Project 教程下載 - 第1章Delphi簡介

1、第5章 文件的格式化與打印第5章 文件的格式化與打印本章內(nèi)容：n 自定義視圖并預(yù)覽其打印樣式n 繪制“甘特圖”視圖的圖部分n 更改項目計劃中文本的格式n 編輯和打印報表在本章中，您將使用Microsoft Office Project 2007的格式化功能來改變數(shù)據(jù)顯示方式，并在“打印預(yù)覽”窗口中預(yù)覽結(jié)果。第1章曾介紹過，Project計劃實際上是信息數(shù)據(jù)庫，不同于Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫文件。通常無法一次看到項目計劃中的所有數(shù)據(jù)。您通常只關(guān)注想查看的那部分計劃。視圖和報表是查看和打印計劃數(shù)據(jù)的最常見方式。在這兩種情況下(特別是在使用視圖時)，您都可以不斷地格式化數(shù)

2、據(jù)以滿足需要。Project圖形化表示任務(wù)的主要方式是用“甘特圖”視圖圖部分的條形圖。它們被稱為甘特條形圖。在甘特圖中，任務(wù)、摘要任務(wù)和里程碑都以甘特條形圖或符號表示，每一種類型的條形圖都有自己的格式。無論何時使用甘特圖，要牢記它用于表示項目計劃中的 任務(wù)。提示 本章介紹Project中一些較簡單的視圖和報表格式化功能。在第1012章會介紹更多關(guān)于格式化、打印和發(fā)布項目計劃的內(nèi)容。需要特別注意的是新版本的Project引入的可視報表。在本書的第部分中，您會使用可視報表。重要提示 在使用本章的練習(xí)文件之前，需要先將它們安裝到默認(rèn)位置，參見前言獲得安裝提示。5.1 創(chuàng)建“自定義甘特圖”視圖甘特圖已

3、成為可視化項目計劃的標(biāo)準(zhǔn)方式。在20世紀(jì)早期，美國工程師Henry Gantt開發(fā)了條形圖，用它顯示隨著時間的流逝資源的使用情況。對于許多人而言，甘特圖就是項目計劃的代名詞。在Project中，默認(rèn)視圖就是“甘特圖”視圖。在Project中工作時，大部分時間都是使用這種視圖。“甘特圖”視圖由兩部分組成：左邊的表和右邊的條形圖。條形圖包括一個橫跨頂部的時間刻度，它表明時間單位。圖中的條形是表中任務(wù)的圖形化表示，表示的內(nèi)容有開始時間和完成時間、工期及狀態(tài)(例如，任務(wù)中的工作是否已經(jīng)開始進(jìn)行)。圖中的其他元素如鏈接線，代表任務(wù)間的關(guān)系。甘特圖是在項目管理業(yè)界廣泛應(yīng)用并為人們充分理解的項目信息的表示形

4、式。提示 默認(rèn)情況下，在啟動Project時，會顯示“甘特圖”視圖。但是，可以更改設(shè)置，將任意視圖作為啟動視圖。在“工具”菜單中，單擊“選項”。在“選項”對話框中，單擊“視圖”標(biāo)簽。在“默認(rèn)視圖”框中，單擊想要設(shè)置的視圖。下一次啟動Project及新建項目計劃時，就會出現(xiàn)您選擇的視圖?！案侍貓D”視圖的默認(rèn)格式適合在屏幕上查看、與其他程序共享以及打印。但是，可以更改甘特圖中幾乎所有元素的格式。在下面的練習(xí)中，將著重修改甘特條。格式化甘特條有以下三種截然不同的方法。n 使用“條形圖樣式”對話框(單擊“格式”菜單中的“條形圖樣式”命令打開此對話框)格式化一類甘特條。在此情況下，對特定類型的甘特條(如

5、摘要任務(wù))所做的格式修改會應(yīng)用于甘特圖中所有此類型的條形圖。n 使用甘特圖向?qū)?單擊“格式”菜單中的“甘特圖向?qū)А泵?格式化一類甘特條。此向?qū)Оㄒ幌盗械捻撁?，在其中可為甘特圖中最常用的甘特條選擇格式選項。使用甘特圖向?qū)鼓床襟E執(zhí)行一些格式化操作，而這些操作在“條形圖樣式”對話框中也可執(zhí)行。n 直接格式化單個甘特條。此種格式修改不會影響甘特圖中的其他條形圖?？梢噪p擊甘特圖中的某一甘特條，或單擊“格式”菜單中的“條形圖”命令來查看該條形圖的格式選項。 在下面的練習(xí)中將創(chuàng)建自定義甘特圖并使用甘特圖向?qū)λ鼞?yīng)用預(yù)定義的格式，然后預(yù)覽打印結(jié)果。確保已啟動Microsoft Office Proje

6、ct 2007。重要提示 如果使用的是Project Professional，可能需要一次性的設(shè)置，使用“計算機(jī)”賬戶并脫機(jī)工作。這樣確保使用的本章練習(xí)文件不會影響Project Server數(shù)據(jù)，詳情參見1.3節(jié)。打開DocumentsMicrosoft PressProject 2007 SBSChapter 5 Simple Formatting 文件夾下的Wingtip Toys Commercial 5a。也可以通過下述方法訪問本書的練習(xí)文件：單擊“開始”|“所有程序”|Microsoft Press| Project 2007 SBS，然后選擇想打開的文件所屬章的文件夾。(1)在

7、“文件”菜單下，單擊“另存為”，出現(xiàn)“另存為”對話框。(2)在“文件名”框中，輸入Wingtip Toys Commercial 5，然后單擊“保存”。接下來將顯示項目摘要任務(wù)來查看項目的頂層或匯總的詳細(xì)信息。Project會自動產(chǎn)生項目摘要任務(wù)，但默認(rèn)情況下是不顯示的。(3)在“工具”菜單下，單擊“選項”。(4)在“選項”對話中，單擊“視圖”標(biāo)簽。(5)在“”的大綱選項”下，勾選“顯示項目摘要任務(wù)”復(fù)選框，然后單擊“確認(rèn)”。Project在“甘特圖”視圖的頂部顯示項目摘要任務(wù)。在項目摘要任務(wù)的“工期”域中有可能顯示#號，或是部分值。如果是這樣，完成步驟(6)。(6)雙擊“工期”列列標(biāo)題的右邊

8、緣，擴(kuò)展該列以便看到完整值。提示 也可雙擊列標(biāo)題的任何一處，在出現(xiàn)的“列定義”對話框中，單擊“最佳匹配”按鈕。要快速移動垂直分隔條到表中最近列的邊緣，雙擊分隔條?！肮て凇绷凶儗挘梢燥@示列中最寬的值，如圖5.1所示。圖5.1 加寬列顯示完整值接下來將創(chuàng)建“甘特圖”視圖的副本以使對格式的修改不會影響原始的“甘特圖”視圖。(7)在“視圖”菜單下，單擊“其他視圖”。出現(xiàn)“其他視圖”對話框，在其中，當(dāng)前視圖(“甘特圖”視圖)是選中的。(8)單擊“復(fù)制”按鈕。出現(xiàn)視圖定義對話框，如圖5.2所示。“名稱”域包含新視圖的建議名稱，新視圖的名稱將會出現(xiàn)在“其他視圖”對話框中，選定后還會出現(xiàn)在“視圖”菜單中。注

9、意“名稱”域中的符號&，它是表示新視圖名稱鍵盤快捷符號的代碼，如果希望創(chuàng)建鍵盤快捷方式，需要包含此 符號。(9)在“名稱”域中，輸入“自定義甘特圖”，然后單擊“確定”。視圖定義對話框關(guān)閉。在“其他視圖”對話框中會出現(xiàn)“自定義甘特圖”視圖并且被選中，如圖5.3所示。(10)在“其他視圖”對話框中，單擊“應(yīng)用”按鈕。(11)在“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄中，單擊“滾動到任務(wù)”。圖5.2 視圖定義對話框圖5.3 自定義甘特圖此時，“自定義甘特圖”視圖是原始“甘特圖”視圖的精確副本，所以兩個視圖看起來是相同的。注意，視圖左邊緣的視圖標(biāo)題已經(jīng)更新。接下來將使用甘特圖向?qū)г凇白远x甘特圖”視圖的圖部分中格式化甘特條和里

10、程碑。(12)在“格式”菜單中，單擊“甘特圖向?qū)А?，出現(xiàn)甘特圖向?qū)У臍g迎界面，如圖5.4所示。圖5.4 甘特圖向?qū)У臍g迎界面(13)單擊“下一步”，出現(xiàn)甘特圖向?qū)У南乱粋€界面。(14)單擊“其他”，在“其他”選項旁邊的下拉列表中，單擊“標(biāo)準(zhǔn)：樣式4”，如圖5.5所示。圖5.5 選擇其他樣式提示 如果想在向?qū)е胁榭雌渌麅?nèi)置的甘特圖樣式，在“其他”列表框中選擇相應(yīng)樣式，在向?qū)Т翱谧筮吙深A(yù)覽該樣式。確保選中“標(biāo)準(zhǔn)：樣式4”。(15)目前只需在甘特圖向?qū)е凶鲞@一個選擇，因此單擊“完成”按鈕。甘特圖向?qū)У慕Y(jié)束頁出現(xiàn)。(16)單擊“開始設(shè)置格式”按鈕，然后單擊“退出向?qū)А卑粹o。甘特圖向?qū)ⅰ皹?biāo)準(zhǔn)：樣式4”

11、應(yīng)用于自定義甘特圖，然后向?qū)шP(guān)閉。結(jié)果如 圖5.6所示。圖5.6 應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)：樣式4”可以看到“標(biāo)準(zhǔn)：樣式4”對項目計劃的格式化效果。注意項目計劃中的數(shù)據(jù)并沒改變，只有格式發(fā)生改變。這些格式化改變只影響“自定義甘特圖”視圖，Project中的所有其他視圖并未受影響。接下來將格式化單個的甘特條形圖。您希望使Hold auditions任務(wù)的甘特條形圖更具視覺吸引力。(17)單擊任務(wù)5的名稱Hold auditions。(18)在“格式”菜單中，單擊“條形圖”。(19)在“條形圖形狀”選項卡中，在“中部”區(qū)域中，單擊“顏色”框。(20)單擊藍(lán)色，然后單擊“確定”。Project將藍(lán)色應(yīng)用到任務(wù)5的

12、甘特條形圖，如圖5.7所示。在練習(xí)的結(jié)尾要預(yù)覽“自定義甘特圖”視圖。屏幕上所見與打印頁上所見基本相同，下面驗證這種情況。(21)在“文件”菜單下，單擊“打印預(yù)覽”。Project在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“自定義甘特圖”視圖，如圖5.8所示。在本章和第11章中，將在“打印預(yù)覽”窗口中做更多操作。重要提示 如果您使用繪圖儀(一種用于畫圖、表和其他線形圖的裝置)作為默認(rèn)打印機(jī)或默認(rèn)打印機(jī)的頁面大小不同，那么在“打印預(yù)覽”窗口中所見可能會與此處 不同。(22)在“打印預(yù)覽”工具欄中，單擊“關(guān)閉”。圖5.7 格式化任務(wù)5的甘特條形圖圖5.8 在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“自定義甘特圖”視圖如果愿意，可以現(xiàn)在

13、打印項目，但就本章的學(xué)習(xí)目標(biāo)而言，預(yù)覽就已足夠。在Project中打印時，“打印”對話框(可以通過單擊“文件”|“打印”打開)提供許多選項。例如，可以針對時間刻度視圖如“甘特圖”視圖選擇打印特定的日期段，或者打印特定頁。5.2 繪制甘特圖Project中包括“繪圖”工具欄，可用它直接在甘特圖的圖部分繪制對象。例如，如果您想突出特定事件或以圖形表示特定項，那么可以直接在甘特圖中繪制對象，如文本框、箭頭和其他項。也可將已經(jīng)繪制好的對象鏈接到甘特條形圖或時間刻度上某特定時期的末端。下面介紹如何根據(jù)需要選擇鏈接類型。n 當(dāng)對象可以具體特指甘特條形圖表示的任務(wù)時，將對象鏈接至甘特條形圖。如果任務(wù)已被排定

14、日程，則對象會隨著甘特條形圖移動。n 當(dāng)對象代表的信息對于日期敏感時，將對象鏈接至日期。不管顯示時間刻度的哪一部分，對象相對時間刻度總會保持相同的位置。提示 如果“繪圖”工具欄中不包括您想添加的項類型，可以使用“插入”菜單中的“對象”命令來添加位圖圖像或文檔。在下面的練習(xí)中將顯示“繪圖”工具欄，并向“自定義甘特圖”視圖添加一個文本框。(1)在“視圖”菜單下，指向“工具欄”，然后單擊“繪圖”。出現(xiàn)“繪圖”工具欄。提示 也可以在“插入”菜單下單擊“繪圖”來顯示“繪圖”工具欄。(2)在“繪圖”工具欄上，單擊“文本框”按鈕，然后在“自定義甘特圖”視圖圖部分的任意位置繪制一個小框。(3)在小框中，輸入F

15、ilm festival January 10 and 11。(4)在“格式”菜單下，指向“繪圖”，然后單擊“屬性”。出現(xiàn)“設(shè)置繪圖對象格式”對話框。提示 也可雙擊文本框的邊緣來查看它的屬性。(5)單擊“線條與填充”標(biāo)簽(如果沒有選擇)。(6)在“填充”選項區(qū)下的“顏色”框中，單擊“黃色”。接下來把此文本框附加到時間刻度上的特定日期。(7)單擊“大小和位置”標(biāo)簽。(8)確?！案郊拥綍r間刻度”為選中狀態(tài)，在“日期”框中，輸入或單擊“2008年1月10日”。(9)在“附加到時間刻度”下的“垂直”框中，輸入2.75(這是文本框的頂部距時間刻度的距離，單位為英寸)，然后單擊“確定”，關(guān)閉“設(shè)置繪圖對象

16、格式”對 話框。Project將文本框著色為黃色，并將其置于時間刻度下指定的日期附近，如圖5.9所示。(10)單擊“甘特圖”視圖的空白區(qū)域以取消選擇文本框。因為是將文本框附加到時間刻度上的特定日期，所以即使放大或縮小時間刻度，或是向左或向右滾動圖，文本框也總是在該日期附近顯示。如果任務(wù)的日程已排定，則文本框附加到甘特條形圖后，會隨著甘特條形圖移動。在練習(xí)的結(jié)尾將隱藏“繪圖”工具欄。圖5.9 添加文本框并設(shè)置格式和位置(11)在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“繪圖”。“繪圖”工具欄隱藏。5.3 格式化視圖中的文本可以格式化表中的文本，如“甘特圖”視圖中的任務(wù)名稱。格式化文本有以下兩種不

17、同方法。n 使用“文本樣式”對話框(單擊“格式”菜單中的“文本樣式”命令打開此對話框)格式化一類文本。對某類文本(如里程碑或摘要任務(wù))所做的修改會應(yīng)用于所有同類文本。n 直接格式化所選的單個文本。此類格式修改不會影響視圖中的其他文本。提示 您可能注意到Project和Word在格式化文本方面有許多類似之處。Project中基于樣式的格式化(通過“格式”菜單的“文本樣式”命令)類似于在Word中應(yīng)用段落樣式。同樣，直接格式化文本(通過“格式”菜單的“字體”命令)類似于在Word中直接格式化文本。使用Project中所有的格式化選項，對任何視圖或報表所做的格式修改只影響該視圖或報表，并且也只影響活

18、動的項目計劃。后面的章節(jié)會介紹在項目計劃間復(fù)制自定義視圖或報表的方法。在下面的練習(xí)中，將切換到不同視圖，然后使用文本樣式和直接的格式化來改變在此視圖中的文本的外觀。(1)在“視圖”菜單下，單擊“其他視圖”。“其他視圖”對話框出現(xiàn)，其中當(dāng)前視圖(“自定義甘特圖”視圖)處于選中 狀態(tài)。(2)在“視圖”框中，單擊“任務(wù)工作表”，然后單擊“應(yīng)用”。顯示“任務(wù)工作表”視圖。與“甘特圖”視圖不同，此視圖不包括圖的部分，只有一個表。接下來將改變“任務(wù)工作表”視圖中顯示的表。(3)在“視圖”菜單中，指向“表：項”，然后單擊“摘要”。提示 也可右擊活動表的左上角的“全選”按鈕來切換到不同的表?！罢北沓霈F(xiàn)在“

19、任務(wù)工作表”視圖中，如圖5.10所示。與“項”工作表一樣，此表著重于任務(wù)細(xì)節(jié)，但它包括不同的域集?，F(xiàn)在最關(guān)注的域是“成本”。圖5.10 “摘要”表接下來將改變Project格式化整個信息類別(此例中為摘要任務(wù))的方式。(4)在“格式”菜單中，單擊“文本樣式”。出現(xiàn)“文本樣式”對話框。提示 “要更改的項”列表顯示了項目計劃中所有可以統(tǒng)一格式化的信息類型。(5)在“要更改的項”列表中，單擊“摘要任務(wù)”。摘要任務(wù)的當(dāng)前格式設(shè)置出現(xiàn)在對話框中，格式預(yù)覽出現(xiàn)在“示例”框中。接下來將改變格式以突出摘要任務(wù)。(6)在“字號”框中，單擊10。(7)在“顏色”框中，單擊“藍(lán)色”。(8)在“背景色”框中，單擊“銀

20、白”。(9)在“背景圖案”框中，單擊下拉列表底部的黑點(diǎn)圖案。設(shè)置結(jié)果如圖5.11所示。(10)單擊“確定”。Project將新的格式設(shè)置應(yīng)用到項目中所有摘要任務(wù)文本，如圖5.12所示(但項目摘要任務(wù)除外，該項在“要更改的項”列表中是單獨(dú)出現(xiàn)的)。任何添加到項目計劃的新摘要任務(wù)都會以新格式顯示。圖5.11 文本樣式設(shè)置圖5.12 以新格式顯示的摘要任務(wù)格式的更改只應(yīng)用于活動視圖(此例中為“任務(wù)工作表”視圖)而不是應(yīng)用于表。例如，如果在“甘特圖”視圖中顯示“摘要”表，則不會顯示上述格式更改。在本練習(xí)的結(jié)尾將對視圖中的特定項直接格式化。就像Word中的樣式一樣，可以結(jié)合文本樣式格式化來進(jìn)行直接格式化

21、。在項目計劃中，可用斜體表示Production階段的成本。(11)在“摘要”表中，單擊任務(wù)7(Production摘要任務(wù))的“成本”域。(12)在“格式”菜單中，單擊“字體”。出現(xiàn)“字體”對話框，它類似于之前使用的“文本樣式”對話框。但是，在此處所選的選項只應(yīng)用于所選文本。疑難解答 “格式”菜單中的“字體”命令只作用于所選文本。不能使用此命令影響表中空行的格式。要設(shè)置行的默認(rèn)格式，使用“格式”菜單的“文本樣式”。(13)在“字形”框中，單擊“粗斜體”。(14)在“背景色”框中，單擊“黃色”。結(jié)果如圖5.13所示。圖5.13 在“字體”對話框中設(shè)置(15)單擊“確定”。Project將粗斜體

22、和背景色應(yīng)用于任務(wù)7的“成本”域，如圖5.14所示。圖5.14 格式化后的“成本”域疑難解答 可以去除應(yīng)用于文本的直接格式化，并將文本恢復(fù)為由“文本樣式”對話框(單擊“格式”|“文本樣式”)定義的格式。首先，選擇包含格式化文本的單元格，然后在“編輯”菜單中，指向“清除”，并單擊“格式”。總結(jié)一下，使用“格式”菜單的“文本樣式”命令來更改一類信息(如所有摘要任務(wù))的格式。如想對特定項(如任務(wù)的“成本”域)重新格式化以突出顯示，使用“格式”菜單中的“字體”命令。注意，在某些視圖如“日歷”視圖中，“字體”命令是不可用的。提示 “格式”工具欄中的某些按鈕如“字體”和“粗體”對應(yīng)于“格式”菜單中“字體”

23、命令中的相應(yīng)選項。這些選項控制直接格式化，不會控制使用“文本樣式”應(yīng)用的基于樣式的格式化。5.4 格式化和打印報表報表用于打印Project數(shù)據(jù)。視圖既可以打印，也可在屏幕上處理。但表格式的報表與視圖不同，它只設(shè)計用于打印或在“打印預(yù)覽”窗口中查看。您不會直接在報表中輸入數(shù)據(jù)。Project包括許多預(yù)定義的任務(wù)、資源和分配報表，可以編輯這些報表來獲得需要的 信息。在下面的練習(xí)中將在“打印預(yù)覽”窗口中查看報表，并編輯它的格式以包含附加信息。您將在第部分中使用可視報表(新版本的Project引入的新功能)。(1)在“報表”菜單中，單擊“報表”。出現(xiàn)“報表”對話框，其中顯示可用報表的類型，如圖5.1

24、5所示。圖5.15 “報表”對話框(2)單擊“總覽”，然后單擊“選定”按鈕。出現(xiàn)“總覽報表”對話框，其中列出Project中預(yù)定義的5種報表，這些報表提供項目級別的總覽信息。(3)在“總覽報表”對話框中，單擊“項目摘要”，然后單擊“選定”。Project在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“項目摘要”報表。這是對項目計劃中的任務(wù)、資源、成本和目前狀態(tài)的便捷總覽。例如，可以使用此報表作為與客戶和其他項目干系人共享的周期性狀態(tài)(Recurring Status)報表。在全頁查看的狀態(tài)下，有可能無法清晰讀取報表中的文本，具體情況視屏幕分辨率的大小而定。提示 有一個查看屏幕上重要項目統(tǒng)計信息的快速方法：單擊“項目

25、”菜單下的“項目信息”命令，然后單擊“統(tǒng)計信息”。(4)在“打印預(yù)覽”窗口中，用鼠標(biāo)指針單擊頁面的上半部。Project會放大該頁，使其清晰可辨，如圖5.16所示。圖5.16 放大顯示報表此時在項目生命周期中，報表中最重要的信息就是計劃的開始日期和結(jié)束日期及總成本。如果這些值不符合項目發(fā)起人或項目干系人的預(yù)期，現(xiàn)在正是修改信息的好時機(jī)。(5)在“打印預(yù)覽”工具欄中，單擊“關(guān)閉”?！按蛴☆A(yù)覽”窗口關(guān)閉，“報表”對話框再次出現(xiàn)。接下來將預(yù)覽和編輯一個不同的報表。對于小型簡單項目而言，如電視廣告項目，報表是溝通工作分配和所涉及的資源的簡單方法。為了實現(xiàn)上述目的，將使用“誰在何時做什么”報表。提示 此

26、提示說明企業(yè)項目管理(EPM)功能。在更復(fù)雜的項目中，溝通資源分配(和后續(xù)更改)及其他項目細(xì)節(jié)對項目經(jīng)理而言可是不小的任務(wù)。Project Server結(jié)合Project Professional提供基于內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的解決方案，用于諸如項目細(xì)節(jié)方面的溝通。更多信息參見本書第部分。(6)單擊“工作分配”，然后單擊“選定”?！肮ぷ鞣峙鋱蟊怼睂υ捒虺霈F(xiàn)，其中列出了Project中預(yù)定義的4種報表，這些報表提供資源分配信息。(7)在“工作分配報表”對話框中，單擊“誰在何時做什么”，然后單擊“選定”。Project在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“誰在何時做什么”報表的第1頁，如圖5.17所示。圖5.17 “誰在何時

27、做什么”報表第1頁注意，狀態(tài)欄的信息表明此報表共4頁。要獲得輸出的更全面視圖，需要切換到多頁視圖。(8)在“打印預(yù)覽”工具欄中，單擊“多頁”按鈕。在“打印預(yù)覽”窗口中會顯示完整的報表，如圖5.18所示。在練習(xí)的結(jié)尾將自定義頁眉，此頁眉會出現(xiàn)在每個打印頁的頂部，所以它包括一個logo。圖5.18 多頁顯示報表(9)在“打印預(yù)覽”工具欄上，單擊“頁面設(shè)置”按鈕。“頁面設(shè)置誰在何時做什么”對話框出現(xiàn)，如圖5.19所示。圖5.19 “頁面設(shè)置誰在何時做什么”對話框(10)單擊“頁眉”標(biāo)簽。正如在“預(yù)覽”和“對齊”框中所見，諸如“&日期”的代碼決定了在頁眉中顯示的特定文本。本例是在頁眉的左邊添加一個lo

28、go。(11)單擊“對齊”旁邊的“左”標(biāo)簽。在頁眉和頁腳的所有區(qū)域，可以插入標(biāo)準(zhǔn)元素，如頁碼及任何Project域。在下面的練習(xí)中，可以插入為您提供的logo。(12)單擊“插入圖片”按鈕。(13)瀏覽至Chapter 5 Simple Formatting文件夾，雙擊Logo.jpg文件。在“頁面設(shè)置”對話框中頁眉的左邊緣出現(xiàn)logo圖像。(14)單擊“確定”，關(guān)閉“頁面設(shè)置”對話框。更新后的頁眉出現(xiàn)在“打印預(yù)覽”窗口中的每一頁上。(15)如果更仔細(xì)地查看更新后的頁眉，在“打印預(yù)覽”工具欄上，單擊“單頁” 按鈕。Project顯示報表的第一頁，如圖5.20所示。圖5.20 加入logo后的報

29、表(16)在“打印預(yù)覽”工具欄上，單擊“關(guān)閉”。(17)再次單擊“關(guān)閉”，關(guān)閉“報表”對話框?！叭蝿?wù)工作表”視圖重新出現(xiàn)。提示 可用修改報表中的頁眉和頁腳的方法來修改視圖中的相應(yīng)部分。記住，對任何視圖或報表的頁面設(shè)置的修改只會應(yīng)用于該視圖或報表。但是，對于任何報表或視圖，自定義頁面設(shè)置的常用方法是相同的。關(guān)閉Wingtip Toys Commercial 5文件。5.5 小結(jié)n 如果要格式化整類甘特條形圖，可以使用“條形圖樣式”對話框或甘特圖向?qū)В呔挥凇案袷健辈藛沃?。如要格式化單個甘特條形圖，使用“格式”菜單下的“條形圖”。n 可以重新定義內(nèi)置視圖的格式，或者復(fù)制一個視圖，然后再重新格式

30、化。n 可以在“甘特圖”視圖的圖部分(不是表部分)中繪制或插入圖形對象。n 報表只設(shè)計用于打印預(yù)覽或打印，不能在報表中直接輸入或編輯數(shù)據(jù)。第6章 跟蹤任務(wù)進(jìn)度第6章 跟蹤任務(wù)進(jìn)度本章內(nèi)容：n 保存日程中的當(dāng)前值作為基準(zhǔn)n 通過特定日期記錄任務(wù)的進(jìn)度n 記錄任務(wù)完成比例n 輸入任務(wù)的實際工時和工期迄今為止，您都是在關(guān)注項目規(guī)劃在實際工作開始前制定和溝通項目的詳細(xì)信息。當(dāng)開始工作時，也就開始項目管理的下一階段：跟蹤進(jìn)度。跟蹤意味著記錄項目細(xì)節(jié)，如誰做什么工作，何時完成工作，成本是多少。這些細(xì)節(jié)通常稱為實際值(actual)。跟蹤實際值對于正確管理是非常重要的，這與只是規(guī)劃一個項目不同。項目經(jīng)理必須

31、了解項目團(tuán)隊的表現(xiàn)情況以及何時采取正確的行動。正確地跟蹤項目進(jìn)展并對比原始計劃可解決以下問題。n 任務(wù)是否按計劃開始和完成？如果沒有，影響項目完成時間的是什么？n 資源完成任務(wù)的時間是多于還是少于計劃時間？n 超過預(yù)期的任務(wù)成本是否增加了項目的總成本？Microsoft Office Project 2007支持多種跟蹤進(jìn)度的方式。跟蹤方法的選擇取決于您、項目發(fā)起人和其他項目干系人所需要的信息詳細(xì)程度或控制程度。跟蹤項目的精密細(xì)節(jié)需要額外工作，這些工作可能來自您，也有可能來自為項目工作的資源。因此在開始跟蹤進(jìn)度之前，應(yīng)該確定需要的信息的詳細(xì)程度。跟蹤的詳細(xì)程度有以下幾種。n 記錄按日程進(jìn)行的項

32、目工作。此種方式只適用于項目的所有方面完全按計劃實施的情況。這種可能性不大。n 記錄每個任務(wù)的完成比例，既可記錄精確值，也可記錄增長比例，如25%，50%，75%或100%。n 記錄每個任務(wù)或分配的實際開始時間、實際完成時間、實際工時、實際工期和剩余工期。n 跟蹤某時間段分配級別的工作。這是最詳細(xì)的跟蹤方式。在此處會記錄每天、每周或其他間隔的實際工時值。因為在項目的不同部分需要不同的跟蹤，您可能需要在一個項目中結(jié)合使用上述方式。例如，對高風(fēng)險任務(wù)的跟蹤要比對低風(fēng)險任務(wù)的詳細(xì)。在本章中，會執(zhí)行上述方式中的前三種，第4種方式會在第部分介紹。我們將在第部分為Project Professional和

33、Project Server的用戶介紹企業(yè)級的跟蹤。重要提示 在使用本章的練習(xí)文件之前，需要先將它們安裝到默認(rèn)位置，參見前言獲得安裝提示。6.1 保存項目的基準(zhǔn)制訂項目計劃之后，項目經(jīng)理最重要的活動之一就是記錄實際值以及評估項目的執(zhí)行情況。要正確判斷項目的執(zhí)行情況，需要對比原始計劃。原始計劃稱為基準(zhǔn)計劃或基準(zhǔn)?；鶞?zhǔn)是項目計劃中重要值的集合，如計劃的開始時間、完成時間，任務(wù)、資源和分配的成本。保存基準(zhǔn)時，Project會對當(dāng)前值進(jìn)行“快照”，并保存在計劃中以備將來對比之用?；鶞?zhǔn)中保存的特定值包括任務(wù)、資源和分配域，還有按時間分段(timephased)域，如 表6.1所示。表6.1 基準(zhǔn)域任 務(wù)

34、 域資 源 域分 配 域開始時間工時和分段工時開始時間完成時間成本和分段成本完成時間工期工時和分段工時工時和分段工時成本和分段成本成本和分段成本提示 按時間分段域顯示按照時間分布的任務(wù)、資源和分配值。例如，跟蹤一個計劃工時為5天的任務(wù)，可以每周、每天或每小時進(jìn)行，并可查看每時間增量的特定基準(zhǔn)工時值。第部分會使用分段值。應(yīng)該在以下情況中保存基準(zhǔn)：n 制訂出的計劃已盡可能地周詳(但并不意味著開始工作后，不能向項目中添加任務(wù)、資源或分配，因為通常是不可避免的)；n 還未開始輸入實際值，如任務(wù)的完成比例。電視廣告項目計劃已經(jīng)過周密的制訂，項目的實際工作即將開始。在下面的練習(xí)中將保存電視廣告項目的基準(zhǔn)，

35、然后會查看基準(zhǔn)的任務(wù)值。確保已經(jīng)啟動Microsoft Office Project 2007。重要提示 如果使用的是Project Professional，可能需要一次性的設(shè)置，使用“計算機(jī)”賬戶并脫機(jī)工作。這樣確保使用的本章練習(xí)文件不會影響Project Server數(shù)據(jù)，詳情參見1.3節(jié)。打開DocumentsMicrosoft PressProject 2007 SBSChapter 6 Simple Tracking文件夾下的Wingtip Toys Commercial 6a。也可以通過下列方式訪問本書的練習(xí)文件：單擊“開始”|“所有程序”| Microsoft Press |

36、Project 2007 SBS，然后選擇想打開的文件所屬章的文 件夾。(1)在“文件”菜單下，單擊“另存為”，出現(xiàn)“另存為”對話框。(2)在“文件名”框中，輸入Wingtip Toys Commercial 6，然后單擊“保存”。(3)在“工具”菜單下，指向“跟蹤”，然后單擊“設(shè)置比較基準(zhǔn)”?！霸O(shè)置比較基準(zhǔn)”對話框出現(xiàn)，如圖6.1所示。圖6.1 “設(shè)置比較基準(zhǔn)”對話框您將使用對話框的默認(rèn)設(shè)置來設(shè)置整個項目的比較基準(zhǔn)。(4)單擊“確定”。Project保存比較基準(zhǔn)，盡管“甘特圖”視圖中沒有任何跡象表明已修改了某些內(nèi)容。接下來會看到保存比較基準(zhǔn)引起的某些改變。提示 可以在單一計劃中設(shè)置11個基準(zhǔn)

37、(第1個稱為比較基準(zhǔn)，其余的依次命名為比較基準(zhǔn)1比較基準(zhǔn)10)。對于規(guī)劃階段比較長的項目而言，保存多個基準(zhǔn)是非常有用的，因為在規(guī)劃階段中可以需要對比不同的基準(zhǔn)值集。例如，在計劃的細(xì)節(jié)改變時，您會希望每月保存和對比基準(zhǔn)計劃。要清除以前設(shè)置的基準(zhǔn)，單擊“工具”| “跟蹤”|“清除比較基準(zhǔn)”。如需從Project聯(lián)機(jī)幫助中了解更多基準(zhǔn)的信息，在幫助的“搜索”框中輸入create baseline。(5)在“視圖”菜單下，單擊“其他視圖”?！捌渌晥D”對話框出現(xiàn)。(6)在“視圖”框中，單擊“任務(wù)工作表”，然后單擊“應(yīng)用”按鈕。因為“任務(wù)工作表”視圖不包括甘特圖，因此可用空間更大，可以看到表中更多的域。

38、現(xiàn)在切換到“任務(wù)工作表”視圖的“差異”表。“差異”表是包括比較基準(zhǔn)值的幾個預(yù)定義表之一。(7)在“視圖”菜單中，指向“表：項”，然后單擊“差異”。提示 也可右擊活動表的左上角的“全選”按鈕來切換到不同的表?！安町悺北沓霈F(xiàn)。此表包括兩類開始時間和完成時間，即日程排定的和比較基準(zhǔn)給出的，二者并肩排列(如圖6.2所示)，以便于比較。因為還未發(fā)生實際的工作，而且也未修改排定的工作，所以開始時間值與比較基準(zhǔn)開始時間值是相同的，完成時間亦然。在實際工作被記錄之后或稍后調(diào)整了計劃，日程排定的開始時間和完成時間可能不同于比較基準(zhǔn)的值，到時會在“時間差”列中看到二者的差值。圖6.2 “差異”表看過某些比較基準(zhǔn)域

39、后，可以輸入一些實際值了。6.2 根據(jù)日程跟蹤項目跟蹤進(jìn)度的最簡單方法就是報告實際工作正準(zhǔn)確地按計劃進(jìn)行。如果有一個為期5個月的項目已經(jīng)進(jìn)行了1個月，這個月中所有任務(wù)的開始和結(jié)束都按日程安排進(jìn)行，那么就可以快速將這些記錄在“更新項目”對話框中。在電視廣告項目中，假設(shè)從保存基準(zhǔn)起已過一些時日。工作已經(jīng)開始，而且到目前為止情況良好。在下面的練習(xí)中將記錄項目的實際值，將工時更新為一具體日期。(1)在“視圖”菜單中，單擊“甘特圖”?！案侍貓D”視圖出現(xiàn)。(2)在“工具”菜單中，指向“跟蹤”，然后單擊“更新項目”?！案马椖俊睂υ捒虺霈F(xiàn)。(3)確?！皩⑷蝿?wù)更新為在此日期完成”選項為選中狀態(tài)。在鄰近的日期框

40、中，輸入或選擇“2008年1月16日”，如圖6.3所示。圖6.3 “更新項目”對話框提示 也可單擊“將任務(wù)更新為在此日期完成”日期框的下箭頭，在出現(xiàn)的日歷中，選擇2008年1月16日。在使用此種彈出式日歷的Project界面中有多個日期域。(4)單擊“確定”。Project記錄在2008年1月16日之前開始的任務(wù)的完成百分率。然后會在甘特條形圖中繪制這些任務(wù)的進(jìn)度條以顯示進(jìn)度，如圖6.4所示。圖6.4 在甘特條形圖中顯示進(jìn)度在“甘特圖”視圖中，進(jìn)度條顯示每個任務(wù)的完成比例。因為任務(wù)2和任務(wù)3已經(jīng)完成，所以這兩個任務(wù)的“標(biāo)記”列中出現(xiàn)對鉤，而且相應(yīng)的甘特條形圖中的進(jìn)度條是滿格的。6.3 輸入任務(wù)

41、完成比例在開始某一任務(wù)的工作之后，可用百分比快速記錄工作進(jìn)度。在輸入非0值的完成百分比后，Project會改變?nèi)蝿?wù)的實際開始日期以匹配計劃的開始日期。然后Project會根據(jù)輸入的百分比計算實際工期、剩余工期、實際成本和其他值。例如，如果指定一個為期4天的任務(wù)已完成50%，則Project計算出任務(wù)實際工期已有兩天，剩余工期還有兩天。下面是輸入完成比例的方法。n 使用“跟蹤”工具欄(在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“跟蹤”)。此工具欄包含快速記錄任務(wù)完成比例(0，25，50，75或100%)的按鈕。n 在“更新任務(wù)”對話框(在“工具”菜單中，指向“跟蹤”，然后單擊“更新任務(wù)”)中輸入

42、任意百分比。提示 如果能收集任務(wù)的實際開始日期(在6.4節(jié)介紹)，最好記錄下來，然后記錄完成 比例。(1)在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“跟蹤”。“跟蹤”工具欄出現(xiàn)，如圖6.5所示。圖6.5 “跟蹤”工具欄(2)單擊任務(wù)4的名稱，即Pick locations。(3)在“跟蹤”工具欄上，單擊“100%完成”按鈕。Project按照日程安排記錄任務(wù)的實際工時，并在甘特條形圖將進(jìn)度條延伸到 滿格。接下來將更仔細(xì)地查看任務(wù)的甘特條形圖，并為一個不同的任務(wù)輸入完成百 分比。(4)單擊任務(wù)5的名稱，即Hold auditions。(5)在“跟蹤”工具欄上，單擊“50%完成”按鈕。Projec

43、t按照日程安排記錄任務(wù)的實際工時，并在甘特條形圖中繪制了一定長度的進(jìn)度條。注意，盡管任務(wù)5 50%的工作都已完成，進(jìn)度條卻并未占據(jù)甘特條的一半。這是因為Project以工作時間衡量工期，但甘特條的長度卻包括非工作時間，如周末。提示 默認(rèn)情況下，Project將甘特條形圖顯示在非工作時間(如周末)之前(上層)，正如本節(jié)所示。但是，Project也可將非工作時間顯示在任務(wù)條形圖之前(即非工作時間位于上層)，以清晰表明在非工作時間不會安排任務(wù)的工作。如果喜歡此種類型的顯示方式，單擊“格式”菜單下的“時間刻度”，然后單擊“非工作時間”標(biāo)簽。在“繪制方式”旁邊的選項中，單擊“在任務(wù)條形圖之前”。(6)在

44、“甘特圖”視圖右邊的圖部分，將鼠標(biāo)指針懸停在任務(wù)5的甘特條形圖中的進(jìn)度條上。當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個百分符號加上一個右箭頭時，Progress屏幕提示出現(xiàn)，如圖6.6所示。圖6.6 Progress屏幕提示Progress屏幕提示顯示了任務(wù)的完成百分比和其他跟蹤值。到目前為止，已經(jīng)記錄了日程中已開始的和已結(jié)束的實際工時。這些對某些任務(wù)可能是準(zhǔn)確的，不過，通常需要記錄那些實際工期長于或短于計劃工期，或者開始時間早于或晚于計劃時間的任務(wù)的實際值。這是下節(jié)的主題。6.4 輸入任務(wù)的實際值保持日程最新的更為細(xì)化的方法是記錄項目中每個任務(wù)的實際發(fā)生情況。可以記錄每個任務(wù)的實際開始日期、完成日期、工時和工期值。

45、輸入這些值后，Project會更新日程，并計算任務(wù)的完成比例。Project使用下列規(guī)則。n 輸入任務(wù)的實際開始日期時，Project移動計劃的開始日期，使其與實際開始日期吻合。n 輸入任務(wù)的實際完成日期時，Project移動計劃的完成日期，使其與實際完成日期吻合，并將任務(wù)設(shè)置為100%完成。n 輸入任務(wù)的實際工時值時，Project重新計算任務(wù)剩余的工時值(如果有)。n 輸入任務(wù)的實際工期時，如果它少于計劃的工期，Project會從計劃的工期中減去實際工期來確定剩余工期。n 輸入任務(wù)的實際工期時，如果它等于計劃的工期，Project將任務(wù)設(shè)置為100% 完成。n 輸入任務(wù)的實際工期時，如果它

46、多于計劃的工期，Project會調(diào)整計劃的工期，使其與實際工期吻合，并將任務(wù)設(shè)置為100%完成。假設(shè)已過了幾天，電視廣告項目的工作已開始進(jìn)行。在練習(xí)中將記錄某些任務(wù)的實際工時值及另一些任務(wù)的開始日期和工期。(1)如果沒有選中任務(wù)5的名稱Hold auditions，請單擊它。(2)在“視圖”菜單中，指向“表：項”，然后單擊“工時”?！肮r”表出現(xiàn)，如圖6.7所示。此表包括計劃工時列(列標(biāo)題為“工時”)和實際工時列(列標(biāo)題為“實際”)。在更新任務(wù)時將涉及這兩列的值。圖6.7 “工時”表在“甘特圖”視圖的圖部分，可以看到任務(wù)5已部分完成。在“工時”表中，可看到實際工時值為32小時。下面為此任務(wù)記錄大于預(yù)期的實際工時值。(3)在任務(wù)5