前工作薄中的，不配屬于報(bào)表，這一點(diǎn)可以通過單擊屏幕左下角處的sheet 1標(biāo)簽來證實(shí)。此時(shí)，位于該標(biāo)簽的左旁將是圖表的標(biāo)簽，您可以試一試作為對(duì)象來插入圖表，并看一看此處的標(biāo)簽排列情況。圖 45 建立一張“員工資圖表”總結(jié)： 中文excel 2000是一種常用的辦公軟件,而且可以與microsoft office 2000中的其它軟件一起應(yīng)用，如可以在word 2000中插入中文excel 2000的報(bào)表，本部分講述了中文excel 2000的一般用法。 “新建”對(duì)話框中提供有一些預(yù)定的模

27、板，基于它們可以快速建立一些企業(yè)常用電子表格。通過各模板，您還可以進(jìn)一步了解這個(gè)軟件的功能與所能建立的各種報(bào)表。為了使用這些模板，可從“文件”下拉菜單中選擇“新建”命令，然后在“新建”對(duì)話框中選擇“電子表格模板”選項(xiàng)卡，接著從列表中選擇要想要模板即可。excel 2000速成教程第二部分 使用公式查詢數(shù)據(jù) 第一講 認(rèn)識(shí)中文excel 2000的計(jì)算公式一旦在中文excel 2000中建立起了電子報(bào)表，就可以按前面課程中所述的操作計(jì)算并顯示某一列單元格區(qū)域內(nèi)各值的總計(jì)值。其實(shí)，中文excel 2000提供有自動(dòng)計(jì)算功能，如選定“工資額”列中的各單元格后，狀態(tài)欄中就將顯示各項(xiàng)數(shù)據(jù)記錄的總值：求和=

28、￥5,010.00；若選定“年齡” 列中的各單元格，狀態(tài)欄中顯示的總計(jì)值為：求和=184。這種顯示總計(jì)的操作，也可以用于某一行，或者某幾行所有或者部分單元格。這就是中文excel 2000與中文visual foxpro 6最大不同之處，不但能輕易的建立起計(jì)算公式，還能在指定位置顯示計(jì)算的結(jié)果。此外，若選定單元格后右擊狀態(tài)欄，然后從一份快捷菜單中還能選擇顯示這些選定單元格內(nèi)各數(shù)字的平均值、最大值或最小值。若選擇此快捷菜單中的“計(jì)數(shù)值”命令，中文excel 2000會(huì)自動(dòng)計(jì)算將要統(tǒng)計(jì)含有數(shù)值的單元格個(gè)數(shù)，選擇“計(jì)數(shù)”命令則自動(dòng)計(jì)算將要統(tǒng)計(jì)的已填充單元格數(shù)目。在中文excel 2000中，“公式”

29、是在單元格中執(zhí)行計(jì)算的方程式，如一個(gè)執(zhí)行數(shù)學(xué)計(jì)算的加、減就是一種簡(jiǎn)單的公式。在前面的操作中，對(duì)工資額的總計(jì)就使用了這樣的公式，此時(shí)若單擊顯示工資額總計(jì)的單元格d9，當(dāng)它處于選定狀態(tài)，“編輯欄”中就會(huì)顯示所使用的公式，如圖 1所示。圖 1 在“編輯欄”中觀看計(jì)算公式這里，d9單元格中的公式 = sum(d3:d9)所要計(jì)算的是單元格d3至d9中各數(shù)值的和，其值將顯示在d10單元中。您一定還記得前面是如何在d10單元格中進(jìn)行操作來顯示統(tǒng)計(jì)數(shù)字的，若想要在別的單元格中也顯示該值，而且還是讓中文excel 2000自動(dòng)計(jì)算它，那么就單擊那個(gè)單元格，接著在該單元格中輸入這個(gè)公式吧！當(dāng)然了，如果想在“編輯

30、欄”進(jìn)行操作也行，只要您記住公式的應(yīng)用法則，無論在單元格中，還是在“編輯欄”中總能準(zhǔn)確無誤的建立并使用公式的。而公式的應(yīng)用法則呢又是那樣的簡(jiǎn)單，如下面的公式即可將單元格 b4 中的數(shù)值加上 25，再除以單元格 d5至e5單元格的數(shù)值不過，這一條公式的建立就不同了，不能使用前面的方法來建立，而需要在“編輯欄”中使用編輯的方法。注意：如果正確的創(chuàng)建了計(jì)算公式，那么在中文excel 2000的默認(rèn)狀態(tài)下，其計(jì)算值就會(huì)顯示在單元格中，公式則顯示在“編輯欄”中。如果要使工作表中所有的公式在顯示公式內(nèi)容與顯示結(jié)果之間切換，可按下ctrl+組合鍵（位于鍵盤左上側(cè)）。一旦建立起了計(jì)算公式，中文excel 20

31、00將根據(jù)公式中運(yùn)算符的特定順序從左到右進(jìn)行計(jì)算，也可以使用括號(hào)更改運(yùn)算順序，而且與小學(xué)課程中四則混合運(yùn)算法則相同。第二講 創(chuàng)建計(jì)算公式下面將要為某公司的經(jīng)營情況創(chuàng)建一張電子報(bào)表，并使用計(jì)算公式做一些統(tǒng)計(jì)，請(qǐng)先按下列步驟進(jìn)行操作。步驟一、單擊屏幕左下角處的sheet 3標(biāo)簽，然后在a1單元格中開始書寫“北京分公司本月收支一攬表”字樣，并設(shè)置好字體與字號(hào)(即字的大小尺寸)，如圖 2所示。圖 2 輸入新的報(bào)表標(biāo)題 圖 3 輸入縱、橫欄目與標(biāo)題名步驟二、在b2、c2、e2、f2單元格中分別輸入“收入/月”、“支出/天”、“員工工資”、“盈利”欄目名稱，如圖 3所示。接著分別在a3、a4、a5、a6單

32、元格中輸入“第一營業(yè)部”、“第二營業(yè)部”、“第三營業(yè)部”、“總結(jié)余”項(xiàng)目名。注：上面輸入文字的操作說明，若輸入的文字不能被當(dāng)前單元格完全容納時(shí)，中文excel 2000會(huì)自動(dòng)占用鄰近的單元格。書寫完畢后，通過設(shè)置較小一點(diǎn)字號(hào)的方法，或者擴(kuò)大單元格，就可以在單元格中完整地顯示它們。圖 4 適當(dāng)調(diào)整一下文字字號(hào)步驟三、選定a列與b列中的所有欄，并設(shè)置較小一點(diǎn)字號(hào)，以便在單元格中完整地顯示它們，如圖 4所示。上面建立好了該分公司本月的報(bào)表，所要填入的數(shù)據(jù)資料如下表所列：部門 收入(元) 每天支出費(fèi)用（元/天） 第一營業(yè)部 8000000 50000 第二營業(yè)部 7000000 30000 第三營業(yè)部

33、 0 70000元 這些數(shù)據(jù)可以按前面所述的方法直接在表中輸入，如圖 5所示。下面的操作將創(chuàng)建一些公式來自動(dòng)生成“盈利”與“總結(jié)余”欄中的數(shù)據(jù)，此后無論什么時(shí)候，只要公式有變動(dòng)，單元里的內(nèi)容也會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生變化。步驟四、單擊f3單元格，選定它后單擊編輯框，輸入： =b3-c3*30注意：公式應(yīng)以等號(hào)開頭，公式內(nèi)容緊接在后面。 如果輸入了一個(gè)錯(cuò)誤的公式，按下鍵盤上的enter鍵后，屏幕上將顯示一條出錯(cuò)信息，并詢問處理方式，并讓您選擇是否通過一個(gè)向?qū)硖幚韱栴}。一旦輸入的正確的公式，單元格中就會(huì)顯示相應(yīng)的數(shù)字，如圖 5所示。圖 5 顯示第一營業(yè)部的盈利值步驟五、選定f4單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：

34、=b4-c4*30選定f5單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：=b5-c5*30選定f6單元格后在編輯欄中輸入公式：=b6-c6*30此后，各營業(yè)部的盈利數(shù)字就會(huì)自動(dòng)計(jì)算并顯示出來，如圖 6所示。圖 6 自動(dòng)計(jì)算并顯示各營業(yè)部的盈利值步驟六、選定a6單元格，并在編輯欄中輸入公式：=e3+e4+e5圖 7 自動(dòng)計(jì)算并顯示“總結(jié)余”上述操作完成后，一張電子報(bào)表就制作好了。此表的最大特點(diǎn)是可以在變更收入/支出數(shù)據(jù)后，自動(dòng)更新“盈利”與“總結(jié)余”單元格中的值。第三講 認(rèn)識(shí)中文excel 2000的運(yùn)算符由上可見，公式用于按特定次序計(jì)算數(shù)值，通常以等號(hào)(=)開始，位于它之后的就是組成公式的各種字符。其中，緊

35、隨在等號(hào)之后的是需要進(jìn)行計(jì)算的元素操作數(shù)，各操作數(shù)之間以算術(shù)運(yùn)算符來分隔的，如在上面的這個(gè)公式中就使用了加法、除法兩種運(yùn)算符。運(yùn)算符就是這樣的一種符號(hào)，用于指明對(duì)公式中元素做計(jì)算的類型，如：加法、減法或乘法。中文excel 2000中的運(yùn)算符四種類型：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符，它們的功能與組成如下所述。1.算術(shù)運(yùn)算符用于完成基本的數(shù)學(xué)運(yùn)算，如加法、減法和乘法，連接數(shù)字和產(chǎn)生數(shù)字結(jié)果等。各算術(shù)運(yùn)算與用途如下表所列。表：算術(shù)運(yùn)算符算術(shù)運(yùn)算符 名稱 用途 示例 + 加號(hào) 加 3+3 - 減號(hào) “減”以及表示負(fù)數(shù)。 31 * 星號(hào) 乘 3*3 / 斜杠 除 3/3 % 百分號(hào) 百

36、分比 20% 脫字符 乘方 32 （與 3*3 相同） 2.比較運(yùn)算符用于比較兩個(gè)值，結(jié)果將是一個(gè)邏輯值，即不是true(真)就是false(假)。與其它的計(jì)算機(jī)程序語言查類似，這類運(yùn)算符還用于按條件做下一步運(yùn)算。各算術(shù)運(yùn)算符名稱與用途如下表所列。表：比較運(yùn)算符比較運(yùn)算符 名稱 用途 示例 = 等號(hào) 等于 a1=b1 大于號(hào) 大于 a1b1 小于號(hào) 小于 a1= 大于等于號(hào) 大于等于 a1=b1 = 小于等于號(hào) 小于等于 a1=b1 不等于 不等于 a1b1 3.文本運(yùn)算符這實(shí)際上是一個(gè)文字串聯(lián)符&，用于加入或連接一個(gè)或更多字符串來產(chǎn)生一大段文本。如north & wind，結(jié)果將是north

37、 wind。4.引用運(yùn)算符引用下表的運(yùn)算符可以將單元格區(qū)域合并起來進(jìn)行計(jì)算。表：引用運(yùn)算符引用運(yùn)算符 名稱 用途 示例 : 冒號(hào) 區(qū)域運(yùn)算符，對(duì)兩個(gè)引用之間，包括兩個(gè)引用在內(nèi)的所有單元格進(jìn)行引用。 b5:b15 , 逗號(hào) 聯(lián)合操作符將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用。 sum(b5:b15,d5:d15) 如果公式中使用了多個(gè)運(yùn)算符，中文excel 2000將按下表所列的順序進(jìn)行運(yùn)算。如果公式中包含了相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符，例如，同時(shí)包含了乘法和除法運(yùn)算符，則將從左到右進(jìn)行計(jì)算。如果要修改計(jì)算的順序，可把需要首先計(jì)算的部分放在一對(duì)圓括號(hào)內(nèi)。表：運(yùn)算的順序運(yùn)算符示例:（冒號(hào)）引用運(yùn)算符（空格）, （逗號(hào)）(負(fù)

38、號(hào))1%百分比乘冪* 和 /乘和除+ 和 加和減&連接兩串文本第四講 應(yīng)用計(jì)算公式在中文excel 2000中，時(shí)常用到的計(jì)算與公式示例如下：1.計(jì)算收支平衡若要在中文excel 2000中創(chuàng)建支票登記簿來記錄銀行交易，那么作為電子表格的一部分，就能創(chuàng)建公式來計(jì)算收支平衡。如假設(shè)單元格f6中含有上一次交易的余額，單元格d7中含有第一筆交易的存款總數(shù)，而單元格e7中含有任意的現(xiàn)金收入額，則要計(jì)算第一筆交易的余額，可在單元格f7中輸入公式：=sum(f6,d7,e7)如果又做了新的交易，那么可將此公式復(fù)制到與每一筆新的交易相對(duì)應(yīng)的單元格中。2.合并“姓”和“名”通過公式能將存儲(chǔ)在某一列中的“姓”和

39、存儲(chǔ)在另一列中的“名”連接起來，如假定單元格d5包含“名”，單元格e5包含“姓”，若要以格式“名 姓”（如“john smith”）顯示全名可輸入公式：=d5& &e5要以格式“姓,名”（如“smith,john”）顯示全名則輸入：=e5&, &d53.合并日期與文本使用&（與）文本運(yùn)算符即能將兩個(gè)值合并（或連接）為一個(gè)連續(xù)的文本值。如若要將保存在單元格中的數(shù)字、日期或時(shí)間值與字符串相連，就可通過text工作表函數(shù)(參閱后面的內(nèi)容)來達(dá)到目的。例如，如果單元格f5中含有5-jun-96這樣的一個(gè)日期值，那么可以使用以下公式顯示文本：時(shí)間：5-jun-96。=時(shí)間：&text(f5, d-mmm

40、-yy)4.按百分比增加存儲(chǔ)在單元格中的數(shù)值還能增長(zhǎng)若干個(gè)百分點(diǎn)。如假定單元格f5中包含一個(gè)初始值，那么下列公式將讓其值增長(zhǎng)百分之五：=f5*(1+5%)如果百分點(diǎn)數(shù)值存儲(chǔ)在某單元格中，如單元格f2，還可以使用下列公式：=f5*(1+$f$2)注意：這里對(duì)單元格f2的引用是“單元格的絕對(duì)引用”，所以這個(gè)公式可以被復(fù)制到其它單元格，而不會(huì)改變對(duì)f2的引用。“絕對(duì)引用”指的是不論包含公式的單元格處在什么位置，公式中所引用的單元格位置都是其在工作表中的確切位置。絕對(duì)單元格引用的形式為：$a$1、$b$1，以此類推。有些單元格引用是混合型的。絕對(duì)行引用的形式將為a$1、b$1，以此類推。絕對(duì)列引用的形

41、式為$a1、$b1，以此類推。與相對(duì)引用不同，當(dāng)跨越行和列復(fù)制公式時(shí)絕對(duì)引用不會(huì)自動(dòng)調(diào)整。5.基于單個(gè)條件求和如果您不想只對(duì)某一行，或者某一列中數(shù)據(jù)記錄求和，那就是要對(duì)某一個(gè)區(qū)域中位于不同行與列的單元格求和了，通過使用sumif工作表函數(shù)(參閱后面的內(nèi)容)就能如愿了！如對(duì)于區(qū)域b5:b25中包含數(shù)值northwind的每個(gè)單元格而言，以下公式可為區(qū)域f5:f25中相對(duì)應(yīng)的單元格求和。=sumif(b5:b25,northwind,f5:f25)6.基于多個(gè)條件求和若要對(duì)區(qū)域f5:f25求和，而且要以區(qū)域b5:b25中所包含的northwind，區(qū)域c5:c25中所包含的western為條件，就

42、可以使用公式：=sum(if(b5:b25=northwind)*(c5:c25=western),f5:f25)在這個(gè)示例中使用到的中文excel 2000的數(shù)組公式，這里不要求您弄懂如此高深的理論，以后有時(shí)間再說吧！第五講 認(rèn)識(shí)text工作函數(shù)上面“合并日期與文本”公式中的text是一個(gè)常用的工作表函數(shù)，能將一數(shù)值轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式來表示的文本。與別的同類計(jì)算機(jī)程序一樣，此函數(shù)也有自己的語法：text(value,format_text)圓括號(hào)中的內(nèi)容為操作數(shù)：value 若為數(shù)值、計(jì)算結(jié)果為數(shù)值的公式，或?qū)?shù)值單元格的引用。format_text 所要選用的文本型數(shù)字格式。即在“單元格

43、格式”對(duì)話框中打開“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表框中顯示的格式。format_text 不能包含星號(hào)(*)，也不能是常規(guī)型。順便說一句，text工作函數(shù)還能圓整數(shù)值，或者轉(zhuǎn)換日期格式，如：text(2.715, $0.00) 結(jié)果等于 $2.72text(4/15/91, mmmm dd, yyyy) 結(jié)果等于 april 15, 1991第六講 認(rèn)識(shí)sumif工作函數(shù) 這是上面“使用單個(gè)條件求和”公式中出現(xiàn)的工作函數(shù)，用于根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格求和。 語法：sumif(range,criteria,sum_range) 其中： range 為用于條件判斷的單元格區(qū)域。criteria 為確定

44、哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。例如，條件可以表示為 32、32、32、apples。 sum_range 為需要求和的實(shí)際單元格。只有當(dāng) range 中的相應(yīng)單元格滿足條件時(shí)，才對(duì) sum_range 中的單元格求和。如果省略 sum_range。則直接對(duì) range 中的單元格求和。 例如，假設(shè)a1:a4單元格中的內(nèi)容分別為四種產(chǎn)品的屬性值：$100,000，$200,000，$300,000，$400,000。b1:b4 的內(nèi)容為每個(gè)屬性值所對(duì)應(yīng)的銷售傭金；$7,000，$14,000，$21,000，$28,000，那么就可以運(yùn)行公式：sumif(a1:a

45、4,160,000,b1:b4) 最后的求和結(jié)果將是$63,000。 注：中文excel 2000還提供有其他可根據(jù)條件來分析數(shù)據(jù)的工作表函數(shù)：用于計(jì)算單元格區(qū)域內(nèi)某個(gè)文本字符串或數(shù)字出現(xiàn)次數(shù)的countif；用于要讓公式根據(jù)某一條件返回兩個(gè)數(shù)值中的某一個(gè)值（例如，根據(jù)指定銷售額返回銷售紅利）的if。 第七講 注意公式中的數(shù)值轉(zhuǎn)換對(duì)于初學(xué)者來說，在公式應(yīng)用中要準(zhǔn)確的輸入字符是很困難的。不過，盡管每個(gè)運(yùn)算符都需要特定類型的數(shù)值與之對(duì)應(yīng)，但如果輸入數(shù)值的類型與所需的不同，中文excel 2000還是有可能做些力所能及的轉(zhuǎn)換，并完成計(jì)算，雖說不是所有的轉(zhuǎn)換都能成功，但下表中所列的常見輸入錯(cuò)誤都能被很

46、好地處理。表：公式中的數(shù)據(jù)類型自動(dòng)轉(zhuǎn)換公式 產(chǎn)生結(jié)果 說明 =1+2 3 在中文excel 2000中，文本與字符串都是由一對(duì)雙引號(hào)(英文)來引用的，也就說雙引號(hào)中的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)視為文本。但當(dāng)公式中使用加號(hào)(+)時(shí)，中文excel 2000會(huì)認(rèn)為運(yùn)算項(xiàng)為數(shù)字。雖然公式中的引號(hào)說明“1”和“2”是文本型數(shù)值，但是還是會(huì)自動(dòng)將它轉(zhuǎn)換成數(shù)字。=1+$4.00 5 當(dāng)公式中需要數(shù)字時(shí)，中文excel 2000會(huì)將其中的文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字。 =6/1/2001-5/1/2001 31 中文excel 2000將具有 mm/dd/yy 格式的文本看作日期，將日期轉(zhuǎn)換成序列號(hào)之后，再計(jì)算它們的差。=sqrt(8+1

47、) #value!(#值！) 中文excel 2000是不能將文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字的。因?yàn)槲谋尽? + 1”不能被轉(zhuǎn)換成數(shù)字。如果使用“9”或“8”+“1”代替“8 + 1”，則將把文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字并返回 3。 =a&true atrue 當(dāng)需要文本時(shí)，中文excel 2000將數(shù)字和邏輯型數(shù)值轉(zhuǎn)換成文本。 表中的sqrt工作表函數(shù)用于計(jì)算圓括號(hào)中的數(shù)操作數(shù)的正平方根。語法為： sqrt(number) number為需要求平方根的數(shù)字，如果該數(shù)字為負(fù)，則將返回錯(cuò)誤值#num!。如：sqrt(16) 等于 4sqrt(-16) 等于 #num!sqrt(abs(-16) 等于 4總結(jié)： 這一部分介紹了

48、中文excel 2000的自動(dòng)計(jì)算功能，以及輸入與使用化工的方法。也許當(dāng)您使用這個(gè)軟件開展工作后，隨著大量的數(shù)據(jù)積累，還需要通過鏈接或者外部引用來共享其它工作簿或工作表中的數(shù)據(jù)。如下例中，average工作表函數(shù)將計(jì)算同一工作簿中marketing工作表b1:b10區(qū)域內(nèi)的平均值：在這個(gè)例子中，工作表的名稱和感嘆號(hào) (!) 位于區(qū)域引用之前。這種鏈接工作簿中工作表的用途很廣，您可以很容易的理解到不但可以用于計(jì)算，也可以在指定的單元格中引用計(jì)算的結(jié)果。構(gòu)建鏈接層次。例如，一組銷售部門可以跟蹤各自工作簿中的數(shù)據(jù)，然后將數(shù)據(jù)輸入到按區(qū)匯總的工作簿中，接著再輸入到按區(qū)域匯總的工作簿中。如果為鏈接提供數(shù)

49、據(jù)的單元格發(fā)生了變化，那么只有當(dāng)包含該鏈接的工作簿處于打開狀態(tài)時(shí)，中文excel 2000才會(huì)自動(dòng)更新該鏈接。如果確實(shí)鏈接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，請(qǐng)一定更新其從屬工作簿。如果修改源工作簿時(shí)其從屬工作簿是打開的，中文excel 2000就會(huì)自動(dòng)更新從屬工作簿。中文excel 2000可通過兩種方式顯示鏈接到其他工作簿上的公式，這取決于源工作簿（為公式提供數(shù)據(jù)的工作簿）是否打開。當(dāng)源工作簿打開時(shí)，鏈接中包含工作簿的名稱（在方括號(hào)中），然后是工作表名稱、感嘆號(hào)（!），接著是公式所在的單元格。例如，若budget.xls打開，則可以使用公式：=sum(budget.xlsannual!

50、c10:c25)excel 2000速成教程第三部分 管理數(shù)據(jù)清單 第一講 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單在中文excel 2000中，排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作需要通過“數(shù)據(jù)清單”來進(jìn)行，因此在操作前應(yīng)先創(chuàng)建好“數(shù)據(jù)清單”。“數(shù)據(jù)清單”是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報(bào)表就包含有這樣的數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文visual foxpro 6相類似，只是在中文excel 2000中可以很容易地將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫，而在執(zhí)行數(shù)據(jù)庫操作時(shí)，例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時(shí)也會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單視作數(shù)據(jù)庫，并使用下列數(shù)據(jù)清單元素來組織數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)清單中的

51、列是數(shù)據(jù)庫中的字段數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱數(shù)據(jù)清單中的每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)記錄那么數(shù)據(jù)清單與電子報(bào)表的區(qū)別是什么呢？其實(shí)沒有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標(biāo)題，后者是包含數(shù)據(jù)清單在內(nèi)的數(shù)據(jù)庫，而且還有標(biāo)題！所以，您能很容易的建立數(shù)據(jù)清單。如員工工資表中的“姓名”、“年齡”、“職務(wù)”、“工資額”，這些就可以作為數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題，使用鼠標(biāo)器選定如圖1所示的單元格區(qū)域，一份數(shù)據(jù)清單就建立好了。圖1 選定這個(gè)區(qū)域建立數(shù)據(jù)清單其實(shí)，若選定一個(gè)區(qū)域，中文excel 2000也會(huì)在需要的時(shí)候自動(dòng)建立一份數(shù)據(jù)清單，只是該數(shù)據(jù)清單將包含所有的單元格，自動(dòng)找到的列標(biāo)題也不一定正確。注意：在每張

52、工作表上只能建立并使用一份數(shù)據(jù)清單。您也應(yīng)避免在一張工作表上建立多份數(shù)據(jù)清單，因?yàn)槟承?shù)據(jù)清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數(shù)據(jù)清單中使用。一旦建立好了數(shù)據(jù)清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數(shù)據(jù)。無論何時(shí)輸入數(shù)據(jù)，初學(xué)都應(yīng)當(dāng)注意遵循下列準(zhǔn)則：1.將類型相同的數(shù)據(jù)項(xiàng)置于同一列中在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)使同一列中的各行具有相同類型的數(shù)據(jù)項(xiàng)。這一點(diǎn)在前面建立“員工工資表”時(shí)就體現(xiàn)了出來，這是初學(xué)者一眼就能看明白的。2.使數(shù)據(jù)清單獨(dú)立于其它數(shù)據(jù)在工作表中，數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少要留出一個(gè)空列和一個(gè)空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動(dòng)匯總等操作時(shí)，有利于中文excel 2000檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清

53、單。3.將關(guān)鍵數(shù)據(jù)置于清單的頂部或底部這樣可避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在中文excel 2000篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)可能會(huì)被隱藏。4.注意顯示行和列在修改數(shù)據(jù)清單之前，應(yīng)確保隱藏的行或列也被顯示。因?yàn)?，如果清單中的行和列沒有被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會(huì)被刪除。圖2 進(jìn)入“邊框”選項(xiàng)卡5.注意數(shù)據(jù)清單格式如前所述，數(shù)據(jù)清單需要列標(biāo)，若沒有的話應(yīng)在清單的第一行中創(chuàng)建，因?yàn)橹形膃xcel 2000將使用列標(biāo)創(chuàng)建報(bào)告并查找和組織數(shù)據(jù)。列標(biāo)可以使用與數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)不同的字體、對(duì)齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標(biāo)之前，應(yīng)將單元格設(shè)置為文本格式。6.使用單元格邊框突出顯示數(shù)據(jù)清

54、單如果要將數(shù)據(jù)清單標(biāo)志和其他數(shù)據(jù)分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。其操作步驟如下：步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，進(jìn)入“單元格格式”對(duì)話框后單擊“邊框”選項(xiàng)卡。步驟二、單擊“外邊框”按鈕后，從“線條”區(qū)域的“樣式”列表窗中選擇一種線型，參見圖3。圖3 選擇邊框線的樣式步驟三、從“顏色”下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在“預(yù)覽窗”中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖4。圖4 單擊要使用邊框線的邊線步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊“確定”按鈕，然后在中文excel 2000的工作窗口中單擊數(shù)據(jù)清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖5所示。圖5 上述操作的結(jié)果7.避免空行和空列避免在數(shù)據(jù)清單中隨便