建筑公司總承包部綜合管理部行政主管崗位說(shuō)明書(shū)

1、、 崗位基本情況1. 崗位名稱(chēng)：綜合管理部行政主管2. 所屬部門(mén)：綜合管理部3. 管理層次：次中級(jí)管理人員二、工作關(guān)系1. 直接領(lǐng)導(dǎo)：綜合管理部經(jīng)理；2. 直接下屬：綜合管理部總經(jīng)理秘書(shū)、行政助理、信息助理、前臺(tái)、司機(jī)；3. 協(xié)作關(guān)系：公司各部門(mén)、分公司和項(xiàng)目經(jīng)理部有關(guān)人員；4. 對(duì)外聯(lián)絡(luò)：政府對(duì)口部門(mén)、總公司有關(guān)部門(mén)或其他法人、社團(tuán)等。三、崗位職責(zé)概述 公司行政、后勤、信息管理崗位，負(fù)責(zé)組織開(kāi)展公司行政、后勤、信息等管理工作。1. 組織開(kāi)展公司行政工作；2. 組織開(kāi)展公司后勤服務(wù)工作；3. 組織開(kāi)展公司檔案管理工作；4. 組織公司信息管理工作；5. 組織開(kāi)展公司內(nèi)外部日常宣傳工作；6. 代表

2、公司與總公司或政府有關(guān)部門(mén)進(jìn)行工作接觸、聯(lián)系和溝通；7. 指導(dǎo)綜合管理部總經(jīng)理秘書(shū)、 行政助理、信息助理、 前臺(tái)、司機(jī)開(kāi)展工作四、崗位職責(zé)1. 組織開(kāi)展公司行政工作；1）建立健全公司行政管理制度，包括辦公管理、收發(fā)文管理、印章管理等規(guī) 章制度；2）協(xié)助部門(mén)經(jīng)理組織公司本部日常辦公，及時(shí)勸阻、制止、糾正違反公司辦 公制度的行為，協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作關(guān)系，維護(hù)公司的良好辦公秩序；3）保管和使用公司印章、營(yíng)業(yè)執(zhí)照，以及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的變更、年檢等事宜，協(xié) 助經(jīng)營(yíng)主管申請(qǐng)辦理、變更、升級(jí)公司資質(zhì)證書(shū)；4）起草公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)和決定、報(bào)告等全局性文件，以及領(lǐng)導(dǎo)安排 的階段性工作總結(jié)、計(jì)劃的起草工作，指導(dǎo)行政

3、助理擬訂公司行政公 文，負(fù)責(zé)公文審核工作；5）協(xié)助部門(mén)經(jīng)理籌備、組織公司級(jí)會(huì)議，起草會(huì)議主要文件，準(zhǔn)備會(huì)議文件 和資料，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，以及各項(xiàng)決定事項(xiàng)的檢 查督辦；6）指導(dǎo)總經(jīng)理秘書(shū)作好公司每周經(jīng)理辦公會(huì)等有關(guān)會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要整理等工作，協(xié)助部門(mén)經(jīng)理作好會(huì)議決定事項(xiàng)的檢查督辦工作；7）指導(dǎo)行政助理作好公司外來(lái)文件分類(lèi)、批閱和處理等工作；8）負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事宜。2. 組織開(kāi)展公司后勤服務(wù)工作；1）建立健全公司后勤管理制度，包括公司固定資產(chǎn)管理、電話管理、車(chē)輛管理等規(guī)章制度；2）固定資產(chǎn)管理；編制公司固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備、設(shè)施購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后組織購(gòu)買(mǎi)，指導(dǎo)行政助理

4、作好公司固定資產(chǎn)的建帳、登記和管理等工作；公司本部辦公用房的租用、管理和維修等，以及物業(yè)管理工作；統(tǒng)一管理公司所有現(xiàn)代辦公設(shè)備，組織公司本部現(xiàn)代辦公設(shè)備的 維護(hù)、保養(yǎng)、修理、更新工作，保證公司本部現(xiàn)代辦公設(shè)備的正 常運(yùn)轉(zhuǎn)；公司本部電話的日常維修、更新、申請(qǐng)和管理工作；協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理部配備施工現(xiàn)場(chǎng)所需的辦公、交通等設(shè)施和設(shè)備。3）辦公用品管理；建立公司辦公用品管理制度，統(tǒng)一管理公司本部辦公用品；審核公司各部門(mén)提出的辦公用品購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織采購(gòu)；指導(dǎo)司機(jī)作好辦公用品采購(gòu)工作；指導(dǎo)行政助理作好辦公用品的登記、保管和分發(fā)工作。4）公司車(chē)輛管理；建立健全公司車(chē)輛管理制度，統(tǒng)一管理公司車(chē)輛；指導(dǎo)司機(jī)建

5、立公司辦公車(chē)輛檔案，作好車(chē)輛購(gòu)買(mǎi)、保險(xiǎn)、稅費(fèi)交 納、保養(yǎng)、維修工作；審核部門(mén)提出的派車(chē)申請(qǐng)，向司機(jī)簽發(fā)派車(chē)單，安排好公司領(lǐng)導(dǎo) 用車(chē)；組織開(kāi)展公司交通安全管理工作。5）接待服務(wù)工作；指導(dǎo)前臺(tái)作好來(lái)訪客人接待工作；協(xié)助接待項(xiàng)目業(yè)主到本部考察接待； 協(xié)助部門(mén)經(jīng)理作好總公司或政府相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查接待工 作。6）社會(huì)事務(wù)工作；組織開(kāi)展公司安全保衛(wèi)工作；組織開(kāi)展計(jì)劃生育、義務(wù)獻(xiàn)血等工作；組織開(kāi)展義務(wù)植樹(shù)、環(huán)境綠化等工作。7）負(fù)責(zé)作好其他后勤服務(wù)工作。3. 組織開(kāi)展公司行政檔案管理工作；1）建立健全公司行政檔案管理制度，組織公司行政檔案的收集、整理、保管 和統(tǒng)計(jì)等工作；2）組織行政檔案的借閱工作，為有

6、關(guān)部門(mén)工作查詢(xún)提供及時(shí)有效的支持；3）協(xié)助和支持公司部門(mén)、分公司和項(xiàng)目經(jīng)理部行政文件的立卷歸檔工作；4）負(fù)責(zé)公司圖書(shū)資料閱覽室的建立、健全和擴(kuò)大。4. 組織公司信息管理工作；1）協(xié)助主管總經(jīng)理建立公司系統(tǒng)資源與信息共享領(lǐng)導(dǎo)小組， 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)小組日 常工作的開(kāi)展，擬訂公司信息發(fā)展規(guī)劃，制定、組織實(shí)施公司信息管 理制度；2）組織收集各種有益于公司發(fā)展和具有參考價(jià)值的信息， 包括國(guó)家政策、招投標(biāo)、物資供應(yīng)信息等，經(jīng)整理、篩選后，及時(shí)提供公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)參考或借鑒；3）配合相關(guān)部門(mén)建立健全公司各類(lèi)資源和信息庫(kù)， 指導(dǎo)信息助理作好由書(shū)面 資料向計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)資料的轉(zhuǎn)化工作；4）提出總承包系統(tǒng)內(nèi)信息溝通和交

7、流要求， 協(xié)調(diào)公司與分公司、子公司之間 的信息溝通交流，組織收集、整理分公司、子公司交流的相關(guān)信息；5）配合總公司科技開(kāi)發(fā)部，作好公司內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、維護(hù)，組織公司 網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)的制作、維護(hù)、更新工作。5. 組織開(kāi)展公司內(nèi)外部日常宣傳工作；1）組織收集、整理公司內(nèi)部動(dòng)態(tài)， 指導(dǎo)信息助理定期或不定期編制、 發(fā)放總 承包部通訊，及時(shí)向公司內(nèi)部及總公司系統(tǒng)發(fā)布和通報(bào)；2）組織開(kāi)展公司日常宣傳工作， 與中華建筑報(bào)社、中國(guó)建筑 雜志、隨 園雜志，以及其他社會(huì)新聞媒體進(jìn)行聯(lián)系，組織提供涉及公司經(jīng)營(yíng)、 管理等各方面的新聞稿件，作好公司新聞宣傳報(bào)道工作；3）協(xié)助企劃主管進(jìn)行公司重大公共關(guān)系活動(dòng)、 重大宣傳活動(dòng)的策劃，以及具 體組織實(shí)施。6. 代表公司與總公司或政府有關(guān)部門(mén)進(jìn)行工作接觸、聯(lián)系和溝通；1）代表公司與總公司有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系和溝通， 及時(shí)上傳下達(dá)，組織完成上級(jí) 部門(mén)要求