辦公秘書操作手冊

1、 秘書手冊 （試講稿） 目 錄 前言 3 第一章 秘書必備的素質(zhì) 4 第二章 秘書的重要職業(yè)技能 5 第一部分 日常事務(wù)處理 5 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 7 第二部分 日程安排 7 總體日程安排 8 出差日程安排 會(huì)議安排 13 媒體采訪18 21 大型活動(dòng) 24突發(fā)來訪接待 25 第三部分 溝通與協(xié)調(diào) 25 內(nèi)部溝通 25 外部溝通 26 秘書應(yīng)具備的禮儀 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)27 第四部分文字支持 27 會(huì)議支持 第五部分 30 前言-在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通

2、的橋梁 ，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。優(yōu)秀的秘書會(huì)使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子無論如何，秘書這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像 。然而,秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大的隊(duì)伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時(shí)我們需要扮演更多角色，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需

3、要。別看都是秘書，但由于所服務(wù)的對象不同,各部門性質(zhì)不同,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。事實(shí)上有很多相似的工作不同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e，本質(zhì)上都是可以歸于一類的。無論什么時(shí)候，謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因此，什么是一個(gè)出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想,不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢 ？這些是我們一直以來需要探索的問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊

4、的想法。 我們-作為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在處理許多類似情況時(shí)形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們相信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下;為聯(lián)想,為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后,我們定會(huì)做出成績.我們迫切地相想早日讓這本小冊子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用，同時(shí)我們非常愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧

5、共享出來和大家一起探討，也希望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)已之短。 秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員，致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請及時(shí)向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。 第一章 秘書必備的素質(zhì) :一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn)?敬業(yè)精神?正直-公平，堅(jiān)持既定政策和原則 ?表率作

6、用?誠實(shí)-實(shí)事求是 ?領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范?敬業(yè)-以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 不失約、不違約、不食言、不泄密-守信?業(yè)務(wù)能力?指揮與控制能力?勤奮-努力工作，不斷學(xué)習(xí) ?合作精神?有序-利落，有條不齋 ?學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力?高效-追求效率和效益 ?知人善任的能力?可靠-按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí) ?對待意見與批評 ?大局觀 秘書的職業(yè)態(tài)度 二、?主動(dòng)性（Initiative) ?適應(yīng)性(Flexibility) ?團(tuán)隊(duì)精神(Team work) ?尊重他人(Respect for People) ?創(chuàng)新精神(Creativity) ?堅(jiān)持原則(Uncompromising Integrity) ?服務(wù)

7、與貢獻(xiàn)(Service & Contribution) ?認(rèn)同與分享 (Sharing) ?雙贏與相互依存(Win-win & Interdependence) ?溫柔的心和自省 第二章 秘書的重要職業(yè)技能 第一部分：日常事務(wù)處理 一、撥打/接聽電話的程序和技巧 1、 打電話前的準(zhǔn)備 ? 準(zhǔn)備好電話記錄本和筆 把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。 ? 準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。 ? 查閱對方電話號碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。 2、 正式撥打電話： ? 撥通電話后，確認(rèn)對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是聯(lián)想電腦公司*部*?！?? 如需與有關(guān)人員通話，

8、應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。 ? 如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對方做好記錄 ? 逐一將事情說明，注意語言簡明、準(zhǔn)確； ? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話。 3、接聽電話 ? 3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是*部*?！?? 判斷WHO，分以下幾種情況： 來電人總經(jīng)理可接電話總經(jīng)理不在直接轉(zhuǎn)記錄留直接上級如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)平回電問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)梗概后轉(zhuǎn)直接下如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法 問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其 普通員工 他可視情況處理 記錄留言 問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn) 入 重

9、要且緊密如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。 外重要但不緊問清概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。 部 密 理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入 不重要且不問清概要，酌情處理 緊密 ? 若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。 ? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話。 4、 通話技巧： ? 日常禮貌用語： 詢問對方時(shí)，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等 ? 對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。 ? 如對方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對方姓名、單位、

10、電話號碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對方聯(lián)系。 ? 如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看*總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。 ? 如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實(shí)在抱歉，*總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到他時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。 ? 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。 ? 在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未

11、果，可委婉結(jié)束通話。 如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等 ?結(jié)束通話。 ? 如一個(gè)未完又來一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。 ? 整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報(bào)相關(guān)信息。 二、傳真 1、 將傳真分類： 1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理 2） 由秘書來待為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人 B、 由秘書本人回復(fù) ? 使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式 ? 遵守公文寫作規(guī)范 ? 保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對方確認(rèn)。 ? 需

12、請對方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍 ? 務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。 2、 必要的傳真分類存檔 三、郵件 1、 根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。 2、 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下： 1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。 ? 以總經(jīng)理名義回復(fù)時(shí)，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出； ? 以秘書名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。 2） 由秘書來待

13、為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人; B、由秘書本人回復(fù) 3、 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能及時(shí)查看，需電話說明。 4、 需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)； 5、 重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔 四、文件管理（參看集團(tuán)秘書手冊第33-36頁）（附文件處理流程） 1、 閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。 2、 對文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理 3、 按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果

14、。 4、 必要文件進(jìn)行存檔。 注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出 五、名片1、 分類：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等； 2、 存放： ? 名片盒 ? 錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)間） 3、 應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)方便快捷。 第二部分 日程安排 控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。 “日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日

15、程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來訪六部分加以詳細(xì)說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。 日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，

16、多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí) 也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。 一、 總體日程安排 領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對固定的工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。 （一）總體原則： ?了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況， -優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； -了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，

17、特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)； ?對計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突； ?明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理； ?定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展； ?注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排； （二）經(jīng)驗(yàn)與技巧 ?周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)； ?在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)； 根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；?對于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒

18、已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時(shí)間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致； ?不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時(shí)間對各種預(yù)約酌情處理； ?控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程； ?掌握近期要回避的人物； 月/周計(jì)劃安排模版 ?可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可； ?也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表； 二、出差日程安排 做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。通過秘書的計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。 （一）國內(nèi)出差 ?

19、 出差前： ?確定出差目的和日期； ?確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人 ?與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需 要的路程時(shí)間、接待人員等信息。） ?確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒 店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）； ?完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會(huì)人、議程等）（見范例）。 ?根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。 ?擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部 等）。（見范例） ? 在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通

20、知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。 ? 出差中 GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；?根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及 ?配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。 ?根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排； ? ?及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展； 出差后 ?出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔； ?向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。 ?各種差旅費(fèi)用報(bào)銷； 跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；? （二）國外出差 出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：，與對方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠英文）（中?根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況

21、準(zhǔn)備PRESETATION / 片和打印稿。 ?機(jī)票購買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機(jī)型； ?注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶； ?根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物； 準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；? ?確認(rèn)對方還是我方提供翻譯服務(wù)； ?回國后向邀請方致謝。 （三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差 過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)： ?登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人； ?到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時(shí)

22、告知總經(jīng)理； 每日及時(shí)核對本日及第二天的日程安排；? 提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；? 根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；? 及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；? ；?攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪提綱） 注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）? 著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；? 出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。? 附件一：出差物品攜帶表 名片 若干 日程表 、ppt （保存在桌面）筆記本電腦和證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等） 2張 ppt備份軟盤 書面講話稿及素材 2份往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保

23、留在秘書手中） 出訪地聯(lián)系人通訊錄活動(dòng)或會(huì)議等背景材料 準(zhǔn)備一支彩色筆備用筆等文具 *準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款 應(yīng)急藥及常用藥品禮品 *包裝 附件二：授權(quán)書模版 發(fā)文日期2000.6.14 文件類別通知 文件編號LCS-DTB60023-99 CATEGORY:：OUR REF. ：DATE 審核 /- 擬文人- 批準(zhǔn) : APPROVED:FROM VERIFIED: 臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事 全體人員收文人收文部門 TO(DEPT.):：TO業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部 附件 抄送 總裁室、企劃部秘書處、財(cái)務(wù)- / : :ATTACHMENT CC 頁數(shù) 其他 保密保密期限 閱后

24、存檔 傳閱 / 1 TERM CONFIDENTIAL OTHERS FILING NO.OF PAGES CIRCULAR 授 權(quán) 通 知 電腦公司副總裁-在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、，臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理-經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理-，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁-處理。 特此通知 - 2000.6.14 附件三：國內(nèi)出差日程范例 劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日） 時(shí)間 7 月14 日 7 月 15 日7 月15 日 7 月 16 訪問時(shí)間 月717

25、日 開始 日程 地點(diǎn) Y.H.Kim/Sr.MGR) 主要活動(dòng) 備注 ort 在機(jī)場左邊出口舉牌接 地點(diǎn) 備注 4月25日 4月26日 確定會(huì)議目的、參會(huì) 人員、時(shí)間、議程 17：25 21： 21：00 18：00：10 Y 北京深圳 機(jī)場 CA1305 30 到達(dá)酒店辦理入住商事提供一部手機(jī)（因通訊不便，LG在漢城期間使用，號碼為：0192335098 參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀00 光游覽安排會(huì)議室、落實(shí) 開始同時(shí)提供背景材料以供GM做出判斷 接機(jī)人：- 1360 (Tel: 0193367896) 入住新世紀(jì)酒店 該車在深圳期間隨行 下榻處: Holiday in Seoul(

26、佳樂) inn Holiday Tel: 82027179441 Seoul Fax:82027159441 陪同人：導(dǎo)游、漢城市區(qū)及 LG近郊 商事Mr.J.S.Park 21：30 11：30 8：009：00 18：19：00 22：2140：與對方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn) 夜宵 嘉利會(huì)面及午餐 新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳 LG LCD部B.Kwon/V.President 及與J.S.Park 、LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 共進(jìn)早餐及會(huì)談 00 酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場40 漢城北京 參會(huì)人員 擬訂會(huì)議通知 接收通知 自行安排 Holiday in

27、n （17日為韓國國慶日） 嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺 Seoul or 自酒店到機(jī)場約40分鐘路程 9：0012：30 LG 前往位于龜尾的LCD廠 （注意文件格式） 聯(lián)想：-、- 議題：嘉利最新情況通報(bào) LG TwinTowers 小時(shí)路程：3 N 12：3013：20 擬定meeting agenda, ppt 判斷與總經(jīng)理 修改 對方聯(lián)系人：鄧秉覺中餐回復(fù)或改請 13：20 14：00 13：2014：40 審批（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧）出發(fā)前往EMC office、-陪同前往 EMC會(huì)面 深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座 與LG LCD負(fù)責(zé)人午餐

28、 LCD :LG 參觀及會(huì)談（陪同及參加者、Mr.K.S.Park/Exe.Director廠總經(jīng)理 N 修改 業(yè)務(wù)是否有關(guān)Y 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-、 -、- 龜尾 : Mr.K.S.Park 主持人 發(fā)會(huì)議通知， 、LG K.M.Ann/Sr.MGR 商事 J.S.Park） Y下發(fā) 接收 與對方確認(rèn)后 確認(rèn)時(shí)間 另行安排 EMC參加人： 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 14：4016：40 16：4018：00 并落實(shí)參會(huì)人員電子位于平澤的前往LGCD ROM 廠 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 小時(shí)3 路程： 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會(huì)面安排： 14:00 15:00 雙方公司介紹交

29、流 15:0016:00參觀工廠 16:0017:00 產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商 17：20 返回新世紀(jì)，梁青陪同 18：00 晚餐 新世紀(jì)酒店餐廳 美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員 聯(lián)想：-、- 414：00 東莞金和涂料有深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)金和參加人：總經(jīng)理 董合枝 月限公司會(huì)面 （地圖附后） 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖 27嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球 日 工程總監(jiān) 鄧秉覺 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、- 議程安排： 14：00-14：05雙方介紹 14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論 14：

30、55-15：25參觀金和新廠 15：35 瑞和塑膠五金電深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū) 15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹 15：40-16：10參觀瑞和工廠 子廠 16：10-16：25機(jī)動(dòng) 分鐘30前往機(jī)場，車程約25：16電子LG參觀及會(huì)談（陪同及參加者：: Mr.M.H.Park 主持人Mr.M.H.Park/Sr.Director .MGR Mr.J.H.Cheng/G 、商事LG:K.M.Ahn/ Sr.MGRJ.S.Park）訪問時(shí)間 備注 地點(diǎn)主要活動(dòng) 18：00平澤電子人員共進(jìn)晚餐與LG 19：30 19 回酒店：3021：00 20 9：工廠所在地自酒店前往三星電子LCD 8

31、：00七星 聯(lián)絡(luò)人： Mr.J.Y.Park Kiheung（）Tel:82：3010：00 LCD Marketing 高層領(lǐng)導(dǎo)見面（027507313 9 W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等） 50 ： 103010 -作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹 20 1150：10 針對相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談 50 ： 112011： 參觀 00 ： 115013： 與會(huì)者共進(jìn)午餐 00 ：13 0014： LG乘車前往總部 反饋 會(huì)前準(zhǔn)備 （儀器調(diào)試） 會(huì)中服務(wù) 整理會(huì)議記錄/紀(jì)要 修改 審批 N Y 下發(fā) 結(jié)束 請示總經(jīng)理N 是否參加 Y 回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料 會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備 注意：把握前往會(huì)議

32、地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排。會(huì)前提醒 總經(jīng)理參會(huì) 會(huì)后材料整理 工作跟進(jìn)反饋 結(jié)束 會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù) 會(huì)中達(dá)成共識(shí)的 跟蹤反饋 結(jié)束 17：40 CA1303 -安排接機(jī) 北京深圳 - - 隨行及重要聯(lián)系電話： - - 附件四：國外出差日程安排表-執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日） 訪問時(shí)間 主要活動(dòng) 地點(diǎn) 備注 KIMPOAirp LG商事Mr.J.S.PARK等 北京漢城 17：5020：40 聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park LG總部會(huì)談（參加者：LG商事 14：3017：00 日 D.H.Kang/V.President LG電子 Holiday inn 30

33、17：0017：) 等M.H.Park/Exe.Director Seoul 回酒店休息主持人:Mr. D.H.Kang 00 21： 19：00 商事人員共進(jìn)晚餐LG與、D.H.Kang/V（.President K.M.Ahn/Sr.MGR 三、會(huì)議安排 召開和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹

34、。 （一） 內(nèi)部會(huì)議安排 ? 總經(jīng)理主持的會(huì)議 注意事項(xiàng)： ?會(huì)前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人； ?綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間； ?下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對特別重要的參會(huì)人，可通過電話確認(rèn)； ?會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變； ?對會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM； ? 總經(jīng)理參加的會(huì)議 時(shí)間沖突 （二）外部會(huì)面安排 ? 總經(jīng)理主持的外部會(huì)面 接受會(huì)面請求 NO 婉拒或該請他人 注意：講明原因，以 免對方誤解 注意：在收到會(huì)面請求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定， 注意事項(xiàng)： ? 綜合考慮各種因

35、素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室； ? 注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆； ? 會(huì)前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)； ? 根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準(zhǔn)備禮物； ? 在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)； ? 考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備； 如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人； ? 會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜； ? 在會(huì)前擬制meeting agenda（見模版） ? 在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容

36、，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文； -初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹； -再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。 ? 幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶； ? 提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度； ? 提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況； ? 會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備； ? 總經(jīng)理參加的外部會(huì)面 總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會(huì)面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)

37、的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)： 開始 征詢GM接到參會(huì)邀請 婉拒并請對方改請是否參會(huì) 回復(fù)對方參會(huì)，并 寫入日程表 關(guān)注對方會(huì)議組織 情況，并適時(shí)提出 建議 在會(huì)面前給GM提供背景材料 提醒GM參會(huì) 總經(jīng)理參會(huì) 結(jié)束 N Y 注意事項(xiàng)： ? 會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料； ? 會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間； ? 對會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋； 外部會(huì)面會(huì)議備忘模版 Guest Meeting Table Guests Company: AMDMr. Hector de J. RuizCOO Mr. Raymond Lee .P of A

38、sia Sales & Marketing V 接 受 采 訪 前一 天采訪前 接受活動(dòng)邀 請 Guests Name and Position 開始了解活動(dòng)議程 Legends Participant and PositionMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business Division 開始接到采訪申請 品推安排? Y 整理品推提供 電話采訪？N 預(yù)定會(huì)議室檢查采訪場地 征求總經(jīng)理意見N 轉(zhuǎn)交品 處理Y 準(zhǔn)備電話設(shè)備 檢查設(shè)備 Mr. Kelvin Kwok 20 Mr. 的

39、采訪提綱 與品推陪同人聯(lián)系，Y Sales Director of Asia Mr. Thomson ChanMarketing Director of Asia Mr. Perry Chan Country Manager of China 分 鐘活動(dòng)前 征求總經(jīng)理意見 安排日程預(yù)定車輛 Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business Division Mr. Y Y 再次落實(shí)時(shí)間 接待記者 提醒總安排總經(jīng)理采訪？N General Manager of Material Mr. Ja

40、ck Lee Management Division of DTB Assistant Sales Manager Miss. Manager of Material Management Division of DTB Mr. Interpreter Appointed Time Period:15:00 pm-16:00 pm, June 2, 2000 Venue :Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited Meeting Agenda: ?15:00-15:05 Introduction ?15

41、:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) ?15:10-15:30 AMD update ( Mr.) Raymond Lee?15:30-15:45 Legend update (Mr. ) ?15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend 接受采訪？采根據(jù)日程進(jìn)行安排 結(jié)束 N 訪前落實(shí)品推陪同人員一 結(jié)束及記者的聯(lián)系方式 星 期配合品推整理采訪問題答案 N 修改 審閱Y 了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料 采提醒總經(jīng)訪總經(jīng)理接受經(jīng)理出 采訪發(fā) 采與記者聯(lián)系，落實(shí)播訪

42、出或見報(bào)時(shí)間 結(jié) 束通知總經(jīng)理 收看結(jié)束 一提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng) 天帶好活動(dòng)議程、名片等資料 活動(dòng)當(dāng)關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕 天活整理業(yè)務(wù)資料和名片 動(dòng) 后結(jié)束 四、媒體采訪 總經(jīng)理 總經(jīng)理秘書 品牌市場部 時(shí)序 理著裝 N 采訪在公司？Y 定 媒體采訪流程說明： 1、接受采訪 聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求 ?必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理； 對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對方聯(lián)系品推接口人； 從品推得到采訪提綱； ?將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征

43、求總經(jīng)理意見； ?對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起； ?必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，通聯(lián)絡(luò)。 2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周） 落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系； ?配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有 ?所備份并及時(shí)更新； 了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備： ?對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)該注意； 有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供； 對公司簡介、部門介紹、總

44、經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版； 3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天） 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案； ?對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型； ?如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備； ?如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源； 4、采訪當(dāng)天 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間； ?如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備； ?到采訪時(shí)間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話； 如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)； ?如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地； ? 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)

45、由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪； 送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間； 5、采訪結(jié)束 與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間； ?通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理； ?必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。 注意事項(xiàng)： ? 對記者的界面要非常友好。 五、大型活動(dòng) （一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)： 部門 總經(jīng)理秘書 總經(jīng)理 時(shí)N 陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說明： 1、 接受活動(dòng)邀請 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見； ?對于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程； ?2、 活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作 做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；

46、 ?提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)； ?3、 活動(dòng)當(dāng)天 著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡； ?帶好活動(dòng)議程、名片等資料； ?活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理擋駕； ?4、 活動(dòng)后 整理業(yè)務(wù)資料和名片。 ? （二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門 總經(jīng)理秘書 總經(jīng)理 時(shí)序 接 開始受活動(dòng)了解活動(dòng)議程邀 請N 征求總經(jīng)理意見活安排日程動(dòng)前 三星 期 修改活動(dòng)當(dāng)PPT 天活動(dòng) 后結(jié)束協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、參加分工演練帶好活動(dòng)議程、名片等資料配合演示整理業(yè)務(wù)資料和名片根據(jù)錄音整理講話稿根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作 Y 總經(jīng)理審閱 Y PPT、主持詞等N ，做好

47、錄音 參與支持的大型活動(dòng)流程說明：1、 接受活動(dòng)邀請 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見； ?如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程； ?2、 活動(dòng)前三星期 參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； ? 如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間； 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿； ?定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者； 參加彩排；對重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練； ?3、 活動(dòng)當(dāng)天 參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡； ?帶好如下物品：拷好資料的筆記

48、本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音 ?機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等； 活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音； ?活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同 ?時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求； 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的 ?工作； 4、活動(dòng)后 整理業(yè)務(wù)資料和名片； ?根據(jù)錄音整理講話稿； ?總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。 ? 六、突發(fā)來訪接待 總經(jīng)理秘書 總經(jīng)理 部門 時(shí)序 開始問清對方來訪目的N 禮貌回絕N 結(jié)束告知來

49、訪者相 Y 者來訪對 熟悉？征求總經(jīng)理意見 N N 業(yè)司與公總經(jīng)理方 務(wù)有關(guān)？便接待 YY 為對方安業(yè)與部門排會(huì)議室， 務(wù)有關(guān)？告訴對方主動(dòng)另約待需要等Y 見面時(shí)間 的時(shí)間記下對方聯(lián)系方關(guān)部門負(fù)責(zé)人式，留下對方資料 的聯(lián)系方式安排總經(jīng)留下來訪者的征求對方意見，幫訪理同來助安排其聯(lián)系方式和介他負(fù)責(zé) 者見面人見面紹資料 轉(zhuǎn)交相關(guān)部門總經(jīng)理方便時(shí)告 負(fù)責(zé)人處理知來訪情況 根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排 結(jié)束接待突發(fā)來訪流程說明： 問清對方來訪目的； ?對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到 ?會(huì)議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對方大概要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對