SOP編寫規(guī)范（作業(yè)指導書）

1、 標準作業(yè)流程編寫程序 編制部門：企劃部適用區(qū)域：全國 總部 所有平臺其它：發(fā)布范圍：分銷全體培訓崗位：分銷主管以上及內(nèi)審員執(zhí)行負責人：王建輝流程owner：王礎文件批準人：王玲生效日期： 年 月 日填寫說明：1、 “執(zhí)行負責人”由起草人手簽姓名，“流程owner”由編制部門負責人手簽姓名，“文件批準人”需要編制部門上級領導手簽姓名。2、 適用區(qū)域、發(fā)布范圍、培訓崗位、生效日期需要執(zhí)行負責人進行勾選或者填寫。1 目的1.1 指導sop文件編寫者能夠高效的編寫出符合要求的文件。2 范圍2.1 此文件適合所有編寫sop（標準作業(yè)流程）的文件編寫人員。3 職責3.1 執(zhí)行負責人負責起草文件初稿，在文

2、件審批通過后執(zhí)行此文件，并反饋意見。3.2 流程owner審核文件初稿，對文件的有效性、合理性和兼容性負責，保證流程通俗易懂，邏輯嚴密，操作性強；對執(zhí)行負責人提出的反饋意見進行審核、匯總、修改。3.3 文件批準人作為文件最終定稿者，對文件的發(fā)生效力負責，對該文件與相關文件的兼容性進行審核。4 定義4.1 sop：sop是標準作業(yè)流程（standard operation procedure）英文的第一個字母的縮寫。為各部門共性的、可以固化的業(yè)務活動。4.2 工具書：制定的作為崗位快速參考的文件，例如：單位換算表，目標值等貼或放在工作區(qū)域附近用于員工工作時參考的文件，這類文件主要包括操作方法，測

3、試標準，流程圖等限于特定崗位使用的操作指南，可以作為程序文件的一部分，也可以單獨使用，也包括國家發(fā)布的一些制度法規(guī)，國家標準，技術標準等。4.3 附件：指sop文件中所引用的文件，執(zhí)行文件的同時也必須同時執(zhí)行的文件，主要包括管理規(guī)定，規(guī)章制度和標準，可以作為程序文件的一部分，也可以單獨使用。4.4 sop流程體系：共由四部分組成，sop規(guī)范制度表單手冊。其中，規(guī)范為各部門之間在共性流程操作之上的不同的業(yè)務管理的規(guī)定，是對sop的支持和補充；表單是與sop，和管理規(guī)范相匹配的單據(jù)、附件等文件；手冊是已經(jīng)固化的指導我們進行sop操作或執(zhí)行規(guī)范制度的指南性文件。5 程序說明5.1 流程編寫5.1.1

4、 程序文件包括以下內(nèi)容: (1) 首頁信息按照首頁的填寫說明進行填寫，是文檔的審批記錄和基本信息匯總。(2) 目的此程序的執(zhí)行目的。 (3) 范圍此程序文件所規(guī)定及涉及的業(yè)務范圍。 (4) 職責明確列出該程序的主要制定人及執(zhí)行人。 (5) 定義對程序中所使用的專門和特定名詞給出定義。 (6) 程序說明詳細表述具體工作的執(zhí)行方法來強調(diào)及解釋如何作，其重心是技術性、技巧性及可操作性，應涉及技術指標、標準、規(guī)范和記錄等。同樣可用文字，流程圖，表格，圖片等多種形式描述并可以用數(shù)字或字母標明前后順序，明了易懂。 (7) 記錄列出并在有可能的情況下附上本程序中所用的報告、記錄、表格、單據(jù)或電子記錄名稱和編

5、號。 - 參考文件及附件列出并在有可能的情況下附上本程序中所采用的重要參考文件，如參考的其它sop或企業(yè)內(nèi)部公文，需要注明編號。5.1.2 程序文件內(nèi)容的編碼 、字體及版面(1) 頁眉、頁腳設置- 頁眉設置見模板，涵蓋“文檔名稱”、“文檔編號”、 “文件負責人”。頁腳設置為空。- 特別說明：豎版和橫版的頁面設置需分節(jié)設置，不能同前一節(jié)。(2) 文件字體及格式 1 12磅（小四）粗宋體，自定義多級符號第1級1.1 11磅宋體，自定義多級符號第2級1.1.1 11磅宋體，自定義多級符號第2級(1) 11磅宋體，自定義多級符號第2級- 11磅宋體，自定義多級符號第2級5.1.2.2.1. 文件字體及

6、版面- 所有文字均采用宋體；- 封面文件名稱采用26號加粗宋體，編制部門采用16號加粗宋體； - 文件的題頭題尾和封面審核欄均已設定好，只需改動題頭的文件編號和相關綱要編號即可，文件頒布日期以文件的有效發(fā)放日期為準，由文控中心確定。正文大標題采用12號加粗宋體，小標題(或副標題)采用11號宋體，文件內(nèi)容采用11號宋體字；表格內(nèi)的的項目欄采用11號加粗宋體，內(nèi)容為10號宋體；流程圖標題為11號加粗宋體，其他標注及內(nèi)容均為10號宋體；- 紙的尺寸及文本邊框設置使用a4和常規(guī)尺寸，字間距為“標準”（normal），行間距為“最小值”（at least，22pt）不需另行設計。5.1.3 文件編號(1

7、) 業(yè)務流程編碼xxx-pxx 示例 sw-p01 其中：sw代表商務， p代表process流程的含義前邊的字母代表流程大類；后幾位代表該流程在本部門的流程編碼xxx-pxxxx 示例 sw-p01。(2) 規(guī)范制度編碼xxx-pxx-rxx 示例 sw-p01-r01 其中，r代表rule 管理規(guī)范的含義前邊的字母代表流程大類；r后幾位代表該規(guī)范的編碼(3) 表單編碼xxx-pxx-rxx-fxx 示例 sw-p01-f01 其中，f代表form 表單的含義前邊的字母代表流程大類；f后幾位代表對應的表單的編碼(4) 手冊編碼xxx-pxx-mxx 示例 sw-p01-m01 其中，m代表m

8、anual 操作手冊的含義前邊的字母代表流程大類； m后幾位代表對應的操作手冊編碼。(5) 培訓試題編碼：xxx-pxx-mxx 示例 sw-p01-t01 其中，t代表test考試的含義前邊的字母代表部流程大類； m后幾位代表對應的試題編碼。(6) 審計模版編碼：xxx-pxx-mxx 示例 sw-p01-a01 其中，a代表audit 審計的含義前邊的字母代表流程大類； m后幾位代表對應的試題的編碼。(7) 文件大類代號財務類cw人力資源hr企劃類qh物流類wl業(yè)務拓展類tzsop管理類qz產(chǎn)品管理類cp信用管理類xy行政綜合管理類xz法務類fw市場管理類sc銷售管理類xs商務類sw采購類cg信息數(shù)據(jù)類xx5.2 流程文件的附件5.2.1 流程文件的附件是支持和說明流程文件的附屬文件，是流程執(zhí)行不可缺少的一部分。對流程附件的修改，也必須按照sop管理流程qz-p03進行修改。5.2.2 sop文件中，除培訓試題和審計模板外的記錄或附件必須內(nèi)嵌在sop主程序文件中，具體方法如下：(1) 嵌入前需要準備好各記錄或附件的獨立文件（對于需要填寫的記錄，建議編輯后，選擇“另存為”，保存類型設置為“文檔模板”）。(2) 將光標移到在需要嵌入文檔的位置，點“插入”-“對象”（快捷鍵alt+i+o），切換