秘書辦事的學(xué)問

1、秘書辦事的學(xué)問秘書人員有兩大任務(wù)，一是辦事，二是當(dāng)參謀。近幾年來，當(dāng)參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經(jīng)驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學(xué)門卻議論較少。出于拋磚引玉的想法，試就”辦事”的學(xué)問作一番探討。 一、如何辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事項 （一）接受工作任務(wù)要弄清”三要素” 領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，大體都有”三要素”：一是內(nèi)容-辦什么事；二是時限-什么時間完成；三是要求-工作質(zhì)量，注意事項等等。秘書人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時，一定要把”三要素”搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。 （二）優(yōu)化辦事成果”三比較”。 辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑

2、弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是”利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。（三）把握好辦事”三形式” 辦事可能出現(xiàn)三種形式：1單一辦事-在同一時間內(nèi)完成一項工作任務(wù)；2交叉辦事-同時受領(lǐng)兩項工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時間或交叉時間內(nèi)完成；3穿插辦事-三項以上工作任務(wù)穿插在同一時間流程中進行。 （四）檢驗辦事效率”三標(biāo)準(zhǔn)” 秘書人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗，標(biāo)準(zhǔn)有三：l工作質(zhì)量，是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；2工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間

3、的情形；3對社會和群眾的影響，辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。 （五）向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命”三注意” 工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命，匯報完成任務(wù)的效果、時間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時要注意三點：1不失真。對完成任務(wù)情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿問題和缺點。2不吹噓。不借機自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。3不邀利。不因為完成了領(lǐng)導(dǎo)交辦工作。 二、如何辦好請辦事項 做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學(xué)的請辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。 （一）精心準(zhǔn)備，提出合理建議 （二）講究方法，選擇適當(dāng)形式