廣播電視大學行政公文處理規(guī)定

1、廣播電視大學行政公文處理規(guī)范化的若干規(guī)定為使我校的行政公文 （以下簡稱 “公文 ”）處理工作進一步 規(guī)范化、制度化，提高公文質(zhì)量和公文處理效率，保證公文 的嚴肅性，參照湖北省國家行政機關(guān)公文處理實施細則 （鄂政發(fā) 200146 號），結(jié)合我校實際情況，特對公文處 理作出如下規(guī)定。一、公文種類與格式規(guī)范 1學校通常使用的公文的種類主要有十種：決定、通 知、通報、通告、請示、批復、報告、意見、函、會議紀要。2學校行政公文的發(fā)文單位標識共4 種：“湖北廣播電視大學文件 ”（分上行文、平行文或下行文 兩種）“湖北廣播電視大學辦公室文件”“湖北廣播電視大學 ”（信函式公文使用） “湖北廣播電視大學會議紀

2、要 ”3發(fā)文字號統(tǒng)一由學校辦公室分類編排，分別為“鄂 電大字”、“鄂電大辦紀要”、“鄂電大X字”等?！岸蹼姶骕字”文件現(xiàn)設(shè)8種：“鄂電大辦字”、“鄂 電大人字”、“鄂電大教字”、“鄂電大網(wǎng)字”、“鄂電大 直字”、“鄂電大繼字”、“鄂電大自字”、“鄂電大科字”。4以學校名義制發(fā)的上行文，在首頁注明簽發(fā)人、會 簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和 電話。5公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標 明公文種類。轉(zhuǎn)發(fā)文的標題不得省去文件內(nèi)容而只援引發(fā)文 字號。6向上請示、報告公文，一般只能有一個主送單位。 如需同時送其他單位，可用抄報、抄送形式。主送單位應當 使用全稱或者規(guī)范化簡稱

3、、統(tǒng)稱。7公文附件在正文之下、成文時間之上抬頭排印。附 件多的要注明附件順序和名稱。附件一般應與公文正文一起 裝訂發(fā)送。8學校行政公文在落款處不署學校名稱，只標識成文 時間。9除“會議紀要”外，公文必須加蓋印章。10成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。成文日期要求 年月日俱全，一律用漢字書寫。11主題詞標引應從內(nèi)容到形式，先標類別詞，再標類 屬詞，最末應為反映文件種類的詞，一份文件最多不超過 5 個主題詞。上報的文件，按上級單位的要求標注主題詞。主 題詞由起草部門填寫，校辦公室核定。12抄送單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。二、公文草擬1符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。 如提出新的政策、規(guī)

4、定等，要符合學校改革和發(fā)展的實際需 要，切實可行，并加以說明，提供有關(guān)背景材料。2情況屬實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理 清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。3人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引 標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日4結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為“一、 ”，第二層為 “（一）”， 第三層為“ 1.”，第四層為“（ 1）”。層次可省略。5必須使用國家法定計量單位。6文內(nèi)使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。7公文中數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在 詞、詞組、慣用語、縮略語、具體修辭色彩語句中作為詞素 的數(shù)字必

5、須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。8擬稿文面要整潔， 字跡要工整。 擬稿應使用鋼筆 （藍 黑墨水）或碳素筆（盡可能打印文稿） ，不得用圓珠筆或鉛 筆。三、行文規(guī)則1涉及學校行政工作，需要向上級請示、報告，或者 需要向全校各部門以及市州級電大發(fā)布指示性、周知性等的 公文，以“鄂電大字”行文；屬于各部門職責范圍內(nèi)的具體 問題，以“鄂電大X字”行文。2公文呈送統(tǒng)一使用 “湖北廣播電視大學文件擬稿紙” ， 要求擬稿人簽字，擬稿和會簽部門領(lǐng)導簽署姓名、日期和意 見，擬稿部門應加蓋本部門公章。 校領(lǐng)導審批、 簽發(fā)文件時， 亦要簽署姓名、日期和意見。各級領(lǐng)導審批、簽發(fā)文件時不 能用鉛筆和圓珠筆。3各部門呈送

6、校領(lǐng)導審批的公文一律先送校辦公室， 由校辦公室負責公文處理的人員進行來文簽收、登記，并加 蓋“湖北廣播電視大學公文收文登記章”后，再呈送有關(guān)校 領(lǐng)導審批。 凡未有加蓋收文登記章的公文， 校領(lǐng)導不予審批。4對學校各部門以及市州級電大的重要行文，應同時 抄報上級單位。四、發(fā)文辦理1為杜絕文牘主義，提高文件質(zhì)量，凡能通過口頭、 電話等手段解決或處理的就不發(fā)文件；凡是已發(fā)過文件的不 再重復發(fā)文；對可發(fā)可不發(fā)的文件，堅決不發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，應提出切實可行的貫徹意見和具體要 求。2“鄂電大字”文件由秘書科或校辦公室指定的專職人員核稿；“鄂電大 X字”文件由擬稿部門負責人核稿。審核重點是：是否確需行文，行文

7、方式是否妥當，是否 符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合有 關(guān)規(guī)定等。對不符合要求的公文，可將文稿退回擬稿部門修改、補 充材料或直接予以修改。3學校行政公文由校長或校長授權(quán)分管副校長審批、 簽發(fā)。須提請校辦公會討論的文稿，由校辦公室主任或有關(guān) 校領(lǐng)導提請列入會議討論。4公文正式印制前，校辦公室或各部門應當進行復核， 重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格 式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。5印制公文，承辦單位應將文稿以軟盤或電子郵件形 式送交文印室，文印人員要準確地按照規(guī)范的格式要求及時 編排文稿，發(fā)排校樣，印刷文件。校對由擬搞人負責，擬稿 人應認真、細致地對文稿進行全面校對。文

8、印和校對中不得 隨意修改原稿，繕印、校對人員必須在公文原稿上簽署姓名 和日期。6學校行政公文對系統(tǒng)一般只發(fā)到市州級電大，對內(nèi)般只發(fā)到各處室7學校制定的規(guī)章、行政措施和其他規(guī)范性文件，根 據(jù)實際內(nèi)容可分別冠以“規(guī)定” 、“辦法”、“細則”等名稱。 “規(guī)定”、“辦法”、“細則”等一般用“通知”印發(fā)。五、收文辦理1除函件標明校領(lǐng)導“親啟” 、“親收”的以外，公文 均由校辦公室秘書拆封。2校領(lǐng)導親收的公文以及學校各部門直接收到的上級 主管部門的公文，應及時送交校辦公室。3收到的公文應逐一登記，填寫 “湖北廣播電視大學公 文處理箋”，供分辦、批辦、承辦和傳閱之用。4公文一般由校辦公室主任分辦，及時提出擬

9、辦意見， 送校領(lǐng)導指示，或者交有關(guān)部門辦理。領(lǐng)導批閱公文時，對 重要的公文應示明具體意見、承辦單位或負責人姓名。需要 兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文，應當 明確辦理時限。5校辦公室秘書按領(lǐng)導批辦和分辦的意見組織公文的 傳閱，同時對重要公文的承辦單位、時限等做好記載，便于 催辦，以防漏辦和延誤。6承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延 誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應 當及時予以說明。承辦完畢后，應簽署姓名及時送回校辦公 室。對不屬于本部門職責范圍或者不宜由本部門辦理的，應 當及時退回校辦公室并說明理由，不得自行轉(zhuǎn)送其他部門。7送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，校辦公 室要負責催辦， 做到緊急公文跟蹤催辦， 重要公文重點催辦，般公文定期催辦六、文件歸檔1公文辦理完成后，應根據(jù)普通高等學校檔案管理 辦法以及學校檔案管理的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔。部門因工作 需要留