郵件收發(fā)管理制度

1、公司郵件收發(fā)管理制度1. 目的 為規(guī)范公司郵件的收發(fā)管理，節(jié)約公司郵寄成本，避免造成公司資料的丟失及浪費，特制定 本制度。2. 范圍 長春元豐汽車電控技術(shù)有限公司全體員工均屬之。3. 定義 郵件物品：指公司員工因工作需要，向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品等（大型設(shè) 備的發(fā)送不在此列）。4. 職責綜合管理部：負責公司郵件物品的收發(fā)管理。 各部門：協(xié)助綜合管理部進行部門郵件物品的發(fā)送、審批及接收。5. 作業(yè)內(nèi)容郵件的簽收與發(fā)送5.1.1 郵件的簽收5.1.1.1 綜合管理部在接收到外來郵件貨品（特別是掛號信、紙包、包裹單、匯款單、貨運 單）時，要及時通知收件人到綜合管理部當面簽收。5.1.1.

2、2 收件人要在 郵件簽收登記表 上簽名并詳細登記接收時間，以備查驗核對。5.1.1.3 收件人為公司名稱，公司顧問人員及離職人員的，由綜合管理部相關(guān)人員代簽。5.1.1.4 除特殊情況外，如貨品中指定的接收人不在，原則上不得由他人代簽，如因此造成貨品遺失、短少或調(diào)包等后果，代簽人需承擔全部責任5.1.1.5 凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在綜合管理部通知發(fā)出后，應(yīng)隨 即到綜合管理部領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。如因個人緣故超期罰款，綜合管理部概 不負責。郵件的發(fā)送5.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者，必須先填寫 郵件發(fā)送審 核表，須經(jīng)部門負責人、綜合

3、管理部經(jīng)理簽字確認，并將需郵寄的貨品包裝好后交給綜合 管理部，由綜合管理部統(tǒng)一安排郵寄。5.2.2 未經(jīng)登記或需郵寄的貨品無部門負責人簽字者，綜合管理部可拒絕受理，如需郵寄郵 費自付。5.2.3如收件人等信息不清楚或不完整，綜合管理部有權(quán)要求當事人將資料完善，對于無故 拒不按要求填寫，且經(jīng)綜合管理部要求無效者，綜合管理部有權(quán)拒發(fā)該貨品，并將情況報該 部門負責人處理。5.2.4 綜合管理部郵件負責人要認真在 郵件發(fā)送登記表 上進行登記，郵寄后有義務(wù)向寄件 人告知快遞單號等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負責。5.2.5 寄送文件、資料、貨物等郵件貨品，原則上通過公司指定的承運單位（郵局、 EMS

4、、順豐速遞、中通郵件、申通郵件）進行郵寄，如有特殊情況需通過公司指定外的承運單位寄 送，必須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審批方可生效。5.2.6 綜合管理部要保留好每次郵寄的存根，以備查驗核對。5.2.7 綜合管理部每月做一次郵件發(fā)送匯總表交財務(wù)部處理郵件費用的問題。5.2.8 公司任何人員如私自以公司名義在快遞公司賒賬，一經(jīng)查出，罰所賒郵費的 5 倍。6. 記錄與表格郵件簽收登記表 郵件發(fā)送登記表 郵件簽收登記表序 號接收日期收件人郵件類別及單號寄件人姓名、電話、郵編、地址郵件內(nèi)容及 數(shù)量簽收簽收日期備注郵件發(fā)送登記表序 號寄件人郵寄物品事由收件人姓名、電話、郵編、地址投遞形式投遞 日期郵資單號備注郵件發(fā)送審核表寄件人收件人 姓名、電話 郵編、地址事由郵寄物品郵寄形式投遞日期備注寄件人部門 主管審核綜合