醫(yī)院行政公文處理辦法

1、行政公文處理辦法第一章 總 則第一條 為使我院行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和公文處理效率，根據(jù)國務(wù)院辦公廳國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法及山東省、濟(jì)寧市有關(guān)文件精神，結(jié)合我院實際情況，特制定本辦法。第二條 行政公文是我院在行使管理職能過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。 第三條 公文處理指公文的擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作；公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。第四條 本辦法適用于我院行政部門中的公文處理工作。院長辦公室是醫(yī)院行政公文的管理部門，主管醫(yī)院行政公文

2、處理工作：并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各行政處室的公文處理工作。第五條 醫(yī)院各行政處室負(fù)責(zé)人主管本部門的公文處理工作，應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守公文處理辦法，并加強(qiáng)對本部門公文處理工作的檢查和領(lǐng)導(dǎo)。第二章 公文種類第六條 應(yīng)當(dāng)根據(jù)職權(quán)范圍、發(fā)文目的以及公文內(nèi)容、行文關(guān)系等，正確選用公文種類。我院常用公文種類主要有：(一)決定：適用于對醫(yī)院重要事項或重大行動做出安排；獎懲有關(guān)部門及人員。 (二)通告：適用于醫(yī)院在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 (三)通知：適用于發(fā)布醫(yī)院制定的規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；需要各處室周知、辦理或者執(zhí)行的事項：任免人員。醫(yī)院制定的規(guī)章制度、行政措施和其他

3、規(guī)范性文件可根據(jù)實際內(nèi)容分別冠以“規(guī)定”、“辦法”、“細(xì)則”等名稱，一般用“通知”形式印發(fā)。 (四)通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤傳達(dá)重要精神或者情況。 (五)報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 (六)請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn)。 (七)批復(fù)：適用于答復(fù)下級部門請示事項。 (八)意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。(九)函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問、請求批準(zhǔn)和答復(fù)有關(guān)事項。 (十)會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)院長辦公會議或其他重要會議情況和議定事項。(十一)周會記錄：適用于記載和傳達(dá)院周會會議精神。第三章 公文格式第七條 公文般由秘密等級和

4、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。公文的具體要求如下： (一)秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明密級和保密期限。密級分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級，其中“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（公文版頭）應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。我院常用行政公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識有二種：1.“濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院文件”。用于處理關(guān)系醫(yī)院全局比較重大的問題、需要上報的文件以及依照上級規(guī)定必須以濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院名義發(fā)文

5、的事項。上報的文件格式詳見“附件1”，院內(nèi)發(fā)文格式詳見“附件2”。2.“濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院”。用于對院內(nèi)各部門和科室發(fā)文，主要用于傳達(dá)院行政領(lǐng)導(dǎo)議定的工作意見，宣布、安排和布置常規(guī)的綜合性行政事務(wù)工作；向院外無隸屬關(guān)系的有關(guān)機(jī)關(guān)或單位請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，醫(yī)院對外聯(lián)系工作等。具體文件格式詳見“附件3”。(四)行政公文的發(fā)文字號包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦部門發(fā)文字號，不得有兩個發(fā)文字號。院級公文和業(yè)務(wù)性公文由院長辦公室統(tǒng)一掌握文號。同一發(fā)文形式(指同一種公文版頭)，按

6、統(tǒng)一順序編號；1涉及醫(yī)院全局性、綜合性問題的公文，統(tǒng)一編號為“濟(jì)醫(yī)附院院字200XX號”； 2.業(yè)務(wù)性公文，統(tǒng)一編號為“濟(jì)醫(yī)附院普字200XX號”。3.院級函件，統(tǒng)一編號為“濟(jì)醫(yī)附院函字200XX號”。4.院辦公會會議紀(jì)要，統(tǒng)一編號為“濟(jì)醫(yī)附院紀(jì)字200XX號”5.院周會紀(jì)錄，統(tǒng)一編號為“濟(jì)醫(yī)附院周會記錄200XX號” (五)上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。院內(nèi)發(fā)文時，標(biāo)題中可略去醫(yī)院名稱。除法規(guī)、規(guī)章、規(guī)定。 第四章 行文規(guī)則第十條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十一條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般

7、不得越級請示和報告。第十二條 各類公文應(yīng)貫徹黨政分開的原則，確因工作需要，黨政工團(tuán)組織、相關(guān)部門，可按照協(xié)商一致的原則聯(lián)合行文。第十三條 各部門有關(guān)工作方面的“請示”“報告”，除院領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的工作外，不得直接將公文交院領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)，更不得直接向醫(yī)院的上級機(jī)關(guān)行文。各項公文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意簽字后，加蓋部門公章后報院長辦公室。辦公室根據(jù)公文內(nèi)容分呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 第十四條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，不得多頭報送，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)，也不得抄送個人?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。第五章 發(fā)文辦理第十五條 醫(yī)院發(fā)文，主要是指以醫(yī)院名義對內(nèi)、

8、對外上報下達(dá)的公文，一般指院字、普字、紀(jì)字、周會記錄等發(fā)文及以醫(yī)院名義張貼的通告、通知等。發(fā)文辦理包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號、復(fù)核、打印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。(一)擬稿。醫(yī)院綜合性文件由院長辦公室負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門擬稿，其它業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)歸屬部門承辦。草擬行政公文應(yīng)注意： 1使用院長辦公室印制的擬文稿紙，對所列內(nèi)容要逐項填寫，在文稿中不得有貼頁、裁頁。擬文稿紙樣式詳見“附件4”2擬稿應(yīng)當(dāng)使用鋼筆、毛筆，有條件的應(yīng)當(dāng)使用電腦打印，不得使用圓珠筆或鉛筆。文稿已用電腦打印的，應(yīng)同時將軟盤送交院長辦公室；3擬稿應(yīng)當(dāng)做到情況屬實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正

9、確，篇幅力求簡短。4擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)說明緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。5人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫。具體的年、月、日。6公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。7公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。(二)審核。文稿擬就后：應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核并簽署意見后報院長辦公室復(fù)核，復(fù)核重點是審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。送審稿必須完整，附件必須與主件一同

10、送審。對于不符合有關(guān)要求的送審文稿，院長辦公室不予辦理；對于需作較大修改的送審文稿，退回擬稿部門重新修改后再送審核。 (三)簽發(fā)。院長辦公室復(fù)核后，一般本著誰主管誰負(fù)責(zé)的原則，文稿呈院長或分管院長審定、簽發(fā)；重要的請示、報告由院長簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)簽署意見、姓名和刁期。文稿一經(jīng)簽發(fā)，一般不準(zhǔn)改動。如確需改動，必須重新核稿，并報原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審定。(四)編號。文稿在院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后中院長辦公室編排發(fā)文號。(五)打印。打印公文要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。(六)校對。一校及二校由擬稿人負(fù)責(zé)校對人員應(yīng)在發(fā)文底稿上簽字。(七)用印。文件印制完畢，經(jīng)院長辦公室再次核對無誤后，加蓋公章。 (八)登記、分發(fā)。行政公文的擬文稿紙、

11、修改底稿和三份公文留院長辦公室存檔、登記。行政公文裝訂完畢后，由擬文部門向院內(nèi)、院外分發(fā)。公文發(fā)出后，如發(fā)現(xiàn)錯誤，應(yīng)及時更正。第六章 收文辦理第十六條 醫(yī)院收文主要是指上級機(jī)關(guān)來文和其他單位來文。辦理收文的主要程序包括：簽收、登記、批辦、分送、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。 (一)簽收。醫(yī)院外來文件由院長辦公室簽收。(二)登記。醫(yī)院收文統(tǒng)一由院長辦公室拆封、登記。(三)批辦。收文送院長辦公室主任提出批辦意見后送院領(lǐng)導(dǎo)或者有關(guān)部門閱辦。批辦的主要原則： 1.重要文件，批呈所有院領(lǐng)導(dǎo)閱示，并由主要領(lǐng)導(dǎo)批示：2.業(yè)務(wù)文件，按職責(zé)分工批呈分管惋領(lǐng)導(dǎo)閱示：3.緊急文件，可由分管領(lǐng)導(dǎo)先閱，急辦文件復(fù)印后

12、先轉(zhuǎn)有關(guān)部門；4.具體事務(wù)性文件，批轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)部門閱辦。 (四)分送。院長辦公室按批辦意見分別送達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門；院領(lǐng)導(dǎo)閱示后的文件，院長辦公室依批示將文件交承辦單位；各部門不得隨意橫傳公文。 (五)承辦。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回院長辦公室并說明理由。涉及多個部門辦理的公文，主辦部門應(yīng)當(dāng)與協(xié)辦部門主動協(xié)商，及時處理。(六)催辦。對各類文件的辦理情況，由院長辦公室負(fù)責(zé)催促辦理，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第十七條 上級來文要求醫(yī)院貫徹執(zhí)行的，按院領(lǐng)導(dǎo)

13、批辦意見，根據(jù)涉及范圍的大小，可采取下列方式傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行：(一)將原文復(fù)印或翻印送至有關(guān)部門傳閱；(二)醫(yī)院發(fā)布實施意見；(三)醫(yī)院制訂和發(fā)布實施細(xì)則、辦法；(四)在一定范圍內(nèi)召開會議傳達(dá)。第十八條 上級政府及其部門召開會議所發(fā)公文，除明確發(fā)給與會人員的外：參加會議的我院人員必須在會后及時將公文原件全部交院長辦公室接收。醫(yī)院各部門收到的上級政府及其部門的公文，全部將公文原件交到院長辦公室接收。 第七章 公文歸檔與管理第十九條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和我院有關(guān)規(guī)定，由院長辦公室統(tǒng)一及時整理(立卷)、歸檔，其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 第二十條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和，保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映醫(yī)院主要工作情況，便于保管和利用。第二十一條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。 第二十二條 上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)或院長辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)力口蓋醫(yī)院公章，視同正式公文管理。第二十三條 不具備歸檔和存查