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文檔簡介

1、辦公室業(yè)務(wù)培訓講義辦公室是單位的綜合管理機構(gòu),具有多功能的性質(zhì),主要 職責是“參與政務(wù),管理事務(wù),協(xié)調(diào)關(guān)系,搞好服務(wù)”。明顯地有 別于其他各類股室,具有其自身的特殊性。一、辦公室的涵義辦公室這個詞的概念, 有兩種涵義:一為辦公的屋子、 場 所;二為工作機構(gòu),是黨政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位內(nèi)設(shè) 的綜合部門,是溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和樞紐,是領(lǐng)導 工作的輔助性機構(gòu),大的一般稱辦公廳,小的一般叫辦公室。 作為工作機構(gòu)的辦公室就是今天我們學習的重點。二、辦公室的地位和作用在各級組織中,辦公室處于中樞和要害部位,其地位和 作用具體來說,主要有以下三點。(一)中心的地位和作用盡管辦公室與其他職能部門在

2、行政職級上是平等關(guān)系, 與其他職能部門間由于工作需要而產(chǎn)生的協(xié)調(diào),是一種平級 間的協(xié)調(diào),不存在誰領(lǐng)導誰的問題。 但是,當辦公室參與(或 牽頭)協(xié)調(diào)時,就或多或少地代表著領(lǐng)導的意圖和要求,或者是對領(lǐng)導班子總的指導思想的貫徹 ,具有一定的權(quán)威性。辦公室又是一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心,是各種信息的交 匯點和集散地。黨和國家的方針、政策、上級機關(guān)的指示、 指令、本單位的總體安排、目標管理、領(lǐng)導決策以及各種重 大事件、重大活動過程中所形成的文件資料,下屬各個單位 貫徹實施領(lǐng)導決策的情況和反映,各方面的動態(tài)、情報資料 等等, 上下左右、 四面八方的信息, 都在辦公室匯集和綜合。辦公室的中心地位還體現(xiàn)在辦公室工

3、作的多向性上。辦 公室的工作一般都是通過縱橫交叉的網(wǎng)絡(luò),與上下、左右、 內(nèi)外各種渠道發(fā)生相應(yīng)的聯(lián)系。整個辦公室在多向性、多渠 道的立體交叉的管理網(wǎng)絡(luò)中居于中心的位置。因此,辦公室 不同于具體的業(yè)務(wù)股室。業(yè)務(wù)股室是部門的執(zhí)行機構(gòu)。而辦 公室則一般不直接參與各項具體業(yè)務(wù)工作,它是綜合管理機 構(gòu),看上去游離于管理之外, 實際上又存在于各種管理之中。(2)樞紐的地位和作用 辦公室在一個機關(guān)中,是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各 方,保證機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。如果把一單位比作一個 人的話,那么,領(lǐng)導層、決策機構(gòu)是大腦 ;業(yè)務(wù)股室、執(zhí)行機 構(gòu)是四肢 ;辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。 是辦公室把大腦的指令 傳遞給四肢

4、,又把四肢的信息反映給大腦,以便讓大腦及時 調(diào)整決策,推動整個肌體的正常運行。辦公室實際上就象鐵 道系統(tǒng)中的樞紐站,水陸聯(lián)運的交會點。(3)窗口的地位和作用 辦公室是一個單位的總進出口,處于聯(lián)絡(luò)站的地位,是 聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”。辦公室負責接收處 理上級和兄弟單位的來文來函,接待上級領(lǐng)導的視察、檢查 和兄弟單位的參觀學習,處理各種公務(wù)往來,接待人民群眾 來訪等等。一般與外界的聯(lián)系,都首先要經(jīng)過辦公室,外界 對一個單位的第一印象也常常是看辦公室的精神面貌、思想 作風、管理水平與工作效率等。本單位領(lǐng)導得到外界的各種 信息,一般也是靠辦公室這個“窗口”??傊?,辦公室是溝通上下的咽喉,

5、是聯(lián)系左右的紐帶, 是傳遞信息的中樞,又是協(xié)助領(lǐng)導決策的“外腦”和處理日常 事務(wù)的手足。因此,辦公室工作做得好壞直接關(guān)系到黨和國 家的路線、 方針政策能否在本單位的貫徹落實 ,直接關(guān)系到本 單位的形象和聲譽。三、辦公室工作的性質(zhì)和特點(一)性質(zhì) 辦公室是一個單位的綜合管理機構(gòu),具有明顯的綜合性 和服務(wù)性 :(1) 綜合性。辦公室的綜合性主要是由以下四個方面組合 形成:首先是多方面基礎(chǔ)工作的組合。辦公室的業(yè)務(wù)范圍很 廣,諸如調(diào)查研究、公文撰寫、文印收發(fā)、會務(wù)接待、信訪 工作、上下聯(lián)絡(luò)、檔案管理、機要保密等大量的政務(wù)性和事 務(wù)性的基礎(chǔ)工作,都在辦公室綜合承辦。其次是多方面信息的組合。辦公室作為一個

6、單位的信息 網(wǎng)絡(luò)中心 ,四面八方, 上下左右的信息, 都在辦公室匯集與綜 合,并且發(fā)揮出信息的綜合效應(yīng)。第三是多知識、多技能結(jié)構(gòu)人員的組合。由于辦公室的 工作的多向性、多功能,要求辦公室人員的知識和技能結(jié)構(gòu) 也必須多種多樣,形成一個“通才”與“專才”相結(jié)合的有機整 體。例如 :辦公室負責人要當領(lǐng)導的參謀和助手, 必須具備較 好的政治素質(zhì)、知識文化修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力,能比較敏捷 地領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖,善于統(tǒng)攬全局,善于集中領(lǐng)導的意見和 群眾的智慧 ;從事文秘工作的人員, 必須具備較強寫作能力和 較高的政策水平,吃透上情下情 ,熟悉業(yè)務(wù),視野開闊,視覺 敏銳,善于思考 ;從事接待工作的人員, 必須朝氣

7、蓬勃, 熱情、 耐心,任勞任怨, 不怕麻煩, 靈活周到 ;其他方面的工作人員, 也要有相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。第四是多學科組成的綜合體。辦公室管理的基礎(chǔ)理論就 是在管理學、秘書學、統(tǒng)計學、檔案學等多學科的基礎(chǔ)上形 成的,辦公室本身也是由多種專業(yè)組成,并相互滲透、綜合 交叉形成的一個整體。(2) 服務(wù)性。 辦公室除了具有綜合性外,還具有服務(wù)性。 不論是參與政務(wù), 還是管理事務(wù), 都是為了搞好服務(wù) ;為領(lǐng)導 工作服務(wù),為同級、上下級單位服務(wù)。服務(wù)是做好辦公室一 切工作的指導思想。(二)特點 任何事物都有它的特點和規(guī)律。從上述辦公室的性質(zhì) 中,可以初步看出辦公室具有以下七個明顯特點 :(1) 工作政策

8、性強。 辦公室的重要任務(wù)是處理公文, 傳遞 信息,辦理公務(wù),答復問題。這些都是政策性很強的工作。 特別是對于重要公文,重要電話,重要信件,一字之差,就 會造成重大差錯 ; 說話辦事, 稍有不慎, 就有可能造成一個部 門乃至全局的被動。(2) 頭緒多,綜合性強。 所謂頭緒多,一是接觸面廣,既 要承上啟下, 又要橫向聯(lián)系 ;二是工作范圍廣, 既要參與政務(wù), 又要管理事務(wù)。所謂綜合性強,首先辦公室作為綜合管理機 構(gòu),上下左右的各種信息都要在這里匯集綜合。 其次, 辦公室 本身就是多功能、多向性的綜合體。另外 ,目標管理、工作總 結(jié)等也往往先由各股室提出,再由辦公室綜合。(3) 要求高,時間性強。 辦

9、公室要充分發(fā)揮助手作用,必 須從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧纫k文辦事,又出謀劃策,從收 發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息,從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?行科學化管理,從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。辦公室各項工 作如果沒有高標準、嚴要求,就不能保證工作質(zhì)量,沒有質(zhì) 量的服務(wù)是不會受到歡迎的。同時辦公室人員應(yīng)有很強的時 間觀念。沒有時間觀念,就談不上工作效率,更當不好領(lǐng)導 的助手,(4) 內(nèi)容雜,服務(wù)面寬。 辦公室是具體辦事機構(gòu),上下左 右、大大小小的事都會匯集到辦公室來, 工作內(nèi)容極其繁雜。 但這些工作都是為單位發(fā)揮人、財、物的最佳效益而服務(wù), 為實現(xiàn)單位總體計劃,管理目標而服務(wù) ,必須認真落實。(5) 聯(lián)系廣,協(xié)

10、調(diào)任務(wù)重。 辦公室處于樞紐中心地位,工 作頭緒多,涉及面廣,來往人員復雜,很多問題都需要辦公 室來協(xié)調(diào)或牽頭解決。(6) 機要保密性強。 辦公室保密范圍很廣,諸如 :文件保 密、會議保密、傳真保密等等,這是辦公室保密工作的一個 主要特點。 另外, 辦公室人員在領(lǐng)導身邊工作 ;接觸機密的機 會多,知道機密的時間早,所以辦公室的保密工作與辦公室 每一位成員有直接的關(guān)系,辦公室人員要有很強的保密觀 念,自覺遵守保密制度。(7)工作被動性強。辦公室的輔助地位決定了它的工作的 被動性。辦公室工作的被動性主要表現(xiàn)在兩個方面:第一,作為領(lǐng)導的輔助層,處于從屬地位,辦公室必須隨時按照領(lǐng)導 的指示和意圖辦事,不

11、能自行其是。第二,辦公室又是單位 的樞紐,每天要面對與處理一些事先不可能都估計到的事 件,這是被動性的另一方面。四、辦公室的職責和任務(wù)辦公室的工作性質(zhì)和地位作用,決定了其職責涉及的范 圍很廣,頭緒繁多。其主要職貢和任務(wù)是辦文、辦事、辦會:(一)辦文文件收發(fā)處理流程及注意的事項:公文處理是輔助決策的重要工作,是改進工作手段、提 高工作效率、實現(xiàn)規(guī)范辦公的根本要求,不僅體現(xiàn)出一個單 位的工作水平,更重要的是直接影響到工作開展是否暢通、 工作能否及時有效開展。 各學校一定要高度重視, 加強領(lǐng)導, 進一步明確做好綜合信息平臺管理工作。(一)嚴格制度,規(guī)范辦理所有收、發(fā)文管理工作均由學校安排專人統(tǒng)一負責

12、,所 有學校應(yīng)指定專人負責公文的收文和發(fā)文工作,以便在開展 工作時的資料查找。收發(fā)人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料,如實 填寫好收文登記冊和發(fā)文登記冊,以便查找文件的去向,更 好地做好各級各類管理工作。(二)高度重視,嚴格管理 (收文途徑:上級來文、平 級學校來函)1. 及時簽收。收到上級部門下發(fā)的文件時要及時簽收,(主要是教育和科技局來文,結(jié)合qq群進行講解)公文管理員簽收文件后,需要發(fā)送的文件,承辦學校要安排專人及 時送達,需要簽收的按要求及時簽收打印、登記,再次校核 無誤后,統(tǒng)一存放文件夾送學校主要領(lǐng)導閱批,按領(lǐng)導批示 意見送相關(guān)責任人閱辦, 辦理人員要急時,不得延誤和積壓, 此時收文員要作好文

13、件去向登記。(結(jié)合教育和科技局的收文處理簽進行講解) 各學校要指定一名校級領(lǐng)導負責此項工 作,并確定一名公文接收員具體落實。在每個工作日至少保 證上午、下午各登陸一次“平壩區(qū)教育系統(tǒng)辦公群”,切實做好信息關(guān)注工作,以免延誤工作的上報。一般情況下,三 天內(nèi)傳件完畢,承辦學校和承辦人員必須嚴肅認真,講求實 效,辦公室傳送文件的管理員必須高度重視,認真履行職責,傳送無誤,適時催辦督辦, 需要馬上報送材料的文件如果找 不到領(lǐng)導,可以通過電話進行溝通,講出來意見匯報后發(fā)到 相關(guān)股室,并在處理簽上注明為電話請示:同擬。因傳送文件失誤,導致文件辦理不當影響工作的,要追究相關(guān)責任人 的責任。2. 按時辦結(jié)。學

14、校主要領(lǐng)導認真閱批后, 根據(jù)文件內(nèi)容, 在傳閱文件處理簽上簽署辦理意見;但未經(jīng)許可,不得 隨便代理收發(fā)工作,以免造成混亂;各承辦人員按照規(guī)定程 序和文件要求及時辦理,并由負責此項工作的同志及時督促 辦理,確保落實,不得耽誤,責任人辦理完畢后,及時將文 件底稿、領(lǐng)導批示和正式文件三份合一交文件管理員進行整 理歸檔,確保文檔完整。凡收存文件的文件柜要認真保管,借閱的要及時督促歸還,保證文件資料完整、齊全。3. 立卷歸檔。各學校要進一步加強公文的管理及歸檔工作。各學校文件按要求辦結(jié)后,由公文管理人員及時將文件 進行分類、整理歸檔,裝檔文件要以件為單位進行歸檔,凡 沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)鑒別后可

15、以進行銷毀,銷毀 前務(wù)必做好銷毀文件登記。(檔案管理在國慶節(jié)后在抽時間進行培訓講解)辦公室辦文概念除了除了公文外還包括擬寫公文。根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法公文的種類共13種,包括命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議 案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要,學校用得最 多的就是報告、計劃、總結(jié)等。重點講解函、通知(結(jié)合教育和科技局的函及通知進行講解)學校用得最多的是請示與報告,請示與報告的相同點都 是想上級匯報工作情況,都是上行文,區(qū)別主要體現(xiàn)在以下 幾個方面:(結(jié)合教育和科技局的請示、報告講解)1內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容要求一文一事;報告的 內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。2側(cè)重點不同

16、。請示屬于請示性公文,側(cè)重于提出司 題和請求指示、批準;報告屬于陳述性公文,側(cè)重于匯報工 作,陳述意見或者建議。3行文目的不同。請示的目的是請求上級機關(guān)批準某 項工作或者解決某個問題;報告的目的是讓上級機關(guān)了解下 情,掌握情況,便于及時指導。4行文時間不同。請示必須事前行文;報告可以在事 后或者事情發(fā)展過程中行文。5報送要求不同。請示一般只寫一個主送機關(guān);受雙 重領(lǐng)導的單位報其上級機關(guān)的請示,應(yīng)根據(jù)請示的內(nèi)容注明 主報機關(guān)和抄報機關(guān),主報機關(guān)負責答復請示事項;報告可 以報送一個或多個上級機關(guān)。6篇幅不同。請示一般都比較簡短;報告的內(nèi)容涉及 面較為廣泛,篇幅一般較長。7標題寫作不同。一般來講請示

17、的標題中不寫報告二 字, 就是 x x x 關(guān)于 x x x x x x 的請示; 報告的標題中不寫請 示二字,就是 x x”x 關(guān)于 x x x xx x 的報告。8結(jié)束用語不同。 請示的結(jié)尾一般用 “妥否,請批示 ” 或“ 特此請示,請予批準 ”等形式,請示的結(jié)束用語必須明 確表明需要上級機關(guān)回復的迫切要求;報告的結(jié)尾多用“ 特此報告 ”等形式,一般不寫需要上級必須予以答復的詞語。9處理結(jié)果不同。請示屬于 “辦件 ”,指上級機關(guān)應(yīng) 對請示類公文及時予以批復;報告屬于 “閱件 ”,對報告類 公文上級機關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復,但也沒必要件件予 以答復。本次培訓我們重點講解學校在日常工作中用得

18、最多,也 不注意的文件格式, 結(jié)合教育局 2016 年計劃進行講解。(二)辦事(1)承辦職責從承辦的工作內(nèi)容來看,大體有三個方面 :1. 承辦同級領(lǐng)導層的集體決策和領(lǐng)導同志個人交辦的事 項。作為辦公室,對本級領(lǐng)導層的集體決策和領(lǐng)導同志個人 交辦事項負有直接的承辦責任。有些牽涉面較廣、歸屬不太 明確且其他有關(guān)職能部門不便于也不宜承擔的事項,也須由 辦必公室去具體承擔、落實。2. 承辦上一級辦公部門交辦事項。上級領(lǐng)導機構(gòu)的辦公 室向下級機構(gòu)辦公室交辦的調(diào)研信息、來信來訪、自身建設(shè) 等任務(wù)和事項,辦公室應(yīng)主動牽頭承辦。3. 承辦同級各職能部門和下級單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項。為 了保持領(lǐng)導機構(gòu)工作的正常秩序

19、,各職能部門和下級單位向 領(lǐng)導機構(gòu)、領(lǐng)導同志匯報請示問題,往往不應(yīng)直接去找領(lǐng)導 同志本人, 而是先找辦公室 ;辦公室作為所本單位與外界聯(lián)系 的窗口和紐帶,經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機關(guān) 轉(zhuǎn)辦的事項。從辦公室“承辦”的具體形式看,主要有“主辦”“、會辦”“、轉(zhuǎn)辦”、“催辦”等。( 2 )參謀職責 這是辦公室在輔助領(lǐng)導決策過程中,應(yīng)當承擔的重要職 責具體原因有三點:1. 辦公室的工作同領(lǐng)導層的工作同步運行與操作。由于 辦公室工作的從屬性的特點,領(lǐng)導層要抓的工作,也多是辦 公室著力辦的事情,使得辦公室的工作與領(lǐng)導同志的工作合 拍,從而為辦公室輔助領(lǐng)導同志決策提供了便利。2. 辦公室與領(lǐng)導層之

20、間具有經(jīng)常接觸的便利條件,可以 隨時向領(lǐng)導同志陳述自己的見解和主張。3. 辦公室接觸面大,信息較為靈通,對外聯(lián)系廣泛,客 觀上為領(lǐng)導捉供咨詢服務(wù), 為當好領(lǐng)導的“參謀”提供了便利。要正確發(fā)揮辦公室的參謀職責,還應(yīng)當注意如下兩點 :1. 辦公室既是領(lǐng)導辦事機構(gòu)的“管家”,又是協(xié)助領(lǐng)導決 策的“參謀”。作為“管家”,辦公室是以貫徹和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖為 使命,并以領(lǐng)會、貫徹的準確性和徹底性作為評價工作優(yōu)劣 的基本指標 ;作為“參謀”,則要獨立地為領(lǐng)導服務(wù),以能提出 多少真知灼見作為評價工作成敗的根本標志。2. 作為辦公室,應(yīng)當做到領(lǐng)導決策前多參謀,領(lǐng)導決策 后多反饋。在領(lǐng)導決策前,辦公室要通過調(diào)查研究,

21、協(xié)助領(lǐng) 導廣泛收集同決策密切相關(guān)的各種情況,然后進行縱向、橫 向的可行性研究,經(jīng)過加工篩選,為領(lǐng)導提供可供選擇的多 種方案 ;在領(lǐng)導決策過程中, 辦公室要通過調(diào)查研究, 收集和 整理各個方面的意見,為領(lǐng)導進行冷靜周密的思考提供準確 的依據(jù)。在領(lǐng)導決策后,辦公室還要通過調(diào)查研究,了解和 掌握決策意見的執(zhí)行情況,協(xié)助領(lǐng)導抓好跟蹤反饋,保證決 策意見順利地貫徹落實,或根據(jù)客觀變化了的形勢及時進行 調(diào)整。從對領(lǐng)導決策發(fā)揮作用的方向上看,辦公室的參謀職能 可以分為三種類型 :一是“順向參謀”即緊隨領(lǐng)導決策的方向所 進行的“輔助性參謀”。二是“逆向參謀”,即領(lǐng)導的決策意圖不 符合實際情況時,辦公室所進行的

22、“勸阻性參謀”。三是“側(cè)向 參謀”,即領(lǐng)導集中主要精力考慮某一方面工作時, 辦公室為 避免領(lǐng)導顧此失彼而進行的“提示性參謀”。(3)管理職責 對機關(guān)行政事務(wù)實行管理,是辦公室應(yīng)盡的職責。主要 包括以下四個方面。1. 文書管理。文書工作是機關(guān)日常工作的組成部分,是 實現(xiàn)機關(guān)職能的重要手段之一。公文工作,即指圍繞公文的 擬制、處理與保管而進行的撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、 登記。批辦、催辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個流程。2. 信息管理。信息工作是領(lǐng)導決策的情報部、掌握工作 進度的顯示屏、 把握工作情況的晴雨表、 處理問題的預警器。 辦公室輔佐領(lǐng)導決策,發(fā)揮參謀職能,主要通過向領(lǐng)導提供 適用信

23、息出謀獻策來實現(xiàn)。辦公室要始終把信息工作作為一 項重要工作來抓。3. 事務(wù)管理。作為領(lǐng)導工作的協(xié)助者,辦公室既要參與 政務(wù),又要承辦大量的具體事務(wù)。既包括為領(lǐng)導開展正常工 作所需要辦理的各種事項, 如召開會議、 接待、 安排車輛等, 也包括為機關(guān)工作人員生活事務(wù)的有關(guān)事項,如組織好機關(guān) 的文娛體育活動,解決好干部職工的福利等等,辦公室都應(yīng) 主動參與或關(guān)注。4. 信訪工作管理。辦公室在信訪工作中,一是要從實踐 三個代表重要思想的高度,深化認識,增強責任感。二是要 建立和完善有關(guān)的規(guī)章制度,進一步規(guī)范信訪工作的程序。 三是對來信來訪,要堅持做到熱情接待,及時處理,最大震 限度地減少其重復來信來訪和

24、越級上訪。四是要加大督辦力 度,挺高辦案質(zhì)量和結(jié)案率。對領(lǐng)導批示和上級有關(guān)部門要 求上報調(diào)查處理結(jié)果的信訪案件,要建立督辦責任制,嚴格 按照信訪條例的有關(guān)規(guī)定,規(guī)范信訪案件查處情況的上報程 序。( 4)協(xié)調(diào)職責 從工作形式上來分,可以概括為縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和 內(nèi)部協(xié)調(diào)三個方面。即 :1. 縱向協(xié)調(diào)。辦公室首先搞好縱向協(xié)調(diào),即致力于上下 級之間關(guān)系融洽,使上令下行,下情上達。辦公室在這方面 的職責主要體現(xiàn)在 : 當上級的決定、決議、指示、命令形成后 要盡快向下傳達, 使之得以認真貫徹執(zhí)行, 以保證政令暢通, 上令下行 ;當下級對上級的某一決定、 指示不理解或不完全理 解,要以認真負責的精神去做

25、解釋、 說服工作 ;當下級對上級 的指示、 決定、命令有不同意見, 要及時、 準確地予以反映, 使下情得以“上達”,以利于上下溝通,步調(diào)一致。2. 橫向協(xié)調(diào)。 即致力于同級各業(yè)務(wù)部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。 業(yè)務(wù)部門的一些部門性文件、 規(guī)定,一般均須辦公室先修改、 審閱,進行協(xié)調(diào),統(tǒng)一口徑,以免下級難以適從;業(yè)務(wù)部門的一些主要工作部署、安排,如召開請領(lǐng)導同志參加的會議, 開展由領(lǐng)導同志“掛帥”的突擊性、臨時性工作任務(wù)等,一般 也須經(jīng)辦公室統(tǒng)籌平衡、統(tǒng)一協(xié)調(diào),以避免部門之間“撞車” 和領(lǐng)導同志“超負荷”現(xiàn)象的發(fā)生。3. 內(nèi)部協(xié)調(diào)。內(nèi)部協(xié)調(diào)很重要,只有辦公室內(nèi)部的的全 體干部職工能夠和諧相處,配合工作,辦

26、公室的工作才能真 正得心應(yīng)手。辦公室還要強調(diào)合理的分工,根據(jù)干部職工的 特點和長處,充分發(fā)揮其每一個人的作用,辦公室的工作才 有生機和活力。(三)辦會( 1)確定會議名稱接到會議通知后確定會議名稱(2)成立會議籌備領(lǐng)導小組 重要的大型會議需成立會議籌備領(lǐng)導小組,由會議籌備 領(lǐng)導小組明確會議工作人員、分工及各項具體工作的截止時 間。( 3 )確定會議議程1. 會議議程主要包括會議時間、地點、主持人及會議內(nèi)容。2. 會議主持人及講話或匯報人依據(jù)會議內(nèi)容確定。 黨委 工作方面的會議由校長主持,支部書記講話或匯報;行 政工作方面的會議由支部書記主持,校長講話或匯報;單項 工作會議依據(jù)實際情況確定。具體

27、議程包括 :1. 會議主持人對上級領(lǐng)導一行表示歡迎 ;2. 請對方介紹對方參會人員 ;3. 由會議主持人介紹學校參會人員 ;4. 學校領(lǐng)導匯報 ;5. 上級領(lǐng)導作指示 ;6. 學校領(lǐng)導表示感謝并表態(tài)。一般會議 包括會議時間、地點、參會人員、列席人員及 會議內(nèi)容。 (加教育局具體的議程)(4)確定會議方案1. 明確人員、分工及各項具體工作的截止時間。2、確定參會人員及列席人員。3、確定迎接人員名單。 (請上級領(lǐng)導參加的重要會議, 校 領(lǐng)導需在學校大門口迎接 )4、確定主席臺就坐人員名單及擺放順序。(擺放順序)(5)確定相關(guān)工作及負責人1、會議通知 依據(jù)會議情況,確定采取電話通知、書面 通知兩種方

28、式 之一或兩種方式先后進行。會議通知內(nèi)容包 括會議時間、地 點、參會人員、會議主要內(nèi)容、會議考勤 及會場紀律維護負 責單位。2、會議宣傳。依據(jù)會議內(nèi)容,在屏幕上顯示會議名稱、 主辦單位和時間。提前安排好會議攝影 攝像工作人員,在會議或活動開始前一小時再次提醒確定。3、會議服務(wù)。確定會議服務(wù)人員,確定服務(wù)內(nèi)容,包 括在會前開水、 茶杯、茶葉、礦泉水、水果的準備及會中 續(xù)添茶水或礦泉水 服務(wù)。 會中由專門的會務(wù)服務(wù)人員進行 服務(wù)。 (會議桌上的順序,重點講)4、會場準備確定會場準備人員,確定會場準備內(nèi)容,包 括臺鑒打印 及擺放、主席臺布置、觀眾席布置及會場衛(wèi)生。 必要時還包括簽字席、發(fā)言席、演講席

29、布置、題詞本、 題 詞筆準備。5、會議材料準備 包括會議通知、議程、領(lǐng)導講話、上 會材料的起草、印 制、裝訂、裝袋、發(fā)放。6、會議記錄 依據(jù)會議內(nèi)容,安排專人做會議記錄。7、會議錄音 依據(jù)會議內(nèi)容,安排專人做會議錄音并對 錄音進行整8、會議信息或紀要的起草由會議記錄人員在會議當日 或次日起草好會議信息或 紀要,經(jīng)辦公室領(lǐng)導審閱及院領(lǐng) 導審批后,按批示意見發(fā)文, 或刊登在學校信息或?qū)m椆?作信息上,或由信息中心發(fā)布至 校園網(wǎng)。(6)會中的會務(wù)1. 在有會議的情況下, 根據(jù)會議開始的時間提前 30 分鐘 領(lǐng)取會議室的鑰匙2. 到達會議室后,打開空調(diào),開水器,普通照明燈、音 響。巡視會議室及公共區(qū)域

30、內(nèi)的衛(wèi)生情況,根據(jù)當天會議的 相關(guān)事項,檢查落實會議相關(guān)的準備工作及物品配備的情況,并到衛(wèi)生間配備好衛(wèi)生紙。3. 會議室財產(chǎn)點數(shù),清點消耗品的數(shù)量。4. 根據(jù)會議開始的情況, 與會議負責人確定會議開始的時 間將茶水續(xù)好后, 在會議開始前提前 10 分鐘到會議室門口 迎客。5. 會議開始后, 將會議室門關(guān)攏, 站立于會議室左下角, 呈 45 面向客人,以便為臨時出入會議室客人開門。6. 每 15-20 分鐘續(xù)水一次, 按先后順序或賓主順序倒茶, 或根據(jù)客人需要為其續(xù)水,同時注意觀察煙缸,煙頭超過 3 個要及時更換。7. 每 30 分鐘巡視過道區(qū)域衛(wèi)生 ,維持走道地毯 ,走道植 物的衛(wèi)生8. 利用

31、客人中場休息的間隙為客人把煙缸、茶水換好, 以減少打擾客人的次數(shù)。9. 會議室上半場會議結(jié)束后, 服務(wù)員應(yīng)詢問客人下半場 會使用時間與其它事項,根據(jù)客人要求,及時布置會議室。10. 會議結(jié)束后,打掃會議室的衛(wèi)生,清點會議室桌椅 的數(shù)量, 將茶具清理干凈, 關(guān)閉會議室所有電源, 空調(diào)開關(guān)、 開水器電源開關(guān)、關(guān)水,將門鎖關(guān)閉后,檢查落實后方可離 開會議室。(7)注意事項1. 參會人員要注重儀容儀表。2. 參會人員要適時熱烈鼓掌。3. 辦公室工作人員要隨時觀察領(lǐng)導需要, 及時解決問 題, 及時處理突發(fā)事件。五、接待工作(一)基本程序1.收到上級領(lǐng)導、外地客人來訪傳真通知(函 );2.接待程序 ;迎接

32、住宿參觀 (考察或視察 )現(xiàn)場工作匯報會 (座談會 ) 送行3. 送行。(二)具體細節(jié)1.收到傳真通知 (函)。準確把握來房領(lǐng)導 (客人 )姓名、 職務(wù)、性別,一行總?cè)藬?shù)、所帶 到輛、主要任務(wù)、停留時 間。2.接待程序 關(guān)于迎接a、迎接領(lǐng)導(對口迎接);b、車輛 乘座安排 (領(lǐng)導、工作人員、記者 ); c 、迎接時間 (集中時間、 出發(fā)時間、到迎接點時間);d、迎接地點。關(guān)于食宿a、選定接待賓館;b、根據(jù)來房領(lǐng)導(客人)結(jié)構(gòu)統(tǒng)籌安排住宿房間: (注意把握房間內(nèi)擺設(shè):鮮花、歡迎卡、水果、煙)c、安排生 活 包廂確定 (或宴會廳、 農(nóng)家樂 ); 包廂布置 (或宴會廳、 農(nóng)家 樂); 主賓席席卡、

33、座位卡(重點講順序) 擺設(shè) ; 菜譜確定 ; 服 務(wù)人員選配。關(guān)于參觀(考察或視察)現(xiàn)場活動a、現(xiàn)場點選擇;b、參 觀(考察或視察)具體線路;c、簡介(綜合和具體點);d、車輛 調(diào)配(前站車、開道車、主車隊);e、領(lǐng)導(客人)、陪同人員乘 車安排;f、引導人、服務(wù)人(在車上)、現(xiàn)場介紹人安排。 (結(jié) 合教育和科技局的接待方案進行講解)(三)工作流程1. 成立 接待工作 領(lǐng)導小組, 下設(shè)后勤接待、 材料、 現(xiàn)場、 三個小組。2. 召開會議對相關(guān)環(huán)節(jié)進行安排部署。具體做好四個準備: 賓館食宿房間預留準備, 拿出具體方案 ; 匯報 (情況介紹 ) 材料準備 ; 參觀 (考察、視察 )現(xiàn)場準備 ;(包

34、括道路暢通、城區(qū) 管理、亮化工程、參觀點環(huán)境衛(wèi)生、 氛圍營造等 )。 參觀線 路確定,拿出具體方案。3. 編制接待方案。接待方案基本格式 : 來調(diào)研 (考察或視 察)接待方案 一行于時間來房調(diào)研 (考察或視察 ), 為了確保 圓滿成功,特制定此方案。 活動安排 (內(nèi)容包括迎接、到房 后各項活動、送行等具體時間節(jié)點、陪同人員、乘座車 輛, 以時間先后順序安排 )。 具體接待 組織領(lǐng)導、 分組安排、 具 體職責、具體標準、完成時限。 其它事宜。 (菜譜及標準等。接待方案編制依據(jù)。統(tǒng)籌通知到后勤、現(xiàn)場、會務(wù)、材料各 環(huán)節(jié)。六、辦公室的工作方法和要求 在辦公室工作中,工作方法很重要,辦公室的同志應(yīng)有

35、科學的思維方式并付諸落實。(一) 科學的思維方式 正確的思想來自于實踐。辦公室的同志要學會運用調(diào)查 研究的方法,堅持實事求是的原則才能掌握科學的思維方 式。這主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。(1) 從實際出發(fā)思考問題。 這是馬克思主義最基本的觀 點,也是辦公室的同志科學思維的基礎(chǔ)。無論是參與政務(wù), 協(xié)助領(lǐng)導決策,還是辦理具體事務(wù),辦公室的同志都應(yīng)當立 足現(xiàn)實,從本單位、本部門的實際出發(fā),創(chuàng)造性地執(zhí)行中央 的路線、方針、政策和上級的有關(guān)指示精神,從而達到主觀 與客觀、理論與實踐的辯證統(tǒng)一。(2) 系統(tǒng)思維的方法。 辦公室的同志要有系統(tǒng)觀念, 研究 問題、處理工作時要把研究和工作的對象作為有機整體對

36、待,從整體出發(fā),從全局入手,把一項工作的各個部分、各 個方面和各種因素有機地聯(lián)系起來,加以綜合,全面、系統(tǒng) 地考慮。否則我們的工作難免會顧此失彼、掛一漏萬。(3) 用發(fā)展的觀點看待一切。 任何事物都是處在一個發(fā) 生、發(fā)展和消亡的過程中,不變的事物是沒有的、辦公室的 同志研究問題,不能固定一點,用永恒不變的模式去面對變 化的現(xiàn)實。要用發(fā)展觀點看待一切,掌握相應(yīng)的發(fā)展變化趨勢,因勢利導,才能使自己的工作處于主動,立于不敗。(二) 嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L 辦公室在工作中,應(yīng)注重實事求是、嚴于律己和民主的 工作作風 :(1) 實事求是的作風。 無論是協(xié)助領(lǐng)導決策, 還是辦理具 體事務(wù),都要面向客觀現(xiàn)實,一切從

37、實際出發(fā),按客觀規(guī)律 辦事。這就要求辦公室的同志要少說空話、多辦實事、不圖 虛名、不做表面文章,說老實話,辦老實事,做老實人,不 弄虛作假、 不文過飾非, 不欺上瞞下, 不投機取巧, 定計劃、 抓工作務(wù)求實在。同時應(yīng)當不唯書,不唯上,只唯實,正確 對待上級指示,作為辦公室的同志對領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導同志的 指示和決定,無疑應(yīng)堅決執(zhí)行,這是組織紀律性的表現(xiàn),但 是,在執(zhí)行領(lǐng)導的指示和決定時,一定要結(jié)合實際情況,創(chuàng) 造性地加以執(zhí)行。強調(diào)實真求是,不是聽天由命,在客觀情 況面前無所作為 ;而是要勇于開拓、 善于進取, 把求實精神和 革命膽略有機結(jié)合起來。只有這樣,才能在自身工作中,解 放思想,真正堅持實事求是的原則。(2) 嚴于律己的作風。 辦公室的同志在領(lǐng)導身邊工作, 更 應(yīng)當身體力行,做嚴于律己的楷模,不得謀求任何私利和耍 特權(quán);要自覺遵守和維護黨和國家的各項制度, 識大體, 顧大 局,克己奉公, 不做有損于全局的事 ;要堅持黨性, 反對派性, 自覺地抵制各種腐朽思想的侵襲 ;要加強對子女和親屬的思 想政治教育,為群眾做出表率。在政務(wù)和事務(wù)處理過程中, 分清公私,先公后私,公事公辦,私事私辦,對所謂“公私兼 顧”要力求避免,否則難免被人視為“營私”。(3) 發(fā)揚民主的作風。 一是要廣泛聽取意見, 遇事同大家 商量。辦公室同志在工作中, 特

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