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文檔簡介

1、北京廣西商會商會檔案管理辦法一、總則為規(guī)范商會檔案管理工作,特制定本辦法。二、商會檔案范圍(一)商會建檔范圍確立為:1. 商會設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;2. 商會會員大會、理事會、常務(wù)理事會、會長會、監(jiān)事會形成的文件材料;3. 財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料;4. 勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;5. 經(jīng)營管理方面的文件材料;6. 教育培訓(xùn)方面的文件材料;7. 會員檔案資料;8. 投資項目資料信息;9. 商會出版物樣品;10. 與其他單位往來信函;11. 其他具有利用和保存價值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文

2、件,各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。(二)商會檔案還包括聲像資料:照片檔案:新聞、科技、人物照片,由電子版、原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成;影片檔案:原版底片、拷貝及文字說明;錄音檔案:唱片、錄音帶、錄音文件;錄像檔案:政治、經(jīng)濟、聯(lián)誼、培訓(xùn)、講座等活動。三、商會檔案管理體制各種形成的文件材料原則上由行政秘書負(fù)責(zé)立卷和歸檔。商會應(yīng)有必要的場所和設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。四、檔案管理工作(一)檔案材料的收集:建立、健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限;對遺缺不全的檔案,采取不同措施,積極收集齊全;及時催辦理完畢的文件上交回收,在次年檢查齊全后

3、整理歸檔。(二)檔案的歸檔與管理:依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。每年對檔案進行一次清理,清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。(三)檔案的保管:防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;商會設(shè)立專用文件庫保存檔案;做好存放檔案場所的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實牢固;電子版檔案,要做好刻盤備份工作,備份磁盤為重要材料,須妥善保管。(四)檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。確定各類檔案的中管期限表;檔案保管期限分永久、長期

4、、短期三種;介于兩種保管期限的,保管期限從長。(五)檔案的銷毀:對已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊,該清冊永久保存;辦理銷毀手續(xù),須經(jīng)會長和秘書長同時批準(zhǔn),方能銷毀;銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,關(guān)在清冊上簽字。商會終止、解散時,檔案應(yīng)移或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。商會應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止檔案失密和泄密。(六)檔案借閱、利用工作:1凡需使用檔案者,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。2外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)秘書長批準(zhǔn)后方可借閱;其抄摘內(nèi)容也須秘書長同意且審核后方能帶出。3依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī),做好商會檔案統(tǒng)計工作。4政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù),需要查閱商會檔案,商會予以配合、協(xié)助。五、附則本辦法由行政部解釋、補充,由商會秘書長批準(zhǔn)頒行。地址:北京市東城區(qū)南池子大街普渡寺后巷9號院10室 郵編:10

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