關(guān)于下達(dá)《辦公自動化(OA)系統(tǒng)管理暫行規(guī)定》等文件的通知

1、受控 杭州橡膠公司文件 杭橡集司200926號 關(guān)于下達(dá)辦公自動化（OA系統(tǒng) 管理暫行規(guī)定等文件的通知 所屬各單位： 現(xiàn)將辦公自動化（0A系統(tǒng)管理暫行規(guī)定和辦公自動化（ 0A 系統(tǒng)運行應(yīng)急預(yù)案發(fā)給你們，請你們根據(jù)規(guī)定要求，認(rèn)真落實，嚴(yán)格執(zhí) 行，制定相應(yīng)的管理規(guī)范，采取有利措施，將各項工作落實到實處，實現(xiàn) 日常辦公、業(yè)務(wù)處理的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，形成上通下達(dá)的辦公自 動化體系，最終實現(xiàn)辦公過程的高度“無紙”化，達(dá)到降低辦公費用、提 高工作效率、提升管理水平的目的。 特此通知！ 附件1：杭州橡膠（集團(tuán)）公司辦公自動化（0A系統(tǒng)管理暫行規(guī)定 附件2：杭州橡膠（集團(tuán)）公司辦公自動化（0A系統(tǒng)運行應(yīng)

2、急預(yù)案 主題詞：下達(dá)辦公自動化 OA 管理 規(guī)定 通知 杭州橡膠（集團(tuán)）公司總經(jīng)理辦公室2009年4月8日印 附件 1： 杭州橡膠（集團(tuán)）公司 辦公自動化（0A系統(tǒng)管理暫行規(guī)定 第一章 總則 第一條 杭州橡膠（集團(tuán)）公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱 0A系統(tǒng)） 是覆蓋集團(tuán)公司所屬各單位（包括集團(tuán)公司總部各部門、分廠及新安江分 廠、永固分廠、蕭山分廠、下沙新工廠、朝陽橡膠、朝陽工貿(mào)、中策富陽、 膠鞋萬里、富春江化工）的日常行政辦公管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)是公司信 息化建設(shè)與管理工作的重要組成部分，是提高工作效率、降低辦公費用、 提升管理水平的重要舉措。 第二條 根據(jù)“立足全局、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施”的原則

3、，在 0A系統(tǒng) 一期項目中主要以“文件處理、信息傳遞”為主線，解決日常辦公中需要 迫切解決的問題。 第三條 為大力推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)工作， 加快0A系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范0A 系統(tǒng)的使用、運行和維護(hù)，確保公司 0A系統(tǒng)能夠順利推廣應(yīng)用、安全高效 運行和科學(xué)規(guī)范管理，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)定。 第二章 系統(tǒng)構(gòu)成與功能 第四條 OA 系統(tǒng)以先進(jìn)管理理念和設(shè)計思想構(gòu)建的高端協(xié)同商務(wù)軟件 為應(yīng)用平臺，采用基于J2EE技術(shù)規(guī)范的三層B/S架構(gòu)分布式系統(tǒng)，服務(wù)器 端采用 Lunix 操作系統(tǒng)與 Oracle 數(shù)據(jù)庫，客戶端采用 IE 瀏覽器登錄，可 對日常行政辦公信息、文件進(jìn)行查閱、錄入、修改、傳遞與發(fā)布等。

4、系統(tǒng) 支持集團(tuán)化分級授權(quán)管理，支持動態(tài)密碼安全認(rèn)證，支持流程定制與文檔 目錄個性設(shè)置，支持工作流程短信提醒與審批，支持電子簽章與數(shù)字簽名， 支持傳真收發(fā)功能，支持信息分析與報表統(tǒng)計，還嵌套了OFFICE等日常辦 公軟件，能完全滿足日常行政辦公管理工作的需求。 第三章 系統(tǒng)管理的組織架構(gòu) 第五條 公司0A項目領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)工作，由集 團(tuán)公司沈金榮董事長擔(dān)任組長，姜民勝總會計師擔(dān)任副組長，成員由公司 各分管領(lǐng)導(dǎo)及所屬各單位負(fù)責(zé)人組成。 第六條 公司0A項目領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè) 0A項目管理辦公室，由公司辦公 室主任倪國良同志兼任主任、計算機(jī)信息技術(shù)中心副主任朱海洋同志兼任 副主任，成員由

5、0A系統(tǒng)管理員和各部門、分廠 0A關(guān)鍵用戶及各分支機(jī)構(gòu) 0A責(zé)任人等組成。 第七條 公司辦公室負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)的組織、協(xié)調(diào)、考核、督辦工作，負(fù) 責(zé)制定0A系統(tǒng)的有關(guān)管理制度，實行嚴(yán)格管理和考核，確保 0A系統(tǒng)規(guī)范、 有序運行。 公司辦公室設(shè)0A系統(tǒng)組織協(xié)調(diào)人員一名，負(fù)責(zé)日常工作的聯(lián)絡(luò)及 0A 系統(tǒng)門戶新聞的采編、通知公告的編撰、專題報道的組織、集中打印的處 理、流程的督辦等相關(guān)工作。 第八條 計算機(jī)信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)具體實施和技術(shù)支持，結(jié)合企業(yè)信 息化建設(shè)，制定0A系統(tǒng)建設(shè)方案并負(fù)責(zé)實施，負(fù)責(zé) 0A系統(tǒng)日常運行的管 理，加強0A系統(tǒng)安全維護(hù)，確保0A系統(tǒng)安全、高效運行。 計算機(jī)信息技術(shù)中心設(shè) 0A系

6、統(tǒng)管理員4名，負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)的運行與維 護(hù)，負(fù)責(zé)組織開展對各部門、分廠 0A關(guān)鍵用戶的操作技能培訓(xùn)工作，以及 對各分支機(jī)構(gòu)0A系統(tǒng)管理員的系統(tǒng)管理培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)工作。 第九條 各分支機(jī)構(gòu)也要成立相應(yīng)的 0A項目領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、項目管理機(jī)構(gòu)、 系統(tǒng)使用考核機(jī)構(gòu)，至少要設(shè)立一名專職人員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu) 0A系統(tǒng)的組織協(xié) 調(diào)、系統(tǒng)管理及運行維護(hù)工作；有條件的分支機(jī)構(gòu)應(yīng)建立頂崗制度，安排 兩名及以上人員進(jìn)行維護(hù)，確保人員請假、流動時不影響系統(tǒng)的正常運行。 上述人員名單及聯(lián)系方式等信息報公司辦公室備案，如有人員變動，應(yīng)及 時報告公司辦公室。 第十條 公司總部各部門、分廠負(fù)責(zé)人為本單位的 0A工作責(zé)任人，各 分支機(jī)構(gòu)的

7、辦公室主任（或0A項目管理負(fù)責(zé)人）為本機(jī)構(gòu)的0A工作責(zé)任人。 公司總部各部門、分廠負(fù)責(zé)人，各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及辦公室主任，各 受控文件收文人(兼職公文管理員) ，均為集團(tuán)公司所屬各單位的文件接收 人。 受控文件收文人負(fù)責(zé)信息的接收、處理、傳送、存檔等工作，如有人 員變動，應(yīng)及時報告公司辦公室。 第四章 系統(tǒng)的使用 第十一條 登錄 OA 系統(tǒng)的客戶端計算機(jī)，其最低要求配置需滿足 Win dows2K/XP系統(tǒng)的正常運行，并正常接入公司局域網(wǎng)或 In ternet，內(nèi)存 最低配置建議 512M。 OA系統(tǒng)的永久性訪問地址為，如果無法登錄的，也可以訪問，將該訪 問地址在IE瀏覽器設(shè)置為“受信任的站點”

8、，并關(guān)掉百度、GOOGLE雅虎、 瑞星卡卡等網(wǎng)頁攔截工具。 首次登錄系統(tǒng)請將IE瀏覽器升級到IE 7.0，并在OA登錄首頁下載 Microsoft的虛擬機(jī)(VM)和e-cology系統(tǒng)的插件包，下載完成安裝后，必 須關(guān)閉掉所有的IE頁面，重新打開IE瀏覽器登錄OA系統(tǒng)，才能正常使用 OA系統(tǒng)。 第十二條 所屬各單位各級中，高層領(lǐng)導(dǎo)干部及管理、技術(shù)人員均為 OA系統(tǒng)的終端用戶。從事管理、技術(shù)工作的非管理技術(shù)編制人員，因工作 需要的，經(jīng)過審批后，也可以分配 OA系統(tǒng)用戶帳號。新招聘大專院校畢業(yè) 生，三個月試用期滿后，經(jīng)過審批，可以分配 OA系統(tǒng)用戶帳號。由非管理 編制轉(zhuǎn)為管理編制人員，由勞動人事部

9、門在轉(zhuǎn)編時提出申請，可以分配 OA 系統(tǒng)用戶帳號。 全體OA用戶務(wù)必妥善保管好自己的用戶帳號和靜態(tài)密碼，每月至少修 改一次靜態(tài)密碼。 公司總部各部門、分廠安全級別60的OA用戶，各分支機(jī)構(gòu)安全級別 30的OA用戶，及所有銷售業(yè)務(wù)部門的全體業(yè)務(wù)員， 均采用動態(tài)密碼的方 式進(jìn)行登錄，在現(xiàn)有輸入用戶名和靜態(tài)密碼的基礎(chǔ)上， OA系統(tǒng)將自動發(fā)送 短信到預(yù)先在OA系統(tǒng)內(nèi)登記的手機(jī)號碼上，OA用戶將手機(jī)接收到的密碼輸 入OA系統(tǒng)進(jìn)行二次鑒權(quán)方可登錄進(jìn)行使用。 第十三條 已經(jīng)納入0A系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)流程，必須通過 0A系統(tǒng)進(jìn)行, 禁止使用紙質(zhì)文件；凡不按規(guī)定操作的，各有關(guān)職能部門一律不得受理； 非涉密文件， 禁

10、止使用紙張打印、 傳真等傳統(tǒng)辦公方式 （技術(shù)類圖紙除外） 。 所屬各單位要加強紙張、打印墨盒、硒鼓等日常辦公用品使用的監(jiān)督 與管理，加強辦公費用的使用考核，嚴(yán)格控制噴墨打印機(jī)申購，非技術(shù)圖 紙打印需要，嚴(yán)禁購買噴墨打印機(jī)；有條件的分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)該采取文件集 中打印模式，對現(xiàn)有耗材耗費大的噴墨打印機(jī)使用進(jìn)行嚴(yán)格控制并逐步淘 汰、回收。 第十四條 OA 系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建正文時，將調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)預(yù)先設(shè) 置的一些“編輯模板”，各0A用戶在編輯正文時，請不要更改模板設(shè)置， 直接填充相關(guān)內(nèi)容即可。 永固分廠、新安江分廠、中策富陽、朝陽工貿(mào)、朝陽橡膠、膠鞋萬里、 富春江化工等分支機(jī)構(gòu)的“編輯模板”樣式，請參

11、照集團(tuán)公司的統(tǒng)一模板 進(jìn)行設(shè)置，形成全集團(tuán)公司統(tǒng)一的文化特色。 文件的標(biāo)題，請使用規(guī)范命名，要求簡單通俗，凸顯主題，便于查找， 如“關(guān)于下達(dá)辦公自動化（0A系統(tǒng)管理暫行規(guī)定的通知”；文件的標(biāo) 題也可由時間、標(biāo)題、創(chuàng)建者組成，如“ 2009年 3月工作計劃（姓名）” 。 文件的編號，紅頭文件、公司級通知公告一律由辦公室統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn) 的發(fā)文字號；各部門、分廠發(fā)布的各類公務(wù)通知及業(yè)務(wù)聯(lián)系文件，一律由 發(fā)文部門自行編號，如生產(chǎn)部在 2009年 3月 10日發(fā)布一個生產(chǎn)公務(wù)通知， 可以使用“ SCB-2009-03-10-001 ”作為文件編號。 根據(jù)體系管理要求，行政文件、公司通知公告、各類公務(wù)通知，

12、創(chuàng)建 時務(wù)必嚴(yán)格按照要求區(qū)分是否受控文件，各審批節(jié)點嚴(yán)格把關(guān)，從嚴(yán)控制。 創(chuàng)建審批流程時，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行流程的要求，不需要創(chuàng)建正文的，盡量 減少創(chuàng)建正文。除需要簽收人下載填寫的表格外， 其它的一律不允許掛 WORD 附件，應(yīng)把附件插入到 WOR正文里去，圖片也應(yīng)插入到 WOR正文里去， 單張圖片容量不得大于 100K。 為確保0A系統(tǒng)文件安全，在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建的文件，可以對復(fù)制、粘貼、 下載、打印等權(quán)限進(jìn)行分配與管理。建議 0A用戶創(chuàng)建文件完成后，將文件 復(fù)制到本地個人計算機(jī)上存放 已經(jīng)開通“短信提醒”功能的管理業(yè)務(wù)流程，擬稿人在創(chuàng)建時，應(yīng)根 據(jù)業(yè)務(wù)的輕重緩急合理使用 “短信提醒”功能，非重要事宜，不

13、得使用 “短 信提醒”功能?！岸绦盘嵝选惫δ馨l(fā)生的通訊費用，列入所在部門的辦公費 用統(tǒng)計范圍內(nèi)。 已經(jīng)開通0A系統(tǒng)傳真功能的0A用戶，應(yīng)合理使用傳真功能。傳真功 能發(fā)生的通訊費用，列入所在部門的辦公費用統(tǒng)計范圍內(nèi)。 禁止0A用戶在創(chuàng)建流程未經(jīng)過審批時就將流程轉(zhuǎn)發(fā)給其他 0A用戶， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對此類不規(guī)范的操作行為提出嚴(yán)厲批評，并進(jìn)行通報。0A系 統(tǒng)管理員可直接對該流程及文檔進(jìn)行“刪除” 。 創(chuàng)建后未提交的作廢流程，請自行刪除；超出 1 個月未自行刪除的， 0A系統(tǒng)將自動進(jìn)行清理，因此造成的一切后果由創(chuàng)建者本人自行承擔(dān)。 第十五條全體0A用戶每天及時登錄0A系統(tǒng)審批、簽收相關(guān)文件， 并及時落實

14、、處理相關(guān)事宜。 一般文件，要求 2 小時內(nèi)審批、簽收完畢；緊急文件，要求半小時內(nèi) 審批、簽收完畢；重要的管理業(yè)務(wù)流程， 0A系統(tǒng)將自動發(fā)送“審批流程節(jié) 點短信提醒”到相關(guān)0A用戶在0A系統(tǒng)內(nèi)登記的手機(jī)號碼上。 0A用戶長時間不具備上網(wǎng)條件時，應(yīng)在 0A系統(tǒng)內(nèi)使用“流程代理”， 將審批、簽收工作代理給有能力代為處理相關(guān)工作的其他0A用戶。凡是超 過 3天未能簽收的，系統(tǒng)將視為超時自動流入下一個節(jié)點 ,默認(rèn)簽收意見為 “系統(tǒng)自動超時流轉(zhuǎn)至下一操作者” 。 OA系統(tǒng)內(nèi)審批、簽收文件時，必須填寫如“同意”、“已閱”、“收悉”、 “已收到”、“請領(lǐng)導(dǎo)閱批”等語意妥當(dāng)?shù)暮炞忠庖?，不得任意將簽字意?填寫

15、為無任何意義的阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母等字符串，如abc、 123、 lxz 等。凡未按規(guī)定填寫簽字意見的一律視為無效，0A系統(tǒng)管理員一律對該文 件進(jìn)行“強制收回” 。 通過0A系統(tǒng)內(nèi)發(fā)出的各類日常公務(wù)聯(lián)系文件，在部門負(fù)責(zé)人審批時， 務(wù)必在0A系統(tǒng)流程的正文內(nèi)加蓋所在部門有“ 0A專用”水印的電子簽章； 凡未按規(guī)定加蓋電子簽章的，各級領(lǐng)導(dǎo)審批時將予以退回，相關(guān)部門一律 不得簽收，0A系統(tǒng)管理員一律對該文件進(jìn)行“強制收回” 凡未按規(guī)定進(jìn)行審批、簽收文件的，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。 第十六條 凡是以集團(tuán)公司名義下發(fā)的通知、公告及各類公文（包括 行政發(fā)文、 黨委發(fā)文、工會發(fā)文、團(tuán)委發(fā)文、聯(lián)合發(fā)文） ，公司總

16、部各部門、 分廠可直接在集團(tuán)公司文件流程表單上進(jìn)行簽收和轉(zhuǎn)發(fā)，永固分廠、新安 江分廠、中策富陽、朝陽工貿(mào)、朝陽橡膠、膠鞋萬里、富春江化工等分支 機(jī)構(gòu)則必須將文件按“上級來文”進(jìn)行收文處理，禁止在集團(tuán)公司文件流 程表單上直接進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。 集團(tuán)公司各職能部門下發(fā)的各類公務(wù)聯(lián)系文件，所屬各單位均可以直 接進(jìn)行簽收和轉(zhuǎn)發(fā)。 第十七條 由于計算機(jī)的配備尚未覆蓋到生產(chǎn)一線， 0A系統(tǒng)用戶也未 覆蓋基層人員，凡是需要到生產(chǎn)一線進(jìn)行傳閱、張貼的文件，由收文部門 在0A系統(tǒng)內(nèi)將發(fā)文部門經(jīng)過審批、加蓋過電子簽章的文件打印出來進(jìn)行傳 閱、張貼即可，在集團(tuán)公司內(nèi)部均具有同等的管理效應(yīng)。 第十八條 “內(nèi)部留言”流程做為0

17、A系統(tǒng)內(nèi)一個非正式的聯(lián)系溝通途 徑，僅僅做為本部門、分廠內(nèi)部 0A系統(tǒng)用戶之間交流、溝通的一個便捷渠 道，沒有任何的審批節(jié)點，不具有日常公務(wù)聯(lián)系的嚴(yán)肅性，故只開放給公 司總部各部門、分廠安全級別60的OA用戶及各分支機(jī)構(gòu)安全級別30 的0A用戶使用。 各部門、分廠、車間之間的日常公務(wù)聯(lián)系，請務(wù)必通過審批流程進(jìn)行； 部門內(nèi)部較正式的通知，應(yīng)走“部門內(nèi)部通知”流程；凡需要通過審批流 程進(jìn)行卻走“內(nèi)部留言”流程的，收文部門可以拒簽，不予安排實施。 第五章 系統(tǒng)的管理與維護(hù) 第十九條 OA 系統(tǒng)設(shè)集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員帳戶一個，新安江分廠、永 固分廠、朝陽橡膠、中策富陽、膠鞋萬里、富春江化工等分支機(jī)構(gòu)各設(shè)

18、立 二級系統(tǒng)管理員帳戶一個。分支機(jī)構(gòu)二級系統(tǒng)管理員在集團(tuán)公司系統(tǒng)管理 員的指導(dǎo)下開展工作。 集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)公司總部各部門、 分廠0A系統(tǒng)軟件、服務(wù)器、 數(shù)據(jù)庫的管理與維護(hù)，以及對各分支機(jī)構(gòu)二級系統(tǒng)管理員的新技術(shù)及新功 能等深度應(yīng)用培訓(xùn)指導(dǎo)。各分支機(jī)構(gòu)二級系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)的0A系統(tǒng) 軟件的管理與維護(hù)。 第二十條 集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)公司總部各部門、分廠 0A系統(tǒng)用 戶的新增、更改及注銷；各分支機(jī)構(gòu)二級系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu) 0A系統(tǒng)用 戶的新增、更改及注銷。 新增0A系統(tǒng)用戶時，務(wù)必將人員編號、姓名、職務(wù)/崗位、直接上級、 安全級別等基礎(chǔ)信息填寫完整，并將新增 0A系統(tǒng)用戶帳號及初始

19、密碼告知 申請人，進(jìn)行簡單操作培訓(xùn)。同時，督促其本人及時登錄 0A系統(tǒng)，填充本 人的辦公室電話、移動電話、傳真、電子郵件等相關(guān)信息，更改登陸密碼， 確保系統(tǒng)安全；凡未及時登陸系統(tǒng)填充本人的相關(guān)信息、修改密碼的， OA 系統(tǒng)將對用戶帳號進(jìn)行封存，禁止使用。 為規(guī)范管理，公司總部的各部門、分廠及各分支機(jī)構(gòu)的各科室、車間 內(nèi)部的人員上、下級都要實行內(nèi)部三級管理模式，即管理、技術(shù)人員一- 部門分管負(fù)責(zé)人（部門副職或助理職）一-部門負(fù)責(zé)人（部門正職）。部門 副職或助理職從屬于正職；部門有副職（包括助理職，下同）的，管理、 技術(shù)人員要從屬于副職；部門無副職的，管理、技術(shù)人員可以直接從屬于 正職。部門負(fù)責(zé)人

20、是本部門所有行政審批的唯一出口。 所屬各單位各級中、高層領(lǐng)導(dǎo)干部的 0A系統(tǒng)用戶信息更改，以職務(wù)任 免的行政文件為準(zhǔn)；管理、技術(shù)人員的 0A系統(tǒng)用戶信息更改，本部門、分 廠內(nèi)部信息變動時，由所在部門、分廠的關(guān)鍵用戶提交系統(tǒng)操作用戶更改 申請；跨部門、分廠信息變動時，由變動后的部門、分廠的關(guān)鍵用戶提交 系統(tǒng)操作用戶更改申請。 借用人員，歸屬部門為借用后實際從事工作的部門，直接上級為借用 后實際從事工作的業(yè)務(wù)主管。 人員離職、退休后，由勞動人事部門提交系統(tǒng)操作用戶注銷申請。 用戶的新增、更改及注銷經(jīng)過流程審批后，要求 2 小時內(nèi)予以辦結(jié)， 并通知相關(guān)人員。為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定，新增 0A系統(tǒng)用戶、新

21、增角色，不 得在工作日的 9：00-16：00 進(jìn)行，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對系統(tǒng)管理員進(jìn)行考核。 第二十一條集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)公司總部各部門、分廠 0A系統(tǒng) 業(yè)務(wù)管理流程及文檔目錄的新增、更改、優(yōu)化、維護(hù)及停用；各分支機(jī)構(gòu) 二級系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)0A系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程及文檔目錄的新增、更改、 優(yōu)化、維護(hù)及停用； 新增、更改及停用0A 系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程時，務(wù)必由流程創(chuàng)建單位或使 用涉及單位提出申請，經(jīng)會簽、審批后方可進(jìn)行。要求 1 個工作日內(nèi)予以 辦結(jié)，并通知相關(guān)人員。為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定，新增0A系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程， 不得在工作日的 9：00-16 ：00 進(jìn)行， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 將對系統(tǒng)管理員進(jìn)行考核。

22、 OA系統(tǒng)一期項目中主要以“文件處理、信息傳遞”為主線，一切文檔 和流程都務(wù)必圍繞這一核心進(jìn)行。超出這一核心范圍的復(fù)雜需求，尤其是 一些涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析的報表，仍按傳統(tǒng)辦公方式進(jìn)行，0A系統(tǒng)內(nèi)無法 滿足其要求。 由于流程圖形化嚴(yán)重占用系統(tǒng)資源，除各類公文（包括行政發(fā)文、黨 委發(fā)文、工會發(fā)文、團(tuán)委發(fā)文、聯(lián)合發(fā)文）和其它因特殊情況必須使用流 程圖形化的審批流程外，其它審批流程，不得使用流程圖形化，一律使用 表單形式。已搭建好的圖形化流程，必須盡快更改成表單形式。通過表單 形式+打印模板來滿足業(yè)務(wù)需求。 非特殊需要，流程一律使用表單形式，并盡量減少創(chuàng)建正文，盡可能 地少使用流程“表單 +正文+附件

23、”的模式，可以不加附件的一律取消附件 上傳功能，上傳附件的最大容量為 5M創(chuàng)建流程時，不得擅自新增、更改 字段，如確有需要，請與集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員協(xié)商、聯(lián)系解決。 凡是涉及到費用或重大管理事項的流程，搭建流程時在“歸檔”節(jié)點 前一律增加“打印補簽”節(jié)點，關(guān)聯(lián)“打印模板” ，由辦公室指定專人打印 后交會簽人和總經(jīng)理（或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）親筆簽名，完畢后復(fù)印存檔， 將簽字件交擬稿人做工作聯(lián)系、財務(wù)報銷用，擬稿人在0A系統(tǒng)內(nèi)提交歸檔。 為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定， 系統(tǒng)內(nèi)所有流程一律取消 “提交后顯示流程圖” 。 除行政、黨委、工會、團(tuán)委發(fā)文和通知、公告、公務(wù)通知、請示報告等重 要業(yè)務(wù)審批流程外，其它非重要流

24、程一律選擇“不記錄表單修改日志” 。 為合理使用0A系統(tǒng)流程短信提醒功能，凡是需要開通使用短信提醒的 流程，必須經(jīng)過公司0A項目管理辦公室批準(zhǔn)方可設(shè)置。 所有流程的“簽字意見”必須設(shè)置為必填項，為方便查閱，簽字意見 一律設(shè)置為按正序排序。所有審批流程的簽收節(jié)點，一律設(shè)置為超過 3 天 （72小時）系統(tǒng)將視為超時自動流入下一個節(jié)點，在 2 天（ 48小時）時對 其進(jìn)行流程超時提醒。 第二十二條 文檔目錄的設(shè)置，應(yīng)遵循“安全、合理、實用、簡潔” 的原則。文檔目錄的初始瀏覽權(quán)限應(yīng)盡可能小，確保文件安全。需要分類 存檔、查閱的文檔，也可以采取虛擬目錄的方式實現(xiàn)。 第二十三條 OA 系統(tǒng)傳真功能的開放使

25、用必須經(jīng)過審批方可設(shè)置。原 則上，無跨地域辦公地點的職能部門和生產(chǎn)單位，只分配一個傳真分機(jī)號； 有跨地域辦公地點的職能部門和生產(chǎn)單位，可以根據(jù)實際情況酌情分配多 個傳真分機(jī)號。 對外業(yè)務(wù)聯(lián)系不頻繁的職能部門和生產(chǎn)單位，原則上只開通接收傳真 的功能；對外業(yè)務(wù)聯(lián)系頻繁的采購、銷售、外協(xié)等職能部門，可以根據(jù)實 際情況酌情開通接收、發(fā)出傳真的功能。 第二十四條 OA 門戶代表企業(yè)形象，公司辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司門戶的 管理，公司黨委工作部負(fù)責(zé)集團(tuán)政工門戶的管理，各分支機(jī)構(gòu)辦公室負(fù)責(zé) 本機(jī)構(gòu)門戶的管理，務(wù)必安排好專人充實門戶內(nèi)容。新聞動態(tài)每周必須更 新二次以上，中策橡膠報電子期刊以及各職能部門相關(guān)的簡報、期

26、刊必 須定時定期更新，每月至少應(yīng)有一篇專題活動報道，會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié) 束后 2 個工作日內(nèi)發(fā)布，干部任免文件應(yīng)在文件下發(fā)當(dāng)日發(fā)布。 第二十五條 集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司范圍內(nèi) 0A用戶創(chuàng)建 的審批流程和文檔進(jìn)行督辦，各分支機(jī)構(gòu)二級系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu) 0A用 戶創(chuàng)建的審批流程和文檔進(jìn)行督辦。 為確保系統(tǒng)的正常運行，充分發(fā)揮 0A系統(tǒng)服務(wù)器資源的使用效率，所 屬各單位0A系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)及系統(tǒng)管理員務(wù)必加強 0A系統(tǒng)的使用管理，對 于文件命名不規(guī)范、與工作無關(guān)的流程和文檔，以及對于擬稿時間超出 1 個月的仍在擬稿節(jié)點的無效流程和文檔，應(yīng)該及時進(jìn)行清理和刪除，并報 有關(guān)部門按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理

27、。 OA系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建的流程與文檔，簽收人未查看前，創(chuàng)建人可以通過提交 “ ERR OA等系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理管理”流程，審批通過后，系統(tǒng)管理員可以進(jìn)行 強制收回、刪除等操作；凡是經(jīng)過審批或簽收人已經(jīng)查看過的，必須要經(jīng) 過審批領(lǐng)導(dǎo)的同意方可進(jìn)行強制收回、刪除等操作。 第二十六條集團(tuán)公司OA項目辦不定期地對所屬各單位 OA系統(tǒng)的使 用情況進(jìn)行督促、回訪、監(jiān)督和考核，及時幫助、指導(dǎo)解決OA系統(tǒng)存在的 各類管理和技術(shù)問題，適時地組織所屬各單位OA系統(tǒng)管理員進(jìn)行技術(shù)交流， 推廣應(yīng)用OA系統(tǒng)的一些新功能、新方法，為 0A系統(tǒng)正常運行提供強有力 的技術(shù)保障。 第二十七條 OA 系統(tǒng)的升級調(diào)試，首先應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格測試，確保

28、升級方 案正確無誤后方可進(jìn)行。普通的升級維護(hù)，可以放在工作日的11： 30-12 ： 00 以及 18：00 后進(jìn)行；大規(guī)模的升級維護(hù)，應(yīng)放在工作日的 20：00 以后 及雙休日進(jìn)行。 集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員至少每周一次對 0A系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù) 器進(jìn)行備份，時間定在每周四晚上 18： 00-20 ：00 進(jìn)行。并將備份完畢的 數(shù)據(jù)刻盤存檔，異地保存，確保系統(tǒng)安全。條件具備時，應(yīng)建立實時備份 冗余機(jī)制，確保系統(tǒng)安全、高效、穩(wěn)定運行。 第六章 系統(tǒng)的安全措施 第二十八條 全體0A用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國計算機(jī)信 息系統(tǒng)安全保護(hù)條例和公安部計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理 辦法，嚴(yán)格

29、遵守集團(tuán)公司關(guān)于計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理使的有關(guān)規(guī)定。 第二十九條0A系統(tǒng)的所有用戶均有保密的責(zé)任，不得利用0A系統(tǒng)從 事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會 治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全 的數(shù)據(jù)。涉密文件一律按原有手工模式進(jìn)行處理， 暫不通0A系統(tǒng)進(jìn)行辦理。 第三十條 OA 系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供 的信息，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)，不得采取任何非法手段破解 被0A系統(tǒng)鎖定無法編輯的正文，不得盜用有“ 0A專用”水印的電子簽章。 第三十一條 全體 OA 用戶務(wù)必妥善保管好自己的用戶帳號和靜態(tài)密 碼，禁止請他人

30、代為使用或輸入口令等，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù) 據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。若發(fā)現(xiàn)登 錄密碼被盜用，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員報告處理。因密碼丟失或被盜用而引 起的后果，由用戶本人承擔(dān)。 第三十二條 OA 系統(tǒng)出現(xiàn)故障無法使用時， 應(yīng)啟動系統(tǒng)運行應(yīng)急預(yù)案， 由計算機(jī)信息技術(shù)中心組織軟件、硬件技術(shù)人員查明原因、組織搶修，并 在 2 小時內(nèi)排除故障。若超過 2 小時內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常 運行時，由計算機(jī)信息技術(shù)中心與 0A系統(tǒng)軟件供應(yīng)廠商聯(lián)系，并提出解決 辦法，同時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并以紙質(zhì)書面的方式通知所屬各單位恢復(fù)手工 辦公方式，確保日常行政辦公管理工作的正常進(jìn)行。 第七章 系統(tǒng)的考核管理 第三十三條 為確保0A系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全及 0A系統(tǒng)的 正常運行，所有0A用戶均應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，如有違反，公司將視其情節(jié) 采取相應(yīng)的處罰措施。 第三十四條 不執(zhí)行或怠于執(zhí)行本規(guī)定，影響 0A系統(tǒng)文件信息正常接 收、處理，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運行的，將予以通報批評，并對所在單位負(fù) 責(zé)人進(jìn)行考核。 第三十五條采取任何非法手段破解