電子文件管理聽課筆記

1、電子文件管理主講教師：畢牧山東大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院第一章電子文件概述第一節(jié)：電子文件的概念和種類一、電子文件（ElectronicRecords）的概念電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T188942002）：電子文件指：在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，即以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。1.電子文件是文件的一種類型，具有文件的各種屬性。文件三要素：內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)2.電子文件是由計(jì)算機(jī)生成，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示。3.電子文件依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。二、電子文件的種類：1.按電子文件的信息存在形式分類：

2、文本文件：是指以字、詞、數(shù)字或符號(hào)為內(nèi)容的文件，包括純文本文件和帶格式的文本文件。數(shù)據(jù)文件：種類數(shù)據(jù)庫(kù)文件圖形文件：根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線等圖形圖像文件：使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面。圖形文件是用計(jì)算機(jī)直接生成的圖像文件是利用計(jì)算機(jī)外設(shè)將已經(jīng)存在的圖像輸入計(jì)算機(jī)中保存。影像文件：使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的各種動(dòng)態(tài)畫面。聲音文件：用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。命令文件：計(jì)算機(jī)程序。2.按文件的功能分類：主文件：表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持性文件、輔助性文件、工具性文件。3.按文件的生成方式分類：原始文件:計(jì)算機(jī)直接生成轉(zhuǎn)換文件：對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件用掃描儀或

3、數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備重新錄入生成4.按文件的載體劃分：以磁性材料為載體的電子文件以光盤為載體的電子文件5.按電子文件的組成方式分類：簡(jiǎn)單文件：僅一種格式所組成復(fù)雜文件：包含兩種以上信息形式的文件三、電子文件的生命周期（一）文件的生命在于運(yùn)動(dòng)1.文件的運(yùn)動(dòng)形成了社會(huì)的信息流2.描述文件運(yùn)動(dòng)的理論文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)具有整體性和特點(diǎn)文件運(yùn)動(dòng)具有階段性的特點(diǎn)文件運(yùn)動(dòng)過程中各種因素之間存在著特定的內(nèi)在聯(lián)系（二）電子文件生命周期的劃分（一）三分法（ICA電子文件委員會(huì)）：概念階段、形成階段、維護(hù)階段（二）四分法1.文件的孕育形成階段孕育期文件自身在人們籌劃行將辦理的事務(wù)過程中得到孕育對(duì)人們的文件管理行

4、為或文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)形成期2.文件的現(xiàn)實(shí)使用階段（現(xiàn)行階段）3.文件的暫時(shí)保存階段（休眠階段）4.文件的永久保存階段（歷史階段）（三）五分法孕育、形成、現(xiàn)行、暫存、歷史說明：并非所有文件都能依次走完四個(gè)階段的歷程在特殊情況下，某些種類的文件還會(huì)作逆向運(yùn)動(dòng)在更特殊情況下，某些種類的文件還會(huì)作跳躍式運(yùn)動(dòng)。第二節(jié)電子文件的特點(diǎn)和作用一、電子文件的特點(diǎn)1.信息的非人工識(shí)讀性2.系統(tǒng)依賴性從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)不兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件生成的文件在轉(zhuǎn)換使用時(shí)會(huì)遇到很大的困難3.信息與特定載體之間的可分離性4.信息的易變性電子文件載體失去了對(duì)信息的束

5、縛作用電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變新技術(shù)的迅速發(fā)展造成電子文件信息的不穩(wěn)定5.信息存儲(chǔ)的高密度性6.多種信息媒體的集成性7.信息的可操作性由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)可以利用已存在折文件信息做其他事情二、電子文件的作用1.使用電子文件可改變辦公方式和提高辦公效率2.使用電子文件有利于文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)3.電子文件使快速檢索、全文檢索和過程檢索成為現(xiàn)實(shí)4.電子文件可實(shí)現(xiàn)高度的信息共享5.有助于組建國(guó)家綜合信息系統(tǒng)第二章電子文件管理概述第一節(jié)電子文件管理原則一、全程管理原則1.全程管理是一種全面系統(tǒng)的管理2.全程管理通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制3.全程管理是對(duì)電

6、子文件整個(gè)生命周期進(jìn)行管理二、前端控制原則前端控制：是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程。在這個(gè)過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。1.前端控制是電子時(shí)代對(duì)文件、檔案管理的必然要求系統(tǒng)原理的要求背景信息保留的要求即時(shí)歸檔的要求長(zhǎng)期利用的需要信息安全的需要2.前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略。3.前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念三、真實(shí)性保障原則電子文件真實(shí)性是指：文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。1.

7、電子文件真實(shí)性的維護(hù)是檔案界面臨的難題電子文件信息的易更改性電子文件信息的軟硬件依賴性2.我國(guó)保障電子文件真實(shí)性的措施對(duì)電子文件的操作者進(jìn)行身份識(shí)別、僅限控制設(shè)置符合安全要求的操作日志對(duì)具有憑證作用的電子文件逐頁(yè)加注錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記對(duì)電子化的印記、簽章等采取防止非法使用的措施3.國(guó)際檔案界保障電子文件真實(shí)性的措施電子文件真實(shí)性的永久保管國(guó)際國(guó)際研究項(xiàng)目確認(rèn)對(duì)于保證電子文件的長(zhǎng)期真實(shí)性到頭重要的要素將電子文件中用戶不可視的部分變成可視的將電子文件轉(zhuǎn)換成非數(shù)字式文件對(duì)文件的遷移采取自我認(rèn)證和自我記錄的辦法和不間斷的物理管理四、完整性保障原則一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其

8、他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。1.掌握電子文件的形成規(guī)律和分布狀況，將相關(guān)電子文件收集齊全2.分析電子文件的構(gòu)成要素，形成電子文件的元數(shù)據(jù)模型五、可讀性保障原則可讀性：是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。1.電子文件不可讀是人們?nèi)粘９ぷ髦薪?jīng)常遇到的問題2.造成電子文件讀不出來(lái)的原因3.保證電子文件可讀性的措施應(yīng)該貫穿于全部管理工作的始終第二節(jié)電子文件的管理模式一、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式（一）對(duì)電子文件實(shí)行統(tǒng)一管理（二）實(shí)行文件檔案一體化管理1.文件檔案一體化管理的

9、理論依據(jù)文檔一體化管理與文件生命周期理論相吻合電子文件的真實(shí)性、完整性與電子文件保存系統(tǒng)緊密相關(guān)電子文件需要預(yù)先的檔案干預(yù)2.文檔一體化管理是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)3.文檔一體化管理系統(tǒng)應(yīng)具備的基本功能完備的文件管理功能，充分考慮到檔案工作的要求全面的檔案管理功能，兼及文件工作的特點(diǎn)確保文件向檔案轉(zhuǎn)化的“無(wú)縫交接”二、檔案館電子文件管理模式1.集中保管式檔案集中保存美國(guó)、法國(guó)、加拿大、英國(guó)、北歐2.分布式保管模式保存在文件形成機(jī)構(gòu)澳大利亞、德國(guó)、俄羅斯、荷蘭三、數(shù)字檔案館1.關(guān)于數(shù)字檔案館的概念數(shù)字檔案館是一種實(shí)體概念、機(jī)構(gòu)概念數(shù)字檔案館是一種技術(shù)模式，是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)有序的信息空間

10、和開放的、資源共享的信息環(huán)境2.數(shù)字檔案館的特點(diǎn)信息數(shù)字化傳輸網(wǎng)絡(luò)化超越時(shí)空化3.數(shù)字檔案館的主要功能電子文件信息的匯集功能電子文件信息的管理功能電子文件信息的發(fā)布功能4.數(shù)字檔案與現(xiàn)行實(shí)體檔案館的關(guān)系現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對(duì)現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制5.數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的聯(lián)系與區(qū)別從管理對(duì)象上看從動(dòng)作方式上看從社會(huì)角色定位上看第三節(jié)電子文件的管理法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)一、電子文件管理的法律規(guī)范電子文件法律規(guī)范是：由國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)，按照一定的立法程序制定并依靠國(guó)家強(qiáng)制力保證實(shí)施的行為規(guī)范，表

11、現(xiàn)形式一般是在有關(guān)法律文件中的禁止性條文、義務(wù)性條文、授權(quán)性條文等。（一）電子文件法律規(guī)范的特點(diǎn)分散性、不配套性、間接性、模糊性（二）電子文件的法律證據(jù)效力1.電子文件能夠成為法律證據(jù)電子文件具有憑證作用電子文件具有可讀的形式電子文件具有多種信息媒體的集成性2.電子文件的證據(jù)能力證據(jù)能力，又稱證據(jù)的可采用性，它是指證據(jù)資料在法律上允許其作為證據(jù)的資格。證據(jù)規(guī)則模式（普通法系國(guó)家）不具體規(guī)定哪種形式的證據(jù)材料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據(jù)規(guī)則來(lái)確定證據(jù)的可采性。傳聞證據(jù)排除規(guī)則：傳聞證據(jù)不具有證據(jù)可采性最佳證據(jù)規(guī)則：指只有文件的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納通過對(duì)傳聞證據(jù)排除規(guī)則

12、和最佳證據(jù)規(guī)則進(jìn)行例外規(guī)定來(lái)承認(rèn)電子文件證據(jù)能力自由證據(jù)模式（大陸法系國(guó)家）不對(duì)證據(jù)的可采性問題做硬性規(guī)定，而是允許自由提出所有與案件有關(guān)的證據(jù)材料，而不論其表現(xiàn)形式如何證據(jù)清單模式3.我國(guó)法律關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定刑事訴訟法民事訴訟法行政訴訟法4.國(guó)際組織關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定二、電子文件制度國(guó)家為管理電子文件和電子文件工作所制定、批準(zhǔn)并實(shí)施的，人們?cè)趶氖码娮游募ぷ髦斜仨氉袷氐恼摺⒅改?、?guī)定、程序、準(zhǔn)則、方法的總稱。1.電子文件制度與法律規(guī)范的差異形成者的差異表現(xiàn)形式的差異執(zhí)行方式的差異2.綜合性電子文件管理制度3.專項(xiàng)電子文件管理制度三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)按照規(guī)定的工程程序制定、經(jīng)公

13、認(rèn)的權(quán)威機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的有關(guān)電子文件制發(fā)和管理的規(guī)則、方法、技術(shù)要求等方面的規(guī)定，是電子文件管理人員應(yīng)該遵守的業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范。1.電子信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)2.目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)3.電子文件管理特有的標(biāo)準(zhǔn)第三章電子文件的鑒定與歸檔第一節(jié)電子文件鑒定工作的內(nèi)容價(jià)值鑒定：即根據(jù)一定的方法和原則，判斷電子文件的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，確定其保管期限；對(duì)保存期限已滿的電子文件進(jìn)行復(fù)審，并按照復(fù)審結(jié)果對(duì)電子文件作相應(yīng)處理（銷毀或繼續(xù)保存）的過程。一、電子文件鑒定工作的影響因素1.電子文件數(shù)量的增長(zhǎng)2.電子文件信息的易逝性3.電子文件的軟硬件依賴性4.電子文件信息的相關(guān)性5.電子文件信息存儲(chǔ)的高密度性二、

14、電子文件鑒定工作的內(nèi)容及特點(diǎn)1.電子文件鑒定工作的內(nèi)容電子文件鑒別工作哪些文件需要開展鑒定工作電子文件的雙重鑒定內(nèi)容鑒定：哪些文件可以保存下來(lái)技術(shù)鑒定：文件應(yīng)當(dāng)保存多長(zhǎng)時(shí)間電子文件的處置對(duì)電子文件鑒定過程的記錄2.電子文件鑒定工作的特點(diǎn)提前性多維性連續(xù)性分散性風(fēng)險(xiǎn)性第二節(jié)：電子文件的內(nèi)容鑒定一、鑒定方法簡(jiǎn)介職能鑒定法、內(nèi)容鑒定法、直接鑒定法、行政官員鑒定論、利用決定論二、電子文件內(nèi)容鑒定工作的要求1.為誰(shuí)鑒定2.由認(rèn)證鑒定檔案工作人員、業(yè)務(wù)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)三結(jié)合的鑒定組合3.文件價(jià)值雙重價(jià)值，第一價(jià)值（原始）和第二價(jià)值（從屬）三、電子文件內(nèi)容鑒定的基本方法職能鑒定法1.含義職能鑒定法是指：按照立

15、檔單位在政府機(jī)關(guān)體系中的地位和職能的重要性來(lái)確定檔案的價(jià)值2.特點(diǎn)職能鑒定法的視野廣闊，內(nèi)涵深刻職能鑒定法的效率高職能鑒定法關(guān)于內(nèi)容鑒定三要素的分析較準(zhǔn)確3.內(nèi)容鑒定法對(duì)職能鑒定法的輔助作用內(nèi)容鑒定法側(cè)重對(duì)有保存價(jià)值的文件進(jìn)一步去粗存精四、電子文件內(nèi)容鑒定的步驟1.制定電子文件保管期限表2.將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)3.鑒定歸檔前的文件4.鑒定期滿文件五、電子文件及與之對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件的不同鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)這些紙質(zhì)文件將不存在技術(shù)鑒定問題2.紙質(zhì)文件的留存標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)比電子文件嚴(yán)格3.有了對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，電子文件的刪除應(yīng)謹(jǐn)慎第三節(jié)電子文件的技術(shù)鑒定一、技術(shù)鑒定的特點(diǎn)1.復(fù)雜性2.系統(tǒng)性3

16、.依賴性4.與日常維護(hù)相結(jié)合5.效益原則二、技術(shù)鑒定的內(nèi)容1.硬件方面確定歸檔文件載體質(zhì)地良好、運(yùn)轉(zhuǎn)正常確定電子文件管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)正常2.軟件方面真實(shí)性鑒定完整性鑒定可讀性鑒定無(wú)病毒鑒定三、電子文件的處置1.銷毀2.保存保存在文件管理系統(tǒng)中脫機(jī)保存縮微遷移四、對(duì)鑒定過程的監(jiān)控第四節(jié)：電子文件的歸檔一、電子文件的歸檔原因1.集中統(tǒng)一原則2.標(biāo)準(zhǔn)化原則3.可靠性原則4.超前原則5.全過程原則二、電子文件的歸檔范圍1.宏觀歸檔范圍與歸檔文件有關(guān)的軟件及其文檔、格式、元數(shù)據(jù)與電子文件一起生成其他形式的重要文件電子文件管理中各環(huán)節(jié)的重要成果2.具體歸檔范圍在行使本機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)中形成的各種文本文件利用

17、CAD、CAM等技術(shù)形成的具有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等。本機(jī)構(gòu)制作的各種數(shù)據(jù)文件軟件生產(chǎn)商在研發(fā)活動(dòng)中形成的程序文件為保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性而收集的各種支持軟件三、電子文件的歸檔方式1.邏輯歸檔在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程2.物理歸檔把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔四、電子文件的歸檔要求1.電子文件歸檔工作的要求前端控制思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn)電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步2.電子文件歸檔質(zhì)量的要求齊全完整真實(shí)有效格式規(guī)范一式兩套經(jīng)過整理

18、五、電子文件的歸檔時(shí)間實(shí)時(shí)歸檔、定期歸檔六、電子文件的歸檔手續(xù)第四章：電子文件的檢索第一節(jié)：電子文件檢索概述一、電子文件檢索的含義1.廣義：存儲(chǔ)具有檢索意義的文件信息，查找出所需文件信息2.狹義：文件信息的查找過程二、電子文件檢索的特點(diǎn)1.多途徑檢索2.網(wǎng)絡(luò)化檢索3.檢索結(jié)果直觀4.隨機(jī)調(diào)整檢索策略方便5.內(nèi)容新、實(shí)效性強(qiáng)、速度快三、電子文件檢索的種類1.按計(jì)算機(jī)處理方式分脫機(jī)批處理檢索聯(lián)機(jī)檢索2.按計(jì)算機(jī)處理技術(shù)分簡(jiǎn)單檢索布爾檢索載詞檢索截詞：檢索者將檢索詞在其認(rèn)為合適的地方截?cái)嗲敖財(cái)啵ê蠓揭恢拢┖蠼財(cái)啵ㄇ胺揭恢拢┣昂蠼財(cái)啵ㄖ虚g一致）加權(quán)檢索檢索時(shí)給每一個(gè)檢索詞一個(gè)表示其重要程度的數(shù)值（權(quán)值

19、），對(duì)含有這些檢索詞的文件進(jìn)行加權(quán)計(jì)算，其和在規(guī)定的臨界值（閾值）以上者作為答案輸出原文檢索超文本檢索四、檢索效果的評(píng)價(jià)利用檢索系統(tǒng)或工具開展檢索服務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的有效結(jié)果1.評(píng)價(jià)的目的準(zhǔn)確地掌握系統(tǒng)的性能和水平，找出影響檢索效果的因素2.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)查全率=（檢出相關(guān)文件量/相關(guān)文件總量）*100%查準(zhǔn)率=（檢出相關(guān)文件量/檢出文件總量）*100%費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)3.影響檢索效果的相關(guān)因素影響查全率的因素影響查準(zhǔn)率的因素五、電子文件檢索與檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中自動(dòng)化檢索的區(qū)別1.兩者的工作對(duì)象不同2.兩者的技術(shù)手段不同3.兩者的服務(wù)模式不同六、電子文件檢索與其他管理環(huán)節(jié)的關(guān)系1.收集工作內(nèi)容的

20、變化2.檢索工作對(duì)整理工作提出新要求3.檢索工作同時(shí)包含著安全保護(hù)工作的內(nèi)容第二節(jié)電子文件檢索系統(tǒng)一、用戶界面（人機(jī)界面）人機(jī)界面是指：人機(jī)間相互施加影響的區(qū)域，凡參加人機(jī)信息交流的一切領(lǐng)域都屬于人機(jī)界面1.用戶界面的設(shè)計(jì)原則合理性原則多樣化原則交互性原則2.用戶界面設(shè)計(jì)使用的技術(shù)多媒體技術(shù)觸摸屏技術(shù)虛擬現(xiàn)實(shí)虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)：是運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)現(xiàn)實(shí)世界進(jìn)行全面的仿真的技術(shù)，由于它能夠創(chuàng)建與現(xiàn)實(shí)社會(huì)類似的環(huán)境，從而能夠解決學(xué)習(xí)媒體的情景化及自然交互性的要求。二、檢索語(yǔ)言檢索語(yǔ)言是：根據(jù)檢索的需要而創(chuàng)制的、表達(dá)文獻(xiàn)主題概念和檢索課題概念的人工語(yǔ)言。1.檢索語(yǔ)言的種類分類法語(yǔ)言體系分類語(yǔ)言、組配分類語(yǔ)言主題

21、法語(yǔ)言標(biāo)題詞語(yǔ)言、單元詞語(yǔ)言、敘詞語(yǔ)言代碼語(yǔ)言2.電子文件檢索語(yǔ)言的發(fā)展趨勢(shì)分類語(yǔ)言和主題語(yǔ)言向一體化方向發(fā)展分類語(yǔ)言和主題語(yǔ)言都采用了分類的方法兩者的基本詞匯在本質(zhì)上都是文件主題概念的反映自然語(yǔ)言和檢索語(yǔ)言向綜合應(yīng)用的方向發(fā)展自然語(yǔ)言的優(yōu)越性時(shí)效性強(qiáng)、檢索方便、標(biāo)引準(zhǔn)確性高自然語(yǔ)言在檔案檢索中的應(yīng)用關(guān)鍵詞的自動(dòng)標(biāo)引在受控檢索語(yǔ)言詞典中增加入口詞編制專用的入口詞表同時(shí)使用規(guī)范詞和自由詞標(biāo)引文件采用自由標(biāo)引，后控詞表檢索三、專家系統(tǒng)當(dāng)某個(gè)系統(tǒng)所能處理的需求，以及其執(zhí)行的可信度為專家系統(tǒng)1.專家系統(tǒng)的構(gòu)成知識(shí)庫(kù)推論器接口：發(fā)展者接口使用者接口外部接口/系統(tǒng)接口2.電子文件檢索專家系統(tǒng)的功能幫助用戶

22、表達(dá)自己真正的信息需求選擇主題詞改進(jìn)檢索策略第三節(jié)電子文件的著錄一、電子文件著錄的概念和特點(diǎn)1.傳統(tǒng)檔案著錄的概念檔案著錄規(guī)則：在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。國(guó)際檔案著錄規(guī)則：通過獲取、核對(duì)、分析、組織和記錄有助于確認(rèn)、管理、查詢和解釋檔案材料、背景及其生成時(shí)的文件系統(tǒng)的信息，以形成對(duì)所描述對(duì)象及其構(gòu)成部分的準(zhǔn)確表述的過程及成果。2.電子文件著錄與傳統(tǒng)檔案著錄的區(qū)別傳統(tǒng)檔案著錄電子文件著錄在時(shí)間上著錄過程是不延續(xù)的著錄過程是延續(xù)的在空間上著錄過程僅僅是一個(gè)點(diǎn)著錄過程是多維的在結(jié)果上著錄過程僅僅面向編制檢索工具著錄過程回避了著錄結(jié)果3.電子文件著錄的概念是指通

23、過獲取、核對(duì)、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過程及成果4.電子文件著錄的特點(diǎn)全要素全過程綜合性多級(jí)性二、電子文件著錄的組織1.歸檔前文件級(jí)以及案卷級(jí)著錄2.歸檔后案卷級(jí)以上的著錄案卷級(jí)著錄：對(duì)具有有機(jī)聯(lián)系的最小文件集合體的著錄。三、電子文件的著錄項(xiàng)目1.題名項(xiàng)與責(zé)任說明項(xiàng)2.稿本項(xiàng)與文種項(xiàng)3.密級(jí)項(xiàng)與保管期限項(xiàng)4.時(shí)間項(xiàng)5.載體形態(tài)項(xiàng)6.附注項(xiàng)與提要項(xiàng)7.軟硬件平臺(tái)項(xiàng)8.排檢與利用項(xiàng)四、電子文件的標(biāo)引1.全文自動(dòng)標(biāo)引單詞標(biāo)引短語(yǔ)標(biāo)引語(yǔ)義標(biāo)引2.題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引詞典匹配法分詞抽詞標(biāo)引法3.分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引五、元數(shù)據(jù)1.元數(shù)據(jù)的含義由電子文件系統(tǒng)自動(dòng)

24、記錄的關(guān)于文件形成時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)、文件系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)2.元數(shù)據(jù)的構(gòu)成美國(guó)登記層、期限和條件層、結(jié)構(gòu)層、背景層、內(nèi)容層、利用歷史層澳大利亞人員元數(shù)據(jù)、文件元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)活動(dòng)元數(shù)據(jù)3.元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用保證電子文件原始性、真實(shí)性即時(shí)動(dòng)態(tài)地獲取電子文件的有關(guān)信息改善現(xiàn)有的電子文件管理模式和方法大大地改進(jìn)電子文件的檢索和利用很好地支持電子文件信息資源的開發(fā)第四節(jié)電子文件的網(wǎng)絡(luò)檢索一、電子文件WEB檢索的特點(diǎn)1.借助超級(jí)鏈接表示多種檢索途徑2.檢索界面統(tǒng)一、友好3.檢索系統(tǒng)相對(duì)持久穩(wěn)定4.集成多種檢索技術(shù)5.傳播文件、檔案管理知識(shí)二、電子文件web檢索的步驟1.建立網(wǎng)站

25、2.加工檢索信息，組織檢索數(shù)據(jù)庫(kù)收集數(shù)字形式的檢索工具和著錄條目設(shè)計(jì)檢索的路徑根據(jù)檢索導(dǎo)航方案，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)原文數(shù)據(jù)庫(kù)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)3.實(shí)現(xiàn)文件信息的共享三、電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的評(píng)價(jià)1.數(shù)據(jù)覆蓋率一個(gè)電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)已收錄數(shù)據(jù)量和應(yīng)收錄數(shù)據(jù)量的百分比，它反映該檢索系統(tǒng)的資源擁有狀況2.鏈接系統(tǒng)數(shù)一個(gè)電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)所鏈接的其他電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的數(shù)量，是衡量該系統(tǒng)開放程度的指標(biāo)3.各類型數(shù)據(jù)比率4.查全率和查準(zhǔn)率5.響應(yīng)時(shí)間6.可存取性一個(gè)電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的易用程度7.費(fèi)用第五章電子文件的利用第一節(jié)：電子文件利用的特點(diǎn)及原則一、電子文件利用的特點(diǎn)1.共享性一份文件可供多人同時(shí)使用利用

26、者可在異地查詢使用文件利用者可在非工作時(shí)間內(nèi)查詢使用文件2.復(fù)用性3.交互性4.多樣性利用方式的多樣性利用內(nèi)容的多樣性5.開放性6.快捷性二、電子文件利用的原則1.廣泛原則2.便利原則3.安全原則內(nèi)容保護(hù)文件的完整性和真實(shí)性保護(hù)機(jī)密電子文件信息不受侵害措施嚴(yán)格執(zhí)行雙套備份制度采用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段限制利用方式4.經(jīng)濟(jì)原則三、電子文件利用中存在的問題1.社會(huì)環(huán)境方面的問題電子文件在現(xiàn)階段無(wú)法與紙質(zhì)文件相抗衡電子文件需求尚不旺盛，資源較少資金問題2.技術(shù)方面的問題文件信息的安全性難以控制文件信息對(duì)軟硬件平臺(tái)的依賴性強(qiáng)檔案部門與利用者的技術(shù)水平3.文件檔案工作自身的問題4.法律法規(guī)方面的問題電子文件公開

27、利用與保密問題網(wǎng)上電子文件利用中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題5.體制方面的問題6.政策標(biāo)準(zhǔn)方面的問題7.觀念心理方面的問題第二節(jié)電子文件開發(fā)利用的方式與方法一、電子文件資源開發(fā)的方式1.自行開發(fā)，面向最終用戶直接提供服務(wù)2.自行加工信息產(chǎn)品，提供給中間服務(wù)商3.與其他部門合作開發(fā)電子文件信息資源二、電子文件的編研根據(jù)客觀需要，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作1.編研時(shí)間大為縮短2.編研成品的內(nèi)容更為豐富集成多種類型的信息多種信息資源互相結(jié)合具有多種編排體例3.編研成品的形式更為多樣化4.編研成品的傳播更為方便快捷5.編研工作者的組成更為復(fù)

28、雜6.更應(yīng)該注意知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)三、電子文件提供利用的方式和方法采用多種有效的方式、方法，直接提供電子文件及其信息加工材料（檢索系統(tǒng)、編研成品等），及時(shí)準(zhǔn)確地滿足用戶的利用需求1.閱覽聯(lián)機(jī)閱讀網(wǎng)上閱覽單機(jī)閱覽脫機(jī)閱覽打印閱覽縮微閱覽閱覽利用所要具備的條件物質(zhì)條件人員條件制度條件2.出借：按一定的制度將有關(guān)文件借給用戶的服務(wù)方式3.復(fù)制供應(yīng)：以電子文件及其信息加工產(chǎn)品的各種載體形式的復(fù)制件向用戶提供利用的一種方式按載體不同分類軟盤復(fù)制、光盤復(fù)制、硬盤復(fù)制、磁帶復(fù)制按提供的方式不同分類異地復(fù)制、本地復(fù)制4.咨詢：檔案人員以電子文件信息為依據(jù)，以口頭或書面形式，為用戶解答有關(guān)電子文件及其管理狀況的一種

29、服務(wù)方式。本地咨詢異地咨詢通過信件電話傳真通過電子郵件在線交流5.網(wǎng)絡(luò)服務(wù)網(wǎng)站服務(wù)局域網(wǎng)服務(wù)四、電子文件利用的管理與統(tǒng)計(jì)1.電子文件利用的管理使用權(quán)限的審核提供利用拷貝的回收注意利用中的安全2.電子文件利用和統(tǒng)計(jì)通過采集電子文件利用工作過程中的各種數(shù)據(jù)并進(jìn)行量化分析，客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)地揭示電子文件利用工作中的特點(diǎn)和規(guī)律，從而指導(dǎo)電子文件利用工作，提高電子文件利用工作水平。利用統(tǒng)計(jì)的信息采集內(nèi)容：參照國(guó)家檔案局制定的檔案利用統(tǒng)計(jì)體系方法：主要采用自動(dòng)采集方法利用信息的歸類組合利用統(tǒng)計(jì)結(jié)果的輸出固定式統(tǒng)計(jì)分析圖表的輸出查詢式統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)的輸出第六章電子文件的保管第一節(jié)：電子文件保管概述一、電子文件

30、保管的范圍1.保證電子文件支撐環(huán)境的完整2.保證電子文件載體物理上的安全3.保證電子文件內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確二、電子文件保管的特點(diǎn)1.電子文件管理要貫穿于電子文件整個(gè)生命周期2.電子文件保管是支撐環(huán)境、載體和內(nèi)容保管的結(jié)合3.電子文件保管要依賴于許多相關(guān)參數(shù)4.電子文件保管是一項(xiàng)復(fù)雜的技術(shù)工程三、電子文件保管的難點(diǎn)1.保管和日常維護(hù)的技術(shù)難度增加2.電子文件管理成本增加3.結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響文件的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性4.電子文件的共享性給信息保管帶來(lái)不安全因素5.電子文件原始性確認(rèn)難度較大第二節(jié)：電子文件載體的保管一、電子文件載體的種類1.磁性載體磁記錄原理對(duì)磁記錄介質(zhì)的要求有較高的嬌頑力結(jié)構(gòu)有較

31、高要求磁帶：容量大、操作方便、成本低、速度慢硬盤溫氏硬盤：浮動(dòng)磁頭、固定盤片、容量大、速度快、可靠性高軟盤結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、價(jià)格便宜、便于攜帶、容量小、不穩(wěn)定2.光學(xué)載體光學(xué)記錄的原理光盤的結(jié)構(gòu)盤基、存儲(chǔ)介質(zhì)、保護(hù)層光盤的分類CD-ROM/R/RW DVD-ROM DVD+R/RW DVD-R/RW DVD-RA光盤的特點(diǎn)穩(wěn)定可靠，易于保存記錄密度高，存儲(chǔ)容量大非接觸式讀寫二、各種載體的特性比較1.存取速度硬盤光盤軟盤磁帶2.容量硬盤、磁帶、DVD光盤CD光盤軟盤3.價(jià)格硬盤磁帶光盤軟盤4.壽命光盤硬盤、磁帶軟盤三、電子文件載體的保管1、電子文件載體與紙質(zhì)載體的耐久性比較2.磁性載體對(duì)工作環(huán)境的要求適

32、宜的濕度適宜的溫度防灰塵防外來(lái)磁場(chǎng)防機(jī)械震動(dòng)防光線和有害氣體3.磁性載體的日常保管磁帶的保管選用好的磁帶機(jī)避免擠壓放在防磁柜中加強(qiáng)檢測(cè)與拷貝軟盤的保管豎直放置禁止觸摸盤片表面軟驅(qū)燈亮?xí)r不能取出盤片存放時(shí)設(shè)為寫保護(hù)狀態(tài)硬盤的保管避免頻繁開關(guān)電源防止在機(jī)器運(yùn)行時(shí)搬運(yùn)機(jī)器防止跌落碰撞禁止拆開硬盤盡量不要低級(jí)格式化4.光盤的保管適宜的溫濕度避免陽(yáng)光直射，防有害氣體和灰塵避免擠壓劃傷不能用化學(xué)清洗劑清洗四、電子文件載體的檢測(cè)與維護(hù)1.方法入庫(kù)檢測(cè)定期檢測(cè)定期拷貝2.應(yīng)注意的問題保證使用的設(shè)備可靠、完好對(duì)設(shè)備進(jìn)行病毒檢查應(yīng)有一個(gè)以上存放在不同地方的拷貝加強(qiáng)操作人員的培訓(xùn)建立電子文件維護(hù)管理的信息文檔第三節(jié)

33、：電子文件信息保護(hù)一、電子文件信息的安全性保護(hù)（一）信息安全規(guī)范1.計(jì)算機(jī)安全硬件、軟件、數(shù)據(jù)受到保護(hù)，不因偶然或惡意的原因而遭到破壞、更改、泄露，使系統(tǒng)保持連續(xù)正常運(yùn)行狀態(tài)。2.計(jì)算機(jī)安全的內(nèi)容實(shí)體安全運(yùn)行安全數(shù)據(jù)安全軟件安全通信安全3.制定安全規(guī)范（二）安全隱患1.技術(shù)方面黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒2.管理方面無(wú)意泄露、有意泄露、鉆空子（三）安全保護(hù)對(duì)策1.技術(shù)方面的對(duì)策信息加密技術(shù)對(duì)稱加密非對(duì)稱加密信息認(rèn)證技術(shù)數(shù)字簽名技術(shù)身份識(shí)別技術(shù)消息認(rèn)證防治計(jì)算機(jī)病毒病毒的特征危害性傳染性、隱蔽性潛伏性寄生性防病毒的措施預(yù)防為主，防治結(jié)合運(yùn)用各種軟硬件技術(shù)，確定查殺方案嚴(yán)格管理重視對(duì)重要數(shù)據(jù)的保護(hù)信息備份

34、備份設(shè)備備份技術(shù)磁盤鏡像、磁盤雙工、鏡像站點(diǎn)、服務(wù)器集群技術(shù)備份管理制度網(wǎng)絡(luò)安全防火墻：數(shù)據(jù)包過濾型、代理型、監(jiān)測(cè)型漏洞掃描技術(shù)入侵檢測(cè)技術(shù)2.管理方面的對(duì)策建立和健全法律制度建立安全管理制度建立電子文件運(yùn)動(dòng)過程自動(dòng)管理系統(tǒng)二、電子文件信息的可存取性保護(hù)（一）影響電子文件信息可存取性的因素1.軟硬件環(huán)境不兼容性2.文件格式不兼容性（二）對(duì)策1.軟硬件環(huán)境不兼容的對(duì)策保存相關(guān)軟硬件環(huán)境仿真制造一種能運(yùn)行過時(shí)軟硬件的軟件，在運(yùn)行過程中對(duì)過時(shí)軟硬件進(jìn)行模仿遷移將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境上的復(fù)制稱為遷移載體轉(zhuǎn)換保護(hù)技術(shù)2.文件格式不兼容對(duì)策盡量使用通用軟件隨時(shí)更新文件格式保存文件的格

35、式要統(tǒng)一第七章：電子文件管理系統(tǒng)第一節(jié)：電子文件管理系統(tǒng)概述一、信息系統(tǒng)的概念、模型和種類1.信息系統(tǒng)概念2.信息模型3.信息系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制4.計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)5.機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息系統(tǒng)的種類二、文件管理系統(tǒng)的概念和功能1.概念2.功能3.文件管理系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)的區(qū)別三、檔案計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)的概念和功能1.概念2.功能3.計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)的區(qū)別四、電子文件管理系統(tǒng)的概念和特點(diǎn)1.概念2.特點(diǎn)第二節(jié)：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)總述一、電子文件的形成特點(diǎn)分散性差異性隨意性脆弱性二、電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)原則整體性全程性安全性相關(guān)性綜合性自動(dòng)化后續(xù)性三、電子文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方式嵌入式聯(lián)合式獨(dú)

36、立式四、影響電子文件管理開發(fā)成敗的因素1.系統(tǒng)開發(fā)的理論和實(shí)踐基礎(chǔ)是否完善2.系統(tǒng)目標(biāo)是否明確3.項(xiàng)目規(guī)劃質(zhì)量的高低4.是否完整清晰地收集了系統(tǒng)用戶的功能需求5.對(duì)系統(tǒng)可能引起的變化是否有足夠的預(yù)見和應(yīng)對(duì)措施6.對(duì)效益原則的認(rèn)可和執(zhí)行程度第三節(jié)：電子文件管理的調(diào)查分析一、機(jī)構(gòu)宏觀環(huán)境的調(diào)查1.調(diào)查目的2.收集資料3.設(shè)計(jì)調(diào)查問題4.整理調(diào)查成果二、機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的調(diào)查1.調(diào)查過程2.整理調(diào)查結(jié)果第四節(jié)：電子文件管理系統(tǒng)功能需求分析一、文件需求調(diào)查1.收集資料2.分析資料3.整理調(diào)查成果二、質(zhì)量需求調(diào)查1.宏觀要求2.細(xì)節(jié)要求三、撰擬功能需求報(bào)告第五節(jié)：電子文件管理戰(zhàn)略的確定一、現(xiàn)有信息系統(tǒng)的評(píng)價(jià)1.區(qū)分現(xiàn)有系統(tǒng)2.分析現(xiàn)有系統(tǒng)3.整理調(diào)查結(jié)果二、確定電子文件管理戰(zhàn)略1.認(rèn)識(shí)方法體系2.確定方法體系3.對(duì)照文件管理的需求審視機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略第六節(jié)：電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施和評(píng)價(jià)一、電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)1.輔助編程2.制定政策、標(biāo)準(zhǔn)3.劃分權(quán)責(zé)4.設(shè)計(jì)工程流程5.擬訂系統(tǒng)測(cè)試計(jì)劃6.擬訂系統(tǒng)使用指南