資料收發(fā)處理程序

1、文件收發(fā)處理程序1. 目的 規(guī)范外來文件及部門發(fā)文的管理，確保文件辦理、簽發(fā)程序有 效控制。2. 適用范圍 適用于外來文件及部門發(fā)文的接收、 標識、登記、呈批、審核、 執(zhí)行、發(fā)布及歸檔。3. 術(shù)語和定義3.1. 外來文件：指外單位 （ 包括集團總部及各分公司 ）或部門對我部 門發(fā)來的需要參考、辦理或遵照執(zhí)行的文件資料。3.2. 部門發(fā)文：指發(fā)展規(guī)劃部就經(jīng)營管理各項事務(wù)以部門名義對內(nèi) 或?qū)ν庖猿晌男问桨l(fā)布的通知、通報、請示、報告、報表、往 來函件等行文。 矚慫潤厲釤瘞睞櫪廡賴。3.3. 文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人：負責(zé)文件收發(fā)運作的工作人員。3.4. 部門負責(zé)人：按權(quán)限審批文件。4. 職責(zé)4.1. 收文：負

2、責(zé)對日常業(yè)務(wù)工作中接收到的外來文件交相應(yīng)的文件 流轉(zhuǎn)責(zé)任人進行登記，依據(jù)批示執(zhí)行辦理，并回復(fù)執(zhí)行情況。 聞 創(chuàng)溝燴鐺險愛氌譴凈。4.2. 發(fā)文：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，就有關(guān)事項草擬文件，并按審批情況行 文發(fā)布。主要包括公司日常經(jīng)營管理文件及項目現(xiàn)場工程文件 兩大類 。 殘騖樓諍錈瀨濟溆塹籟。4.3. 文 件流轉(zhuǎn)責(zé)任人：負責(zé)部門文件的接收、登記、編號，并根據(jù) 權(quán)限送審、督辦、登記、分發(fā)、回收、移交歸檔等。4.4. 部門負責(zé)人：審核、批準部門各類發(fā)文。5. 工作程序5.1. 收 文5.1.1. 收文類別及處理要求a) 公司部門發(fā)來的電子版本的文件：由各收件個人按公司要求轉(zhuǎn) 發(fā)并抄送文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人， 需要辦

3、理回復(fù)的文件， 待辦理完畢后 需將辦理結(jié)果一同抄送，由流轉(zhuǎn)責(zé)任人進行統(tǒng)一登記 。 釅錒極額閉鎮(zhèn) 檜豬訣錐。b) 外單位發(fā)來的非指令性文件：由部門負責(zé)人按部門職責(zé)范圍確 定辦理方式，并記錄辦理情況，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人統(tǒng)一編號存檔； 如屬于公共關(guān)系、需要多個部門匯簽以及需要公司領(lǐng)導(dǎo)批示的文 件，統(tǒng)一交綜合部登記編號，辦理完畢后統(tǒng)一存檔。文件流轉(zhuǎn)責(zé) 任人每年移交綜合部歸檔，可保存電子版本。編號方法示例：收 字 2011-0001。 彈貿(mào)攝爾霽斃攬磚鹵廡。c) 有關(guān)項目建設(shè)的常規(guī)性政府批文及相關(guān)資料，由經(jīng)辦人在收 到后及時交文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人存檔。5.1.2.文件接收：a) 對收到的各級各類外來的公司文件，

4、由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人負責(zé)收 拆、登記、初審、送簽、清退和保管；部門負責(zé)人的親自收件， 一律交收件人親自處理； 謀蕎摶篋飆鐸懟類蔣薔。b) 文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人在要對收文要進行詳細登記，并編號備查，編 號規(guī)則：年度 +四位流水號，如 2011 年第一份收文，編號為：發(fā) 規(guī)收字 2011-0001 。 廈礴懇蹣駢時盡繼價騷。收文登記表 主要包括來文機關(guān)、來文標題、送簽領(lǐng)導(dǎo)、擬辦 意見等。1.1.1. 文件處理與發(fā)放a) 對需要辦理的公文，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人填寫收文登記表， 送部門負責(zé)人簽批。 文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人按照部門負責(zé)人的批示及時 做好辦理工作，防止積壓誤事 ; 部門成員對承辦的公文，必須認 真負責(zé)，按規(guī)定期

5、限迅速辦理，不得拖延積壓 . 煢楨廣鰳鯡選塊網(wǎng)羈淚。b) 對只需閱知的公文，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人填寫收文登記表， 送部門同事內(nèi)部閱知；c) 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時將公文 定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷。當年文件應(yīng)于第二年第二季度 移交完畢，個人不得私自保存應(yīng)當存檔的公文 。 鵝婭盡損鵪慘歷蘢鴛賴。1.1.2. 文件的執(zhí)行回復(fù)a) 各部門成員根據(jù)負責(zé)人批示在規(guī)定時限內(nèi)辦理或執(zhí)行完畢有關(guān)事項后，需要將收文及反映辦理情況的所有資料，回復(fù)給 文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人統(tǒng)一歸檔保存 。 籟叢媽羥為贍僨蟶練淨。b) 如無法辦理或執(zhí)行，經(jīng)辦人應(yīng)以書面形式說明情況送部門負 責(zé)人審核后回復(fù)文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人

6、，經(jīng)負責(zé)人批示同意后，回 復(fù)情況與收文一起歸檔 。 預(yù)頌圣鉉儐歲齦訝驊糴。1.2. 發(fā) 文1.2.1. 根據(jù)業(yè)務(wù)需要，就某事項需要行文的，應(yīng)注意以下幾點：a) 對以部門名義外發(fā)的文件，由部門負責(zé)人擬稿、審核。審核的主 要內(nèi)容：是否符合黨和政府的方針、政策；是否符合文字規(guī)范； 是否符合公文格式； 提出的要求和措施是否明確具體、 切實可行； 涉及其它部門、地區(qū)的問題是否協(xié)調(diào)一致；審批手續(xù)是否符合要 求；文字是否正確地反映了原來的意圖、是否簡明扼要、通俗易 懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標點符號，文字是 否規(guī)范，文中有無錯漏等 。 滲釤嗆儼勻諤鱉調(diào)硯錦。b) 審修后的文件，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人

7、填寫 發(fā)文登記表 ，經(jīng)部門 負責(zé)人審核后簽發(fā)。c) 文件經(jīng)負責(zé)人簽發(fā)后， 由文秘人員負責(zé)按規(guī)范打印、 裝訂、用印、 發(fā)出、存檔(一般存兩份)。d) 文件打印要按公文格式進行，文件的字數(shù)多少要和紙幅大小相應(yīng)， 盡量避免末頁無正文的現(xiàn)象，如出現(xiàn)這種情況，應(yīng)在末頁注明“此頁無正文”字樣。字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保 護原稿，不得涂抹或污損。密級較高的文件應(yīng)專人打印，大量印 刷應(yīng)指定專門場所； 鐃誅臥瀉噦圣騁貺頂廡。e) 印刷文件需認真校對，重要文件應(yīng)實行復(fù)核甚至三校，以保證正 確無誤。校對后要簽名再交打字員正式印文，印后如還需在公文 上修改字句、數(shù)字、時間等，應(yīng)蓋上校對專用章 。 擁締鳳襪備訊顎輪爛薔。附表一：發(fā)展規(guī)劃部文件收發(fā)流程圖附表二：收文