企業(yè)檔案知識的特點(diǎn)及管理目標(biāo)

1、顯然在從現(xiàn)在來看， 檔案又有過去積累下來的和今后將產(chǎn)生的， 管理時其需求是不同的。本文從過去和未來檔案知識的特點(diǎn)， 利用知識管理的思想和方法， 探討檔案知識管理應(yīng)走的道路。1、過去企業(yè)檔案的類型及特點(diǎn)過去沉淀下來的檔案一般有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型三種，且各自有一定特點(diǎn)，也有一定關(guān)系，這是 我們在考慮檔案知識資源管理必須認(rèn)真對待的。1.1 數(shù)據(jù)型檔案所謂數(shù)據(jù)型檔案是對事 ( 或物) 實(shí)際事實(shí)的記錄。例如，財務(wù)憑證檔案、物品材料變動記錄檔案。這類檔案，有以下特點(diǎn)： (1) 過去的都是紙質(zhì)憑證； (2) 各憑證即 使按類別分開，各數(shù)據(jù)項(xiàng)也很難規(guī)范統(tǒng)計(jì)； (3) 這種檔案的量很大， 基本上是做為“歷史

2、”記載。在考慮管理時， 這類型檔案轉(zhuǎn)化成信息和知識的難度很大， 所以 仍然要獨(dú)立管理，即按照“歷史”記載的思想進(jìn)行管理。1.2 信息型檔案所謂信息型檔案，就是對事 (或物) 實(shí)際過程的記 錄。例如：會議紀(jì)要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目 文件檔案，質(zhì)量陳述文件檔案等。這類檔案，有以下特點(diǎn)： (1) 過去的都是紙質(zhì)文檔； (2) 有些文檔 可以轉(zhuǎn)成電子文字型，有些只能掃描成數(shù)字圖片型； (3) 檔案量也是 很大的，有些可以作知識資源上升其管理，如會議紀(jì)要、重要事件記 錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。1.3 知識型檔案所謂知識型檔案就是對事 ( 物)及其運(yùn)行規(guī)律認(rèn)識( 或下結(jié)論 )

3、的文檔資料。如：科研報告、工藝文件、企業(yè)規(guī)劃計(jì)劃報告、 部門工作總結(jié)等。這類檔案，有以下特點(diǎn)： (1) 過去的大多是紙質(zhì)文件； (2) 有些文 件可轉(zhuǎn)換成電子文字型，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型； (3) 檔案量 也很大，但都是知識資源管理的主要內(nèi)容。1.4 各類型檔案對管理的要求從以上各類型檔案的分類分析，可 以歸成以下幾種形式的文檔： (1) “歷史”數(shù)據(jù)型文檔在管理時，按 照信息分類存貯、查詢使用的方式進(jìn)行管理 (2) 電子文字信息型文檔 在管理時，也按照信息分類、存貯與查詢方式進(jìn)行管理 (3) 數(shù)字圖片 信息型文檔在管理時，可以按照知識資源管理方式進(jìn)行管理 (4) 知識 型文檔在管理時，

4、直接按照知識資源管理方式進(jìn)行管理 2、今后企業(yè)檔案的類型及管理特點(diǎn)由于今后的檔案， 已經(jīng)是在數(shù)字化、 網(wǎng)絡(luò)化下 產(chǎn)生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化 2.1 檔案來源多 樣化 (1) 按內(nèi)外分，可以分為內(nèi)部工作產(chǎn)生文檔、對外收集的文檔、 外部主動發(fā)給的文檔等； (2) 從媒質(zhì)形式分： 可以分為紙質(zhì)、電子化、 數(shù)字化(3)從表達(dá)形式分： 可以分為文字、數(shù)據(jù)、圖表、語言、圖像、 視頻 2.2 檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型在今后，數(shù)據(jù)型主要產(chǎn) 生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)， 信息型主要產(chǎn)生于情報系統(tǒng)、 辦公系 統(tǒng)。知識型的產(chǎn)生面就最廣。今后的三種類型檔案幾乎都是數(shù)字化的， 并且是有規(guī)范的

5、， 所以在管理時可以遵循： (1) 數(shù)據(jù)型按照統(tǒng)計(jì)數(shù)學(xué)模型轉(zhuǎn)化成信息型、知 識型文檔進(jìn)行管理一般來講， 統(tǒng)計(jì)的數(shù)學(xué)模型必須依據(jù)管理者或需求 者規(guī)定的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)， 對數(shù)據(jù)定期或不定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 形成信息型 文檔。再對積累的信息型文檔按專家委托分析手段進(jìn)行匯總判斷形成 知識型文檔。(2) 信息型檔案按照需求可直接應(yīng)用，也可以轉(zhuǎn)化成知識型文檔 進(jìn)行管理有些信息檔案 (如客戶信息 )就可以直接按文檔看成是知識，進(jìn)而按知識資源進(jìn)行管理； 有些信息型檔案 (如數(shù)據(jù)圖表 )可按專家委托分析方法進(jìn)行分析、 判斷形成知識型文檔， 再按知識資源進(jìn)行管理。2.3 檔案處理的個性化、專家化由于大多檔案來源于專業(yè)人員

6、， 并都在網(wǎng)上形成或收集， 那么這些專業(yè)人員本身就是非常好的檔案收 集者，只是收集整理時，還可能沒有比較標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化模板，因此， 檔案管理者的任務(wù)之一是對檔案來源進(jìn)行規(guī)范化， 即提供給來源者以 填寫的標(biāo)準(zhǔn)模板。專業(yè)人員按模板提交以后， 可以送達(dá)檔案管理者， 也可以直接送 達(dá)檔案管理者委托的審查專家進(jìn)行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業(yè)化的問題。2.4 檔案應(yīng)用的及時化未來檔案管理的關(guān)鍵就在及時應(yīng)用，盡快 產(chǎn)生效益。做到這一點(diǎn)，也并不難，首先就須按上節(jié)敘述管理方式，由專業(yè) 人員和專家委托方式快速整理，再根據(jù)檔案知識多面性3、企業(yè)檔案知識資源管理的目標(biāo)經(jīng)過前面的闡述和分析，我們已基本說明了檔案知識

7、的特點(diǎn)和在知識經(jīng)濟(jì)時代管理的要求。但具體該如何推動與實(shí)施檔案知識資源管理， 還需要有更明確的 目標(biāo)定位。31、檔案管理必須上升到知識資源管理作為方向性目標(biāo)，這里我們重申企業(yè)檔案管理的需求， 目的是要： 解決目前企業(yè)檔案管理存 在的問題以前檔案管理就是信息時代下的管理， 具有通常所講的信息 時代檔案管理的問題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需 要大量的專業(yè)人才， 也需耗費(fèi)大量的時間； 檔案的分類仍然按過去的 檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣， 致使需要的人找不到， 或很難 找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息；檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識 類，它們

8、的管理肯定是不同的， 但在信息時代的檔案管理中都成了信 息，這是不對的； 信息時代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革 命。通過知識資源管理， 不僅要解決以上問題， 還要做為知識管理的 的先導(dǎo)做出樣板，推動企業(yè)各個部門的管理邁上知識管理的臺階。真正發(fā)揮企業(yè)檔案知識的作用檔案知識的作用， 歸納起來， 在知 識經(jīng)濟(jì)時代，應(yīng)該發(fā)揮如下作用： (1) 決策支持“寶典”，即成為企 業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理高層進(jìn)行決策的最主要依據(jù)和最有效方法； (2) 崗位技 能“搖籃”， 即成為企業(yè)員工學(xué)習(xí)掌握崗位工作經(jīng)驗(yàn)， 方法的最主要 來源； (3) 新品研究“跳板”，即成為每一個新產(chǎn)品研究中的最主要參考資料； (4) 企業(yè)競

9、爭“基石”，即讓眾多的檔案知識成為具有知 識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)核心競爭知識； (5) 企業(yè)歷史“窗口”，即發(fā)揮傳統(tǒng)的 檔案記載“歷史”的作用。以上作用， 特別是前四個作用， 正是企業(yè)實(shí)施知識資源管理提升 檔案知識作用的初衷！ 3.2 企業(yè)知識資源管理要支持企業(yè)管理及其發(fā) 展戰(zhàn)略任何管理都是企業(yè)管理的部份， 都要符合企業(yè)管理總體戰(zhàn)略的 全局，企業(yè)知識資源管理也不例外， 但由于知識資源管理是深入到企 業(yè)各個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性管理， 那就應(yīng)該在各個管理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出它的基礎(chǔ) 支持作用。支持企業(yè)人才戰(zhàn)略企業(yè)擔(dān)負(fù)著調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、 開拓擴(kuò)展、 創(chuàng)新管 理的一系列重大發(fā)展，這個發(fā)展中最重要的是人才和人才培養(yǎng)?？焖俚亍⒏哔|(zhì)量地

10、培養(yǎng)出合格的專門人才是企業(yè)人才戰(zhàn)略的核心 目標(biāo)，而知識資源管理必須擔(dān)負(fù)起培養(yǎng)內(nèi)容 ( 專門企業(yè)技術(shù)與管理實(shí) 戰(zhàn)知識，企業(yè)文化知識 ) 、培養(yǎng)方式、培養(yǎng)渠道支持的關(guān)鍵工作。支持學(xué)習(xí)型企業(yè)組織建設(shè)對中大型企業(yè)來說，再采取傳統(tǒng)塔式、 計(jì)劃審批式管理已經(jīng)不能釋放出廣大員工的創(chuàng)造力， 而要建設(shè)學(xué)習(xí)型 組織，采用學(xué)習(xí)型組織管理的方式，實(shí)現(xiàn)員工自我調(diào)節(jié)。讓員工向工作學(xué)習(xí)、向問題學(xué)習(xí)、團(tuán)體學(xué)習(xí)，為實(shí)現(xiàn)愿景目標(biāo)， 充分調(diào)動員工的創(chuàng)新能力。要實(shí)現(xiàn)或推動這個學(xué)習(xí)型組織目標(biāo)的建設(shè)， 最主要的就是檔案型 知識資源的及時支撐， 因?yàn)檫@些知識本身就來源于工作、 來源于實(shí)踐、 來源于集體共同的智慧。而達(dá)到支撐學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的

11、關(guān)鍵是知識資源要適合員工工作 實(shí)際，及時有效的提供，也及時有效地沉淀與規(guī)范。支持企業(yè)跨地區(qū)指揮管理今后， 一般的企業(yè)集團(tuán)大多分布在多個 地區(qū)，這給各地區(qū)機(jī)構(gòu)的指揮調(diào)度增加了難度、也會降低效率。能否讓大家共享成功的方法， 共享失敗的教訓(xùn)， 是提高管理效率 和管理水平的重要措施。做到這一點(diǎn)，最主要的是要求檔案型經(jīng)驗(yàn)知識資源的統(tǒng)一管理、 及時支撐工作。達(dá)到這種支撐的關(guān)鍵是要熟悉管理層的工作內(nèi)容和過程， 適時地 把相關(guān)經(jīng)驗(yàn)知識資源配備在工作者的面前。支持企業(yè)員工跨地區(qū)協(xié)同工作除了領(lǐng)導(dǎo)層、 管理層要共享知識以 外，多地區(qū)的工作既有分工、又有協(xié)作。而要達(dá)到良好的協(xié)作，關(guān)鍵就在于知識與信息的溝通。對此，知識

12、資源管理主要地將各地區(qū)工作情況、工作成果、工作 經(jīng)驗(yàn)等知識統(tǒng)一管理共享起來， 并根據(jù)協(xié)作要求， 用知識資源構(gòu)成及 時的協(xié)作空間，讓大家在協(xié)作時，全面地了解和掌握相關(guān)知識和信息。3.3 知識資源管理要為今后企業(yè)的知識管理打好基礎(chǔ)企業(yè)在未來 開展全面的知識管理是必然的， 而知識管理開始的前提是“有知識可 管”，因此，知識資源的管理的進(jìn)展決定了知識管理啟動的時間。但畢竟知識資源管理是知識管理的部份， 在建設(shè)和推動時應(yīng)該協(xié) 調(diào)整體與局部的關(guān)系， 因此要求：知識資源管理要明確其地位和作用， 要留有充分地接口其實(shí)， 這從知識資源管理主要是顯性知識管理的特點(diǎn)出發(fā)，就可以明確其在知識管理中的地位， 同時也要明

13、確它作為工 作支持的基礎(chǔ)管理， 隨著與工作結(jié)合的深度， 知識資源管理也就有其 發(fā)展的深度空間。知識資源管理要成為企業(yè)知識管理的先導(dǎo)先要“有知識可管”， 這是知識管理的前提，也就注定了知識資源管理的先導(dǎo)作用。但能否起到這個作用， 還是要看知識資源管理能否解決信息時代 檔案管理的問題，并能否真正發(fā)揮出檔案知識的五個作用。3.4 知識資源管理的具體目標(biāo)具體上面概述了知識資源管理需求 的重要方面，但究竟該做什么？達(dá)到什么目標(biāo)？還并不明確。這里，我們按照企業(yè)知識資源管理的特點(diǎn)要求， 分解列明為： (1)檔案管理知識資源化、 信息化這表明，把檔案 (包括數(shù)據(jù)型、信息型、知識型檔案 ) 按照前述知識資源管理

14、的要求進(jìn)行資源化、 信息化；(2) 知識資源及時支持領(lǐng)導(dǎo)決策這表明， 要把知識資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié) 合起來，讓知識資源在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時很容易獲取， 很及時提供； (3)知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)這表明， 要把知識資源與員工的入職學(xué)習(xí)、 崗位學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)結(jié)合起來，提供隨時隨地地學(xué)習(xí)的內(nèi)容、渠道與 空間； (4) 知識資源及時支持員工工作這表明，要把知識資源與員工 的實(shí)際工作結(jié)合起來， 讓知識資源在工作的不同環(huán)節(jié)、 不同程序上很 容易獲取，很及時提供。同時，也讓實(shí)際工作的成果和經(jīng)驗(yàn)及時轉(zhuǎn)換成知識資源； (5) 知 識資源管理 IT 平臺化從上述目標(biāo)也看到，知識資源管理必須依托 IT網(wǎng)絡(luò)，用平臺來實(shí)

15、現(xiàn)，并把平臺引進(jìn)到領(lǐng)導(dǎo)決策、員工學(xué)習(xí)和員工工作中；(6)知識資源管理的安全化即確保知識資源是安全的。(7)知識資源管理制度化這表明，知識資源管理的有效實(shí)施要有制度、機(jī)制加以保障，否則就會流于形式，導(dǎo)致失敗。本文為word可編輯版,若不需要以下內(nèi)容，請刪除后使用，謝謝您的理(4)該實(shí)驗(yàn)的預(yù)期效果是：甲中的黃豆芽綠，乙中的黃豆芽原生生物的主要類群習(xí)題一、選擇題桃花的下列結(jié)構(gòu)中，經(jīng)過發(fā)育最終成為果實(shí)的是(A、子房、子房壁胚珠受精卵呼吸作用的實(shí)質(zhì)是(A、分解有機(jī)物，貯存能量、分解有機(jī)物，釋放能量C、合成有機(jī)物，貯存能量、合成有機(jī)物，釋放能量旱地里的農(nóng)作物被水淹沒后,要及時排澇,主要是為了促進(jìn)(A、葉的

16、光合作用、葉的蒸騰作用C、根的呼吸作用、根的吸水農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中對農(nóng)作物進(jìn)行合理密植主要是為了(A、提高作物對水分的吸收、提高作物對土壤中無機(jī)鹽的利用率C、提高作物的蒸騰作用、提高作物的光合作用下列關(guān)于光合作用原料的敘述中，不正確的是(A、光合作用的原料是二氧化碳、光合作用的唯一原料是二氧化碳C、二氧化碳和水都用于制造淀粉D、二氧化碳和水都是光合作用的原料晚上，將金魚藻放在盛有水的試管中，將試管先后放在離白熾燈如下距離處，在相同時間內(nèi)試管內(nèi)產(chǎn)生氣泡數(shù)量最多的是(A、10厘米B 、20厘米、30厘米 D 、40厘米貯藏蔬菜、水果要保持低溫,這是因?yàn)?A、溫度低，減少細(xì)菌病害、溫度低，呼吸作用弱，有機(jī)物消耗少C、溫度低，促進(jìn)光合作用積累、溫度低，蒸騰作用弱二、實(shí)驗(yàn)探究題1、下面是驗(yàn)證“綠葉在光下制造淀粉的實(shí)驗(yàn)”的具體步驟，請回答有關(guān)問題:把盆栽的天竺葵放在黑暗處一晝夜。用黑紙把一片葉的一部分的正面和背面蓋住，然后移到陽光下，照射3小時4小時。剪下遮光的葉片，去掉黑紙。將葉片放在盛有酒精的小燒杯中，再放入大燒杯內(nèi)隔水加熱，葉片顏色逐漸由變成取出葉片，用清水漂洗干凈。然后放在培養(yǎng)皿里，向葉片滴加碘液。稍停片刻，用清水沖洗