2021年行政接待工作內(nèi)容

1、in the end, what you believe can become what you believe.整合匯編簡單易用（word文檔/a4打印/可編輯/頁眉可刪）行政接待工作內(nèi)容 一、接待事務分類 貴賓接待:公司領(lǐng)導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。 業(yè)務接待:客戶的接待。普通接待:一般來客的接待。二、接待場所管理公司設三個接待處：會議室用于貴賓接待，接待室用于業(yè)務接待，一樓休閑廳用于普通接待。三、接待工作流程1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；2、登記客戶來訪登記薄，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相

2、識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；3、如有必要，安排來訪者前往前臺前面的會議桌稍坐片刻；4、通知相關(guān)工作人員有人來訪；5、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶來訪登記簿上登記，及時通知相關(guān)人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在客戶來訪登記簿上注明；6、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；四、接待職責分工 1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。2、接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下

3、： 接待中心：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備,定時進行清掃工作。前臺接待：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄。經(jīng)辦部門：負責接待洽談并陪同始終。（辦公室主任對接待工作負有全面責任。）五、接待方式1、貴賓接待：前臺迎接來客于招待室，公司領(lǐng)導陪客接待。2、業(yè)務接待：業(yè)務部門主辦人員迎接客戶于商務室洽談。3、普通接待：相關(guān)來訪部門接待并服務。六、接待規(guī)則1、接待一般程序前臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務人員接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室接待洽談，相關(guān)部門/行政部安排后期事宜相關(guān)人員禮貌送客2、接待禮儀要點接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生。前臺于接待進行時

4、，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行。接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋。3、環(huán)境標準物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適；4、參觀規(guī)定決定參觀須請示辦公室主任批準。參觀介紹以接待人員為主，接待部門配合。非經(jīng)總值班批準不準入室參觀和拍照生產(chǎn)場所。參觀進行時，原則上介紹者在先、接待經(jīng)辦在后。參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；2、客戶來訪登記薄的詳細記錄，并及時將使用完的記錄歸檔保管；3、及時

5、通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復；4、不得隨意把公司領(lǐng)導及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。6、中午辦公室必須留一位前臺接待人員值班。相關(guān)記錄：客戶來訪登記薄前臺行政前臺電話的接聽工作流程：1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語：接聽外線電話首先以“您好，麗人詩歌”來問候，接聽內(nèi)線電話以“您好，某某”來問候。電話結(jié)束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒；2、接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；3、電話鈴響時前臺人員須及時轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時，看清對方要找的人所在位置，再幫他轉(zhuǎn)到就近分機，不需要再大聲提示。其他人員不要在總機處接聽電話。4、對不知名的電話

6、，自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)接前，應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。5、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；6、通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；7、沒有接聽到的電話應根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。8、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄好并及時轉(zhuǎn)告相關(guān)人員，通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤;注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)

7、工作人員；3、如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息；行政接待工作流程、規(guī)范一、行政前臺接待1. 接待來訪者接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據(jù)情況判斷是否需要通知公司相關(guān)人員進行接待。若有正當訪問理由或已預約，應快速聯(lián)絡相關(guān)人，請來訪者到接待處等候，給客人泡上茶水或礦泉水，如是重要客戶，需及時進入會議室添水。2. 接待咨詢者若有業(yè)務咨詢者來訪，應及時請相關(guān)部門經(jīng)理來協(xié)助接待。3. 接聽轉(zhuǎn)接電話接聽電話時，應先說“您好，榆林東方集團”，然后根據(jù)情況判斷是否需要通知公司相關(guān)人員接聽。4. 接待推銷人員上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應婉轉(zhuǎn)拒絕（可留下名片），告知上班時

8、間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務，告知希望他們在公司休息時間（如：午餐時間等）再來。二、傳真及信件轉(zhuǎn)交1. 轉(zhuǎn)交傳真一旦收到傳真，應快速、仔細辨認接收人并及時轉(zhuǎn)交，必要時應電話提醒查收。2. 轉(zhuǎn)交信件收到信件時，應快速、仔細辨認收件人或收件單位，并及時通知收件人前來領(lǐng)取。辦公室接待工作流程一、目的為保證學院的各項接待工作能夠保質(zhì)保量的有序進行，體現(xiàn)學院的水平，特對學院的有關(guān)接待工作做以下規(guī)定：二、流程1）任務確認：在接到相關(guān)接待任務的通知后，應仔細了解接待的規(guī)模、規(guī)格、時間、具體要求等細節(jié)問題，并對一些基本要素進行確認。2）方案制定：在最短時間內(nèi)根據(jù)接待的具體內(nèi)容做出相應的

9、接待方案，報學院領(lǐng)導審閱，并根據(jù)領(lǐng)導的意見做相應修改，對于一些可能存在變數(shù)的地方需要做部分預案以備用。3）提前準備：接待方案經(jīng)院領(lǐng)導批復同意后，應在規(guī)定時間內(nèi)做好各項準備工作，如航班查詢、制作接機牌、酒店房間預定、餐廳預定、車輛安排、會場安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購買、接待日程、任務與人員安排等等。4）接待執(zhí)行：嚴格按照方案內(nèi)容執(zhí)行，遇有臨時性改變或發(fā)生意外情況時，應及時向?qū)W院領(lǐng)導請示。工作人員應做到儀表端正、和藹大方、語言表達準確、親切、服務細致、周到、盡善盡美。5) 小結(jié)：每次接待任務完成后，應根據(jù)實際情況做出小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗，彌補不足，為今后更好的完成接待任務積累經(jīng)驗和培訓人員。三、質(zhì)

10、量控制學院領(lǐng)導和具體接待負責同志應加強對整個接待工作質(zhì)量的監(jiān)控，及時指出不足的地方，保證接待任務的順利完成。四、其它所有參加接待工作的人員應根據(jù)各自的分工做好相應的各項準備工作，包括車輛保修養(yǎng)、原有安排等等，未經(jīng)院領(lǐng)導同意，不得擅自改變各自所承擔的任務。1前期準備一、接機1、查詢、落實來賓所乘飛機航班、火車班次到達時間；2、對陌生來賓制作接機、接站牌；3、提前一個小時通知接機、接站領(lǐng)導和接機、接站車輛司機；4、提前1020分鐘到達機場或火車站。二、入住賓館1、確定來賓到達時間、人員情況后，第一時間預訂賓館房間。原則上副廳級以上和學院重要貴賓預訂套間，其余均預定標間；2、重要來賓入住前一個小時，

11、酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮花；3、每天早餐安排院領(lǐng)導陪同；4、離酒店當日，辦公室負責接待工作人員及時辦好結(jié)帳手續(xù)。三、就餐1、確定就餐時間、人員、規(guī)格后，第一時間預訂餐廳包廂；2、就餐前四個小時，通知到來賓、陪同領(lǐng)導和工作人員；3、重要就餐一個小時前制作好就餐人員席卡，就餐前一個小時點菜，堅持節(jié)約原則。內(nèi)地來賓不上海鮮，安排地產(chǎn)魚。4、就餐前半個小時，煙、酒水到位。5、落實車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位（重要就餐安排照相人員）；6、辦公室負責接待人員就餐結(jié)束前十分鐘結(jié)帳，并通知司機送客；7、辦公室負責接待人員打包。四、旅游1、提前兩天制定方案，報院領(lǐng)導審核批準；并送來賓

12、、陪同院領(lǐng)導，發(fā)接待工作人員和司機；2、長途旅游，提前兩個小時準備好所需費用，車上飲用水、酒水、水果、雨傘、相機等；3、提前24個小時安排旅游點入住酒店和就餐飯店。2五、送機，送站1、離阿一天前為來賓購買好機票，并交來賓審驗；2、提前兩個小時購買好禮品；3、送機、送站兩個小時前，通知送機、送站院領(lǐng)導和工作人員、司機；4、提前半個小時到一個小時到達機場或火車站；5、工作人員辦理相關(guān)打包、托運手續(xù)，并收回來賓電子客票（若機票由學院承擔）。六、收尾工作1、及時核報差旅費；2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應及時收回，并交辦公室統(tǒng)一保管；3、完成來賓臨行前交辦的其它事宜。3行政樓接待員崗位職責和工作

13、范圍【管理層級關(guān)系】直接上級：總臺/商務主管【崗位職責與工作內(nèi)容】1、嚴格按照行政樓的服務工作規(guī)程，及時、熱情的為行政樓客人提供服務。2、執(zhí)行主管的工作指令，并對其負責和報告工作。3、嚴格按照行政樓的服務工作規(guī)程，及時、熱情的為行政樓客人提供服務。4、熟悉預抵客人姓名及人數(shù)，預定離店情況，賓客特殊要求。5、為預抵客人做好預登記并分配房間，為住店客人登記，為離店客人結(jié)帳，并做好客史記錄。6、在客人住店后和離店前均需打courtesycall，主動向客人征求意見，自理或匯報客人投訴，誠懇接受客人對酒店提出的建議和意見。7、幫助客人訂餐、確認機票、預定房間以及其他問訊服務。8、為行政樓客人提供打字、復印、傳真、訂票、問訊等服務。9、熟悉各類服務價目，負責辦理收款、結(jié)帳、現(xiàn)金、票據(jù)的保管工作。10、做好各種報表的統(tǒng)計、分析和歸檔工作。11、負責行政樓各類財產(chǎn)、設備的使用、管理和保養(yǎng)工作，遇有故障及時進行報修，并登記交-班。12、負責準備行政樓客人的水果以及擺放。13、準備免費飲料，向客人介紹行政吧臺酒水服務。14、負責行政樓酒水和水果等食品、物品的領(lǐng)取，檢查所有酒水、飲料、食品的有效期。15、負責所有器皿的清潔和消毒。16、負責每日為行政樓客人提供西式早餐服務。17、負責為行政樓客人提供行政樓會場的會務服務。18