圖書倉庫管理制度收貨管理、發(fā)貨管理、單據(jù)管理辦法

1、倉庫入出管理制度為加強(qiáng)倉庫管理，規(guī)定倉庫管理業(yè)務(wù)操作，特制定本規(guī)定，倉庫管理人員必須嚴(yán)格按此規(guī)定進(jìn)行業(yè)務(wù)操作：一、收貨管理收貨就是圖書購進(jìn)部門接收發(fā)貨單位所發(fā)圖書并清點(diǎn)入庫的整個(gè)過程。圖書收貨包括以下步驟：1、倉位安排。此項(xiàng)工作后由倉庫主管具體負(fù)責(zé)。倉庫主管應(yīng)根據(jù)春、秋兩季不同品種、不同數(shù)量和業(yè)務(wù)采購部門的進(jìn)貨計(jì)劃，提前安排好圖書擺放倉位，設(shè)計(jì)好倉庫圖書擺放的示意圖，做好收貨前的準(zhǔn)備工作。倉庫安排應(yīng)做到有計(jì)劃，有安排。避免臨時(shí)亂擺亂放的現(xiàn)象發(fā)生。2、收貨登記。該工作由倉庫主管確定專人負(fù)責(zé)實(shí)施，主管對(duì)其工作要進(jìn)行監(jiān)管、檢查。（1）圖書商品到庫后，首先要認(rèn)清包件上所注明的收貨單位是否明確，然后按貨

2、運(yùn)單逐一清點(diǎn)應(yīng)收包件總件數(shù)。（2）檢查圖書包裝有無殘損，發(fā)現(xiàn)有破包、散包、破損、受潮等情況，應(yīng)當(dāng)時(shí)向運(yùn)輸部門進(jìn)行交涉，并按實(shí)際收貨情況進(jìn)行簽收，發(fā)現(xiàn)有包件數(shù)量短缺和質(zhì)量不符合要求的，應(yīng)及時(shí)向采購業(yè)務(wù)部門反映，并做好差錯(cuò)記錄，以備查處。（3） 認(rèn)真填寫好收貨入庫記錄，對(duì)收貨時(shí)間、總件數(shù)、收貨人、發(fā)貨單位，貨運(yùn)部門等均要按登記表進(jìn)行詳細(xì)登記。3、開包驗(yàn)貨。此項(xiàng)工作由主管負(fù)責(zé)實(shí)施，或由主管分派的人員實(shí)施。（1）總件數(shù)收清后，即可開包驗(yàn)貨，驗(yàn)貨時(shí)，要按發(fā)貨單逐個(gè)品種進(jìn)行驗(yàn)收，要認(rèn)真核對(duì)書名、版別、定價(jià)、冊(cè)數(shù)。驗(yàn)收完畢后應(yīng)由驗(yàn)貨人在發(fā)貨單位上簽上姓名和收貨日期。（2）收貨中發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，一是在原始發(fā)貨單上做

3、好記錄，二是及時(shí)向采購部門反映，由采購部門及時(shí)向發(fā)貨單位或運(yùn)輸部門查詢、傳真查詢、信件查詢等形式，查詢時(shí)間不能超過2天。差錯(cuò)查詢要做到件件有交待，事事有結(jié)果。（3）開包驗(yàn)貨時(shí)，按易清點(diǎn)、不損書的原則進(jìn)行擺放，不得破壞圖書的封面、書腰、書簽、光盤、磁帶等，不許在圖書上做任何記錄，不許將圖書直接放在地面上，防止圖書污、損、殘等現(xiàn)象發(fā)生。（4）一般情況下，從收貨、驗(yàn)貨到歸類擺放，大宗收貨在100件以上的，要在1個(gè)工作日內(nèi)完成，1000件以下的要在2個(gè)工作日內(nèi)完成。4、電腦錄入。該項(xiàng)工作由倉庫文員或業(yè)務(wù)部的采購員完成。（1）電腦錄入要認(rèn)真核對(duì)樣書，堵住差錯(cuò)源頭。（2）錄入數(shù)據(jù)的實(shí)物，要與發(fā)貨清單上的實(shí)

4、際書號(hào)、書名、數(shù)量、等相一致。（3）沒有把握的數(shù)據(jù)和信息資料，必須向有關(guān)責(zé)任人或領(lǐng)導(dǎo)詢問清楚后方可錄入，不得擅自做主。（4）當(dāng)日的收貨錄入工作，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。（5）錄入工作完成后，要認(rèn)真核對(duì)、復(fù)查，以免出現(xiàn)差錯(cuò)。5、分類管理存放。此項(xiàng)工作由倉庫主管組織、安排倉庫管理人員協(xié)同完成。（1）圖書要按照“合理、分版、美觀、易取”的原則進(jìn)行擺放，整包整箱的書，成課擺放；數(shù)量較大，不帶包裝的書，要打包擺放；數(shù)量較少，零散書全部上架、柜擺放，不準(zhǔn)混擺混放。（2）分版擺放的要做到分版清楚、品種醒目，擺放整齊。（3）倉庫圖書存放要使配書人員能迅速、準(zhǔn)確地找到存書位置。二、發(fā)貨管理發(fā)貨是指?jìng)}庫根據(jù)營銷部門的發(fā)

5、貨憑證，按發(fā)貨單所列的要求進(jìn)行配書、復(fù)核、包裝、發(fā)運(yùn)等一系列作業(yè)的總稱。發(fā)貨作業(yè)的一般程序是：1、制單。此項(xiàng)工作主要由業(yè)務(wù)部門的客服和門市部指定人員完成。1）倉庫發(fā)貨必須要有正式的發(fā)貨單為憑，沒有發(fā)貨憑單，任何人不得擅自進(jìn)行發(fā)貨。倉庫人員在領(lǐng)取發(fā)貨單時(shí)，應(yīng)具備簽字手續(xù)。2）倉管人員在拿到業(yè)務(wù)部門或門市部的發(fā)貨單后，要對(duì)所開單據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的審核。對(duì)未經(jīng)審核的發(fā)貨單，一律不得出單。對(duì)所發(fā)圖書的書名、數(shù)量、定價(jià)、收貨單位、收貨人、貨運(yùn)單位等是否清楚、正確，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)部門聯(lián)系更正。2、配書。此項(xiàng)工作由主管指派業(yè)務(wù)熟悉，有經(jīng)驗(yàn)的倉管人員完成 。一般情況下，當(dāng)日的單應(yīng)當(dāng)日配書發(fā)運(yùn)。1）倉庫拿到

6、發(fā)貨單后，應(yīng)進(jìn)行登記備注，配書人員應(yīng)先簽字后才能領(lǐng)取發(fā)貨單。2）配書人員在配書時(shí)，應(yīng)做到準(zhǔn)確、熟練、及時(shí)，對(duì)每一個(gè)品種，都要認(rèn)真、仔細(xì)的逐一劃鉤確認(rèn)。防止錯(cuò)配、漏配、多配、少配。配書完成后，配書人應(yīng)在發(fā)貨單上簽上配書的日期和姓名，待復(fù)核。3、復(fù)核。此項(xiàng)工作由主管安排責(zé)任心強(qiáng)，工作仔細(xì)的人員完成 。圖書配發(fā)完畢后，應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的復(fù)核制度，以防止錯(cuò)誤。復(fù)核人員要按照發(fā)貨單上的內(nèi)容逐個(gè)品種、逐項(xiàng)的進(jìn)行復(fù)核，并做劃鉤確認(rèn)。發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)配現(xiàn)象，要及時(shí)檢查校對(duì)糾正。經(jīng)確認(rèn)無誤后，復(fù)核人在配書單上簽字、以示負(fù)責(zé)。4、包裝。此項(xiàng)工作由復(fù)核人連續(xù)作業(yè)完成。1）復(fù)核完畢后，由復(fù)核人完成裝箱、打包工作，包裝時(shí)，按照“保護(hù)

7、圖書、方便運(yùn)輸”的原則；根據(jù)不同的圖書的特點(diǎn)，采用不同的包裝方式，以保證圖書的碼放，運(yùn)輸、打包過程中不致?lián)p壞。2）長途發(fā)運(yùn)的包件，必須用防水紙，包裝后圖書一律不得外露，短途和自提的包件，要捆扎牢固，便于客戶攜帶，需加編織帶的，在編織帶上要注明內(nèi)裝小件數(shù)。3）包裝完畢后，應(yīng)在包件外表醒目處，寫上收貨單位名稱，總件數(shù)和包件序號(hào)，并注明清單件，黃色貨單應(yīng)隨貨同行，兩件以上的必須注明發(fā)單件，整個(gè)包裝完成后，要在黃、紅兩單上注明發(fā)貨總件數(shù)。4）待運(yùn)。待運(yùn)的圖書應(yīng)分區(qū)碼放，對(duì)自提包件，送貨包件、發(fā)貨包件要區(qū)別碼放。1）待運(yùn)的包件要做到重不壓輕，大不壓小，成捆的包件不許倒放、重壓。2）裝車運(yùn)輸前，對(duì)待運(yùn)圖書

8、必須進(jìn)行出倉登記，對(duì)總件數(shù)（包括編織帶件和小件件數(shù)收貨單位、地址、電話號(hào)碼、貨運(yùn)單位等逐項(xiàng)進(jìn)行登記，并由運(yùn)輸司機(jī)、跟車發(fā)貨人員簽字驗(yàn)收。最后由出倉管理員確認(rèn)無誤后方可出庫。5 圖書運(yùn)送。由專職司機(jī)和指派的跟車發(fā)貨員完成。1）送貨員不能發(fā)生遺忘、損壞、私拿、送錯(cuò)等現(xiàn)象發(fā)生.要保證所發(fā)圖書貨物完好無損。2）貨運(yùn)部門發(fā)貨時(shí)，要認(rèn)真檢查貨運(yùn)部門所填貨運(yùn)單上的內(nèi)容是否與我方要求相符，對(duì)收貨人、收貨單位、電話號(hào)碼、總件數(shù)等逐項(xiàng) 進(jìn)行核對(duì)，以免錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、誤發(fā)現(xiàn)象發(fā)生。3）送貨發(fā)運(yùn)必須在經(jīng)銷商和客戶指定的貨運(yùn)公司發(fā)貨，不得隨意亂發(fā)。4）送貨完畢后，要及時(shí)對(duì)發(fā)貨情況回饋給倉庫主管或倉庫文員，并交回貨運(yùn)單據(jù)，倉庫文員要及時(shí)和出倉登記表進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)人員做帳。5）要做到安全行車無事故。6、差錯(cuò)處理。此項(xiàng)工作由發(fā)貨人員和倉庫主管完成。1）接到收貨單位的差錯(cuò)查詢后，倉庫主管應(yīng)立即組織人員進(jìn)行查找。首先要及時(shí)和貨運(yùn)部門取得聯(lián)系，查找運(yùn)輸途中的原因，然后核對(duì)庫存，查找發(fā)貨環(huán)節(jié)是否出錯(cuò)，根據(jù)簽字找出配書、復(fù)核、倉庫文員等經(jīng)辦人員進(jìn)行檢查。2、出現(xiàn)的差錯(cuò)要積極查找原因，認(rèn)真處理，不許推諉，確屬倉庫責(zé)任的，必須及時(shí)采取補(bǔ)救措施，同時(shí)給予責(zé)任人相應(yīng)的處罰。三、單據(jù)管理此項(xiàng)工作主要由倉庫文員、駕駛員、跟車發(fā)貨人進(jìn)行實(shí)施。1、