(完整版)集團綜合部管理規(guī)范及流程

1、目錄第一章 綜合部組織結(jié)構(gòu)圖 3第二章 綜合部崗位職責 4一、部門崗位職責 4二、部門員工崗位職責 4第三章 綜合部管理流程 81. 預(yù)約客人來訪接待工作流程 82. 來電轉(zhuǎn)接流程 93. 信函收發(fā)工作流程 104. 寄送信函、快件工作流程 115. 傳真發(fā)文工作流程 126. 傳真收文工作流程 137. 重要接待流程 148. 入住酒店管理流程 159. 前臺接待流程 1610. 發(fā)文管理流程 1711. 收文管理流程 1812. 檔案歸檔流程 1913. 檔案借閱歸還流程 2014. 檔案銷毀流程 2115. 印章制刻申請流程 2216. 印章使用流程 2317. 公司證照管理流程 241

2、8. 會議管理流程 2519. 辦公用品購買審批流程 2520. 辦公用品領(lǐng)用流程 2621. 車輛使用流程 27第四章 綜合部管理表格 281. 公司前臺來訪客人登記表 282. 信函與快件簽收登記表 284. 收文登記表 295. 擬文處理簽 296. 文件處理簽 307. 周例會簽到表 308. 用印審批表 319. 發(fā)文目錄表 3110. 文件檔案借閱登記表 3111. 辦公用品采購審批單 3212. 辦公用品臺賬 3213. 辦公用品領(lǐng)用表 3314. 外出員工登記表 3315. 車輛出入登記表 3316. 油卡登記表 3317. 車輛登記列表 3418. 車輛登記卡 3419. 車

3、輛請修表 3520. 保養(yǎng)記錄表 3521. 住宿登記表 3622. 公務(wù)接待審批表 36第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖第二章 綜合部崗位職責一、部門崗位職責1. 根據(jù)領(lǐng)導意圖和集團公司發(fā)展戰(zhàn)略，負責重要文稿的起草工作；2. 負責對集團所屬各公司綜合事務(wù)的監(jiān)督及指導工作；2. 負責集團公司資料、證照、資質(zhì)、印章、信息、宣傳報道等日常行政事務(wù) 管理工作；3. 組織制定公司有關(guān)規(guī)章制度；4. 公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作；5. 負責前臺接待、客人來訪登記迎送等招待工作；6. 負責公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作；7. 負責公司車輛調(diào)動管理工作；8. 負責公司總務(wù)后勤管理工作；9. 負責公司對外宣傳工作、

4、公關(guān)工作；10. 完成公司高層臨時交辦的工作。二、部門員工崗位職責（一）部門負責人崗位職責1. 根據(jù)公司階段性目標和年度計劃， 制定所屬部門的年度目標、 計劃和措施；2. 負責集團綜合部辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、等日常監(jiān)督管理及相關(guān)規(guī) 章制度的制訂工作；3. 負責所屬部門及各分公司綜合部的組織建設(shè)日常工作指導、考核等工作；4. 負責召集集團公司辦公會議，跟蹤落實各項工作的進展情況；5. 負責公司比較重要的對外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜的組織、安排和實施；6. 負責編制公司行政用款計劃，做好行政費用的預(yù)算及控制工作；7. 負責組織本部的工作，并督促部門人員完成職責范圍內(nèi)的各項工作任務(wù)；8. 按時完成

5、公司領(lǐng)導交辦其他工作任務(wù)。二）網(wǎng)絡(luò)管理崗位職責1. 負責公司網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)公司需求提出網(wǎng)絡(luò)改造意見并實施；2. 負責公司數(shù)據(jù)安全管理， 對重要數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份， 并嚴格控制數(shù)據(jù)出 入公司；3. 負責網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控， 病毒防治及網(wǎng)絡(luò)安全防護， 以及客戶端及相關(guān)準系統(tǒng)接 口的安全管理；4. 負責對公司計算機系統(tǒng)設(shè)置和安裝及對計算機的相應(yīng)調(diào)整分配的權(quán)利；5. 負責計算機軟硬件的安裝、 維護和管理，網(wǎng)絡(luò)線路連接及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備參數(shù)設(shè) 置，網(wǎng)絡(luò)故障排除及系統(tǒng)優(yōu)化，做好日常工作日志；6. 負責信息設(shè)備登記入帳，維修，報廢，保障電話系統(tǒng)、打印系統(tǒng)的正常運 作；7. 負責公司監(jiān)控系統(tǒng)及0A系統(tǒng)平臺的建設(shè)工作；8.

6、 完成領(lǐng)導安排的臨時工作。（三）辦公事務(wù)主管崗位職責1. 負責擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計劃；2. 起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況；3. 負責集團各部門及所屬公司的月度、 周工作計劃的收集、 匯總、跟催工作；4. 負責企業(yè)內(nèi)、外各種來往文件的核對、頒布和下發(fā)工作；5. 負責起草會議文件及通知，及時完成會議記錄、紀要工作；6. 負責集團報宣傳人員的選拔及管理工作， 定期做好報刊的出版發(fā)行相關(guān)事 宜；7. 負責集團大事記的收集、 整理、匯編及集團月度信息簡報的編輯、 發(fā)布等 工作；8. 負責集團公共郵箱往來文件的檢查、跟蹤處理及信息回饋工作；9. 協(xié)助處理與集團宣傳、秘書、物品印

7、刷等有關(guān)的其它工作。10. 完成領(lǐng)導安排的臨時工作。（四）檔案資料管理崗位職責1. 負責公司內(nèi)部及外來文件的傳遞工作， 嚴格執(zhí)行文件簽收、 登記、傳遞辦 理、分類立卷、歸檔等工作；2. 負責集團公章的保管工作，嚴格執(zhí)行公章用印登記審核程序；3. 負責集團管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分發(fā)、借閱、 更新等工作；4. 負責集團各部門及所屬公司相關(guān)資質(zhì)、證照、專利、文件資料、合同、檔 案等歸檔工作，并進行分類整理、保管、編制檢索工具；5. 嚴格檔案借閱程序，按規(guī)定辦理檔案借閱登記手續(xù)；6. 負責做好檔案的防盜、防火、防塵、防霉、防鼠、防蟲、防光等工作，確 保檔案材料完整無缺；7. 負責

8、公司會務(wù)接待、會務(wù)安排、會場布置及服務(wù)等工作；8. 完成領(lǐng)導安排的臨時工作。（五）后勤總務(wù)主管崗位職責1. 負責擬訂綜合部季、月度資金使用計劃；2. 負責油卡、電話、房租、水電等費用的管理工作；3. 負責組織辦公行政用品的購買、登記、發(fā)放與管理；4. 負責公司固定資產(chǎn)進出、分類、編號及臺帳等管理工作；5. 負責公司財產(chǎn)物資安全及設(shè)施的維修工作；6. 負責公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門車輛的使用7. 負責員工宿舍的登記、分配、租賃及管理工作；8. 負責公司所有鑰匙的登記、編號、配制、領(lǐng)用登記等管理工作；9. 負責公司證照、法律、合同文件的變更、登記及年檢工作；10. 及時安排并完成綜合部主管臨時

9、下達的各項接待或領(lǐng)導宴請任務(wù)；11. 完成領(lǐng)導安排的臨時工作。（六）前臺崗位職責1. 負責電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔 等工作；2. 負責訪客、來賓的登記、接待、引見，嚴禁無關(guān)人員出入公司；3. 執(zhí)行公司考勤制度， 負責員工的考勤記錄匯總、 外出登記， 監(jiān)督員工刷卡 等工作；4. 負責員工出差預(yù)訂機票、 火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記等工 作；5. 負責辦公區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生、綠化等監(jiān)督管理工作；6. 負責公司辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、登記、入庫及盤存等工作；7. 負責公司員工通行錄及郵箱的更新等工作；8. 負責會議室管理及開會期間的服務(wù)工作；9. 配合辦公事務(wù)

10、主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字編制等工作；10. 負責每日公司就餐人數(shù)的統(tǒng)計并登記，安排落實員工就餐等工作；11. 完成領(lǐng)導安排的臨時工作。（七）司機崗位職責1. 認真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作程序， 服從上級指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督 檢查；2. 根據(jù)公司的年度預(yù)算及車輛使用狀況， 編制車輛年度、月份維修保養(yǎng)計劃；3. 保持車輛內(nèi)外的衛(wèi)生整潔， 經(jīng)常進行車輛保養(yǎng)，保持車輛的良好運行狀態(tài)；4. 按規(guī)定到指定地點維修，并提供詳盡、有效的費用明細；5. 嚴格出車登記制度，按照公司規(guī)定時間，規(guī)定路線發(fā)車；6. 負責車輛違章記錄的查閱及處理工作；7. 負責車輛費用、公里數(shù)的統(tǒng)計，按公里數(shù)核算相關(guān)部門費用

11、；8. 負責公司車輛的管理、存放、年審、保險等工作；9. 完成領(lǐng)導安排的臨時工作。第三章綜合部管理流程1.預(yù)約客人來訪接待工作流程綜合部前臺接待客人各職能部門前臺接待外部單位人員各部門或員工2.來電轉(zhuǎn)接流程聽到電話鈴響拿起話筒接聽開始撥通電話傾聽來電事由處理范圍內(nèi)轉(zhuǎn)接明確被訪人在否1不在告知情況留言記錄) 卬 蓋 加 /( 日 月 年日 月 年1日 月 年6. 文件處理簽真 傳名 件 文部 文 受文期 受日受文單位處上級領(lǐng) 理意見 導批示受理部門意見7. 周例會簽到表部門個人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：簽名簽名簽名簽名備注：8. 用印審批表用章日期用章事由印章名稱申請人審批

12、級別保管員備注部門主管分管領(lǐng)導總裁9. 發(fā)文目錄表文件號文件 標題領(lǐng)導 簽發(fā)擬稿部門密級發(fā)放 范圍份數(shù)登記日期發(fā)岀 日期備注10. 文件檔案借閱登記表文件標題用途借用時間借用人歸還 時間有無損壞經(jīng)手人備注11辦公用品采購審批單部門使用人填表時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時間采購原因：部門主管意見：綜合部門意見：簽字：年 月曰公司領(lǐng)導意見：簽字：年月日12. 辦公用品臺賬項目物品名稱編號數(shù)量單價入庫時間備注13. 辦公用品領(lǐng)用表日期物品名稱數(shù)量領(lǐng)用人備注14. 外出員工登記表時間姓名所屬部門岀司時間入司時間事由備注15. 車輛出入登記表日期用車 部門事由車輛往返 時間行車路線出車時 儀表里程數(shù) （公 里）本次出 車公里 數(shù)（公里）加油費 （元）用車 人簽名駕駛?cè)?簽名審 核備 注加油 卡消 費現(xiàn) 金至至至至至至至至16. 油卡登記表卡號:日期領(lǐng)卡人還卡時間加油金額卡上余額還卡人備注17. 車輛登記列表項次車輛類別車號司機購置日期購買價格引擎號碼排氣量保險單編號小客大客小貨大貨12318. 車輛登記卡使用人姓名司機姓名牌照號碼車名車型購車日期初檢日期復(fù)檢日期保險記錄保險公司保險證號碼保險期限保險內(nèi)容購置價格經(jīng)銷商附屬品收音機放音機熱風冷風駕駛員住址電話住址電話19. 車輛請修表表單編號：日期： 年 月曰車號請修前里程數(shù)請修申請人請修項目1.2.損壞原