專門檔案管理學(xué)講義

1、專門檔案管理學(xué)講義一、專門檔案的含義專門檔案是指人們?cè)趶氖赂黜?xiàng)專業(yè)工作活動(dòng)中直接形成的記錄 特定對(duì)象的專門內(nèi)容，具有專門的文件格式、名稱和形成規(guī)律，從而 產(chǎn)生特有的整理方法和管理方法的各門類檔案的總稱。專門檔案做為一個(gè)整體與其它文書檔案、 科技檔案相比較， 其主 要特點(diǎn)就體現(xiàn)在一個(gè)“?！?字，在上面的定義中就介紹了它的幾個(gè)主 要的特點(diǎn)，就是具有專門的內(nèi)容、專門的文件格式、專門名稱、專門 形成規(guī)律、專門的整理方法和管理方法。這些特點(diǎn)，都是文書檔案和 科技檔案所沒有的。專門檔案的特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：1、來源上的專業(yè)性。專門檔案只限于產(chǎn)生某些專業(yè)部門、專業(yè) 領(lǐng)域的工作活動(dòng)。2、內(nèi)容上的專指性。專門檔

2、案的內(nèi)容是專門揭示某個(gè)專門問題 的，是某個(gè)專門問題的歷史記錄。 專門檔案對(duì)其他方面的內(nèi)容具有排 他性，而文書檔案所包含有內(nèi)容十分廣泛。3、文件材料形成上特殊性。文書檔案的形成是有嚴(yán)格的手續(xù)和 一定的程序的。而專門檔案產(chǎn)生于各專業(yè)部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或個(gè)人之 手，一般不經(jīng)過文書處理部門的收發(fā)登記。4、文件格式上的規(guī)范性。許多專門檔案的文件格式都有統(tǒng)一專 門格式規(guī)定，并嚴(yán)格按其規(guī)格書寫文件。如司法文書、公證文書、會(huì) 計(jì)憑證、報(bào)表、帳簿、病歷等的文件格式均有統(tǒng)一規(guī)格，有各自的規(guī) 范性要求。5、整理方法上的獨(dú)特性。由于各類專門檔案的不同點(diǎn)，因此各自的整理方法是不盡相同的。專門檔案的種類繁多，曾有專家做過統(tǒng)計(jì)

3、，據(jù)說有近五百種，基 本上每個(gè)專業(yè)職能部門都有自己的專門檔案， 我們比較熟悉的有訴訟 檔案、病歷檔案、教學(xué)檔案、審計(jì)檔案、公證檔案等。另外，也有一 些專門檔案是各個(gè)單位所共有的，如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、照片檔案、 音像檔案、家庭檔案等。因?yàn)閷ｉT檔案的種類繁多，限于時(shí)間關(guān)系， 我不能一一與在家學(xué)習(xí)，我今天主要就會(huì)計(jì)檔案和照片檔案來和大家 共同學(xué)習(xí)一下。會(huì)計(jì)檔案管理講義一、會(huì)計(jì)檔案的含義：會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)等在經(jīng)濟(jì)管理和 會(huì)計(jì)核算工作活動(dòng)直接形成的會(huì)計(jì)憑證、 會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的專門 文件材料。它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。具體說 來，它主要由四部分組成：（1

4、）會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯 總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬 憑證匯總表、 銀行存款 （借款） 對(duì)賬單、 銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（2）會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁 組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè) 務(wù)的簿籍。 它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、 各類明細(xì)分類賬、 現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營 成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì) 計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債

5、表、損益表、財(cái)務(wù)情況說 明書等。（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù) 范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理 的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查 匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì) 檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯 在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、 程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視 同會(huì)計(jì)檔案一并管理。二、會(huì)計(jì)檔案的收集會(huì)計(jì)檔案工作是適用經(jīng)濟(jì)工作的需要而產(chǎn)生和發(fā)展的， 各行政和 企事業(yè)單位在其特定的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中不斷地產(chǎn)生和形成大量的會(huì)計(jì)資 料，這些資料往往又是分散存放的，數(shù)量也十分繁多，而黨和國家以 及

6、各級(jí)業(yè)務(wù)主管部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用、則要求相對(duì)的集中，為此， 這就要求我們對(duì)這些會(huì)計(jì)資料進(jìn)行篩選，并且整理立卷集中保存起 來，這就形成了會(huì)計(jì)檔案的收集工作。會(huì)計(jì)檔案的收集工作，總的一條，就是凡具有保存和利用價(jià)值的 或直接指導(dǎo)和反映財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作、反映財(cái)產(chǎn)增減變化和財(cái)務(wù)收支的會(huì) 計(jì)資料，都屬于收集范圍。具體地講，以下這些材料是應(yīng)該要收集的。比如：會(huì)計(jì)制度、各 項(xiàng)財(cái)務(wù)管理規(guī)定、財(cái)務(wù)計(jì)劃及編制說明、財(cái)務(wù)情況分析、財(cái)會(huì)工作總 結(jié)、財(cái)會(huì)會(huì)議材料、調(diào)查報(bào)告、各種往來文書、重要的銀錢契約合同、 立案審查的經(jīng)濟(jì)案件材料以及會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等文件 資料，以上這些資料，都是我們?cè)谡頃?huì)計(jì)檔案時(shí)，必須要收集

7、齊全 的材料，如果這些材料收不上來，或者收集不齊，就會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案 的整理工作。因此，會(huì)計(jì)檔案收集工作是會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)工作。沒有 收集工作，會(huì)計(jì)檔案工作就成了無米之炊。會(huì)計(jì)檔案收集工作的方法：在實(shí)際工作中，考慮到會(huì)計(jì)檔案材料收集的實(shí)際情況， 可以采取 以下收集方法。 就是會(huì)計(jì)部門或者是檔案部門每隔一定時(shí)期都進(jìn)行 一次會(huì)計(jì)檔案收集，會(huì)計(jì)部門也應(yīng)該像文書檔案部門一樣， 搞平時(shí)歸 卷，對(duì)那些已辦理完畢的會(huì)計(jì)檔案材料分門別類地放到平時(shí)歸卷夾 里，特別是對(duì)機(jī)構(gòu)的撤并、合并或者是人員變動(dòng)，應(yīng)將其會(huì)計(jì)檔案材 料進(jìn)行認(rèn)真的收集，切不可出現(xiàn)人走財(cái)散的情況，要按規(guī)定造好清冊(cè)， 打好移交，這樣有利于會(huì)計(jì)檔案材料的齊

8、全、完整。另外，也可以采 取一個(gè)季度或者半年收集一次。三、會(huì)計(jì)檔案的整理 會(huì)計(jì)檔案整理，就是將收集起來的大量的零散的會(huì)計(jì)檔案材料加 以條理化，進(jìn)行分類、組卷、排列編目。1、會(huì)計(jì)檔案整理的原則。即是會(huì)計(jì)檔案整理必須遵循會(huì)計(jì)檔案自然形成的規(guī)律， 保持會(huì)計(jì) 檔案材料之間的歷史聯(lián)系， 區(qū)分會(huì)計(jì)檔案的保存價(jià)值， 便于科學(xué)管理 和查找利用。這就是會(huì)計(jì)檔案整理的原則。2、會(huì)計(jì)檔案整理應(yīng)該充分利用原基礎(chǔ)。在會(huì)計(jì)檔案的整理工作中， 原則上應(yīng)保持會(huì)計(jì)憑證、 會(huì)計(jì)帳簿的 封裝，特別是對(duì)憑證不要拆開重新裝訂，一般地說，要充分利用原基 礎(chǔ)，只是對(duì)那些零散文件、憑證帳簿、報(bào)表進(jìn)行必要的加工整理。話 又說回來，尊重原基礎(chǔ)也

9、不是絕對(duì)的。比如：有些雖然已裝訂好了， 但又不符合會(huì)計(jì)檔案歸檔的要求，這樣我們還是要拆封重新整理裝 訂。只是要同原財(cái)務(wù)部門或者經(jīng)辦人員一起研究，共同拆封整理、裝 訂。3、會(huì)計(jì)檔案的組卷 會(huì)計(jì)檔案可分為憑證類、帳簿類、報(bào)表類等三大類，下面分別向 大家介紹一下組卷方法。、憑證類a、排序檢查。憑證在記帳、匯總、審核等過程中可能產(chǎn)生顛倒憑證號(hào)、缺少憑證等情況。因此，在憑證整理前應(yīng)將憑證按日期、編 號(hào)排列，檢查各順序號(hào)的憑證是否齊全或顛倒，附件是否漏缺，領(lǐng)料 單、入庫單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單等是否隨齊全。b、拆除金屬物。一般的訂書針、大頭針、回形針等金屬物等易發(fā)生氧化，影響會(huì)計(jì)憑證的保管，應(yīng)拆除。c、折疊接

10、邊。對(duì)于紙張面積大于記帳憑證的原始憑證，可按記 帳憑證的面積尺寸進(jìn)行折疊。 注意應(yīng)把憑證的左上角讓出來， 以便裝 訂后方便查閱。對(duì)于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂， 要將其貼在一張比記帳憑證略小的白紙或粘貼單上。d、裝訂。會(huì)計(jì)憑證裝訂的部位一般在憑證的左上角， 裝訂的方法有兩孔一 線和三孔一線裝訂法。 一般要求用兩孔一線的裝訂法。 裝訂憑證應(yīng)使 用棉線，在憑證的左上角用手搖鉆或電鉆打兩個(gè)針眼， 實(shí)行兩孔一線 打結(jié)。e、編號(hào)編號(hào)主要指檔案的編排順序號(hào)，它通常包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案 卷號(hào)、頁號(hào)。主要講一下會(huì)計(jì)憑證案卷號(hào)的編排。 這里要分兩種情況： 有的單 位會(huì)計(jì)憑證比較少， 一般每年只有

11、幾本， 這樣只要每年編大流水號(hào)就 可以了，如 2011年有10本憑證，就編 110號(hào)， 2012年從 11號(hào)開 始編號(hào)。而有的單位一年有成百上千本，如銀行、財(cái)政、稅務(wù)等部門 及一些大中型企業(yè)， 就不能采用每年編大流水號(hào)的方法， 而要采用每 年編小流水號(hào)的方法，如 2011年有 300本憑證，就編 1300， 2012 年又重新從 1 號(hào)開始編號(hào)。因?yàn)榻衲曦?cái)政部門參加培訓(xùn)的同志比較多， 下面就財(cái)政所各類憑 證的編號(hào)、排列講一下。財(cái)政所的會(huì)計(jì)憑證不管門類還是數(shù)量都比一般單位要多得多， 具 體來說可分為單位總預(yù)算會(huì)計(jì)、單位會(huì)計(jì)、民政會(huì)計(jì)、計(jì)育會(huì)計(jì)、扶 貧會(huì)計(jì)、村級(jí)會(huì)計(jì)等。這些憑證里面，除單位會(huì)計(jì)憑證

12、比較多（一般 財(cái)政所每年有三四十本） ，其它的數(shù)量都比較少（一般一年只有幾本） ， 在這種情況下， 我們建議除單位會(huì)計(jì)憑證每年編流水號(hào)， 其它的會(huì)計(jì) 憑證都編總流水號(hào)，即每年的流水號(hào)互相銜接。排列時(shí)，按會(huì)計(jì)憑證 的門類從上到下、 從左至右依次排列， 同時(shí)對(duì)門類較多的門類后面要 留出一定的空間，以便今后年度會(huì)計(jì)憑證的存放。同時(shí)，為了便于查 找，在存放的柜架上要制作標(biāo)簽，注明名稱、存放年度、保管期限等 內(nèi)容。另外，會(huì)計(jì)憑證的保管期限，一般是保管 15 年，但對(duì)超過保管 期限的憑證、要進(jìn)行認(rèn)真、細(xì)致的清理，對(duì)憑證中的一些重要的材料， 比如：工資名冊(cè)、 合同協(xié)議、銀行對(duì)帳單和涉及經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪斗爭(zhēng)的 材

13、料、基建征地的合同協(xié)議資金審批單，這些材料清理出來以后，都 要重新裝訂、重新組卷，這些材料即不能放報(bào)表里立卷，又不能放帳 簿里立卷，更不能放憑證立卷，那么放到那里立卷呢，應(yīng)該放綜合類 立卷。那下面就介紹一下會(huì)計(jì)檔案的綜合類。2、帳簿類各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿 應(yīng)按時(shí)整理立卷。其基本要求是：（1）賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)各個(gè) 賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后按會(huì) 計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的 賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。（2）活頁賬簿裝訂要求：a. 保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁

14、 和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊(cè)。b. 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不 得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。c. 在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。（3）賬簿裝訂后的其他要求：a. 會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯(cuò)頁、掉 頁、加空白紙的現(xiàn)象。b. 會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。c. 封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào), 編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借） 款日記賬、分戶明細(xì)賬。d. 會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)，如現(xiàn)金日記賬全年 按順序編制卷號(hào)；總

15、賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷 號(hào)。3 、報(bào)表類報(bào)表的整理主要是按照?qǐng)?bào)表的保管期限來分別整理， 按理說， 應(yīng) 該是一年裝一卷，但考慮到一年中年度報(bào)表數(shù)量比較少，也可以將 1 -2 年的年度報(bào)表組成一卷，但一定要標(biāo)明起止年代。怎樣整理大體 程序是：第一步把所有的報(bào)表首先按年分開，一年一年地放一起。 第二步：在每年的報(bào)表中， 先按年度把年報(bào)和季報(bào)、 月報(bào)分開。 第三步是組卷，年報(bào)，按理說應(yīng)該是一年一卷，但又考慮一年一 卷怕不好裝訂，主要是因?yàn)楸×?，為了解決這個(gè)矛盾，我們認(rèn)為、具 體情況、具體分析，應(yīng)該靈活運(yùn)用，可以把一至二年的年報(bào)組在一起 立卷，在整理立卷時(shí)， 如果發(fā)現(xiàn)年報(bào)是用復(fù)寫紙復(fù)寫的

16、， 要及時(shí)復(fù)制， 發(fā)現(xiàn)紙張短缺，長短不一的，應(yīng)該進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)長表格式的年報(bào)要進(jìn) 行折疊再填寫卷內(nèi)目錄，然后再進(jìn)行裝訂。定為永久保管。月報(bào)和季報(bào)可以裝訂在一起，其保管期限定為 15 年。四、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用 會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定： “當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度 終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿之后原則上 應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。 ”根據(jù) 上述規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管要求主要有： 會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門在將會(huì)計(jì)檔案移交本 單位檔案部門時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：A .開列清冊(cè)，填寫交接清單；B .在賬簿使用日期欄填寫移交日期；C.交接人員按移交清冊(cè)和交接

17、清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。 會(huì)計(jì)檔案的保管要求。會(huì)計(jì)檔案損毀的原因是很多的， 但概括起來為兩個(gè)方面， 一是 人為的、二是自然的，這里由于時(shí)間關(guān)系，不多展開分析。主要和大 家了解一下會(huì)計(jì)檔案保管最基本的常識(shí)。1、會(huì)計(jì)檔案庫房，必須要有專門的庫房，庫房內(nèi)不能堆放其 它雜物，庫房即不能選擇最高層也不能選擇最底層。2 、會(huì)計(jì)檔案柜內(nèi)存放的會(huì)計(jì)檔案不能太擠， 不能在一個(gè)柜內(nèi)放 兩層，如果放兩層一不便于利用、二不便于檔案保護(hù)，檔案存放是以 柜座為單位，先左后右、先上后下存放。同時(shí)，檔案柜內(nèi)要放置防蟲 防霉藥品，確保檔案的完整齊全。3、庫房要配有消防器材、溫濕度計(jì)。庫房適宜溫度14C-20 C, 濕度為 50

18、-65%，并且要堅(jiān)持平時(shí)測(cè)記溫濕度，采取適當(dāng)降溫、降濕 措施。4 、檔案庫房要有專門的人管理，會(huì)計(jì)檔案要交綜合檔案室集中 管理、無關(guān)人員不得入，庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。 會(huì)計(jì)檔案的利用。A .會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。B .外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦 理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。C.借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散

19、原卷 冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。D .借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回， 并辦理注銷借閱手續(xù)。 會(huì)計(jì)檔案的保管期限 。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，按其特 點(diǎn)可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成的，記述和反映會(huì)計(jì)核算的，對(duì)工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng) 具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別 為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會(huì)計(jì)檔案的 保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，如：1996年度終了日為12月5日，保管期限按 1997年元月1日開始計(jì)算。為了全面反映會(huì)計(jì)

20、檔案情況，上檔部門應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案?jìng)洳楸怼奔皶r(shí)記載會(huì)計(jì)檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中 有數(shù)、不出差錯(cuò)。五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀（1）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì) 同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定、嚴(yán) 格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。（2）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案要銷毀 時(shí)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng) 上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷毀。（3）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始 憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù) 時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。（4）銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷

21、毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一 清查核對(duì)；各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案部門和財(cái)政部門、審 計(jì)部門共同派員參加監(jiān)銷；會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人在 “銷毀清冊(cè) 上簽章，注明 “已銷毀 ”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷 情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案 備查。精選照片檔案的整理一、照片檔案的含義：照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直 接形成的以靜止攝影影像為反映方式的有保存價(jià)值的歷史 記錄。照片分為傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片，傳統(tǒng)照片檔案通常由 底片、紙質(zhì)照片和文字說明三部分組成。照片檔案的這三個(gè) 部分是相輔相成、不可分割的整體。數(shù)碼照片檔案指用數(shù)碼 照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備以數(shù)碼形式

22、存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器中的靜態(tài)圖 像文件。 數(shù)碼照片可沖洗為紙質(zhì)照片， 但也要編寫文字說明 二、紙質(zhì)照片檔案的整理1、整理的原則：有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有 利于保管、有利于提供利用。該原則包括三層含義：一是有 利于保持照片檔案的聯(lián)系。主要是要保持同一類、同一組照 片間的聯(lián)系，把相同或相近的照片組為一卷，把不同的照片 分開；要保持照片與其他文件材料的聯(lián)系，主要通過參見號(hào) （是與本張照片有著密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號(hào)）說 明，保持照片與其反映的會(huì)議、活動(dòng)等文書、科技、專業(yè)文 件材料的聯(lián)系。二是有利于保管照片檔案。主要是指：底片 與照片保管要求不同，應(yīng)分別組卷，底片與照片的裝具、固 定方式等方面都應(yīng)適應(yīng)其保管條件，照片及底片檔案裝具應(yīng) 盡量遮住光線，以防紫外線等光線對(duì)檔案的損害。三是有利 于利用照片檔案，主要是要注意照片的成套性，即照片及其 底片、文字說明缺一不可，應(yīng)將同一內(nèi)容的照片組為一卷， 并編寫說明，注明與其相關(guān)的照片、文字材料的參見號(hào)，照 片的保存期限一般應(yīng)與其相對(duì)應(yīng)的文字材料一致。