公文標準化處理辦法

1、公文標準化處理辦法公文標準化處理辦法國家行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中所 形成的具有法定約束力和規(guī)范體式的公務文書，是依法行政 和進行公務活動的重要工具。公文辦理是辦公室的重要工作 內容，必須堅持實事求是、精簡高效的原則，及時、準確、 安全地做好辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜 接有序的工作。一、發(fā)文辦理的程序和要求發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程。（一）草擬由文秘人員負責。草擬公文應遵循六條基本原則：一是符合國家的法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定，如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明； 二是情況確實，觀點明確，第3頁共12頁表達準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字

2、詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短；三是公文的文種應當根據行文目的、 發(fā)文機關的職權與主送機關的行文關系確定；四是擬制緊急 公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度； 五是人名、地名、數字、引文準確；六是應當使用國家法定 計量單位。（二）簽發(fā)上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；下 行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他 負責人簽發(fā)。涉及需兩位以上領導簽發(fā)的，需要在會簽欄簽 署意見。（三）行文關系確定行文關系：各級各類行政機關應根據各自的隸屬關 系和職權范圍確定行文關系，除重大緊急情況外，一般不得 越級請示和報告。聯合行文：一是同級政府、同級政府各部門可以聯合行

3、文；二是上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；三是政第2頁共12頁府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；四是政府部門與相 應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；五是政府部門與同級 人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯合行文。二、公文寫作要求國家行政機關公文的各要素分為眉首、主體、版記三個 部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于 紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱 主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記?，F在我們按照順 序從公文第一部分開始學習。（一）眉首1 .按照國家行政機關公文處理辦法規(guī)定，帶有密 級的公文要編制份數序號。如考慮有的公文的特殊情況，不 帶密級的公文

4、也可編份數序號，以使準確掌握公文的印制份 數和分發(fā)范圍和對象。公文份數序號是將同一文稿印制若干 份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉 伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。序號編幾位，由發(fā)文 機關根據公文的份數來決定，但至少不能少于兩位， 即“1編為“ 01”，不能只編1位。2 .秘級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種。需標識秘密等級的公文，用 3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標識保密期限的，秘密等級和保密期限之間用“”隔開，秘密等級的兩字間則不空1字距離，以使該字段不致過長。具體標識方法是：“絕密三個月”、“機密一年”等。除特殊情況外，絕密級事項

5、不超過30年，機密級事項不超過 20年，秘密級事項不超過 10年，保密期限在一年以上的以年計，在一年以內的以月計， 只有秘級而不標期限的按保密30年看待。3 .緊急程度是對公文送達時限的要求，分為“特急”、“急件”兩種。需標識緊急程度的公文，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1行，兩字之間空1字；如需同時標 識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第 1行，緊急程度標識在版心右上角第2行。也就是說，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心 右上角。凡電報都應按規(guī)定在指定的位置，分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四種緊急程度。各種緊急程度的時間 按以下原

6、則把握：“特提”是要求一天之內辦完的電報，“特第4頁共12頁急”是要求三天之內辦完的電報，“加急”是要求五天之內辦完的電報，“平急”是要求十天之內辦完的電報；（責任編輯：）4 .文件標識都應加“文件”二字，用紅色標識。平行文或下行文，發(fā)文機關標識上邊緣至上頁邊為 62mm凡上報 的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm實際上就是發(fā)文機關標識距上頁邊為天頭37mm+80mm=117m由于發(fā)文機關的標識是有執(zhí)法職能的國家行政機關的公文，為體 現莊重，國家行政機關公文格式國家標準推薦使用小標 宋體字；按照國家行政機關公文格式國家標準的規(guī)定， 發(fā)文機關標識的字號以 22mn 15m m為字限，

7、現行“國務院 文件”的字號即是22mnX 15mm以此為高限，就是要求除“國 務院文件”以外，其他各級行政機關的字號要小于“國務院 文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體 用多大字號，由行政機關根據機關名稱的字數多少來定，一 般要小于22mm 15mm以醒目美觀為原則；聯合行文時應使主辦機關名稱排在前，其他機關自上至 下排列，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排 布，如聯合行文機關過多，可能出現把正文擠出首頁的情況， 如果首頁沒有正文，是極不嚴肅的。發(fā)文機關過多，只能擠第5頁共12頁 發(fā)文機關，不能擠正文，擠的辦法是，可將發(fā)文機關標識字號縮小，行距縮小，保證公文首頁留出發(fā)

8、文字號、標題、主 送機關以及最少一行正文的位置。5 .各級行政機關的公文都要編發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼 標識，年份應標全稱，如“2000”，六角括號“”括入；序號不編虛位，即“1 ”不編為“ 001 ”，不加“第”字，如“金政發(fā)20XX號”。有的單位在發(fā)文機關代字后邊加“字”，如“請字xxxx丨號” “報字xxxx號”等虛字，從實用出發(fā)，也不加“字”字，盡量減少發(fā)文字號的字數；發(fā)文字號之下1 4mm處印一條與版心等寬的紅色反線；6 .簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現。上報的公文需要標識簽發(fā)人姓

9、名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字（不頂格），簽發(fā)人姓名居右空 1字，也就是和發(fā)文字號同處在一行，這樣排列對稱、美觀?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名；如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第 2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使第6頁共12頁 發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線 與之的距離為 1 4mm（二）主體1 .公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標 明公文種類，除上報公文外，一般應當標明發(fā)文機關；公文 標題中除法規(guī)、規(guī)章或轉發(fā)的文件標題名稱加書

10、名號外，一 般不用標點符號，不能引用文件字號代替標題內容；公文標 題在紅色反線之下空 2行標識，用2號小標宋體字，可分一 行或多行居中排布；回行時要注意做到詞意完整， 排列對稱， 間距恰當。2 .主送機關在標題下空 1行，用3號仿宋體字頂格標 識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。 如主送機關過多使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關 移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。如 果僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以 不空1行。標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化 簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。3 .正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第7頁共12

11、頁第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數字、年份用阿拉伯數碼標識的不能回行；4.正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。5.般每頁排22行，每行排28個字；當公文排版后 所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的 辦法加以解決，務使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采 取標識“（此頁無正文）”的方法解決。6 .附件。公文如有附件，在正文的最后一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”后標全角冒號， 冒號后邊標附件名稱。附件如有2件以上的，要用阿拉伯數碼標識序號，如“附件：1. XXXX”。附件名稱后邊不加標點符號。（責任編輯：）附件要與公文正

12、文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前 后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件 左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件（有序號的帶序號）。7 .成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。為了加強其準確性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯數碼字與漢字混用，年、月、日要齊全?！傲恪币獙懗伞癘”，“壹”要寫成“一”。單一機關制發(fā)的公文，成文日期右空4字；兩個機關聯合制發(fā)的公文，應將成文日期拉開，左右各空7字；三個機關聯合發(fā)的公文，在最后一排印章之下右空2字標識；公文的成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯合行文以最后

13、簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。經會議批準的文件，以會議通過的日期為準。電報以發(fā)出日期為準。&公文如有附注，用 3號仿宋體字，在成文日期下 1行居左空2字加圓括號標識。附注一般是對公文的發(fā)放范圍，使用時需注意的事項加以說明，如“（此件發(fā)至縣團級）”、“（此件可登報）”等，不是對公文內容作出解釋或注釋。9.用印。單一機關行文：單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文第9頁共12頁機關名稱，只標識成文日期，加蓋印章應上距正文1行字之內，端正、居右下壓成文時間，做到上不壓正文，下要騎年 蓋月。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓 在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印 章中心線壓在成

14、文日期上，印章用紅色。兩個單位聯合行文：當聯合行文需蓋兩個印章時，落款 處不署發(fā)文機關名稱，主辦機關印章在前，兩個印章橫排均 壓成文日期，兩印章間互不相交或相切，相距不超3mm三個或三個以上單位聯合行文：落款處應將各發(fā)文機關 名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列署在相應位置，再把 印章套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章， 兩端不能超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中 排布；印章上下、左右之間不能相交或相切。（三）版記1. “主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角 冒號：詞目用3號小標宋體字，詞目之間空 1字，不能用標 點符號號。主題詞按照國務院公文主題詞表規(guī)定，依次

15、以類別詞、類屬詞和文種三部分標注，一般不超過5個，不少于3個。一些特殊內容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部 門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一 個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞；主題詞下邊印 一條黑色反線與抄送機關隔開。2. 公文如有抄送機關，在主題詞下居左空1字，用3 號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關回行時 與上一行的抄送機關對齊；抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號；按照實際情況，有的公文還有抄報 機關或領導，出現這種情況，可按“抄報”、“抄送”的順序自上而下標識。在抄送機關下一行右空一字標識“（共印xx份）”，不排虛位數。3. 印發(fā)機關的標識位于抄送機關之下左空 1字，用3 號仿宋體字。印發(fā)日期以公文繕印日期為準，右空 1字，用 阿拉伯數碼