文書工作與檔案管理

1、文書的整理歸檔文書的整理歸檔 一、文書整理歸檔及其意義一、文書整理歸檔及其意義 二、文書整理歸檔的范圍和原則要求二、文書整理歸檔的范圍和原則要求 三、文書整理歸檔的方法和步驟三、文書整理歸檔的方法和步驟 文書整理歸檔及其意義文書整理歸檔及其意義 （一）文書整理歸檔（一）文書整理歸檔 文書歸檔整理是指將處理完畢的、具有一定考查利用價值的、應(yīng)作為文書歸檔整理是指將處理完畢的、具有一定考查利用價值的、應(yīng)作為 檔案保存的文件材料，按照他們在形成過程中聯(lián)系，以檔案保存的文件材料，按照他們在形成過程中聯(lián)系，以“件件”為單位，分為單位，分 類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。 1

2、 1）歸整的文書，必須是辦理完畢的）歸整的文書，必須是辦理完畢的 2 2）歸整的文書，必須具有一定的考查利用價值）歸整的文書，必須具有一定的考查利用價值 3 3）歸整的文書的材料介質(zhì)必須是紙質(zhì)的）歸整的文書的材料介質(zhì)必須是紙質(zhì)的 4 4）歸整的文書是以）歸整的文書是以“件件”為單位的為單位的 5 5）歸整文書的保管應(yīng)裝盒）歸整文書的保管應(yīng)裝盒 文書整理歸檔的范圍和原則文書整理歸檔的范圍和原則 一、文書整理的范圍一、文書整理的范圍 企事業(yè)單位的文書檔案歸檔范圍主要有：企事業(yè)單位的文書檔案歸檔范圍主要有： 1 1、黨群工作類方面的文件材料。、黨群工作類方面的文件材料。 2 2、行政管理類方面的文件

3、材料。、行政管理類方面的文件材料。 3 3、經(jīng)營管理類方面的文件材料。、經(jīng)營管理類方面的文件材料。 4 4、生產(chǎn)技術(shù)管理類方面的文件材料。、生產(chǎn)技術(shù)管理類方面的文件材料。 文書整理歸檔及其意義文書整理歸檔及其意義 （二）文書整理歸檔的意義 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查找利用和保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查找利用和 維護(hù)文書檔案的完整與安全，便于文書檔案的保管。維護(hù)文書檔案的完整與安全，便于文書檔案的保管。 二、文書整理歸檔的基本原則二、文書整理歸檔的基本原則 1 1、遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)、遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián) 系。系。 2 2、準(zhǔn)確

4、判定文件的保管期限。、準(zhǔn)確判定文件的保管期限。 3 3、適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，便于保管利用。、適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，便于保管利用。 文書整理歸檔的范圍和原則文書整理歸檔的范圍和原則 文書整理歸檔的范圍和原則文書整理歸檔的范圍和原則 三、文書整理歸檔的質(zhì)量要求三、文書整理歸檔的質(zhì)量要求 1 1、整理歸檔的文書應(yīng)該齊全完整、整理歸檔的文書應(yīng)該齊全完整 2 2、整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求、整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求 3 3、整理歸檔的文書材料的保管期限應(yīng)準(zhǔn)確界定、整理歸檔的文書材料的保管期限應(yīng)準(zhǔn)確界定 文書整理歸檔的方法和步驟文書整理歸檔的方法和步驟 編制編制 分類分類 方案

5、方案 類目類目 初初 步步 整整 理理 系統(tǒng)系統(tǒng) 整理整理 歸歸 檔檔 區(qū)區(qū) 分分 全全 宗宗 一、區(qū)分全宗一、區(qū)分全宗 1.1.全宗全宗：是一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機(jī)是一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機(jī) 聯(lián)系的文件整體。聯(lián)系的文件整體。 2.2.立檔單位立檔單位：是指構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)關(guān)、社會組織、個是指構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)關(guān)、社會組織、個 人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項(xiàng)目的組織者，通常稱為人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項(xiàng)目的組織者，通常稱為“全宗構(gòu)成全宗構(gòu)成 者者”。 一般機(jī)關(guān)單位，通常只管理一個全宗，專業(yè)檔案館則管理多一般機(jī)關(guān)單位，通常只管理一個全宗，專業(yè)檔案館則管理多 個全宗。個全

6、宗。 3.3.全宗的變化全宗的變化 （1 1）構(gòu)成全宗的立檔單位并非一成不變，該變化直接影響全總）構(gòu)成全宗的立檔單位并非一成不變，該變化直接影響全總 的劃分，如單位的合并、撤銷、增設(shè)等。的劃分，如單位的合并、撤銷、增設(shè)等。 （2 2）只有根本性變化才能改變?nèi)冢拘宰兓瘯r指牽涉到政）只有根本性變化才能改變?nèi)?，根本性變化時指牽涉到政 治性質(zhì)和基本職能的變化。治性質(zhì)和基本職能的變化。 （3 3）以下變化不影響全宗）以下變化不影響全宗： A.A.單位名稱改變單位名稱改變 B.B.領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系變更領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系變更 C.C.內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)調(diào)整內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)調(diào)整 D.D.工作地點(diǎn)在變更工作地點(diǎn)在變更 E.E.短期

7、停止活動后又恢復(fù)短期停止活動后又恢復(fù) 4.4.確定全宗確定全宗 判斷檔案所屬全宗，判斷檔案所屬全宗，關(guān)鍵關(guān)鍵是確定立檔單位是確定立檔單位檔案形檔案形 成者。成者。 實(shí)際工作中，常有一些文件經(jīng)過幾個立檔單位辦理，實(shí)際工作中，常有一些文件經(jīng)過幾個立檔單位辦理， 這樣的文件應(yīng)當(dāng)歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗類。這樣的文件應(yīng)當(dāng)歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗類。 二、全宗的特殊形式二、全宗的特殊形式 1.1.人物全宗人物全宗 定義：定義：社會知名人士在其一生活動中形成的檔案整體。歷史上社會知名人士在其一生活動中形成的檔案整體。歷史上 一些著名的家庭、家族所形成的檔案也屬于這一類。一些著名的家庭、家族

8、所形成的檔案也屬于這一類。 形成任務(wù)全宗的個人、家庭、家族也就是立檔單位。形成任務(wù)全宗的個人、家庭、家族也就是立檔單位。 包括：包括：與人物的手稿、著作、日記、信件、遺囑以及記載個人與人物的手稿、著作、日記、信件、遺囑以及記載個人 或家庭活動的全部有價值的材料，也包括別人撰寫的相關(guān)材或家庭活動的全部有價值的材料，也包括別人撰寫的相關(guān)材 料。料。但一般不包括人物在機(jī)關(guān)、單位任職時所處理的官方文但一般不包括人物在機(jī)關(guān)、單位任職時所處理的官方文 件原件件原件，如不把握這一界限，會導(dǎo)致許多全宗管理的混亂。，如不把握這一界限，會導(dǎo)致許多全宗管理的混亂。 2.2.全宗的補(bǔ)充形式全宗的補(bǔ)充形式 難以按全宗分

9、類或者不便于按全宗保管的特殊情況，可難以按全宗分類或者不便于按全宗保管的特殊情況，可 根據(jù)全宗原則采取某些變通方法。根據(jù)全宗原則采取某些變通方法。 主要分為三種：主要分為三種：“聯(lián)合全宗聯(lián)合全宗” “ “全宗匯集全宗匯集” “ “檔案匯集檔案匯集” 3.3.全宗群全宗群 三、全宗內(nèi)文件分類三、全宗內(nèi)文件分類 1.1.年度分類法年度分類法 2.2.組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法 3.3.問題分類法問題分類法 4.4.復(fù)式分類法：復(fù)式分類法：（1 1）年度年度- -組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu) （2 2）組織機(jī)構(gòu)）組織機(jī)構(gòu)- -年度年度 （3 3）年度）年度- -問題問題 （4 4）問題）問題- -年度年度 年

10、度分類法年度分類法 是以是以形成形成和和處理處理文件日期所屬的年度為依據(jù)進(jìn)文件日期所屬的年度為依據(jù)進(jìn) 行分類，將每一年形成的檔案分成一類的方法。行分類，將每一年形成的檔案分成一類的方法。 這是常用的方法，采用此法，應(yīng)這是常用的方法，采用此法，應(yīng)準(zhǔn)確判定文件所準(zhǔn)確判定文件所 屬的年度。屬的年度。 A.A.文件無明文件無明 確日期（主要確日期（主要 針對殘損或出針對殘損或出 土文件）土文件） 運(yùn)用多種方法，判定文件的準(zhǔn)確日期或者接近日運(yùn)用多種方法，判定文件的準(zhǔn)確日期或者接近日 期。如分析內(nèi)容、研究制成材料、字體、格式等。期。如分析內(nèi)容、研究制成材料、字體、格式等。 B.B.文件上有文件上有 兩個以

11、上日期兩個以上日期 且屬于不同年且屬于不同年 度度 應(yīng)根據(jù)文件特點(diǎn)，確定最能說明文件時間特點(diǎn)的應(yīng)根據(jù)文件特點(diǎn)，確定最能說明文件時間特點(diǎn)的 日期作為分類依據(jù)。日期作為分類依據(jù)。法規(guī)性文件法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為根據(jù)；以批準(zhǔn)日期為根據(jù)； 領(lǐng)導(dǎo)性文件領(lǐng)導(dǎo)性文件以簽署日期為根據(jù)；以簽署日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、 決算決算類文件以內(nèi)容針對的時間為根據(jù)；類文件以內(nèi)容針對的時間為根據(jù)；來往文書來往文書以收以收 文日期為依據(jù)。文日期為依據(jù)。 C.C.跨年度文件跨年度文件1.1.單份跨年文件：根據(jù)單份跨年文件：根據(jù) 文件內(nèi)容，歸入偏重的文件內(nèi)容，歸入偏重的 部分。部分。 2.2.一組有密切聯(lián)

12、系的文件：一組有密切聯(lián)系的文件： 如一次從如一次從20092009年持續(xù)到年持續(xù)到20112011 年的會議文件，可歸入年的會議文件，可歸入20112011 年。年。 組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法 1.1.將立檔單位每一個內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成的檔案分成一類，也將立檔單位每一個內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成的檔案分成一類，也 是常用的分類法。是常用的分類法。 2.2.優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)： （1 1）能客觀反映立檔單位各個組織機(jī)構(gòu)工作活動的面貌和）能客觀反映立檔單位各個組織機(jī)構(gòu)工作活動的面貌和 狀況，較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系。狀況，較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系。 （2 2）便于查找利用檔案。）便于查找利用檔案。 （3

13、3）有較明顯的客觀標(biāo)準(zhǔn)，簡便易行，歸類準(zhǔn)確。）有較明顯的客觀標(biāo)準(zhǔn)，簡便易行，歸類準(zhǔn)確。 3.3.條件：條件： （1 1）各組織部門間的檔案沒有被混淆，完整齊全。）各組織部門間的檔案沒有被混淆，完整齊全。 （2 2）立檔單位內(nèi)部組織健全，且相對穩(wěn)定。內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)）立檔單位內(nèi)部組織健全，且相對穩(wěn)定。內(nèi)部組織機(jī)構(gòu) 少、工作簡單，或者經(jīng)常變動的單位均不適合采用這種方少、工作簡單，或者經(jīng)常變動的單位均不適合采用這種方 法。法。 （3 3）對于機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)立的臨時性機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案，按組織）對于機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)立的臨時性機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案，按組織 機(jī)構(gòu)分類時，一般應(yīng)該和其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)一樣對待，單獨(dú)設(shè)機(jī)構(gòu)分類時，一般應(yīng)該和

14、其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)一樣對待，單獨(dú)設(shè) 類并排在最后一類。類并排在最后一類。 問題分類法問題分類法 1. 1. 又稱為內(nèi)容分類法，也是常用分類法之一。是按照檔案又稱為內(nèi)容分類法，也是常用分類法之一。是按照檔案 內(nèi)容所說明的問題來進(jìn)行分類。內(nèi)容所說明的問題來進(jìn)行分類。 2. 2. 與組織機(jī)構(gòu)分類法有很多共同點(diǎn)，也能較好地保持文件與組織機(jī)構(gòu)分類法有很多共同點(diǎn)，也能較好地保持文件 之間的聯(lián)系，能使相同性質(zhì)的檔案得到集中，可以減少同之間的聯(lián)系，能使相同性質(zhì)的檔案得到集中，可以減少同 類問題檔案分散的現(xiàn)象，便于檔案的查找和利用。類問題檔案分散的現(xiàn)象，便于檔案的查找和利用。 3. 3. 因區(qū)分判斷時人為因素較多，所

15、以，只有不能采用組織因區(qū)分判斷時人為因素較多，所以，只有不能采用組織 機(jī)構(gòu)分類法時，才會考慮使用該法。機(jī)構(gòu)分類法時，才會考慮使用該法。 復(fù)式分類法復(fù)式分類法 1.1.年度年度- -組織機(jī)構(gòu)：組織機(jī)構(gòu)：適用于李丹單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)偶有變化，適用于李丹單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)偶有變化， 但變化不復(fù)雜的現(xiàn)行機(jī)構(gòu)。但變化不復(fù)雜的現(xiàn)行機(jī)構(gòu)。 2.2.組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)- -年度：年度：適用于歷史檔案和撤銷機(jī)構(gòu)檔案。適用于歷史檔案和撤銷機(jī)構(gòu)檔案。 3.3.年度年度- -問題：問題：適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變動頻繁，檔適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變動頻繁，檔 案已無法按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類的全宗。案已無法按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類

16、的全宗。 4.4.問題問題- -年度：年度：適用于歷史檔案和撤銷機(jī)構(gòu)檔案。適用于歷史檔案和撤銷機(jī)構(gòu)檔案。 （一）（一）歸檔單位歸檔單位 1 1、單份文件，即自然件，一份文件為一件；、單份文件，即自然件，一份文件為一件； 2 2、特殊文件材料：主要是各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊等，每冊（本）、特殊文件材料：主要是各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊等，每冊（本） 內(nèi)容相對完整，具有獨(dú)立的檢索價值，應(yīng)按照其原來的裝訂方式，一冊（本）內(nèi)容相對完整，具有獨(dú)立的檢索價值，應(yīng)按照其原來的裝訂方式，一冊（本） 作為一件。作為一件。 3 3、文件的正本與定稿作為的一件。過厚時可作為若干件。、文件的正本與定稿作為的一件。過

17、厚時可作為若干件。（計(jì)算機(jī)及網(wǎng)（計(jì)算機(jī)及網(wǎng) 絡(luò)環(huán)境中形成的文件，沒有定稿的或打印稿上無修改手跡和領(lǐng)導(dǎo)人批示，其絡(luò)環(huán)境中形成的文件，沒有定稿的或打印稿上無修改手跡和領(lǐng)導(dǎo)人批示，其 打印定稿與正文完全一致的，可將正文與發(fā)文稿紙一并歸檔。）打印定稿與正文完全一致的，可將正文與發(fā)文稿紙一并歸檔。） 4 4、文件的正文與附件，作為完整的一件。 、文件的正文與附件，作為完整的一件。 5 5、會議記錄應(yīng)以每次會議作為一件。來文與復(fù)文作為一件。、會議記錄應(yīng)以每次會議作為一件。來文與復(fù)文作為一件。 6 6、有重要內(nèi)容的文件處理單，應(yīng)與被處理文件合為一件。文件處理單可、有重要內(nèi)容的文件處理單，應(yīng)與被處理文件合為一

18、件。文件處理單可 繼續(xù)放在文件的前面，算頁數(shù)。繼續(xù)放在文件的前面，算頁數(shù)。 7 7、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件應(yīng)視為一件。、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件應(yīng)視為一件。 8 8、復(fù)制件應(yīng)和原件作為一件歸檔。、復(fù)制件應(yīng)和原件作為一件歸檔。 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 1 1、修裱破損文件。、修裱破損文件。 2 2、復(fù)制字跡模糊或易退變的文件、復(fù)制字跡模糊或易退變的文件 3 3、超大紙張的折疊。、超大紙張的折疊。 4 4、去掉易銹蝕的金屬物。主要指永久、長期保存的文、去掉易銹蝕的金屬物。主要指永久、長期保存的文 件材料件材料 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 （三）文件的裝訂（三）文

19、件的裝訂 1 1、歸檔文件整理完畢后，固定文件的頁次方法。、歸檔文件整理完畢后，固定文件的頁次方法。 1 1）永久、長期保管的歸檔文件，采用不銹鋼訂書釘或使用縫紉）永久、長期保管的歸檔文件，采用不銹鋼訂書釘或使用縫紉 機(jī)在文件的左側(cè)或左上角裝訂；機(jī)在文件的左側(cè)或左上角裝訂；2 2）建議裝訂方式統(tǒng)一使用不銹鋼訂）建議裝訂方式統(tǒng)一使用不銹鋼訂 書釘裝釘，文件采用左側(cè)裝釘，左邊和下邊對齊。件內(nèi)文件材料較書釘裝釘，文件采用左側(cè)裝釘，左邊和下邊對齊。件內(nèi)文件材料較 厚的，可延用三孔一線的裝訂方法裝訂；厚的，可延用三孔一線的裝訂方法裝訂；3 3）已成冊不易拆釘?shù)?，可）已成冊不易拆釘?shù)?，?保持原貌不變；保

20、持原貌不變；4 4）短期保管的歸檔文件，可不拆訂，保持文件原貌）短期保管的歸檔文件，可不拆訂，保持文件原貌 文件裝訂文件裝訂 還有沒有還有沒有 其它方法其它方法 呢？呢？ 2 2、裝訂前文件排序：、裝訂前文件排序： 1 1）正本在前，定稿在后；）正本在前，定稿在后；2 2）正文在前，附件在后；）正文在前，附件在后；3 3）原件在）原件在 前，復(fù)制件在后；前，復(fù)制件在后；4 4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；5 5）計(jì)算機(jī)及其）計(jì)算機(jī)及其 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤螅? 6） 漢文本在前，

21、少數(shù)民族文本、外文本在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后；7 7）有文件處理單的，放）有文件處理單的，放 在最前并可加蓋歸檔章。在最前并可加蓋歸檔章。 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 （四）案盒內(nèi)文件的排列（四）案盒內(nèi)文件的排列 應(yīng)在分類方案的最低一級類目即條款和條目內(nèi)以應(yīng)在分類方案的最低一級類目即條款和條目內(nèi)以“件件”為單為單 位進(jìn)行排列位進(jìn)行排列 1 1、事由結(jié)合時間排列、事由結(jié)合時間排列 2 2、按事由結(jié)合重要程度排列、按事由結(jié)合重要程度排列 3 3、成套性文件可集中排列、成套性文件可集中排列 4 4、短期保管的文件可以按辦理完畢后歸檔的先后順序排列、短期保管的文件可以按辦理完畢

22、后歸檔的先后順序排列 人文藝體分院于人文藝體分院于20072007年年3 3月月1919日開始對日開始對20062006年度的文書材料進(jìn)行系統(tǒng)歸檔，年度的文書材料進(jìn)行系統(tǒng)歸檔， 有以下需要?dú)w檔文件：有以下需要?dú)w檔文件： 人文藝體分院人文藝體分院2005/20062005/2006學(xué)年第二學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃學(xué)年第二學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃（0606年年2 2月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2006/20072006/2007學(xué)年第一學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃學(xué)年第一學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃（0606年年9 9月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2005/20062005/2006學(xué)年第二學(xué)期學(xué)生工作計(jì)劃學(xué)年第二學(xué)期學(xué)生工作

23、計(jì)劃（0606年年2 2月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2006/20072006/2007學(xué)年第一學(xué)期學(xué)生工作計(jì)劃學(xué)年第一學(xué)期學(xué)生工作計(jì)劃（0606年年9 9月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2005/20062005/2006學(xué)年第二學(xué)期教學(xué)工作總結(jié)學(xué)年第二學(xué)期教學(xué)工作總結(jié)（0606年年6 6月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2006/20072006/2007學(xué)年第一學(xué)期教學(xué)工作總結(jié)學(xué)年第一學(xué)期教學(xué)工作總結(jié)（0707年年2 2月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2005/20062005/2006學(xué)年第二學(xué)期學(xué)生工作總結(jié)學(xué)年第二學(xué)期學(xué)生工作總結(jié)（0606年年7 7月）月） 人文藝體分院人

24、文藝體分院2006/20072006/2007學(xué)年第一學(xué)期學(xué)生工作總結(jié)學(xué)年第一學(xué)期學(xué)生工作總結(jié)（0707年年2 2月）月） 請問，假如以事由結(jié)合時間排列，應(yīng)該怎么樣排列？請問，假如以事由結(jié)合時間排列，應(yīng)該怎么樣排列？ 舉一例 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 （五）案盒內(nèi)文件的編號（五）案盒內(nèi)文件的編號 歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為 符號，并以符號，并以“歸檔章歸檔章”的形式在歸檔文件上注明。的形式在歸檔文件上注明。 歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上端居中的空白處加蓋歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上端居中的空白處加蓋“歸檔歸檔 章章”，并填寫有關(guān)

25、欄目的內(nèi)容。，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。 歸檔章的印泥采用紅色。禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn)歸檔章的印泥采用紅色。禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn) 行填寫。行填寫。 必備項(xiàng)目必備項(xiàng)目 選擇項(xiàng)目選擇項(xiàng)目 全全 宗宗 號號 年度年度 保管保管 期限期限 件件 號號 機(jī)機(jī) 構(gòu)構(gòu) 問問 題題 編號項(xiàng)目編號項(xiàng)目 室編件號室編件號 館編件號館編件號 形成和處理形成和處理 歸檔文件歸檔文件 的年度的年度 如如2003 永長短永長短YCD 分類方案最低一級類目內(nèi)按序從分類方案最低一級類目內(nèi)按序從1始標(biāo)注始標(biāo)注。 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 1 1、歸檔章格式、歸檔章格式 長長寬寬:(15:(153) 3) (8(8

26、2) mm2) mm （二）歸檔章具體的填寫方法（二）歸檔章具體的填寫方法 1 1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。 2 2、年度：填寫歸檔文件內(nèi)容針對的年度。、年度：填寫歸檔文件內(nèi)容針對的年度。如：一九八八年表示為如：一九八八年表示為“198198 8”8”，二，二0000二年表示為二年表示為“2002”2002”，不能簡化為，不能簡化為“98”98”、“02”02”。 3 3、機(jī)構(gòu)（問題）：參照十大分類的按一級類目填寫，如：黨群類、行、機(jī)構(gòu)（問題）：參照十大分類的按一級類目填寫，如：黨群類、行 政類、經(jīng)營類、生產(chǎn)技術(shù)類等。政類、經(jīng)營類、生產(chǎn)技術(shù)類等

27、。 4 4、期限：即文件的保管期限。如：永久，長期，短期。、期限：即文件的保管期限。如：永久，長期，短期。 5 5、件號：是固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識符號，也就是文、件號：是固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識符號，也就是文 件的排列順序號。件的排列順序號。 6 6、總頁數(shù)：指一件文件的總頁數(shù)。以文件中有圖文的頁面為一頁，空、總頁數(shù)：指一件文件的總頁數(shù)。以文件中有圖文的頁面為一頁，空 白頁不計(jì)數(shù)。白頁不計(jì)數(shù)。 歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼，當(dāng)文件上有頁碼時，無需重編，一歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼，當(dāng)文件上有頁碼時，無需重編，一 件內(nèi)的文件頁碼可累計(jì)；頁碼編在歸檔文件有圖文的頁面

28、，正面編在右下角，件內(nèi)的文件頁碼可累計(jì)；頁碼編在歸檔文件有圖文的頁面，正面編在右下角， 反面編在左下角。文件處理單放在每份文件的首頁。反面編在左下角。文件處理單放在每份文件的首頁。 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 （一）填寫案盒內(nèi)文件目錄（一）填寫案盒內(nèi)文件目錄 編目應(yīng)以編目應(yīng)以“件件”為單位進(jìn)行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一為單位進(jìn)行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一 條條目。條條目。 編目必須做到準(zhǔn)確、全面、細(xì)致。編目必須做到準(zhǔn)確、全面、細(xì)致。 掌握檔案計(jì)算機(jī)管理。掌握檔案計(jì)算機(jī)管理。 案盒填寫事項(xiàng)案盒填寫事項(xiàng) 歸歸 檔檔 文文 件目件目 錄錄 件號件號責(zé)任者責(zé)任者文號文號 題題 名名日期日期頁數(shù)頁數(shù)備

29、注備注 1 常 州 市 檔案局 常 檔 案 20028 號 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XX（附件：XXXXXXX） 200201082002010815 補(bǔ) 充 * 歸檔文件應(yīng)逐件按件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件按件號順序填寫歸檔文件目錄。 同一事由形成多份文件的，應(yīng)分別編目。同一事由形成多份文件的，應(yīng)分別編目。 填寫項(xiàng)目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。填寫項(xiàng)目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。 1 1、件、件 號：參照號：參照“歸檔章歸檔章”的室編件號填寫。的室編件號填寫。 2 2、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)

30、關(guān)。、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。 3 3、文、文 號：文件的發(fā)文字號。號：文件的發(fā)文字號。 4 4、題、題 名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照抄實(shí)錄。名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照抄實(shí)錄。 加擬標(biāo)題，外加加擬標(biāo)題，外加“ ” ” 號。號。 附件標(biāo)題抄錄，外加附件標(biāo)題抄錄，外加“（ ）”。 5 5、日、日 期：指文件的形成日期，以期：指文件的形成日期，以8 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。幾份文位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。幾份文 件作為一件時，應(yīng)以裝訂時的首份文件日期為準(zhǔn)。件作為一件時，應(yīng)以裝訂時的首份文件日期為準(zhǔn)。 6 6、頁、頁 數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)

31、。 7 7、備、備 注：注釋文件需說明的情況（文件的移出、修改、補(bǔ)充、破損、注：注釋文件需說明的情況（文件的移出、修改、補(bǔ)充、破損、 銷毀、秘級等）。內(nèi)容較多時，可在備注欄中加注銷毀、秘級等）。內(nèi)容較多時，可在備注欄中加注“”號，將具體內(nèi)容填號，將具體內(nèi)容填 入備考表中。入備考表中。 歸檔文件目錄歸檔文件目錄項(xiàng)目的填寫（一）項(xiàng)目的填寫（一） 歸歸 檔檔 文文 件件 目目 錄錄 全全宗宗名名稱稱 年年 度度 保保管管期期限限 機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)（問問題題） 歸檔文件目錄歸檔文件目錄項(xiàng)目的填寫（二）項(xiàng)目的填寫（二） 1 1、目錄組成：由目錄封面、歸檔文件目錄、也可內(nèi)加口取紙、目錄組成：由目錄封面、歸檔文件目

32、錄、也可內(nèi)加口取紙 以區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限組成。以區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限組成。 2 2、歸檔文件目錄的尺寸為、歸檔文件目錄的尺寸為A4A4型紙。型紙。 3 3、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。 4 4、企事業(yè)單位如參照十大類分類的按大類裝釘成冊；、企事業(yè)單位如參照十大類分類的按大類裝釘成冊； 5 5、參照機(jī)關(guān)整理的分不同保管期限分別裝訂成三冊（三個保、參照機(jī)關(guān)整理的分不同保管期限分別裝訂成三冊（三個保 管期限）。管期限）。 6 6、檔案盒中無須放置該盒的歸檔文件目錄。、檔案盒中無須放置該盒的歸檔文件目錄。 案盒填寫事項(xiàng)案盒填寫事項(xiàng) （二）填寫備考

33、表（二）填寫備考表 1 1、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、 移出、銷毀等情況。歸檔文件目錄備注有移出、銷毀等情況。歸檔文件目錄備注有“* *”號的，須在盒號的，須在盒 內(nèi)備考表中填寫詳細(xì)說明。內(nèi)備考表中填寫詳細(xì)說明。 2 2、整理人：負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名。、整理人：負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名。 3 3、檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。、檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 4 4、日期：歸檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔、日期：歸檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔 文件整理完畢的日期。

34、文件整理完畢的日期。 案盒填寫事項(xiàng)案盒填寫事項(xiàng) （三）填寫案盒封面、盒脊（三）填寫案盒封面、盒脊 外形尺寸為外形尺寸為310mm310mm220mm220mm（長（長 寬）。寬）。 厚度有厚度有10cmm10cmm、20mm20mm、30mm30mm、40mm40mm等等 四種。四種。 使用的檔案盒厚度要相對一致。使用的檔案盒厚度要相對一致。 全 宗 號 全 宗 號 B 0 1 5 年 度 年 度 2 0 0 2 保 管 期 限 保 管 期 限 永 久 * 機(jī) 構(gòu) （ 問 題 ） * 機(jī) 構(gòu) （ 問 題 ） 黨 群 工 作 類 室 室 2 3 3 7 館 館 起 止 件 號 起 止 件 號 盒 號 盒 號 2 案盒填寫事項(xiàng)案盒填寫事項(xiàng) 1 1、盒封面填寫：單位全稱或規(guī)范化簡稱。、盒封面填寫：單位全稱或規(guī)范化簡稱。 2 2、檔案盒背脊項(xiàng)目填寫：要求用藍(lán)、黑色墨水或墨汁、檔案盒背脊項(xiàng)目填寫：要求用藍(lán)、黑色墨水或墨汁 填寫。填寫。 3 3、檔