郵件收發(fā)管理制度

1、公司郵件收發(fā)管理制度1. 目的 為規(guī)范公司郵件的收發(fā)管理，節(jié)約公司郵寄成本，避免造成公司資料的丟失及浪費(fèi)，特制定 本制度。2. 范圍 長(zhǎng)春元豐汽車電控技術(shù)有限公司全體員工均屬之。3. 定義 郵件物品：指公司員工因工作需要，向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品等（大型設(shè) 備的發(fā)送不在此列）。4. 職責(zé)綜合管理部：負(fù)責(zé)公司郵件物品的收發(fā)管理。 各部門：協(xié)助綜合管理部進(jìn)行部門郵件物品的發(fā)送、審批及接收。5. 作業(yè)內(nèi)容郵件的簽收與發(fā)送5.1.1 郵件的簽收5.1.1.1 綜合管理部在接收到外來郵件貨品（特別是掛號(hào)信、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn) 單）時(shí)，要及時(shí)通知收件人到綜合管理部當(dāng)面簽收。5.1.1.

2、2 收件人要在 郵件簽收登記表 上簽名并詳細(xì)登記接收時(shí)間，以備查驗(yàn)核對(duì)。5.1.1.3 收件人為公司名稱，公司顧問人員及離職人員的，由綜合管理部相關(guān)人員代簽。5.1.1.4 除特殊情況外，如貨品中指定的接收人不在，原則上不得由他人代簽，如因此造成貨品遺失、短少或調(diào)包等后果，代簽人需承擔(dān)全部責(zé)任5.1.1.5 凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在綜合管理部通知發(fā)出后，應(yīng)隨 即到綜合管理部領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。如因個(gè)人緣故超期罰款，綜合管理部概 不負(fù)責(zé)。郵件的發(fā)送5.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者，必須先填寫 郵件發(fā)送審 核表，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合

3、管理部經(jīng)理簽字確認(rèn)，并將需郵寄的貨品包裝好后交給綜合 管理部，由綜合管理部統(tǒng)一安排郵寄。5.2.2 未經(jīng)登記或需郵寄的貨品無部門負(fù)責(zé)人簽字者，綜合管理部可拒絕受理，如需郵寄郵 費(fèi)自付。5.2.3如收件人等信息不清楚或不完整，綜合管理部有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對(duì)于無故 拒不按要求填寫，且經(jīng)綜合管理部要求無效者，綜合管理部有權(quán)拒發(fā)該貨品，并將情況報(bào)該 部門負(fù)責(zé)人處理。5.2.4 綜合管理部郵件負(fù)責(zé)人要認(rèn)真在 郵件發(fā)送登記表 上進(jìn)行登記，郵寄后有義務(wù)向寄件 人告知快遞單號(hào)等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負(fù)責(zé)。5.2.5 寄送文件、資料、貨物等郵件貨品，原則上通過公司指定的承運(yùn)單位（郵局、 EMS

4、、順豐速遞、中通郵件、申通郵件）進(jìn)行郵寄，如有特殊情況需通過公司指定外的承運(yùn)單位寄 送，必須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審批方可生效。5.2.6 綜合管理部要保留好每次郵寄的存根，以備查驗(yàn)核對(duì)。5.2.7 綜合管理部每月做一次郵件發(fā)送匯總表交財(cái)務(wù)部處理郵件費(fèi)用的問題。5.2.8 公司任何人員如私自以公司名義在快遞公司賒賬，一經(jīng)查出，罰所賒郵費(fèi)的 5 倍。6. 記錄與表格郵件簽收登記表 郵件發(fā)送登記表 郵件簽收登記表序 號(hào)接收日期收件人郵件類別及單號(hào)寄件人姓名、電話、郵編、地址郵件內(nèi)容及 數(shù)量簽收簽收日期備注郵件發(fā)送登記表序 號(hào)寄件人郵寄物品事由收件人姓名、電話、郵編、地址投遞形式投遞 日期郵資單號(hào)備注郵件發(fā)送審核表寄件人收件人 姓名、電話 郵編、地址事由郵寄物品郵寄形式投遞日期備注寄件人部門 主管審核綜合