球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方案課件

1、球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案1 球會系統(tǒng)借款及費用報銷 流程電子化方案 高爾夫球會系統(tǒng) 財務中心 資訊管理與技術部 2010年11月18日 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案2 提綱 背景與目標 操作指引-總則 操作指引-費用支出審批單 費用支出審批單樣例 操作指引-借款及費用支出審批單 借款及費用支出審批單樣例 費用支出審批單流程 借款及費用支出審批單流程 與財務NC系統(tǒng)接口 財務人員操作指引 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案3 1、背景與目標 l集團房地產系統(tǒng)、酒店系統(tǒng)、時興公司 已于2009年5月開始陸續(xù)啟用財務借款 及報銷電子流程，經過1年半的運行已 較成熟，提高了

2、審批效率、執(zhí)行性、可 控性 l參照高爾夫球會財務審批權限(2010 版)，計劃從2010年12月1日起，將 “資產處理及其他”除外在OA系統(tǒng)內啟 用相關電子流程 l計劃從2010年12月1日起取消報銷款項 的現(xiàn)金支付，實現(xiàn)銀行劃賬 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案4 2、設計方案-總則 經公司研究決定，現(xiàn)根據費用報銷流程 類別，在OA系統(tǒng)搭建費用支出審批單 及借款及費用支出審批單(合并 以往借款及后續(xù)報銷兩個獨立的紙質流 程) 費用報銷范圍：高爾夫球會財務審批 權限(2010版)，“資產處理及其他” 除外 流程發(fā)起權限：球會系統(tǒng)所有已開通OA 系統(tǒng)帳戶的人員 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電

3、子化方 案5 3、操作指引-費用支出審批單 流程適用范圍：沒有借款沒有借款的“報銷” 的審批 報銷類別 ： 制度性制度性1 1 ：手機話費、房屋租賃費、車輛費用、出差考察費 制度性制度性2 2：結婚禮金、生育禮金、住院慰問金、喪葬慰問金、住房公積金、 社會保險金、防暑降溫補助、其他 制度性制度性3 3：員工體檢費、企業(yè)文化經費、辦公室清潔費、水電費、辦公室通 訊費、宿舍租賃費、宿舍水電費、宿舍清潔費、宿舍維修費、宿舍配套用品 、宿舍其它費用、員工伙食補助費、飯?zhí)貌私?、飯?zhí)盟娰M、飯?zhí)们鍧嵸M、 飯?zhí)镁S修費、飯?zhí)梦锖钠?、開工利是 一般報銷一般報銷：接待費、住宿費、車費、機票、船票、員工餐費、電話費

4、、郵寄 費、路橋費、停車費、油費、車輛維修費、餐費、辦公費、營銷零星費用、 維修費(車輛維修除外)、培訓費、其它 經營性：經營性：專賣店商品、經營性維修材料、經營性材料、代收代支費用 稅費稅費1 1：各種稅費、金融機構費用 稅費稅費2 2：證照年審費、汽車養(yǎng)路費、汽車年審費、汽車年票、車船使用稅、 餐飲檢驗費、汽車保險費 業(yè)務費業(yè)務費(無發(fā)票情況) 一般報銷一般報銷- -有財務審批權限人員：有財務審批權限人員：有“財務審批權限”人員本人接待費、差 旅費報銷 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案6 3、設計方案-費用支出審批單 (續(xù)) 填表人員請在OA系統(tǒng)點擊“審批流程”“新 建流程” “借款

5、及報銷類” 費用支出 審批單，按以下指引要求完成并發(fā)起流程 同一電子表單只能申請一個類別的費用報銷 有“財務審批權限”人員本人的接待費、差旅費，即使報銷金 額在其審批權限內，也需要由其上級領導審批。請在電子表單 中的“報銷費用類別”中選擇“一般報銷-有財務審批權限人員 ” 如果申請超額報銷（須填寫人以相關制度費用報銷標準判斷） ，必須在“是否超出報銷標準”中選擇為“是” 1500元(人民幣)以上的“一般報銷”，除了將相關發(fā)票在原 始憑證粘貼單中貼好，然后掃描成一個PDF格式文檔并上傳到 相應的電子表單 如果所使用的掃描儀不支持直接生成PDF格式文檔，請先掃描成 一個或多個JPG圖像格式文檔，然

6、后使用電腦自帶的Cute PDF或 PDF Creator軟件“打印”轉換成單一的PDF格式文檔 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案7 3、設計方案-費用支出審批單 (續(xù)) 報銷人發(fā)起電子流程時，需同時將相關發(fā)票在原始憑 證粘貼單中貼好后且寫上電子表單左上角的“單號” ，并于當天遞交所在項目財務部門 如代其它項目報銷的費用須按每個項目填寫一張獨立電 子表單 流程發(fā)起后先由業(yè)務部門內部審批，完成后才流向“財 務核準人”作財務核對； 當費用需要分攤時，包括但不限于如：同一發(fā)票多人付 款(含跨部門、跨項目)；跨部門、跨項目同一筆費用一 人付款等，請注意以下填寫要求： 按費用付款人(即“報銷人”)

7、、“費用歸屬公司”、“一般報 銷項目”(“一般報銷”類別)作為拆分原則，每筆在“明細欄 ”中填寫為一行，必須在“用途或原因”欄目填寫跨部門發(fā)生 費用明細 報銷人的部門負責人審核時可以通過OA系統(tǒng)中的“溝通”、“ 轉辦”等功能征詢跨部門相關負責人的意見以便核實情況。 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案8 4、費用支出審批單樣例1 制度性-手機話費 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案9 4、 費用支出審批單樣例2 一般報銷 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案10 4、 費用支出審批單樣例3 一般報銷-有財務審批權限人員 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案11 5、操作指引-借款及費

8、用支出審批單 流程適用范圍：涉及借款及后續(xù)報銷借款及后續(xù)報銷的審批 可借款類別(與報銷類別一致)： 制度性制度性2 2：住院慰問金、喪葬慰問金、住房公積金、社會保險金、防 暑降溫補助、其他 制度性制度性3 3：員工體檢費、企業(yè)文化經費、辦公室清潔費、水電費、辦 公室通訊費、宿舍租賃費、宿舍水電費、宿舍清潔費、宿舍維修費 、宿舍配套用品、宿舍其它費用、員工伙食補助費、飯?zhí)貌私?、?堂水電費、飯?zhí)们鍧嵸M、飯?zhí)镁S修費、飯?zhí)梦锖钠?、開工利是 一般報銷一般報銷：接待費、住宿費、車費、機票、船票、員工餐費、電話 費、郵寄費、路橋費、停車費、油費、車輛維修費、餐費、辦公費 、營銷零星費用、維修費(車輛維修除

9、外)、培訓費、其它 稅費稅費1 1：各種稅費、金融機構費用 稅費稅費2 2：證照年審費、汽車養(yǎng)路費、汽車年審費、汽車年票、車船使 用稅、餐飲檢驗費、汽車保險費 一般報銷一般報銷- -有財務審批權限人員：有財務審批權限人員：有“財務審批權限”人員本人接待 費、差旅費報銷 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案12 5、設計方案-借款及費用支出審批單（ 續(xù)） 填表人員請在OA系統(tǒng)點擊“審批流程”“新建流程” “借款及報銷類” 借款及費用支出審批單， 按以下指引要求完成并發(fā)起流程 電子流程設計為在同一單據中處理借款及后續(xù)對應借款款項的 報銷 同一電子表單只能申請一個類別的借款 “借款人”欄目必須填寫

10、為公司經辦人員，如果是借款后支付 給外部供應商，請在“用途或原因”中注明“收款單位及其銀 行帳戶”等信息 同一借款申請，如果業(yè)務需要拆分為多筆支付，必須在電子表 單的“借款明細”中插入多行記錄并填寫好借款信息及相應的 支付方式 同一借款人未報銷的借款不能超過五單；特殊情況下不能執(zhí)行 “五單一清”制又急需借款的，必須在“未報銷借款超過五單 ”欄目中選擇為“是” 流程發(fā)起后先由業(yè)務部門內部審批，借款流程完成后， 借款人仍需到財務部門在已審批的電子表單打印稿上簽 名后才能支取借款。 借款仍以現(xiàn)金支付(個人名義借款)或支票借款(業(yè)務單位名義借 款) 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案13 5、設計

11、方案-借款及費用支出審批 單（續(xù)） 借款人支取借款后，OA中收到一條新的“待辦”；完成 業(yè)務后5天內，在上述“待辦”中提交后續(xù)報銷手續(xù) 報銷人填寫報銷明細時，需同時將相關發(fā)票在原始憑證粘貼 單中貼好后且寫上電子表單左上角的“單號”，并于當天遞 交所在項目財務部門 有“財務審批權限”人員本人的接待費、差旅費，即使報銷金 額在其審批權限內，也需要由其上級領導審批。請在電子表單 中的“報銷費用類別”中選擇“一般報銷-有財務審批權限人員 ” 如果申請超額報銷（須填寫人以相關制度費用報銷標準判斷） ，必須在“是否超出報銷標準”中選擇為“是” 1500元(人民幣)以上的“一般報銷”，除了將相關發(fā)票在原 始

12、憑證粘貼單中貼好，然后掃描成一個PDF格式文檔并上傳到 相應的電子表單 如果所使用的掃描儀不支持直接生成PDF格式文檔，請先掃描成 一個或多個JPG圖像格式文檔，然后使用電腦自帶的Cute PDF或 PDF Creator軟件“打印”轉換成單一的PDF格式文檔 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案14 5、使用指引-借款及費用支出審批 單（續(xù)） 對應每筆借款余額的處理： 正余額：流程業(yè)務審批結束后借款人必須于 完成業(yè)務后5天內將借款余額歸還財務，“財 務核準人”核對后才能完成流程 負余額：財務部門每星期匯總一次并劃賬到 借款人的“發(fā)薪帳戶” 從2010年12月1日起取消報銷款項的現(xiàn)金 支付，

13、實現(xiàn)銀行劃賬，財務部門將每星期 匯總一次并劃賬到報銷人的“發(fā)薪帳戶 ”,并將通過郵件形式將劃賬信息通知報 銷人員 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案15 6、借款及費用支出審批單樣例 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案16 7、費用支出審批單流程 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案17 8、借款及費用支出審批單流程 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案18 9、與財務NC系統(tǒng)接口 12月3日啟用球會系統(tǒng)借款、報銷單據與 財務NC系統(tǒng)接口； 接口提供自動上傳和手工上傳2種方式， 上傳出錯的單據需在NC系統(tǒng)手工錄入單 據； 合規(guī)傭金類別接口不作上傳處理； 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電

14、子化方 案19 10、財務人員操作指引 報銷人發(fā)起電子流程時，需同時將相關 發(fā)票在原始憑證粘貼單中貼好后當 天送交財務核對，財務接單人必須要求 報銷人對送交的單據進行登記 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案20 10、財務人員操作指引 填寫人在OA上填寫單據審批完成后傳到費用 會計，必須在收到已審批單據天內完成審 核（遇節(jié)假日順延），如果交單日期遲于審 批日期的，按交單日期天內完成審核。費 用會計根據已審批的費用支出審批單復核原 始單據（發(fā)票）的內容，已審批的費用支出 審批單與原始單據（發(fā)票）內容、金額等相 符的，費用會計在電子表單上審核并打印單 據粘貼在原始單據（發(fā)票）上面；如果已審 批的費用支出審批單與原始單據（發(fā)票）金 額、報銷類別等不相符，費用會計將已審批 的表單“駁回”填寫人，填寫人修改后，再 重新發(fā)起審批。 球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方 案21 10、財務人員操作指引 填寫人在OA上填寫單據審批完成后傳到費用 會計，費用會計根據已審批的借款單，核對 是否超出單借款(資訊部提供財務相關OA電 子流程的統(tǒng)計平臺)，并核對“未報銷借款 超過五單”欄目是否選擇為“是”（此 表示已經經過主管董事審批） 不超出單的借款，費用會計在電子表單上 審核并打印單據，通知借款人在規(guī)定的付款 日期辦理報銷