采購流程管理制度48345

1、公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源 的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強與齊部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定1. 請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確泄一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。2. 請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括一下要素:(1)請購的部門:(2)請購物品所屬項目:(3)請購的用途:(4)請購的物品名:(5)請購的物品數(shù)量:(6)請購的物品規(guī)格:(7)請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等:(8)請購的物品的需求時間:(9)請購如有特殊需要請備注:(10)請購單填寫人:(

2、11)請購部門主管:(12)請購單審核人:(13)采購副總審核;(14)財務(wù)審核人:(15)公司總經(jīng)理。3請購單及提報規(guī)泄（1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、淸晰由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門:(2)固泄資產(chǎn)申購按照附表一（固泄資產(chǎn)購置申請表）的格式進(jìn)行填寫提報:(3)其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表）的格式填寫提報:(4)日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報:(5)請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份:(6)涉及的請購數(shù)量過多時可以附件淸單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該淸單的電子文檔也需一并提交:（7）遇公司生產(chǎn)生活急需的物資

3、，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或苴他形式請示,征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書而說明0（9）請購單的更改和補充應(yīng)以書而形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。4.公司物資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固泄資產(chǎn)-工程及:ft他項目由生產(chǎn)部門提報:（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或幷他生活及辦公項目由辦公室提報:（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢査請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢査請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

4、（2）接收請購單時應(yīng)遵循無訃劃不采購，名稱規(guī)格等不完整淸晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則:（3）通知倉庫管理人員核査請購物資是否有庫存;（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)泄（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職貴進(jìn)行分工處理:（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理:（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門:（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司柑關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天:（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元

5、以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天:（3）單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天:（4）單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天:（5）請購部門應(yīng)按照以上（D - （4）條中規(guī)世的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因:（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略:三、詢價及其規(guī)定1 詢價諳應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、坍稱，了解圖紙及其技術(shù)要求, 遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通:2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;3. 對于緊急請購

6、項目應(yīng)優(yōu)先處理:4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價:5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品:6. 遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標(biāo)單位名單） 的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書:7. 詢價時對于柑同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價:8. 除固世資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購：單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或 招標(biāo)

7、項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與：單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由 采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督：單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目 由公司領(lǐng)導(dǎo)決；4是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)：9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力:10.比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價:11.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書而報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四、比價、議價1.對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合

8、條件更加突出:3.收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)泄議價目標(biāo)或 理想中標(biāo)價格：4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審査，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方而的實力等：5. 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價裕及條件的進(jìn)一步談五、比價、議價結(jié)果匯總1.比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總:2.比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一世順序逐一審核:3. 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。六、

9、合同的簽訂及其規(guī)定1.合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同, 受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確泄權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。(1)合同正文應(yīng)包含的要素1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點:152)3)包裝要求:采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，淸單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分:4)6)工期;7)質(zhì)量保證期:8)質(zhì)量要求及規(guī)范:9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法:10)雙方的公司信息:(2)合同簽訂及英規(guī)泄合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明:付款方式;1）如涉

10、及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任:2）擬定合同條款時一定要將齊種風(fēng)險降低到最低:4)3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價淸單: 遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助淸質(zhì)保期一世要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期:6)詳細(xì)約崔發(fā)票的提供時間及要求;7)針對不同的合同約;不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款: 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體: 10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可

11、進(jìn)行合同的簽訂工作: 11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審査: 12）合同巡簽審査通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加濫公司合同章方可生效: 13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。七、付款及合同執(zhí)行1.付款規(guī)世附表固定資產(chǎn)購置申請表企業(yè)名稱： 申請部門 購置資產(chǎn)名稱 預(yù)算單價 購宜原因:編號:I申請時向 購置數(shù)量預(yù)算金額購苣后效益分析:部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)分皆財務(wù)副總總經(jīng)理年 月曰附表二采購申請表申請部門：填報日期：年 月曰采購類別：設(shè)備 材料 工程 服務(wù) 低值易耗 其他購置原因：序號名稱規(guī)格型號 /工程概況數(shù)量/工程量估價（總價）交貨期 /工期備注12345678備

12、注：編制人：部門經(jīng)理：分管副總：采購副總：財務(wù)副總：總經(jīng)理：附表三物資采購審批單序號項目名稱規(guī)賂單位數(shù)雖單價金額審批備注總經(jīng)理：財務(wù)副總分管副總：財務(wù)審核：介計金額大寫：部門名稱年月日經(jīng)辦人:部門負(fù)責(zé)人:復(fù)核人:附表四15擬報價/招標(biāo)單位名單序 號投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話/傳真手機電子郵箱備注12345單位冬稱:填報日期:年 月曰經(jīng)辦人:采購部:技術(shù)副總:采購副總:財務(wù)副總:總經(jīng)理:附表五材料（設(shè)備）詢價表日期：年 月 日需求單位：序號材料需稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價小11-備注1234567合計：供方 信息報價單位（蓋章）：供貨 周期付款方式聯(lián)系人電話傳負(fù)：郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：需方 信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：電話傳真技術(shù)：郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：郵編：備注：1本報價含17%的增值稅，含運飆2本單只做詢價用，非正式訂單。15附表六比價/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱:制表時間： 年 月 日15附表七15合同審查批準(zhǔn)單合同編號:合同名稱:合同標(biāo)的物:產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額:Y：元（人民幣:元整）。招（評）標(biāo)情況：詳見報價及合同。合同洽談人:公司律師意見:技術(shù)副總意見:分管副總意見:分皆財務(wù)副總意見:公司總經(jīng)