小公司采購流程及管理制度

1、小公司采購流程及管理制度 為了提高公司采購效率，明確崗位職責，有效降底采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源 得需求，進一步規(guī)范物質(zhì)采購流程，加強與各部門間得配合，特制訂本制 度。 第1項申購程序 申購得定乂 o申購就是指某人或者某部門根據(jù)公司經(jīng)營活動需要確定一種或幾種物料，并 按照規(guī)定格式填寫一份要求獲得這些物料得單子得整個過程。 一、申購單提報規(guī)定。 1申購單應(yīng)按照要素填寫完整，清晰，由公司總經(jīng)理審核批準后報釆購部門。 2、申購單得更改與補充應(yīng)重新填寫并由公司總經(jīng)理簽字。 二、申購單接收規(guī)定。 具體負責釆購得部門就以下爭項對申購單進行審核。 1. 應(yīng)檢查申購單得填寫就是否按照規(guī)定填寫完整，淸晰，檢查

2、申購單就是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審 批。 2. 接收申購單時應(yīng)遵循無計劃不釆購，名稱規(guī)格等不完整不清晰不釆購，庫存已超儲積 壓得物資不采購得原則。 3. 通知倉庫管理人員核查申購物資就是否有庫存。 4對于不符合規(guī)定與撤銷得申購單物資應(yīng)及時通知申購部門。 三、申購單分發(fā)規(guī)定。 1. 對于采購應(yīng)按照人員分工與崗位職責進行分工處理。審批人與釆購人應(yīng)職責分離。 2. 對于緊急申購項目應(yīng)優(yōu)先處理。 3. 無法于申購部門需求日期辦妥得應(yīng)通知申購部門。 4. 重要項目得釆購祈應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)得建議。 四、釆購周期得規(guī)定。 1 詢好價后在本市區(qū)釆購得物資及產(chǎn)品得釆購周期不應(yīng)超過3天。 2詢好價后非本市區(qū)釆購得物資及

3、產(chǎn)品得釆購周期不應(yīng)超過7天。 3. 釆購部如未能按時完成釆購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明相關(guān)原因。 4遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)釆取快速優(yōu)先釆購得疑略。 五、對于已簽訂合同得供應(yīng)商，分次釆購需就每次采購得數(shù)量、金額、發(fā)貨時間等事項， 與供應(yīng)商進行書面或郵件確認。耒簽訂合同得供應(yīng)商按本制度第三幸供應(yīng)商得選擇及合同 簽訂執(zhí)行。 六、屬于相同類型或?qū)傩越频卯a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中釆購。對于緊急申購項目應(yīng)優(yōu)先處理。 1、集中釆購：凡就是有相同類型，共同性得材料采用集中計劃釆購。釆購前，申購部 門按計劃申請。釆購部門集中辦理釆購。 2、緊急釆購：緊急采購得物料總金額在5000元以下（含5000元）得，書面報請公

4、司項目 分管領(lǐng)導(dǎo)批準。釆購得物料總金額在5000元以上20000元（含20000元）以下得，需報 請公司總經(jīng)理書面批準。 第2章供應(yīng)商得選擇及合同簽訂 對第一次合作得供應(yīng)商，需進行資質(zhì)考核、詢價、比價。詢價、比價由總經(jīng)理負責，并報備董 事長。 、釆購部門應(yīng)對供應(yīng)商資質(zhì)進行考核，考核得方面包括但不限于以下內(nèi)容： 1. 供應(yīng)商應(yīng)具備一定得資質(zhì)與實力，具有提高或完成我公司所需物資與項目得能力，產(chǎn)品 質(zhì)量符合我司需求。 2供應(yīng)商財務(wù)流程健全，能提供正規(guī)得發(fā)票。 3. 查詢供應(yīng)商就是否有征信不良記錄，對銷傳給我們得商品就是否在其法定營業(yè)范圍內(nèi)，近 期 就是否出現(xiàn)瑩大違法事項。 4. 重要項目應(yīng)通過一定得

5、方法對于目標單位得實力、資質(zhì)進行驗證與審查，并通過進行實 地考察，了解供應(yīng)商得冬方面實力，以確保其能進行穩(wěn)定得合作。 二、初步篩選后，有針對性得就幾家供應(yīng)商進行詢價。 1、應(yīng)認真審閱申購單得品名，規(guī)格，數(shù)量，了解技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時與申購部門溝 通。 2、所有釆購項目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則上不通過其代理或各種中介機 構(gòu)詢價。 3、在詢價吋遇到特殊請況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三. 對詢價結(jié)果進行對比、議價。 1. 對供應(yīng)商得供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認。 2. 對于合格供應(yīng)商得價格水平進行市場分析、比對，篩選價格最低，所報價得綜合條件更 加突出得廠商。 3. 參

6、考目標或理想價格與各供應(yīng)商進行價格及條件得進一步談判。 4. 比價，議價結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并報備至董事長。 第3項合同得簽定及規(guī)定 合同得簽訂及其規(guī)定。合同就是當爭人或當事雙方之間設(shè)立，變更，終止民事關(guān)系得協(xié)議, 依法成立得合同，受法律保護，廣艾合同指所有法律部門中確定權(quán)利，狡務(wù)關(guān)系得協(xié) 議。 一.合同正文應(yīng)包含得要素 1. 合同名稱，合同編號，簽訂地點。 2. 釆購物品名稱，規(guī)格，數(shù)量，單價，總價及合同總額。 3. 包裝要求：重量，尺寸，規(guī)格，包裝材料等等。 4. 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司得總價，特殊情況應(yīng)說明。 5. 質(zhì)董要求及規(guī)范。 6. 要求交貨日期。 7. 付款方式。 8. 違約

7、責任與解決糾紛得辦法。 9. 雙方公司信息。 二、合同簽訂及其規(guī)定。 1 如涉及到技術(shù)問題及公司機密得注意保密責任。 2. 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品得質(zhì)保期。 3. 詳細約定發(fā)票得提供時間及要求。 4 針對不同得合同約定不同得付款方式。 5違約責任一定要詳細具體，要經(jīng)公司法律顧問審核。 6. 合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。 7. 合同以傳真或其它形式提供給供應(yīng)商后，要求供應(yīng)商簽字加蓋公司合同專用幸回傳。 第4項付款及合同執(zhí)行 一、付款按以下規(guī)定執(zhí)行 1. 財務(wù)部向倉庫確認貨物收到、質(zhì)檢合格后方可申請付款。 2. 按照合同約定，達到付款條件得貨款進行付款操作。 3. 填寫費用報銷單，該單由財務(wù)負責人、總經(jīng)理審批簽字完畢后提交財務(wù)部。 二.合同執(zhí)行與跟進 1. 已簽訂合同、訂單由申購部門負責跟進，總經(jīng)理進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題申購部門應(yīng) 及吋提出建議或補救措施，并及吋通知公司領(lǐng)導(dǎo)。 2. 已簽訂得合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時掌握合作單位對合同艾務(wù)與責任得履行情況,跟蹤并 督促其保質(zhì)保量按時履行。 3、合同在履行期間應(yīng)按照雙方約定嚴格執(zhí)行，如遇未盡事宜應(yīng)及吋協(xié)商并簽訂補充合