湖南煙草_BPR項目_長沙卷煙廠調(diào)撥站調(diào)研報告

1、長沙調(diào)撥站營銷系統(tǒng)調(diào)研報告1長沙調(diào)撥站的概況長沙卷煙廠調(diào)撥站由省煙草公司、長沙市公司及長沙卷煙廠銷售經(jīng)理部等三方機構(gòu)委派 的工作人員組成。調(diào)撥站是省煙草公司的二級機構(gòu)，業(yè)務(wù)上受省公司的直接領(lǐng)導，負責長沙卷煙廠各類卷煙的對外銷售工作。調(diào)撥站下轄有三個銷售部門， 銷售一部負責對省內(nèi)市場的銷售，銷售二部負責對省外市場的銷售工作，銷售三部負責一部及二部的計劃銜接、開票及儲運工作。它的組織機構(gòu)圖如下：銷售一部負責省內(nèi)的銷售，銷售一部的市場主要在湘南、湘北、湘西和湘中的。銷售二部負責省外的銷售。 銷售三部負責計劃銜接、 倉庫和運輸。市場部分為廣告、信息和策劃三 個部門。辦公室負責管理勞資和政工等。2 調(diào)撥

2、站的業(yè)務(wù)流程2 .1采購流程對于調(diào)撥站銷售即是實現(xiàn)了采購，也就是說銷售時，煙廠向調(diào)撥站開票，同時調(diào)撥站向客戶開票。根據(jù)業(yè)務(wù)開發(fā)的情況（在全國定貨會上簽定的銷售合同和省內(nèi)的計劃銜接書），銷售一部、二部與生產(chǎn)部銜接， 制定半年計劃、月計劃和日計劃，車間生產(chǎn)出成品經(jīng)過品質(zhì)部檢驗入庫。銷售三部根據(jù)銷售一、二部的日計劃表開票發(fā)貨。2. 2庫存流程長沙調(diào)撥站目前共有一個倉庫：長沙調(diào)撥站倉庫，隸屬于長沙調(diào)撥站下屬業(yè)務(wù)部所有。主要存放本廠（長沙卷煙廠）生產(chǎn)的卷煙。調(diào)撥站倉庫與長沙卷煙廠共用一個倉庫，調(diào)撥站倉庫即是煙廠的成品倉庫。倉庫收發(fā)事務(wù)主要有關(guān)人員：品質(zhì)部，負責煙廠入庫卷煙的品質(zhì)檢驗；四名收貨員，負責長沙

3、卷煙廠卷 煙驗收入庫的具體工作；四名發(fā)貨員，負責倉庫的發(fā)貨工作。調(diào)撥站所屬倉庫負責存放長沙卷煙廠所生產(chǎn)卷煙。長沙卷煙廠按計劃產(chǎn)品完工后，交品質(zhì)部進行品質(zhì)檢驗，品質(zhì)對檢驗合格的卷煙，填制產(chǎn)品檢驗合格單。倉庫收貨員根據(jù)成品入 庫單所填內(nèi)容與實際到貨產(chǎn)品經(jīng)核查無誤后辦理入庫手續(xù)。調(diào)撥站卷煙入庫流程圖實體描述：E1:長沙卷煙廠E2:品質(zhì)部E3 :調(diào)撥站倉庫收貨員處理描述：P1:對卷煙廠產(chǎn)品進行檢驗P2:保管員對經(jīng)交接員確認的卷煙辦理入庫驗收手續(xù)P3:倉庫交接員對檢驗合格的卷煙簽回工廠產(chǎn)品入庫單一聯(lián)P4:卷煙廠卷煙完工送交品質(zhì)部文檔描述:W1 :品質(zhì)部簽發(fā)的產(chǎn)品檢驗合格單 數(shù)據(jù)描述：D1 :長沙卷煙廠卷

4、煙完工移送品質(zhì)部檢驗D2 :品質(zhì)部對入庫產(chǎn)品進行數(shù)量，外觀，質(zhì)量等檢驗，作好成品入庫把關(guān)D3 :品質(zhì)部對檢驗合格產(chǎn)品簽回產(chǎn)品檢驗合格單一聯(lián)，并自留一聯(lián)D4 :檢驗合格產(chǎn)品由品質(zhì)部移送至倉庫收貨員D5 :品質(zhì)部將產(chǎn)品檢驗合格單一聯(lián)交倉庫收貨員，倉庫收貨員據(jù)此登記庫存臺帳目前調(diào)撥站實行了在調(diào)撥站實現(xiàn)銷售時由工廠對調(diào)撥站開票與調(diào)撥站對客戶開票同時進行的辦法。銷售時首先由業(yè)務(wù)部開出發(fā)貨提貨單一式四聯(lián)：依次分別為存根、提貨、運輸、開票聯(lián)，開票員根據(jù)提貨單開具增值稅專用發(fā)票一式七聯(lián)，客戶憑提貨聯(lián)到倉庫提貨或由調(diào)撥站自行組織送貨， 倉庫發(fā)貨員根據(jù)提貨聯(lián)進行發(fā)貨。同時，工廠也向調(diào)撥站開出專用發(fā)票以實現(xiàn)調(diào)撥站的

5、購進，即調(diào)撥站在銷售時才實行購進的財務(wù)處理。倉庫保管員對所管實物實行日清日結(jié)，按月盤點庫存并進行對帳。 交接員每日填制收發(fā)存日報表。財務(wù)核算發(fā)貨采用按品種全月一次加權(quán)平均法計算其發(fā)貨成本。倉庫每月盤點在絕大多數(shù)情況下，不會有盤盈盤虧情況發(fā)生。 目前公司對倉庫盤虧的處理辦法是由倉庫保管員按售 價賠償，即相當于卷煙零售。調(diào)撥站倉庫發(fā)貨流程圖實體描述：E1:銷售部E2 :調(diào)撥站倉庫E3 :客戶 文檔描述:W1 :提貨單W2 :發(fā)票W3 :未提貨清單 處理描述:P1:發(fā)貨P2:提貨P3:對帳2 3 銷售流程銷售一部按市場的地理位置， 把省內(nèi)的各煙草公司劃分成湘南、 湘中、 湘北及湘西等四 個片區(qū)。 銷

6、售二部按市場的地理位置， 把省外的各煙草公司劃分成華北、 華中、 華南、中南、 西北、 華東、東北及西南等八個片區(qū)。 一部及二部業(yè)務(wù)員按各自的業(yè)務(wù)區(qū)域劃分來開發(fā)銷售 業(yè)務(wù)。銷售二部對省外客戶的銷售流程:（ 1 ）簽定購銷合同: 二部的業(yè)務(wù)員要在定貨會前積極與省外客戶中有資格交易的煙草公司聯(lián)系，開發(fā)新的 銷售業(yè)務(wù)。 各省的煙草公司對于簽定購銷合同的資格有不同的規(guī)定， 如有的省份規(guī)定只有省 公司一級的煙草公司才能與調(diào)撥站簽定購銷合同， 有的省份規(guī)定縣公司也可與調(diào)撥站簽定合 同。在與客戶就卷煙的銷售品種、 價格和數(shù)量取得一致后， 省外的客戶在沒有突破國家局總 量計劃的前提下與銷售二部的業(yè)務(wù)人員到國家

7、局主持的每年二次的定貨會上鑒定購銷合同。 5月份與客戶鑒定下半年的購銷合同，11 月份則鑒定來年上半年的購銷合同。另外， 長沙煙廠代理商也代理銷售長沙煙廠的卷煙，主要是這些代理商到全國定貨會上簽定購銷合同，其副本轉(zhuǎn)到長沙煙廠調(diào)撥站進行安排生產(chǎn)。（ 2）合同執(zhí)行在合同簽定后， 由銷售三部的業(yè)務(wù)人員向計算機錄入合同的有關(guān)信息。 二部的業(yè)務(wù)員按 煙廠的生產(chǎn)情況、 庫存情況及合同的總量情況來對半年的合同進行均衡分解， 編制出每個月 的供貨計劃。業(yè)務(wù)人員在準備發(fā)貨前， 通過傳真把發(fā)貨時間、 價格、 付款條件及發(fā)貨數(shù)量等信息發(fā)給 客戶，要求客戶進行確認。假如客戶有不同的意見，可對相關(guān)的條件進行修改。銷售二

8、部按客戶的信用情況， 把省外的客戶分成三個等級:A 類客戶主要是省公司一級的煙草公司，對這類客戶的收款方式可以是托收或者在發(fā)貨后一段才要求客戶付款。對類客戶的銷售只能是采用銀行托收的方式，對C類客戶只能是要求對方先預付款，再發(fā)貨。在與省外的客戶達成一致后，假如客戶的信用等級屬于C類，則要求客戶預付貨款。在發(fā)貨前由二部的業(yè)務(wù)人員進行收款的確認。在進行收款的確認后，由二部的業(yè)務(wù)員按客戶向三部的開票員開出某一天的“省外發(fā)貨預安排表”，由開票員開出增值稅發(fā)票及一式四聯(lián)的“銷售白票”。對省外銷售的運輸多由三部代為辦理，運輸人員憑“白票”的提貨聯(lián)到倉 庫去提貨，運費由客戶負擔。假如客戶屬于A類或B類客戶，

9、則二部的業(yè)務(wù)員可直接對三部的開票員開出“省外發(fā)貨預安排表”，由三部的開票員開出增值稅發(fā)票及一式四聯(lián)的“銷售白票”。在為客戶代辦提貨及運輸后，由財務(wù)憑發(fā)票及運輸單據(jù)辦理銀行托收手續(xù)。三部的開票員開出“銷售白票”后，再把“省外發(fā)貨預安排表”退還到銷售二部。由二 部的業(yè)務(wù)員來調(diào)減對客戶的計劃供應(yīng)。（3）銷售價格管理調(diào)撥站對外銷售的價格有二個類別：一類是對省煙草公司及長沙市煙草公司的代理價，另一類則是調(diào)撥站向其它客戶的調(diào)撥價。這二類價格均是由長沙煙廠、省公司、國稅局等單位參與確定，調(diào)撥站不能隨意進行調(diào)整。銷售一部的銷售業(yè)務(wù)流程：銷售一部的業(yè)務(wù)流程與二部類似。第5頁共11頁長沙調(diào)撥站營銷系統(tǒng)調(diào)研報告6 / 116 / 11E3宀、廠業(yè)務(wù)三科、客