行政人員的時間管理

1、行政人員的時間管理行政人員的時間管理 2 Do not copy 歡迎來到行政人員學(xué)堂歡迎來到行政人員學(xué)堂 q聽完這三個小時的培訓(xùn)，你就能 知道什么是時間管理 知道時間管理都能幫自己什么忙 知道從哪些地方入手管理時間 v孔子孔子 “逝者如斯夫，不舍晝夜。逝者如斯夫，不舍晝夜?！?v沙士比亞沙士比亞 “時間的無聲的腳步，是不會因為我們有許多事情時間的無聲的腳步，是不會因為我們有許多事情 要處理而稍停片刻。要處理而稍停片刻?！?” 3 Do not copy 什么是時間管理什么是時間管理 4 Do not copy 你的時間是這樣的嗎？你的時間是這樣的嗎？ q 7:00-7:30起床刷牙洗臉化妝換

2、衣服拿上包包鎖門上班 q 7:30-8:20坐車上班ing q 8:30-9:30看Email、看新聞、回Email順便吃早飯 q 9:30-10:30市場部門會議，裝專心一小時 q 10:30-11:00部門會議記錄稿，后悔剛才沒仔細聽 q 11:00-12:00處理部門事務(wù)，中間被要求幫忙的張三李四王二打斷5次 q 12:00-12:30午飯 q 12:30-13:30午休時間把電話掛起來zzzZZZ q 13:30-14:30還在半夢半醒，只好處理Email，沒有Email也自己創(chuàng)造幾封出來，實 在不行上MSN q 14:30-15:30銷售部門會議，跟市場部的會議一樣無聊 q 15:3

3、0-16:00部門會議記錄稿，他們說的自己不記我又不懂，干嘛要我寫 q 16:00-16:30準備下午茶，當然還有吃 q 16:30-17:30處理部門事務(wù)，中間被電話騷擾5次，打電話騷擾別人5次 q 17:30-18:00以10%的效率工作 q 18:00-19:00終于下班了，被人群簇擁著一小時回家 q 19:00-20:30做飯，吃飯準備看電視 q 20:30老板打電話問明天的材料準備得怎么樣了，一語驚醒夢中人 q 20:45-23:00趕材料，中間罵老板10次，賭咒發(fā)誓下回一定上班的時候記得寫 5 Do not copy 討論討論 q 想一想，究竟自己來學(xué)習(xí)時間管理的原動力是什么？ q

4、 自己希望能夠?qū)崿F(xiàn)怎樣的時間管理？寫下來！ q 在最期望實現(xiàn)的三條結(jié)果下劃線 對自己時間管理的期望示例： 1.能按時完成老板交給的所有工作 2.每天晚上都有時間看電視 3.每個星期都有起碼一個下午的時間去健身 4.每天都有2個小時時間學(xué)習(xí)新的知識 6 Do not copy 那我們就需要那我們就需要時間管理時間管理 q 時間管理就是時間管理就是自我管理自我管理 q 時間管理就是一種能讓自己從時間的迷茫中掙脫出來，甚至?xí)r間管理就是一種能讓自己從時間的迷茫中掙脫出來，甚至 反過來駕馭時間的方法反過來駕馭時間的方法 q 自我管理即是自我管理即是改變習(xí)慣改變習(xí)慣, 以令自己更富績效以令自己更富績效,

5、更富效能更富效能 q 時間管理是管理時間管理是管理可管理的時間可管理的時間 7 Do not copy 時間管理的典范時間管理的典范 8 Do not copy 時間管理真的能幫助我們嗎？時間管理真的能幫助我們嗎？ 能！ 9 Do not copy 時間管理能幫助我們做什么？時間管理能幫助我們做什么？ q 突然發(fā)現(xiàn)世界其實還是很美好的 q 突然發(fā)現(xiàn)生活其實是很快樂的 q 突然發(fā)現(xiàn)自己在過去的一周里做了好幾件驚天地泣鬼神的大 事，非常有滿足感，并對即將到來的一周充滿期待 q 突然發(fā)現(xiàn)自己總是能跟上節(jié)奏，不再會因為擔(dān)心老板的批評 而惴惴不安了 q 突然發(fā)現(xiàn)自己有的是時間去逛街、健身、看電影 q 突

6、然發(fā)現(xiàn)周圍的人對你好感倍增 q 不過又突然發(fā)現(xiàn)事情還是做不完的 10 Do not copy 從哪里入手讓自己成為時間管理精英？從哪里入手讓自己成為時間管理精英？ q 分析 q 找到突破口 q 抓住重點 q 從強迫到自然 q 使用工具 11 Do not copy 分析之一：如果時間就是生命，以下因素就是正在謀分析之一：如果時間就是生命，以下因素就是正在謀 殺我的殺我的 q干擾干擾 q事情很多，東一下西一下做起來很辛苦事情很多，東一下西一下做起來很辛苦 q等待等待 q來者不拒來者不拒 q溝通不良溝通不良 q授權(quán)不足授權(quán)不足 q組織制度的障礙組織制度的障礙 q滿桌的文件滿桌的文件 q反正時間還早

7、反正時間還早 q工作情緒與情境工作情緒與情境 q完美主義完美主義 q煲粥煲粥 q對方計劃的變更對方計劃的變更 12 Do not copy 分析之二：哪些因素是可控的分析之二：哪些因素是可控的 q 干擾干擾 q 事情很多，東一下西一下做起來很辛苦事情很多，東一下西一下做起來很辛苦 q 等待等待 q 來者不拒來者不拒 q 溝通不良溝通不良 q 滿桌的文件滿桌的文件 q 反正時間還早反正時間還早 q 工作情緒與情境工作情緒與情境 q 完美主義完美主義 q 煲粥煲粥 請指出這些因素中，哪些 是我們曾經(jīng)意識到但沒有 去解決的問題？ 請指出這些因素中，哪些 是我們曾經(jīng)意識到但沒有 能力解決的問題？ 13

8、 Do not copy 分析之三：我們應(yīng)該先解決有能力解決只是沒有解決分析之三：我們應(yīng)該先解決有能力解決只是沒有解決 的問題還是先解決沒有能力解決的問題？的問題還是先解決沒有能力解決的問題？ q 等待等待 q 來者不拒來者不拒 q 滿桌的文件滿桌的文件 q 反正時間還早反正時間還早 q 完美主義完美主義 q 煲粥煲粥 但是對于但是對于“事情很多，東一下西一下做起來很辛苦事情很多，東一下西一下做起來很辛苦”這這 一條我們卻不得不面對一條我們卻不得不面對 這就是你的突破口！這就是你的突破口！ 14 Do not copy 分析之四：如果我們一天有分析之四：如果我們一天有10件事要辦，那么大概的件

9、事要辦，那么大概的 分布情況是怎樣的？分布情況是怎樣的？ 重要 不重要 緊急不緊急 3 32 2 III IIIIV 15 Do not copy 抓住重點之零：計劃抓住重點之零：計劃 3？ 3？2？ 2？ 重要 不重要 緊急不緊急 III IIIIV 16 Do not copy 抓住重點之零：計劃抓住重點之零：計劃 2 21 5 重要 不重要 緊急不緊急 III IIIIV 17 Do not copy 抓住重點之一：等待抓住重點之一：等待 q 現(xiàn)在是10點45分，11點有個會議，這十五分鐘我做點什么？ q 上班坐公車需要1個小時，這一個小時我除了提高警惕防小偷 和揩油的外能做點什么嗎？

10、q 去銀行辦事，叫號之后要排半小時隊我除了心急火燎地看著 那個該死的號碼牌外還能做點什么嗎？ 18 Do not copy 抓住重點之二：來者不拒抓住重點之二：來者不拒 q 有拒絕的理由，不必每次都要有理由。 q 拒絕太慢反而會造成抱怨太多。 q 害怕冒犯某人想好借口，當然越實話越好 19 Do not copy 抓住重點之三：滿桌的文件抓住重點之三：滿桌的文件 q 歸類，以自己熟悉的方式歸類 q 定位，以自己熟悉的方式定位 q 配件放在一個盒子里面，在家里也一樣 q 無意義的文件看一遍都嫌多，既然已經(jīng)看了，扔了吧 q 定期淘汰 20 Do not copy 抓住重點四：反正時間還早抓住重點四

11、：反正時間還早 q 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便盡早忘掉它. q 養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣 q 將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù) q 完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般 21 Do not copy 抓住重點五：完美主義抓住重點五：完美主義 q Windows操作系統(tǒng)耗時五年，花費數(shù)十億美元，占領(lǐng)PC90% 以上的份額，但幾乎每月都在發(fā)布補丁 q 獨立宣言也有錯別字 q 從完成度99%提高到99.9%需要花費十倍的精力 q 這就是為什么古人用“百尺竿頭更進一步”來形容取得成就 的不容易 22 Do not copy 抓住重點六

12、：電話粥抓住重點六：電話粥 q 如果是為了娛樂和消遣，那就煲吧 q 如果是為了聯(lián)絡(luò)感情，那繼續(xù) q 如果是為了討論晚上吃什么在哪里吃哪個小攤上的烤肉便宜 一毛錢說到自己都想不出說什么了還戀戀不舍的話，請面壁 去吧 23 Do not copy 使用工具之一：熟練使用工具之一：熟練 q 請注意以下數(shù)字： 當你能把運用Excel、Word、PowerPoint和Outlook這些 常用的辦公軟件的熟練程度提高10%，你每天為自己掙得 的時間大概是0.5小時，一個月就掙了15個小時，一年掙 180個小時，用這些時間你可以看120場電影，可以看240 集電視劇，可以去麗江古城泡7天，如果折合成工作時間

13、 的話是22.5天，恭喜你，年底雙薪到手了！ 24 Do not copy 使用工具之二：輔助使用工具之二：輔助 q 鬧鐘 q Outlook q 手機 q 白紙 25 Do not copy 從強迫到自然一：我知道沒有計劃不好，但是從強迫到自然一：我知道沒有計劃不好，但是 q 沒時間做計劃 q 工作差不多都是那一攤了，計劃有什么用？ q 好吧，就算我做了計劃，計劃也常常被打斷 q 計劃限制了我的自由 q 所以，還是到時候再說吧 26 Do not copy 從強迫到自然二：計劃只做重要的和見縫插針的從強迫到自然二：計劃只做重要的和見縫插針的 q 重要的或者跟別人協(xié)作的 事情是一定得做的，所以

14、 盡可能早地記在Outlook 里what？沒有時間限制？ 那就給自己設(shè)一個 q 當別人預(yù)約時開始習(xí)慣說： 您稍等一下，我查一下我 的日歷 q 不重要的單獨放在一塊， 等待、空閑的時候當課外 讀物 III IIIIV 27 Do not copy 從強迫到自然三：盡量不遲到從強迫到自然三：盡量不遲到 q 其實遲到說穿了就是反正還有時間 q 比較簡單一點的是對于重要的事情克服惰性 面試（提前十五分鐘） 與其他同事的會議 約會 上課 28 Do not copy 從強迫到自然四：檢查表從強迫到自然四：檢查表 q 檢查表 有理化的工作和任務(wù)，節(jié)省時間。比如經(jīng)常組織會議或者 培訓(xùn)，則把必須做的工作列表

15、，存檔，以后可以對照。 29 Do not copy 從強迫到自然五：左右互博從強迫到自然五：左右互博 q 同時做兩件事情 刷牙、洗臉、洗澡/聽收音機 坐車聽演講或者有聲音的錄音帶 q 同時做三件事情 走路健身、聽mp3學(xué)英語、上班。 q 實際上，人腦一次能處理7件事情 q 不過，不推薦一邊寫文稿一邊看小說 30 Do not copy 最后我們來一個高難度的：干擾排除最后我們來一個高難度的：干擾排除 78910111213141516171819 干擾頻率干擾頻率 時間時間 次次 31 Do not copy 干擾源在哪兒干擾源在哪兒 q 干擾的來源： 同事的打岔 電話干擾 辦公室環(huán)境 32 Do not copy 對于電話對于電話 q 你總有這種錯覺，不管來電者想要