集團(tuán)OA系統(tǒng)的實(shí)施方案

1、another group集團(tuán)oa系統(tǒng)的實(shí)施方案初稿隨著金融行業(yè)信息化程度的不斷加深，其對(duì)文檔管理自動(dòng)化、 工作流程自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作辦公、遠(yuǎn)程辦公、移動(dòng)辦公的需求越來(lái)越強(qiáng)烈。在這種現(xiàn)實(shí)情況下，實(shí)行辦公自動(dòng)化辦 公方式顯得優(yōu)為突出。oa（office automation ,以下簡(jiǎn)稱 oa）即是辦公自動(dòng)化。所謂 oa系統(tǒng)就是用網(wǎng)絡(luò)和 oa 軟件構(gòu)建的一個(gè)單位內(nèi)部的辦公通信平臺(tái)，用于輔助辦公。oa系統(tǒng)完成單位內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動(dòng)化等等工作。一、oa的功能oa是多層次的技術(shù)、設(shè)備和系統(tǒng)的綜合。一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)包括：1、信息的生成與輸入2、信息的加工與處理3、信

2、息的存儲(chǔ)與檢索4、信息的復(fù)制、信息的傳輸5、交流以及信息安全管理等功能。同時(shí)，維護(hù)oa系統(tǒng)，除了基本的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)外，還要對(duì)相應(yīng)的 oa軟件比較熟悉。目前使用的oa軟件有很多種，但無(wú)外乎兩大類，一類是使用舊m的lotus notes、微軟的exchange等專用軟件構(gòu)建的 oa系統(tǒng)，另一類是使用 web技術(shù)開(kāi)發(fā)的基于 b/s方式的oa系 統(tǒng)。鑒于oa系統(tǒng)需要全體員工共同使用，而員工的電腦水平不一，所以oa系統(tǒng)要以使用簡(jiǎn)易性為主，建議采用 we眼能技術(shù)開(kāi)發(fā)的基本 b/s的oa系統(tǒng)二、oa系統(tǒng)定位完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該將企業(yè)內(nèi)部與外部信息統(tǒng)一考慮，通過(guò)跨平臺(tái)的信息集成和發(fā)布技術(shù)，為企業(yè)構(gòu)造堅(jiān)

3、固和寬廣的信息基石。是企業(yè)信息化的一個(gè)上層平臺(tái)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的一個(gè)信息中心，企業(yè)對(duì)外聯(lián)系的一個(gè)窗口，對(duì)內(nèi)信息溝通的一個(gè)橋梁，是集多種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、通用辦公系統(tǒng)、internet 應(yīng)用等多方面的合理整合。 三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念oa系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)中力求簡(jiǎn)單實(shí)用。遵循模塊化、組織化、標(biāo)準(zhǔn)化、靈活部署等原 則進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，充分考慮了系統(tǒng)的實(shí)用、穩(wěn)定、速度、安全以及可擴(kuò)展性，創(chuàng)造了完美的 個(gè)性化特征。操作簡(jiǎn)便：友好的操作界面使用戶能根據(jù)操作界面的指示完成操作。同時(shí)系統(tǒng)還提供聯(lián)機(jī)幫助。性能穩(wěn)定：系統(tǒng)運(yùn)行的底層軟硬件平臺(tái)穩(wěn)定可靠。能提供完整有效的系統(tǒng)備份方案，使系統(tǒng)在遇到故障災(zāi)害后能以最小的代價(jià)在最短的時(shí)間內(nèi)

4、得到恢復(fù)。保障安全：系統(tǒng)中具備完善的權(quán)限管理功能。對(duì)信息發(fā)送、接收和查詢能提供安全性控制。對(duì)特殊的批示等需要提供電子簽名以保證系統(tǒng)信息的完整性和一致性。擴(kuò)充靈活：系統(tǒng)可以通過(guò)調(diào)整配置來(lái)適應(yīng)業(yè)務(wù)流程的變動(dòng)并在當(dāng)前模塊基礎(chǔ)上增加新的 功能。維護(hù)方便：系統(tǒng)提供管理工具使系統(tǒng)管理人員無(wú)需通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)底層操作即能對(duì)各種影響 系統(tǒng)性能的情況或異常情況進(jìn)行處理，保障系統(tǒng)的日常運(yùn)行。性能優(yōu)良：系統(tǒng)具備良好的性能， 對(duì)普通處理的響應(yīng)時(shí)間小于5秒，對(duì)所有處理的響應(yīng)時(shí)間小于15秒。遠(yuǎn)程訪問(wèn)：系統(tǒng)提供完善的遠(yuǎn)程用戶上網(wǎng)辦公方案。且使用方便，信息安全，通訊費(fèi)用cinmther gouq經(jīng)濟(jì)。無(wú)縫連接：基于domino6支

5、持j2ee,辦公系統(tǒng)可以通過(guò)多種方式如java、jsp、servlet、jdbc odbc lei等在domino和其他應(yīng)用系統(tǒng)間相互調(diào)用數(shù)據(jù)、方法等。持續(xù)的系統(tǒng)擴(kuò)展與集成：采用跨平臺(tái)、模塊化設(shè)計(jì)，方便系統(tǒng)的不斷升級(jí)，另外提供多種接口，方便oa系統(tǒng)與企業(yè)的其他系統(tǒng)集成。四、系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)oa系統(tǒng)不僅能適應(yīng)企業(yè)的各類機(jī)構(gòu)調(diào)整，促進(jìn)企業(yè)資源的合理配置，優(yōu)化企業(yè)機(jī)構(gòu)運(yùn) 作流程，還應(yīng)具有可用性，可靠性和可維護(hù)性，成為一個(gè)真正有效的全面支持企業(yè)運(yùn)作計(jì)算 機(jī)化的系統(tǒng)。通過(guò)此系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，應(yīng)達(dá)到以下的目標(biāo)：1、減輕辦公人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高辦公效率。2、促進(jìn)工作流程的規(guī)范化和制度化。3、管理并合理利用公司各類

6、信息資源，以促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)的提升。4、實(shí)現(xiàn)全面的決策支持。5、面向未來(lái)的知識(shí)管理。6、與企業(yè)中其他應(yīng)用系統(tǒng)（例 erp系統(tǒng)）進(jìn)行更好的集成。五、系統(tǒng)架構(gòu)用戶可以自由地以多種方式靈活地訪問(wèn)系統(tǒng)，包括客戶端、瀏覽器、pda仿真終端，并可應(yīng)用sms it系統(tǒng)交互。辦公平臺(tái)作為所有用戶每天面對(duì)的一個(gè)辦公門(mén)戶，可以在此平臺(tái)上完成絕大多數(shù)的日常辦公事務(wù)，而辦公平臺(tái)所需要的一些數(shù)據(jù) ，則通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)技術(shù) odbc jdbc decs lei、 java、jsr servlet 等訪問(wèn)后臺(tái)業(yè)務(wù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。辦公平臺(tái)在公司整個(gè)it系統(tǒng)中的地位和作用。 在整個(gè)it系統(tǒng)中的地位，它是作為一個(gè) 與用戶交互協(xié)作的平臺(tái)，從用

7、戶的使用工作環(huán)境來(lái)看，它是用戶每天面對(duì)的一個(gè)辦公桌面。六、系統(tǒng)特點(diǎn)簡(jiǎn)明易用的操作，功能齊全的金融業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)，良好的可擴(kuò)展性，強(qiáng)大的信息集成度，完善的安全機(jī)制，結(jié)構(gòu)化的組織管理。七、功能模塊oa系統(tǒng)必須包含的基本模塊：電子郵件、待辦事宜、公告、電子論壇、個(gè)人秘書(shū)、公 文流轉(zhuǎn)、本地郵箱、公司簡(jiǎn)介、規(guī)章制度、外部來(lái)文、會(huì)議管理、通訊錄等。同時(shí)，還要包括以下的板塊：a、個(gè)人信息：人事檔案查詢、勞動(dòng)合同、薪資福利查詢、社會(huì)保險(xiǎn)查詢、意外保險(xiǎn)查 詢、工會(huì)福利查詢、黨費(fèi)繳費(fèi)查詢、檔案費(fèi)查詢、手機(jī)報(bào)銷查詢、員工宿舍查詢等各種信息 查詢。b、行政管理：酒店、機(jī)票預(yù)定信息、行政申請(qǐng)、行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等。c、財(cái)務(wù)管理：財(cái)

8、務(wù)申請(qǐng)、匯率查詢、資金調(diào)撥申請(qǐng)等。投行項(xiàng)目管理；將項(xiàng)目按照階段進(jìn)行劃分，將每個(gè)階段需要填寫(xiě)的文檔和報(bào)告進(jìn)行 分類處理，并將其他相關(guān)功能如出差申請(qǐng)等都根據(jù)項(xiàng)目所處階段進(jìn)行劃分。d、it項(xiàng)目管理：將it項(xiàng)目按照各自的方法進(jìn)行不同的階段、分類劃分。對(duì)項(xiàng)目整 個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理。e、加盟商管理：一方面對(duì)每個(gè)市場(chǎng)部員工所管理的客戶進(jìn)行管理，記錄每個(gè)客戶的姓名、性別、聯(lián)系方式、資金帳號(hào)等各種信息，另一方面對(duì)市場(chǎng)部員工進(jìn)行管理，如員工的 費(fèi)用記錄、工作記錄等。同時(shí)結(jié)合數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)，根據(jù)資金帳號(hào)查找到該客戶的 交易情況，由此計(jì)算出每個(gè)市場(chǎng)部員工的業(yè)績(jī)。統(tǒng)計(jì)分析出客戶的交易特性。對(duì)于不同類型的市場(chǎng)部員工、

9、不同類型的客戶，業(yè)績(jī)的計(jì)算方式也根據(jù)制度而不同。360考核、外事管理f、人事管理：包括人事檔案管理、勞動(dòng)合同管理、人事申請(qǐng)、another groupg網(wǎng)上投票：利用每個(gè)人的id號(hào)，根據(jù)一定的規(guī)則，在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行網(wǎng)上投票。系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)投票結(jié)果。例如員工升遷等h網(wǎng)上考試：利用每個(gè)人的id號(hào)，根據(jù)題庫(kù)信息，隨機(jī)抽取題目或者配置好題目，進(jìn) 行網(wǎng)上答題，根據(jù)限定時(shí)間，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)得分。例如 erp系統(tǒng)培訓(xùn)，其它部門(mén)培訓(xùn)計(jì)劃等i、培訓(xùn)管理：培訓(xùn)申請(qǐng)、培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)考試、網(wǎng)上調(diào)查、視頻會(huì)議等。j、客戶管理：記錄公司關(guān)注和交往的個(gè)人或機(jī)構(gòu)客戶信息。k、固定資產(chǎn)管理：包括宿舍管理記錄、司服制作記錄、手提電腦購(gòu)買

10、記錄、購(gòu)車記錄、 宿舍記錄等各種資產(chǎn)相關(guān)的信息管理。l、圖書(shū)資料管理：對(duì)各種圖書(shū)、資料等的管理、借閱、歸屬等信息進(jìn)行管理的系統(tǒng)。八、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境服務(wù)器軟件： windows 2003 server、windows 2008 server 操作系統(tǒng)客戶端軟件： windows xp、windows 7 操作系統(tǒng)、internet explorer 6.0/8.0客戶端開(kāi)發(fā)工具： lotus domino designer r6 ibm websphere advanced developer 5.0 （或其它j2ee開(kāi)發(fā)工具）九、oa系統(tǒng)與erp軟件的關(guān)系（補(bǔ)充）oa和erp作為目前企業(yè)信息化管

11、理的兩大軟件系統(tǒng)，本應(yīng)是各負(fù)其責(zé)、各司其職，然 而在實(shí)際選型和應(yīng)用的過(guò)程中，卻往往會(huì)出現(xiàn)這樣、那樣的問(wèn)題，使得二者在企業(yè)管理系統(tǒng)的市場(chǎng)中紛爭(zhēng)不斷。當(dāng)前很多企業(yè)使用的 oa系統(tǒng)主要是公文管理、會(huì)議管理、檔案管理、人事管理、客戶 信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)，這些應(yīng)用表面上都屬于傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化范 疇，但實(shí)際上，在 oa系統(tǒng)中所運(yùn)行的這些文檔、資料，也為erp系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時(shí)oa系統(tǒng)具有erp系統(tǒng)所不具備的行政審批流程功能。oa系統(tǒng)和erp之間彼此側(cè)重點(diǎn)不一樣，實(shí)際上 oa系統(tǒng)是工作流定制的強(qiáng)手，erp系統(tǒng) 是挖掘企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的工具，二者整合的必要性非常明顯：保護(hù)了現(xiàn)有的i

12、t基礎(chǔ)建設(shè)投資在企業(yè)軟件服務(wù)中的整合需求；實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；有利于企業(yè)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)。企業(yè)實(shí)施oa系統(tǒng)的最終目的應(yīng)該是建立協(xié)同工作平臺(tái)和信息集成平臺(tái)，基于平臺(tái)開(kāi)發(fā)的oa產(chǎn)品在這方面的優(yōu)勢(shì)將尤為突出。協(xié)同工彳平臺(tái)將企業(yè)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括erp集成到oa當(dāng)中，制定標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)的傳統(tǒng)“垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式”轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式 管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時(shí)，心理距離也逐漸縮小，從而提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。信息集成平臺(tái)對(duì)于使用 erp系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)已存在的生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可將其集成到工作流系 統(tǒng)中，使企業(yè)員工能及時(shí)有

13、效的獲取處理信息，提高整體反應(yīng)速度。很多企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，oa與erp之間各自有著不同的優(yōu)勢(shì)，他們之間應(yīng)該是一種相 輔相成的并存關(guān)系，如果兩者可以融合在一起，實(shí)現(xiàn)恰當(dāng)整合，就可以互相彌補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)整體效益的最佳。以下是oa系統(tǒng)與erp系統(tǒng)集成的要點(diǎn)，以供參考：1、通過(guò)oa系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批后，把審批的金額寫(xiě)入erp的ap模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行支付操作。2、通過(guò)oa系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)借款和報(bào)銷的審批流程，審批完成后把借款和報(bào)銷的費(fèi)用項(xiàng)信息以及總金額寫(xiě)入iexpense中，財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)付款處理。3、通過(guò)oa實(shí)現(xiàn)員工請(qǐng)假申請(qǐng)審批流程，審批通過(guò)后直接把考勤信息寫(xiě)入hr中進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)、薪酬計(jì)算。4、通過(guò)

14、oa系統(tǒng)進(jìn)行員工考評(píng)文件的審批，審批后把結(jié)果寫(xiě)入人力資源績(jī)效考核模塊個(gè)人信息中。another group十、總結(jié)整個(gè)oa系統(tǒng)具有嚴(yán)謹(jǐn)而簡(jiǎn)單的系統(tǒng)概念。熟練掌握這些概念能使得整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施過(guò) 程事半功倍。oa系統(tǒng)的核心概念只有三個(gè)：信息目錄；文檔類型；和信息門(mén)戶。其中信息 目錄作為系統(tǒng)所有電子文檔類信息的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，全部在四大信息中心根目錄下創(chuàng)建（知識(shí)、 論壇、業(yè)務(wù)和決策）。四大信息中心因此在 oa系統(tǒng)稱為資產(chǎn)化的概念信息（知識(shí)）的主要物 理存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。第二個(gè)重要的系統(tǒng)核心概念是電子文檔類型。oa系統(tǒng)通過(guò)電子文檔類型來(lái)組織相關(guān)的業(yè)務(wù)功能。比如，需要進(jìn)行會(huì)議管理，實(shí)施人員可以通過(guò)類型為“會(huì)議（紀(jì)要）”的電子文檔類型定義相關(guān)的目錄，同時(shí)發(fā)布在相關(guān)的門(mén)戶上（比如：公共事務(wù)），這樣就可以完成會(huì)議的發(fā)布、到期提醒和會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布。最后，要把oa系統(tǒng)實(shí)施成為一個(gè)主要用于讓部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)、進(jìn)行知識(shí)共享，信息獲取的基本信息平臺(tái)，一定要進(jìn)