公文寫作基礎知識

1、公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識(一)：公文寫作基礎知識第一章公文概述一、公文的概念公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中構成 的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。公文的基本含義，能夠從四 個方面來理解：(1) 公文構成的主體是國家機關及其他社會組織。(2) 公文構成的條件是行使職權和實施管理。(3) 公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的 主要特點。(4) 公文是辦理公務的重要工具之一。二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權的性質，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行 使政治權力中的重要性的認識程度。公文是

2、統(tǒng)治階級實現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書 工作具有鮮明的階級性，它從屬于必須的政治集團并為其服務。三、文書、文件、公文這三個概念，在機關的日?；顒又惺腔疽恢碌?。四、公文的特點主要表此刻五個方面(1) 公文有法定的作者。(2) 公文有法定的權威。(3) 公文有特定的效用。(4) 公文有規(guī)范的體式。(5) 公文有規(guī)定的處理程序。五、公文的作用主要表此刻五個方面(1) 領導和指導作用。(2) 行為規(guī)范作用。(3) 傳遞信息作用。(4) 公文聯(lián)系作用。(5) 憑證記載作用。六、公文的分類：(1) 從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件，(2) 從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、

3、下行文。(3) 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。(4) 從公文的制發(fā)機關的性質和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī) 文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。(5) 從公文資料的性質和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公 文、記錄性公文。常見的公文分類還有：(1) 從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。(2) 從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。(3) 從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發(fā)件。(4) 從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件( 辦件

4、) 和參閱文件 ( 閱件 ) 等。第二章公文寫作一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意圖和愿望 的寫作活動公文寫作包括起草初稿、討論修改構成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中， 起草公文的任務能夠由一人承擔，也能夠由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的 文書人員隊伍條件。二、公文寫作的主要特點表此刻六個方面(1) 被動寫作，遵命性強。(2) 對象明確，針對性強。(3) 集思廣益，群體性強。(4) 決策之作，政策性強。(5) 急迫之作，時限性強。(6) 講究格式，規(guī)范性強。三、公文寫作的基本要求是：(1) 要保證公文資料在政治上的正確性。(2) 要實事求

5、是，在業(yè)務上貼合客觀規(guī)律。(3) 在文字表述上準確、鮮明、生動、貼合語法邏輯。(4) 公文起草要貼合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。(5) 要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。四、公文寫作的一般步驟和方法是：(1) 明確發(fā)文主旨。(2) 收集有關材料。(3) 擬出寫作提綱。(4) 認真起草正文。(5) 反復檢查修改。五、公文寫作人員的素質修養(yǎng)主要體此刻五個方面：(1) 政治素質好。(2) 有必須的政策理論水平。(3) 熟悉業(yè)務和機關工作狀況。(4) 有較寬的知識面。(5) 有較好的文字功底。六、公文寫作人員加強修養(yǎng)應從三個方面著手：(1) 完善自我，勇于創(chuàng)新。(2) 博覽群書，增長知識。(3) 深入實踐

6、，勤學苦練。第三章公文的體式與稿本一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有必須的 體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作帶給 方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規(guī)定和改革， 從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關 系到公文本身的效用問題。公文質量主要體此刻公文的思想資料與文字表達兩個方面在思想 資料方面，就應政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，就應結構嚴謹、語言精當、 行文規(guī)范。三、公文的

7、文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點， 即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方 式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公 文文體的主要特點；公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。四、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據項目構成，這些數(shù)據項目就是公文的構成要素，或 稱公文的組成部分。國家機關公文格式將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。五、公文的書面格式是指公文構成的數(shù)據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公 文講求書面格式，這是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標志

8、。公文的書面格式在文面上一 般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、 發(fā)文機關版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項；公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機 關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發(fā)說明、頁碼等項。六、公文的排版形式是指公文數(shù)據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。 公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安摔、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙 規(guī)格等。七、公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線

9、裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時， 文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏滑頁，以持續(xù)公文的完整。八、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一資料和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以 及根據使用時的不一樣需要，又往往構成不一樣的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過 程中構成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不一樣用途， 可分為正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本妁形式，同一資料的 文件使用不一樣的文字就又成為不一樣的文字文本。第四章公文的行文規(guī)范 一、按照必須的規(guī)定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī) 范的資料包括行文關系、行文

10、方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。 二、公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體地說，行 文關系是根據機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。國家 行政機關的隸屬關系和職權范圍是由中華人民共和國憲法規(guī)定的。地方各級人民政府服從 國務院 （中央人民政府 ） 是我國各級行政機關行文關系的基本準則。黨的各級組織的隸屬關系 和職權范圍是由中國共產黨章程規(guī)定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行 文關系的基本準則。 三、根據機關之間的不一樣的行文關系，能夠將機關的行文分為上行下行和平行三 個方向，并根據機關工作的需要分為三種行文方式：(1) 下行文。下

11、行文是指上級領導機關或業(yè)務主管部門對所屬下級機關或業(yè)務部門的一種行文。根據發(fā)文的不一樣目的和要求，下行文可分為三種行文方式：逐級下行文；多級下行文；直達基層組織和群眾的下行文。(2) 上行文。上行文是指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。根據發(fā)文機關的實際工作需要，上行文又能夠分為三種行文方式：逐級上行文，這是上行文中最基本、最常用的一種方式； 多級上行文；越級上行文。(3) 平行文是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的行文。 第五章機關法定公文的寫作(上) 一、命令，簡稱令，是領導機關頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質的指揮性公文。它具有權 威性、指揮性和強

12、制性。就行政系統(tǒng)而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉(xiāng)級以上 地方各級人民政府，有權發(fā)布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求 是：(1) 務必根據憲法，法律規(guī)定的權限范圍發(fā)布命令；(2) 要注意各類型命令寫作的共同點和不一樣點；(3) 語言要準確、凝練、莊重有力； 二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議 使用的一種書面文件它的特點主要有：(1) 行文關系及辦理程序的法定性；(2) 行文資料的單一性和可行性。 三、能夠提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。議案可分為 由職能機構提的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求

13、有：(1) 提出的問題重要且已具備解決的條件；(2) 要注意提出的權限和時限；(3) 要注意行文格式和辦理程序。 四、決定，是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。其特 點主要是性質重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的 寫作有相同點也有不一樣點。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。決定的正 文，三種類型的寫法略有不一樣。決定的文字，要準確、鮮明、簡潔。以便于領會和執(zhí)行。 五、決議，是經領導機構主持召開的會議透過的對重要事項進行決策部署的指導性 公文。其特點有二：即表達群體意志、有權威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結果 公布

14、兩種類型。 六、指示，是上級機關對下級機關指導工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照指示資料涉及的范圍，指示可分為：(1) 涉及全局問題，帶普遍性的指示；(2) 涉及局部問題，帶特殊性的指示?？偟膩碚f，指示的寫作，要以政策把握方向，資料要明確扼要，條理要清晰。 七、意見，是黨政機關對重要事項發(fā)表的對工作有指導性質的文件。依據發(fā)表見解 機構地位的不一樣，其類型可包括直接指導型和批轉執(zhí)行型兩種類型。意見的寫作要注意資料 的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。第六章機關法定公文的寫作(中) 一、公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關、團體在必 須范圍

15、內公布事項的告知性文件。其特點為：發(fā)布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其資料的性質能夠分為兩大類：涉及法定事項的公告、通告； 知照性公告通告。公告、通告的寫作要求是： 貼合權限，一事一告； 資料明確，語氣莊重； 注意格式。 二、公報是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近，也具有資料的公開性和重要性。發(fā)布機關的權威性。常用的公報類型有：會議公報；統(tǒng)計公報；外交公報。不一樣類型的公報，寫作時要注意的側重點有所不一樣：會議公報因發(fā)布目的的不一樣而有不一樣的寫法。 統(tǒng)計公報務必由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構發(fā) 布，任何機構不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計數(shù)字。外交

16、公報涉及對外關系，其發(fā)布應遵循法定的審批手續(xù)和途徑。 三、通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象明白或執(zhí)行的公文。根據適用范圍的不一樣，通知主要可分為六大類：發(fā)布性通知、批轉性通知、轉發(fā)性通知、指 示性通知、任免性通知、事務性通知。通知適用面廣，不一樣類型的通知因作用不一樣而寫法 也有差異，寫作時要注意不一樣類型通知的不一樣特點。第七章機關法定公文的寫作(下) 一、報告，是下級機關向上級機關匯報工作狀況的陳述性公文。報告的主要特點是 重陳述和有主見。報告的類型：按照資料涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。按照 行文的目的的不一樣，可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫

17、作要求：陳述事實要清楚扼要；表述觀點要精練清晰； 語言要簡潔樸實。 二、請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據行文目的的不一樣，請示可分為三大類：請求批準類、請求幫忙類，請求批轉類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：要遵守行文規(guī)則;理由要充分，要求要合理， 格式要正確，語言要得體。 三、批復，是答復下級機關請示事項的指示性公文。批復的主要特點有針對性和指 導性。批復的類型：針對請示的資料主要是請求批準和請求幫忙兩方面，批復也能夠分為兩類： 表態(tài)性批復和指示性批復。批復寫作要注意這樣三點：要先回應后批復： 態(tài)度要鮮明，措辭要

18、明確；要及時批復。-四、函，是機關之間辦理日常公務的交往性公文。函的特點主要有二：形式靈活,適應性強；務實性強。函的類型：根據資料性質，函大體可分為四類：商洽函、問復函、請準函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一函，直陳其事和浯言要平實、親切，自然。 五、會議紀要，是記載會議狀況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。會議紀要的主要特點包括紀要性、約束性、知照性。根據會議紀要的性質和擬寫會議紀要的目的，把會議紀要分為三大類；決議性會議紀要、協(xié)議性會議紀要和研討性會議紀要。會議紀要的寫作：(1) 會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。(2) 會議紀要的標題最常用的形式是

19、會議名稱加文種，但中間可省去會議二字，也有的會 議紀要，多半是研討性會議紀要能夠用正副標題的形式。(3) 會議紀要的正文一般分為會議概況、會議資料、結束語三部分。(4) 會議紀要由會議主持機關撰寫，能夠在最后署機關名稱和撰寫日期，也能夠只在正文 中寫出主持機關，不另外署名。第八章機關其他常用文書的寫作 ( 上) 一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書，適用于黨政 系統(tǒng)、社會團體、企事業(yè)單位及各類組織機構。規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實施細則、 章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種。規(guī)章類文書的特點 ; 資料的規(guī)范性、執(zhí)行的強制性和制定的程序性。不一樣的規(guī)章類文書 的寫

20、作要求存在必須的差別。- 能 1、條例、規(guī)定：條例是由黨政領導機關制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型：根據發(fā)布條例的機關的不一樣，條例可分為三類：黨的中央機關制定的條例； 國家行政機關制定的條例； 地方權力機關制定的條例。規(guī)定，是各級黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類 型：根據發(fā)布機構和實際作用的不一樣，規(guī)定分為三種類型；黨內規(guī)定；法規(guī)性規(guī)定；般性規(guī)定?？蓪l例和規(guī)定的寫作要點綜合為以下四點：草擬條例和規(guī)定要遵循必須的原則； 起草條例和規(guī)定，應當對現(xiàn)行資料相同的法規(guī)進行清理，同時應當注意與其他有關法規(guī)的銜接和 協(xié)調；條例和規(guī)定

21、的資料用條文表達，常見的有章條式和條款式兩種寫法。2、辦法的資料較多的用章條式，一般常見的是條款式。辦法的資料，應具體、周全、便 于操作。3、實施細則的寫法一般也是章條式或條款式，但其第一條務必說明是哪個法律或法規(guī)的 實施細則。4、章程是必須的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。章程的形式也 是章條式和條款式兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為章條式，機構較小、涉及事務不多 的章程，可用條款式。5、守則是特定范圍的全體成員務必遵守的行為準則，要求資料簡短、精練、易記。 二、計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統(tǒng)一自身步調。計劃類文書的特點 目標的前瞻性、操作的預想性計劃類文書的

22、類型：規(guī)劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的 寫作要求 : 分析狀況要認真細致、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言 要簡潔。 三、總結是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文 書?？偨Y的主要作用：下情上達、提高自身。總結的特點：回顧性、經驗性。總結的寫作要求： 回顧工作狀況要實事求是、總結經驗教訓要著跟未來、綱目要清晰、文風要平實。- 四、調查報告是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重大的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成 的書面報告。調查報告的作用：帶給真實的社會狀況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭 露黑暗、解決工作中的疑難問題服務。調查報告的特點：針對性強、紀

23、實性強。調查報告的寫 作應注意 : 深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。第九章機關其他常用文書的寫作（下） 一、講話類文書就是人們在各種特定場合發(fā)言時所依據的各類文稿的總稱。根據講話的場合及主旨的不一樣，講話類文書能夠分為三種類型：講話稿；開幕詞、閉幕詞； 歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點；口頭性、直接性、針對性、情感性。 講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結尾。開幕詞、閉幕詞的寫作 格式包括開頭、正文、結尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實、新穎； 布局要清晰、緊湊；語言要明白、生動。 二、記錄類文書是指如實記錄有關資料而

24、構成的公務文書。記錄類文書包括會議記 錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點：資料的紀實性、材料的直接性、語言 的實錄性。會議記錄一般包括會議組織狀況、會議的議題和議程、會議的進程和資料、必要的 手續(xù)。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及 有關狀況、反映的問題及要求、接待人姓名、時光以及辦理結果等項。大事記是按年、月、日 的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄大事、記錄要客觀真 實、要言簡意賅。 三、簡報就是簡明扼要的書面報告。按資料分，簡報包括會議簡報和工作簡報。簡 報類文書的特點：簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭

25、、主體、報尾組成。簡報類文書的寫 作要求：資料要真實、確刨；篇幅要短??；針對性、指導性要強。 四、推薦類文書是以書面形式提出推薦、意見的一類公務文書。推薦類文書一般可分為議案、提案和推薦等。推薦類文書的特點：推薦性、說理性、委婉性、提案是指提請機關 或必須組織的會議討論、處理的意見或推薦的文書。提案一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會 中使用。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、日期。提案的寫作要求 熱悉同提案有關的狀況、注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。推薦是組織、單位或個人對某 項工作、某項活動或某方面的問題提出推薦性的意見、推薦時使用的文書。推薦的篇章結構 是由標題、稱謂、

26、正文和落款組成。推薦的寫作要求：把握分寸要適度、所列資料要具體、表達語言要精練。第十章公文處理工作 一、在機關秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最超多。也是最 重要的日常工作。公文處理工作透過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接 的程序和環(huán)節(jié)，構成機關信息運轉與處理的科學流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機 要性和規(guī)范性的特點。 二、公文處理工作是機關工作的一個重要組成部分，在機關工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的構成到 公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)

27、為： 助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務是：科學地組織機關的文書工作， 有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關工作， 為機關領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，公文處理工作的組織，包括組織機構、組 織領導和組織形式三個方面。 三、就一個機關而言，它的公文處理工作不像機關的人事、財務等職能部門一樣， 設立某一機構負起全部的職責，或者各機構自上方下地構成一個垂直領導的獨立體系，各機關 公文處理機構的設置，要視機關規(guī)模的大小、工作任務的繁簡、公文數(shù)量的多少而定。 四、公文處理工作的領導、指導關系能夠從以下幾個方面分析 ;(1) 從全國來說，

28、由 中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統(tǒng)的文書工作。 (2) 從一個機 關來說，它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳 ( 室) 主任負責領導的。 (3) 從上下級 的關系來說，上級機關的辦公廳 ( 室) 負有職責對其下屬的機關，單位的公文處理工作進行業(yè) 務指導。 (4) 機關檔案部門對機關的文書工作也負有必須的指導職責。 五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。一個機關究 竟應當采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結合思考以下幾種狀況：(1) 機關的工作性質、任務和職權范圍。(2) 機關內部組織機構設置的層次、數(shù)量。(3) 機關收發(fā)文件數(shù)量

29、的多少。(4) 機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。(5) 機關工作人員的數(shù)目和機關文書工作人員的配備，等等。-六、公文處理工作的具體要求能夠概括為 ：準確周密，確保質量；及時迅速，注重 時效；保守機密，安全可靠；集中統(tǒng)一，加強管理； 實事求是，遵規(guī)守紀； 精簡文件，提 高效率。第十一章公文辦理程序 一、公文辦理程序就是指公文在機關內部從構成到運轉處理所務必經過的一系列環(huán) 節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個部分。 二、收文，是指機關文書部門收進外單位發(fā)來的文件材料。收文辦理是指文書部門 收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜 接的環(huán)節(jié)稱

30、之為收文辦理程序。主要有 : 簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦； 催辦、查辦與注辦。公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交 接雙方的職責，保證公文運轉的安全可靠。它是收文辦理的第一個環(huán)節(jié)。簽收后，文件的拆封 是文書人員的職責。公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、 去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉和管理。收文登記的形式一般 可分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以 后，按照文件的資料、性質和辦理要求，及時準確地將收來的文件分送給有關領導、有關部門

31、和承辦人員閱辦。公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關 各位領導和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的擬辦是指對來文 的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。公文的批辦是指機關領導人對送批的文件如何處 理所作的批示公文的承辦，這一環(huán)節(jié)，既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始。 它直接關系到發(fā)文的質量和機關工作的效率。公文的催辦是指那些務必辦理答復的文件，根據 承辦時限的要求，及時地對文件承辦的狀況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內催辦和對外 催辦兩種狀況。查辦是指文書工作人雖協(xié)助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對

32、某些問題進行查處，解決 的一項承辦性工作。公文的注辦是對公文承辦的狀況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。 三、發(fā)文，是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機 關制發(fā)、轉發(fā)、翻印、復印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個運行 過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。 公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個環(huán)節(jié)，同時也是整個公文處理工作的關鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的審 核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發(fā)以前，對公文的資料，體式進行的全面審核和檢 查。它也是公工處理工作的關鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的簽發(fā)是指機關領導人對文稿

33、最后審批。它 是公文構成的關鍵性環(huán)節(jié)。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對經領導人簽發(fā)的文稿進行 復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進 行印制。公文的校對是對文件質量的量后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關 印章。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。第十二章公文立卷工作 一、公文立卷，是指機關文書部門將已經辦理完畢的具有必須查考利用價值的文 件材料，按照它們在構成過程中的聯(lián)系和必須的規(guī)律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件 的一種重要方法，也是機關公文處理工作的重要資料。 二、案卷，是指有關某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件

34、材料的 組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯(lián)系。 三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選取立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有必須查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。 四、公文立卷的原則可表述為，持續(xù)文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。根據這一原則對公文立卷工作捉出了持續(xù)文件間的歷史聯(lián)系、區(qū)分保存價值、便于 保管和利用三個方面的要求。公文立卷的基本方法能夠概括

35、為：遵循公文立卷的原則與要求， 科學地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學地選 用文件特征作為立卷標準的問題。根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、 時光、文種、作者、地區(qū)和通訊者可作為公文立卷的基本特征。 五、公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的資料。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類 目兩種。在編制或者修訂立卷類目時，務必堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結構 主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還務必做好平時立卷工作。所謂平時 立卷工作是指機關

36、的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按 類目上的有關條款歸人卷內。第十三章案卷整理與歸檔 一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項 資料。 二、案卷的組合，簡稱組卷，是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各 個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。它 是文書案卷整理的一項重要資料，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環(huán)節(jié)。 調整定卷，是指在平時立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進 行適當?shù)恼{整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調整定卷是機關文書部門或業(yè)務 部門一項十

37、分重要的工作。 卷內文件排列和編號，卷內文件排列是指將每個案卷內的文件技用必須的規(guī)律和順 序進行系統(tǒng)化排列，持續(xù)文件之間的有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定 的位置。卷內文件在系統(tǒng)排列以后，應當用阿拉伯數(shù)字給卷內文件編頁號，以固定它們的排列 順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。 擬寫案卷標題，案卷標題，也稱案卷題名，是對春內全部文件資料的總概括。它是 案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據，擬寫案卷標題是文書工作人員、 檔案管理人員的一項基本功。 編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷 的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著

38、整個公文立卷工作的基本完成。 案卷的編目，是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄，備考表和案 卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件，也是實現(xiàn)檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。 案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。 案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號，是指案卷經過編 目裝訂以后，將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷 與卷之間持續(xù)必須的聯(lián)系，系統(tǒng)地反塊機關的工作話動。 案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、 編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目

39、錄、檢索工具同所有案卷一齊向機關檔案室移交。 至此，標志著整個公文立卷工作的完結，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉入檔案管理階段。案卷目 錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文 處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。案卷目錄的項目有：案卷號、案卷題名， 頁數(shù)、保管期限、備注等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文 件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、 文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，務必逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為歸檔。 文書案卷的歸檔，既能保證本機關的檔案完整，便于查找

40、利用，又可為黨和國家積累檔案財富。公文寫作基礎知識(二)行政公文寫作基礎知識第一章公文概述一、公文的概念公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中構成的具 有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。公文的基本含義，能夠從四個方 面來理解：(1) 公文構成的主體是國家機關及其他社會組織。(2) 公文構成的條件是行使職權和實施管理。(3) 公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的 主要特點。(4) 公文是辦理公務的重要工具之一。二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權的性質，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行 使政治權力中的重要

41、性的認識程度。公文是統(tǒng)治階級實現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書 工作具有鮮明的階級性，它從屬于必須的政治集團并為其服務。三、文書、文件、公文這三個概念，在機關的日常活動中是基本一致的。四、公文的特點主要表此刻五個方面(1) 公文有法定的作者。(2) 公文有法定的權威。(3) 公文有特定的效用。(4) 公文有規(guī)范的體式。(5) 公文有規(guī)定的處理程序。五、公文的作用主要表此刻五個方面(1) 領導和指導作用。(2) 行為規(guī)范作用。(3) 傳遞信息作用。(4) 公文聯(lián)系作用。(5) 憑證記載作用。六、公文的分類：(1) 從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件，(2) 從公文的行文關系上來劃

42、分：上行文、平行文、下行文。(3) 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。(4) 從公文的制發(fā)機關的性質和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī) 文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。(5) 從公文資料的性質和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公 文、記錄性公文。常見的公文分類還有：(1) 從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。(2) 從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。(3) 從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發(fā)件。(4) 從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分

43、為需辦文件辦件和參閱 文件閱件等。第二章公文寫作一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意圖和愿望 的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改、構成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐 中，起草公文的任務能夠由一人承擔，也能夠由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機 關的文書人員隊伍條件。二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關 系到公文本身的效用問題。公文質量主要體此刻公文的思想資料與文字表達兩個方面。在思想資料方面，就應政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，就應結構嚴謹、語言精當、 行文規(guī)范。三、公文寫作的主要特點表

44、此刻六個方面：(1) 被動寫作，遵命性強。(2) 對象明確，針對性強。(3) 集思廣益，群體性強。(4) 決策之作，政策性強。(5) 急迫之作，時限性強。(6) 講究格式，規(guī)范性強。四、公文寫作的基本要求是：(1) 要保證公文資料在政治上的正確性。(2) 要實事求是，在業(yè)務上貼合客觀規(guī)律。(3) 在文字表述上準確、鮮明、生動、貼合語法邏輯。(4) 公文起草要貼合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。(5) 要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。五、公文寫作的一般步驟和方法是：(1) 明確發(fā)文主旨。(2) 收集有關材料。(3) 擬出寫作提綱。(4) 認真起草正文。(5) 反復檢查修改。六、公文寫作人員的素質修養(yǎng)主

45、要體此刻五個方面：(1) 政治素質好。(2) 有必須的政策理論水平。(5) 有較好的文字功底。七、公文寫作人員加強修養(yǎng)應從三個方面著手：(1) 完善自我，勇于創(chuàng)新。(2) 博覽群書，增長知識。(3) 深入實踐，勤學苦練。第三章公文的體式與稿本一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有必須的 體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作帶給 方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規(guī)定和改革， 從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針

46、政策的貫徹問題，關 系到公文本身的效用問題。公文質量主要體此刻公文的思想資料與文字表達兩個方面。在思想 資料方面，就應政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，就應結構嚴謹、語言精當、 行文規(guī)范。二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點， 即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方 式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公 文文體的主要特點；公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據項目構成，這些數(shù)據項目就是公文的構成要素，或稱公

47、文的組成部分。國家機關公文格式將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。四、公文的書面格式是指公文構成的數(shù)據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公 文講求書面格式，這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標志。公文的書面格式在文面上一 般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等 級、緊急程度、收文處理標記、發(fā)文機關版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項；公文的行文部分 包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、 機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、 印發(fā)說明、頁碼等項。五、公文

48、的排版形式是指公文數(shù)據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。 公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙 規(guī)格等。六、公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時，文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以持續(xù)公文的完整。七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一資料和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以 及根據使用時的不一樣需要，又往往構成不一樣的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過 程中構成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不一樣用途，可分為正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件

49、又有試行本、暫行本等形式，同一資料的 文件使用不一樣的文字就又成為不一樣的文字文本。第四章公文的行文規(guī)范一、按照必須的規(guī)定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的資 料包括行文關系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。二、公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體地說，行文關系 是根據機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。國家行政機 關的隸屬關系和職權范圍是由中華人民共和國憲法規(guī)定的。地方各級人民政府服從國務院 中央人民政府是我國各級行政機關行文關系的基本準則。黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍 是由中國共產黨章程規(guī)定的。下級服從上

50、級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基 本準則。三、根據機關之間的不一樣的行文關系，能夠將機關的行文分為上行、下行和平行三個方 向，并根據機關工作的需要分為三種行文方式：(1) 下行文。下行文是指上級領導機關或業(yè)務主管部門對所屬下級機關或業(yè)務部門的一種行文。根據發(fā)文的不一樣目的和要求，下行文可分為三種行文方式：逐級下行文；多級下行文；直達基層組織和群眾的下行文。(2) 上行文。上行文是指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。根據發(fā)文機關的實際工作需要，上行文又能夠分為三種行文方式：逐級上行文，這是上行文中最基本、最常用的一種方式；多級上行文；越級上行文。(3) 平行

51、文是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的行文。第五章機關法定公文的寫作(上)(命令、議案、決定、決議、指示、意見)一、命令，簡稱令，是領導機關頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質的指揮性公文。它具有權威性、 指揮性和強制性。就行政系統(tǒng)而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉(xiāng)級以上地方各 級人民政府，有權發(fā)布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求是：(1) 務必根據憲法、法律規(guī)定的權限范圍發(fā)布命令；(2) 要注意各類型命令寫作的共同點和不一樣點；(3) 語言要準確、凝練、莊重有力；二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的 一種書面

52、文件。它的特點主要有：(1) 行文關系及辦理程序的法定性；(2) 行文資料的單一性和可行性。三、能夠提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構提出的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有：(1) 提出的問題重要且已具備解決的條件；(2) 要注意提出的權限和時限；(3) 要注意行文格式和辦理程序。四、決定，是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。其特點主要 是性質重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的寫作有 相同點也有不一樣點。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。決定的正文，三 種類型的寫法略有不一

53、樣。決定的文字，要準確、鮮明、簡潔，以便于領會和執(zhí)行。五、決議，是經領導機構主持召開的會議透過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。 其特點有二：即表達群體意志、有權威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結果公布兩 種類型。六、指示，是上級機關對下級機關指導工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照 指示資料涉及的范圍，指示可分為：(1) 涉及全局問題，帶普遍性的指示；(2) 涉及局部問題，帶特殊性的指示?？偟膩碚f，指示的寫作，要以政策把握方向，資料要明確扼要，條理要清晰。七、意見，是黨政機關對重要事項發(fā)表的對工作有指導性質的文件。依據發(fā)表見解機構地 位的不一樣，其類型可包括直接指導型和批

54、轉執(zhí)行型兩種類型。意見的寫作要注意資料的政策 性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。第六章機關法定公文的寫作(中)(公告、公報、通知)一、公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關、團體在必須范圍 內公布事項的告知牲文件。其特點為：發(fā)布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其 資料的性質能夠分為兩大類； 涉及法定事項的公告、通告； 知照性公告、通告。公告、通 告的寫作要求是： 貼合權限，一事一告； 資料明確，語氣莊重； 注意格式。二、公報是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近，也具有資料的公開性和重要性。發(fā)布機關的權威性。常用的公報

55、類型有：會議公報；統(tǒng)計公報；外交公報。不一樣類型的公報，寫作時要注意的側重點有所不一樣：會議公報因發(fā)布目的的不一樣而有不一樣的寫法。 統(tǒng)計公報務必由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構發(fā)布，任何 機構不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計數(shù)字。外交公報涉及對外關系，其發(fā)布應遵循法定的審批手續(xù)和途徑。三、通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象明白或執(zhí)行的公文。根據 適用范圍的不一樣，通知主要可分為六大類：發(fā)布性通知、批轉性通知、轉發(fā)性通知、指示性 通知、任免性通知、事務性通知。通知適用面廣，不一樣類型的通知因作用不一樣而寫法也有 差異，寫作時要注意不一樣類型通知的不一樣特點。第七章機關法定公

56、文的寫作(下)報告、請示、批復、函、會議紀要、條例規(guī)定)一、報告，是下級機關向上級機關匯報工作狀況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述 和有主見。報告的類型：按照資料涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的 目的的不一樣，可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫作要求：陳述事實要清楚扼要；表述觀點要精練清晰； 語言要簡潔樸實。二、請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點有超前性、 說明性和單一性，請示的類型：根據行文目的的不一樣，請示可分為三大類：請求批準類、請 求幫忙類，請求批轉類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：要遵守行文規(guī)則； 理由要充分，要

57、求要合理， 格式要正確，語言要得體。三、批復，是答復下級機關請示事項的指示性公文。批復的主要特點有針對性和指導性。 批復的類型：針對請示的資料主要是請求批準和請求幫忙兩方面，批復也能夠分為兩類：表態(tài) 性批復和指示性批復。批復寫作要注意這樣三點：要先回應后批復： 態(tài)度要鮮明，措辭要明確；要及時批復。四、函，是機關之間辦理日常公務的交往性公文。函的特點主要有二：形式靈活，適應性強；務實性強。函的類型：根據資料性質，函大體可分為四類：商洽函、問復函、請準函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一函，直陳其事，語言要平實、親切，自然。五、會議紀要，是記載會議狀況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。會議紀要的主要特 點包括紀要性、約束性、知照性。根據會議紀要的性質和擬寫會議紀要的目的，把會議紀要分 為三大類：決議性會議紀要、