公司辦公設(shè)備日常管理制度.doc

1、公司辦公設(shè)備日常管理制度第一章總則一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。二、適用范圍。 本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺式電腦、打印機、復(fù)印機、電話、傳真機、投影儀、筆記本電腦、對講機等。三、相關(guān)部門職責(zé)。1、人力資源及行政管理部，主要負責(zé)辦公設(shè)備的采購申請受理、 采購、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、 設(shè)備調(diào)換等事宜。2、在總經(jīng)理批準(zhǔn)的情況下，一些部門也可自行購買設(shè)備。如安全護衛(wèi)部可自行購買對講機。3、設(shè)備使用部門，主要負責(zé)辦公設(shè)備的申購、使用、保管、維修保養(yǎng)等事宜。第二章辦公設(shè)備日常管理一、辦公設(shè)備的申請和購買。1、工作人員根據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購買申

2、請，并填寫辦公設(shè)備需求單 ，報部門負責(zé)人、人力資源及行政管第1頁共19頁理部負責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)；購買設(shè)備金額大于2000 元的需董事會批準(zhǔn)。2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及董事會審批后由人力資源及行政管理部專人購買。二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。1、設(shè)備需求部門根據(jù)審批的辦公設(shè)備需求單到庫房（人力資源及行政管理部負責(zé)）領(lǐng)取。2、對部門領(lǐng)取的設(shè)備進行編號，以便盤點。三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規(guī)范操作使用，各部門主管負責(zé)監(jiān)督檢查。2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修。由各部門參照規(guī)范，正確使用，注重平時保養(yǎng)。3、人力資源及行政管理部對辦公設(shè)備運行、保養(yǎng)情況進行監(jiān)督檢查，對設(shè)備的維修，更

3、換零件要進行登記備案。四、辦公設(shè)備維修管理1、設(shè)備發(fā)生故障無法使用時，設(shè)備使用人應(yīng)報人力資源及行政管理部網(wǎng)管員處理；網(wǎng)管員無法處理的，可報院技術(shù)支持部；都無法解決的由人力資源及行政管理部聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報修。2、在保修期內(nèi)的設(shè)備，人力資源及行政管理部應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進行維修；保修期外的設(shè)備，按照最經(jīng)濟可行的報修第2頁共19頁方案進行維修，包括委托維修商來完成任務(wù)，由部門主管按照維修的真實情況，填寫設(shè)備維修單中的“維修記錄”。五、建立維修檔案1、所有設(shè)備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力資源及行政管理部統(tǒng)一管理，主要包括設(shè)備名稱、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、維修內(nèi)容、維修費用、維修單位等。2、人

4、力資源及行政管理部應(yīng)定期統(tǒng)計、匯總維修情況，針對各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防與克服的措施，通知使用部門加以防范。六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督1、人力資源及行政管理部負責(zé)對辦公設(shè)備的使用進行不定期的檢查。2、人力資源及行政管理部對違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。七、辦公設(shè)備的盤點及賠償1、人力資源及行政管理部負責(zé)對公司所有辦公設(shè)備進行分類，并建立辦公設(shè)備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人承擔(dān)。八、辦公設(shè)備的報廢處理第3頁共19頁1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，要認真審核，確認不能再次利用后

5、，經(jīng)人力資源及行政管理部、總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。2、對決定報廢的辦公設(shè)備，人力資源及行政管理部應(yīng)做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關(guān)事項。3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。第三章辦公設(shè)備分類管理一、電腦的使用管理（一）專人收管1 每臺電腦指定專人上機，負責(zé)日常操作，其他人員不得隨意使用。2 電腦使用人員設(shè)密碼管理，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。（二）電腦的操作規(guī)定1 嚴禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項，嚴禁使用電腦玩游戲。2 不得使用未經(jīng)病毒檢查的u 盤，防止病毒入侵。3 嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機密的

6、文件資料。（三）病毒防護第4頁共19頁1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。2、對于計算機軟件的安裝（院限制安裝軟件除外）由使用部門自主決定。3、任何微機不得安裝游戲軟件。4、軟件使用前要確保無病毒。（四）硬件保護1、未經(jīng)人力資源及行政管理部批準(zhǔn)，任何人不得拆卸所使用的電腦設(shè)備。2、拆卸電腦設(shè)備時，必須采取防靜電措施。3、硬件維護后，必須將所有設(shè)備復(fù)原。4、各部門負責(zé)人必須認真落實本部門電腦以及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。5、各部門負責(zé)人必須采取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設(shè)備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。6、對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保

7、護電源。（五）電腦的保養(yǎng)1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。2、定期對電腦內(nèi)的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。第5頁共19頁二、電話的使用管理1、電話由人力資源及行政管理部統(tǒng)一負責(zé)管理，各部門主管負責(zé)監(jiān)督并控制使用。2、每次通話應(yīng)簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金。3、禁止撥打私人電話。4、（ 4）電話出現(xiàn)故障的可報工程維保部進行維修。三、打印機、復(fù)印機的管理1、為確保復(fù)印機的安全運轉(zhuǎn)，每天開機的時間不宜過長。2、打印或者復(fù)印完成后，必須及時取走文件，防止失密。3、禁止打印或復(fù)印私人資料。四、傳真機使用管理1、傳真機

8、放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處使用。2、不得使用傳真?zhèn)魉蛡€人資料，機密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、每天下班后，傳真設(shè)置成自動接收，防止遺漏重要文件。五、投影儀使用管理1、投影儀安置于公司會議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負責(zé)人申請。第6頁共19頁2、投影儀用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。六、筆記本電腦1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處借用。2、筆記本電腦用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。3、因工作需要，以個人名義借用筆記本電腦的需填寫筆記本電腦借用單 。七、對講機的使用管理1、對講機主要用于安全護衛(wèi)部。2、在上班期間，不得用對講機聊天。

9、3、對講機專人專用，不得借給無關(guān)人員使用。八、其他辦公設(shè)備的使用管理1、專管專用，公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員使用必須經(jīng)設(shè)備負責(zé)人同意。2、辦公設(shè)備要定期進行養(yǎng)護，以免老化影響使用。3、辦公設(shè)備的使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責(zé)任。第四章總則一、本制度由人力資源及行政管理部制定，解釋權(quán)歸辦公室所有。二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。第7頁共19頁附件 1 辦公設(shè)備需求單部門申請人申請日期設(shè)備名稱單位單價數(shù)量金額備注第8頁共19頁第9頁共19頁合計部門主管人行部負責(zé)人總經(jīng)理第10頁共19頁附件 2 維修登記表設(shè)備名稱設(shè)備使用人故障現(xiàn)象故障原因維修內(nèi)容維修費用維修單位維修日期第11頁共19頁第12頁共19頁附件 3 報廢物品清單物品編號物品名稱數(shù)量單價購買時間使用時間報廢原因第13頁共19頁第14頁共19頁以上物品本部門申請報廢處理意見部門主管：人行部意見第15頁共19頁同意報廢處理