費用報銷審批制度

1、費用報銷審批制度一、目的：為加強公司財務管理，規(guī)范費用報銷流程,及時、高效地為公司各部門員工辦理報銷事宜。根據(jù)集團財務制度和黑龍江地區(qū)實際情況制定本制度。二、范圍：黑龍江金域醫(yī)學檢驗所有限公司全體員工。三、職責：1、經(jīng)辦人：負責報銷單據(jù)的填寫、粘貼；2、部門主管、經(jīng)理、總經(jīng)理：在審批權(quán)限內(nèi)負責本部門員工報銷單據(jù)的審批；3、財務部：負責報銷單據(jù)的審核及款項支付。四、費用報銷流程圖： 出納員付款財務部 審核總經(jīng)理 批準部門經(jīng)理簽字核實經(jīng)辦人填寫報銷單注明：流程圖內(nèi)總經(jīng)理批準為超出部門經(jīng)理審批權(quán)限費用由總經(jīng)理審批。五、費用報銷單編制的具體要求：1、報銷單據(jù)填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、報銷單

2、據(jù)一律用黑色、深藍色鋼筆或簽字筆填寫；3、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，并經(jīng)部門領導有效批準；4、有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單據(jù)應附入庫單；5、除攜帶貴重物品、大量現(xiàn)金、招待客人及其他緊急情況外，原則上不允許乘坐出租車，出租車票據(jù)請注明業(yè)務發(fā)生時間、起至地點、人物事件等資料。6、報銷交通費須注明出差路線及各路線金額；7、報銷差旅費須附經(jīng)有效批準的出差申請單，報銷業(yè)務招待費、禮品費須附經(jīng)有效批準的特殊費用申請單；8、報銷單填寫內(nèi)容須與附件內(nèi)容一致（如報銷事由為差旅費的，附件必須是交通票），原則上附件必須是發(fā)生業(yè)務時實際取得的發(fā)票，少數(shù)因特殊情況確實

3、無法取得發(fā)票的，經(jīng)領導核實批準后可用其他合法票據(jù)代替，但填報銷單時應根據(jù)發(fā)票內(nèi)容填寫，同時在備注欄用鉛筆注明真實業(yè)務情況以供核實；9、費用報銷部門原則上填寫承擔發(fā)生費用的部門，公司一些日常費用，如場地租金、清潔費用、生活區(qū)飲用水統(tǒng)一放在行政部。如代為其他部門辦理報銷手續(xù)，填寫承擔費用的部門，并經(jīng)承擔費用部門主管簽字確認；六、報銷單據(jù)張貼要求：1、報銷單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據(jù)不得突出于封面和托紙之外（票據(jù)過大時應按封面大小折疊好）；2、各票據(jù)應均勻貼在報銷單封面后的托紙上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；3、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；4、報銷

4、單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊；5、報銷票據(jù)在張貼時，審核人需完全清楚地審閱報銷金額。七、差旅費報銷管理辦法1、因公出差的辦理程序1.1因公出差員工必須事先填寫“出差申請單”，注明出差地點、事由、天數(shù)、所需資金，經(jīng)部門負責人簽署意見，總經(jīng)理批準后方可出差。1.2出差人借款需持批準后的“出差申請單”填寫“現(xiàn)金借款單”，由部門經(jīng)理同意，總經(jīng)理審批，財務部門負責人核準后方可借款。1.3凡與原出差申請單規(guī)定的地點、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線，增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具需經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理簽署意見后方可報銷。1.4差旅期間發(fā)生的共同費用

5、報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。 1.5新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費用，包括單程路費及行李托運費用（畢業(yè)生除外）。特殊情況需要報銷的，應由本人申請，報總經(jīng)理審批。 2、費用標準a、交通工具標準乘坐交通工具一覽表級別交通工具標準備注總經(jīng)理火車臥鋪、硬座、高鐵、豪華大巴及飛機飛機8折及以下副總經(jīng)理/總監(jiān)火車臥鋪、硬座、高鐵、豪華大巴及飛機飛機7折及以下部門經(jīng)理火車臥鋪、硬座、高鐵、豪華大巴及飛機飛機6折以下其它人員火車臥鋪、硬座、高鐵、豪華大巴及飛機飛機5折以下為提高工作效率，乘坐飛機與選擇其他交通工具價格相差不大時可乘坐飛機，但以下情況例外：1、乘車時間在4 小時以內(nèi)

6、的原則上應選乘火車；高鐵原則上均乘坐二等座次，因事情緊急等原因?qū)е沦徺I其它座次的需事情與主管審批領導申請，得到批復后方可購買乘坐，因無申請乘坐均按照二等座價格予以報銷；2、各級別人員如需選乘飛機，應在相應級別可享受最高機票折扣范圍內(nèi)購票；3、如確因工作需要，必須乘坐飛機，但機票價格超過規(guī)定折扣范圍的，需事前提交由主管審批領導及總經(jīng)理簽名同意的“特殊費用申請單”，交財務備案后方可乘坐；對未提前備案而超支的機票費用由個人自行承擔。b、住宿、伙食標準級別住宿標準伙食標準備注省級城市/直轄市其他城市（業(yè)務部不享有）總經(jīng)理50035050副總經(jīng)理/總監(jiān)40030050部門經(jīng)理35022050其它人員（包

7、括主管、區(qū)域經(jīng)理及基層員工）150（如果兩人合住，則標準為150；）120（如果兩人合住，則標準為120；）502.1不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。不同級別的人員一同出差住宿時可享受最高級別所適用的住宿標準。2.2部門經(jīng)理以下（含部門經(jīng)理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可乘坐飛機。2.3到達目的地后，除總經(jīng)理外其他員工原則上（市內(nèi)）不得打的，應乘坐公交汽車。業(yè)務人員因工作需要，緊急情況下打的，必須向上級電話申請，上級批準后方可實施。上級同意后，則報銷單上需填寫特殊費用申請單并說明情況，應在的士票背面詳細注明時間、起止地點及事由，上級簽字后可報銷

8、。區(qū)域經(jīng)理，每周打的金額不得超過35元。業(yè)務員，每周打的金額不得超過25元。因招待客戶等需打的的，應在的士票背面詳細注明時間、起止地點及事由。2.4公司員工因公去各辦事處的，原則上在辦事處就宿。屬公司派出長駐辦事處且在當?shù)刈夥孔∷薜呐渌腿藛T不予報銷住宿費，但因外出辦公當晚無法趕回辦事處的，可報銷住宿費。業(yè)務人員在市場工作時，業(yè)務部經(jīng)理可自行選擇是否在辦事處住宿。區(qū)域經(jīng)理原則上必須在辦事處住宿，如果特殊情況需要在外住宿，則上報業(yè)務部經(jīng)理，業(yè)務部經(jīng)理批準后可實施。2.5上述標準為一個標準間標準。同性2人一道出差住宿的僅享受一個標準間住宿標準。2.6因工作需要為客人代墊住宿費的，須部門經(jīng)理同意后方可

9、有效（如臨時需要為客人代墊住宿費的，可先電話申請），代墊住宿費每晚超過400元的，須經(jīng)總經(jīng)理批準方可有效。2.7參加各種會議如住宿費、伙食費已含于會務費中的，不得報銷住宿費、伙食費。2.8公司集體出外考察，其住宿費用由公司統(tǒng)一安排。2.9部門經(jīng)理級別以上人員（包含部門經(jīng)理）出差因公招待客人，或招待下屬員工，其招待費已報銷的，應扣除招待當天的伙食補貼。2.10業(yè)務人員出差不享受伙食補貼。但因公司層面原因受公司管理部門委派在外出差工作時，出差伙食補助按公司標準執(zhí)行。 2.11出差6小時以上的按整天計算，給予全天伙食補助，不足6小時的給予半天補助。 2.12 北京、上海、廣州一線城市出差住宿費按照集

10、團報銷標準執(zhí)行。 八、其他費用報銷管理辦法。1、電話費標準（營銷序列以集團費用報銷作業(yè)指導書為準）1.1管理人員電話費標準級別費用標準備注總經(jīng)理500元副總經(jīng)理/總監(jiān)300-500元營銷序列500元，職能序列300元。部門經(jīng)理200元由總經(jīng)理批準其它人員50-100由部門申請、總經(jīng)理審批1.2業(yè)務人員電話費標準級別費用標準備注業(yè)務部經(jīng)理500元由總經(jīng)理批準區(qū)域經(jīng)理300元業(yè)務員200元其它人員50-100由部門申請、總經(jīng)理審批 1.3新員工入職當月，按月電話費用標準與當月應出勤天數(shù)折算出每日電話費補貼金額，按實際出勤天數(shù)計算報銷。2、 車輛補貼標準2.1 適用范圍 本規(guī)定適用于黑龍江金域所有享

11、受公司車輛補貼待遇的員工2.2 遵循原則1、 針對享受公司車輛補貼的人員制定固定補貼標準；2、 針對享受公司車輛補貼的人員規(guī)定特殊報銷辦法。 2.3 補貼標準2.3.1 日常補貼：（1） 檢驗業(yè)務部、特檢項目部、市場部的經(jīng)理、副經(jīng)理每月固定車輛補貼2000元；用于在工作區(qū)域內(nèi)的日常補貼。（2） 檢驗業(yè)務部區(qū)域經(jīng)理、市場部主管、特檢項目部主管等享受每月固定車輛補貼1500元，用于在工作區(qū)域內(nèi)的日常補貼；（3） 檢驗業(yè)務部代表、市場部專員、特檢項目部代表及專員、公司其他部門經(jīng)理等享受每月固定補貼500-1000元，用于在工作區(qū)域內(nèi)的日常補貼。（4） 其他員工，因需要申請補貼，由總經(jīng)理與部門經(jīng)理根據(jù)

12、總部車補制度制定。注：日常補貼，需在購車前申請，部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準后方可實施。2.3.2 特殊報銷：享受公司車輛補貼的人員除日常工作所需外，接受公司其他任務安排，如接機（接待直屬管理中心領導、學術(shù)活動專家等情況除外）或者超出日常工作區(qū)域內(nèi)工作等情況參照以下辦法： 1.公司按實際發(fā)生報銷路橋費； 2.超出行程按照0.7元/公里報銷油費；注：部門經(jīng)理、特檢項目部主管、市場部主管及非營銷人員的日常工作區(qū)域為省會城市（包括歸屬縣區(qū)），區(qū)域經(jīng)理、市場專員、特檢專員日常工作區(qū)域為所負責銷售區(qū)域。報銷時需附經(jīng)有效批準的特殊費用申請單并詳細注明業(yè)務發(fā)生的事由、路線明細，行程公里數(shù)，領導或客戶的名單等信息。2

13、.3.3 特殊申請批準及匯總因工作所需的特殊用車需要提前申請，程序如下：因工作需要提出超出日常工作區(qū)域駕車 電話向直接上級申請，批準后實施 完成后記下行車里程及路橋費 每月月底最后一天，實施人匯總本月實際情況，按照統(tǒng)一格式提交excel郵件，發(fā)送部門經(jīng)理審核 部門經(jīng)理審核后，再由總經(jīng)理審核，審核后已簽字的匯總表交財務部 實施人貼票，按照差旅費報銷方式實施，路橋費不得使用代票財務審核，報銷3、辦事處房租費標準（適用于業(yè)務部、配送部） 因工作需要在當?shù)厥袌鲎赓U房屋的，應事先申請經(jīng)部門經(jīng)理同意，總經(jīng)理批準，傳一份至財務部方可租房。首次報銷費用時由經(jīng)辦人出具“租房合同”及相關(guān)票據(jù)經(jīng)財務審核，總經(jīng)理批準

14、后到財務部報銷。報銷的租房金額不得超過申請金額。4、開辦費標準（適用于業(yè)務部、配送部） 4.1本處開辦費指開發(fā)市場并已租住房屋一次性購置的相關(guān)費用，包括辦公性低值易耗品（如桌椅及生活用床、灶、煤氣瓶、碗具等）。上述費用發(fā)生前由經(jīng)辦人提具報告，部門經(jīng)理審核,經(jīng)總經(jīng)理審批，傳一分至財務部。費用報銷時，經(jīng)辦人提具購貨發(fā)票及購貨清單經(jīng)相關(guān)批準程序后方可報銷。4.2各辦事處配備電話需申請經(jīng)批準后方可安裝，公司可給予每部電話30-50元/月的費用定額，超支自付。4.3個人生活用品、用具、水電費等生活性費用不予報銷。5、業(yè)務招待費5.1業(yè)務招待費是指公司內(nèi)經(jīng)理級以上干部及駐外主管級以上職員和營銷系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)人

15、員在承擔難度較大的業(yè)務和重要接待活動中必要的費用開支。主要指餐費、禮品費、禮金等。5.2公司總部招待費用原則上由行政部統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結(jié)算。5.3部門因公需招待時， 應采用事先申報制度。事先由相關(guān)單位填寫特殊費用申請表，交相應部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。對采用先開支后申報的單據(jù)，財務部有權(quán)拒絕報銷。5.4凡是因工作需要對外贈送禮品（包括公司產(chǎn)品）、禮金的，由相關(guān)部門提出申請，由總經(jīng)理或其授權(quán)人審批后，方可執(zhí)行。5.5報銷招待費用時，應詳細注明招待事宜、地點、金額。5.6各部門經(jīng)理因工作關(guān)系或與下屬員工溝通需要，可招待下屬員工。招待費用的使用方法，同以上規(guī)定。 5.7 團隊建設經(jīng)費報銷標準不超過60

16、元/人/次。 5.8其它非公招待客人一律由個人承擔。6、辦公費用。辦公費用系指公司管理部門使用的辦公用品、辦公用具及其它辦公性消耗品。6.1辦公用品、用具由供應部統(tǒng)一購買，統(tǒng)一管理。供應部應建立辦公用品、用具進銷存及領用登記制度。6.2各部門需用辦公用品時，由各部門填寫辦公用品申領單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，到供應部辦理辦公用品領用手續(xù)。6.3每月供應部辦公用品保管人員應按部門進行費用統(tǒng)計分析、發(fā)現(xiàn)異樣應限制其領用。每月并按部門填制辦公費用明細表。上報各部門。6.4財務部門應定期對辦公費用的使用情況進行檢查、監(jiān)督。7、教育經(jīng)費及培訓費7.1教育經(jīng)費及培訓費用由總部人力資源部統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排。7.2

17、費用發(fā)生前使用部門應向人力資源部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經(jīng)費，經(jīng)人力資源部審核后傳一份至財務部門。7.3費用使用部門應嚴格按計劃申請范圍內(nèi)使用費用。8、會議費8.1各部門因工作需要參加各種會議的，應填寫參加會議申請單，詳細注明會議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，經(jīng)部門經(jīng)理屬實、總經(jīng)理簽字后方可前往。會議結(jié)束后應及時到財務部辦理報銷手續(xù)。8.2參會人員應嚴格控制其費用總額，不得無故超支。8.3會后結(jié)束按財務規(guī)定嚴格、及時辦理費用報銷手續(xù)。報銷單據(jù)后附參會申請表。9、借款標準9.1員工借款須有確實公務需要，個人借款一般不超過其2個月工資額，超過時須有公司擔保人（

18、未特別指明擔保人時，現(xiàn)金借款單上的簽字審批人為默認的擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）。9.2試用期員工借支現(xiàn)金，須由正式員工擔保，方能辦理手續(xù)。若借款人未能償還借款，擔保人應負連帶責任（未特別指明擔保人時，現(xiàn)金借款單上的簽字審批人為默認的擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）。9.3員工因公務需借款時，應合理預計所需金額并填寫現(xiàn)金借款單，經(jīng)有效批準后到財務部支取現(xiàn)金。9.4辦公人員借用公款，在原有借條未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。10、報銷時限10.1費用類：原則上應在業(yè)務發(fā)生后7日內(nèi)到財務部辦理報銷手續(xù)，考慮到業(yè)務部、配送部的差旅費發(fā)生較頻繁，業(yè)務部、配送部人員的差旅費可由部門助理統(tǒng)一一周報銷一次，如無特殊原因，對超過一個月尚未報銷的差旅費原則上不允許再報銷。電話費、油費須當月報銷，超期不予報銷。當年的費用必須在次年 1 月 31 日前報銷完畢。10.2借款類：公務處理完畢，經(jīng)手人應于7日內(nèi)辦理費用報銷手續(xù)。無合理理由又逾期不辦理財務報銷手續(xù)的，不得再次辦理借款，同時財務部有權(quán)通知人力資源部將借支款從其工資中扣除，直至扣完為止，并處以每人每次50元罰款以示懲戒。九、審批權(quán)限1、費用報銷實行二級審批制度：一級審批由各部門經(jīng)理、主管、區(qū)域經(jīng)理實施；二級審批原則上均由總經(jīng)理、副總經(jīng)理二級實施。2