實物檔案管理工作探討研究論文

1、實物檔案管理工作探討研究論文 摘要：我國的許多檔案館(室)，都保存有一些實物，它們與館(室)藏現(xiàn)有檔案不同，一般是單獨作為一類保管。于是有人便把它稱之為實物檔案，認為它是檔案家族中的新成員對此，筆者不敢茍同。 一、“實物檔案”的討論 檔案的定義，在中華人民共和國檔案法中是這樣表述的：“本法所稱的檔案。是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！倍奈铮次奈锉Ｗo法第二條規(guī)定，受國家保護的具有歷史、藝術、科學價值的文物包括：古文化遺址、古墓葬、古建筑、石窟寺、石刻；具有重

2、要意義的建筑物、遺址、紀念物；歷史上各時代的珍貴藝術品、工藝美術品；反映各時代社會制度、生產(chǎn)、生活的代表性實物；重要的革命文獻資料，具有科學、歷史、藝術價值的手稿。古舊圖書資料等。由以上可以看出，檔案與文物是兩個既有區(qū)別又有聯(lián)系的概念。 “實物檔案”的討論，涉及如何認識和對待現(xiàn)有的檔案概念。什么是檔案?有人認為檔案是信息載體，由于實物本身作為信息的載體存在，可以成為檔案。他們不同意檔案是信息記錄，是實物的轉(zhuǎn)化形態(tài)。他們還認為，檔案具有憑證參考作用，因此具有相同作用的實物可歸于檔案范疇。筆者認為，這是分歧的根本所在。有人提出，“實物檔案”的出現(xiàn)，是對檔案“傳統(tǒng)觀念”的沖擊，它表明目前人們對檔案的

3、認識尚不成熟，要經(jīng)歷一個發(fā)展過程，由此懷疑現(xiàn)有檔案概念的合理性，并要以一個新的概念取而代之。那么現(xiàn)有檔案概念是否具有合理性。是否需要修改或舍棄?筆者認為現(xiàn)有的檔案概念是多年來理論研究的成果，并得到檔案法的確認。它對檔案本質(zhì)屬性、構成要素及范圍界定等方面的表述，理論上立得住，實踐上可行，基本方面是正確的，還應繼續(xù)延用。 “實物檔案”的討論。涉及實物是否屬于檔案家族的新成員。有人認為，“實物檔案”是檔案家族中很有發(fā)展前途的一個類別，至少它是檔案，這是確定無疑的。肯定某個事物，莫過于給它一個確切的表述。據(jù)我們看到的材料，是有人對“實物檔案”做過表述。如具有保管價值的直觀物件之類，但都是含混不清。而要

4、做到明確、令人信服是難以辦到的。這正如上述，因為它的內(nèi)涵無法正確揭示，它的外延也無法準確界定。由此可以說。沒有明確范圍和界限的概念和事物是立不住的。這樣不能不使人懷疑，所要肯定的事物是否存在。再有，作為信息之一的檔案具有可以廣泛交流的特性。但“實物檔案致命的弱點是不便于交流。它雖然可以世代相傳或轉(zhuǎn)讓，但基本上是單線的延伸，而不能像文獻資料那樣可以擺脫時空限制，實現(xiàn)多方位傳播?！蹦敲此渴裁催M行交流呢，“必須轉(zhuǎn)化為照片、錄像或文字描述等材料”，“必須配有一定的說明和解說詞”。這些看法恰好說明“實物檔案”仍然是實物，而不是檔案，因為它不具有檔案可以廣泛交流的特性。因為檔案是憑借記錄在不同載體上的內(nèi)

5、容和形式特征，起到憑證參考作用和進行交流傳播的，它不用靠附加的因素。與之相反，需要人們加以說明、考證、研究，才能起到依據(jù)、憑證作用的，正是文物或紀念品。而其轉(zhuǎn)化形式如照片、文字描述材料、說明等才是檔案。 “實物檔案”的討論，涉及如何發(fā)展檔案概念的問題。筆者贊成“當實踐發(fā)展了，概念也應該發(fā)展。否則它將失去指導實踐的作用，甚至會阻礙實踐”的觀點。當我們對實際問題進行研究時，可以根據(jù)工作發(fā)展，不固守于概念的框架，大膽提出新的見解，形成新的概念。但這里的關鍵是沿著什么樣的思路和方向。筆者認為。檔案概念必須是科學的、合理的、可行的，即在理論上合乎檔案發(fā)展規(guī)律和特點，在實踐上準確適當，界限明確，易于操作。

6、例如聲像檔案，作為一種新的門類，以其聲像原始記錄方式豐富了檔案的內(nèi)涵。又以其照片、影片、錄音帶和錄像帶等形態(tài)擴大了檔案的外延，因而得到確認，成為共識。相反，“實物檔案”是如何發(fā)展的呢，它在內(nèi)涵揭示上混淆了實物的自身和它的轉(zhuǎn)化記錄形態(tài)的界限，沒有充實新的內(nèi)容。在外延擴展上，也混淆了作為文獻形式存在的檔案。與作為實體存在的文物、紀念物的不同，含混不清。因此。嚴格說來，它沒有前進一步，不是發(fā)展而是混淆了概念。 “實物檔案”的討論，涉及對其實踐后果的評價問題。如果承認“實物檔案”存在，應當提倡收藏和管理，那么實行起來會出現(xiàn)什么情景呢?筆者認為，會偏離檔案工作的正常運行軌道，至少有兩方面值得重視。 第一

7、，檔案概念包容了“有保管價值的實物”，就使檔案管理的范圍擴大了。長此下去。很難想像不會去管理諸如飛機、汽車、機床、樓房等實物。它們?nèi)舳际菣n案，也就湮沒了真正的檔案。什么都是檔案，遍地皆是，處處都有，也就沒有必要把檔案單列出來，形成檔案管理體系。如此這般，不是發(fā)展檔案工作，而只能導致檔案工作的消亡和解體。 第二，倡導管理“實物檔案”，把屬于文物、紀念品的實物都擴充到我們的門下，擴大職權，實行起來，豈不是檔案館與博物館、紀念館的合一嗎?混淆職能分工只能引起混亂，遭到反對。我們國家有檔案系統(tǒng)，也有文物系統(tǒng)。兩個系統(tǒng)在職責、任務上是有明確分工的。我們檔案部門的職責是管理檔案，我們再有能力也不能以管理文

8、物、紀念品為己任。 有人會提出，既然現(xiàn)在的某些實物就是將來的文物，那么積累保護某些實物的重任為什么不能由文物工 二、結(jié)論 1、實物與檔案各屬不同的范疇。人類文明的載體有兩種，一是實物，一是文字符號、圖表、聲像之類。實物是客觀存在的實體。它可以直接傳遞信息，如其形狀、顏色、味道、方位、構造等，屬直接信息，不便于傳播交流。而檔案，應當說也是一種實物，因為檔案都要依附于一定物質(zhì)載體而存在。但由于其中必須有以文字、圖表、符號、聲像形式記錄的信息，而使它從實物中分離出來，成為一種文獻形態(tài)，屬于間接信息，既可以存貯，又可輸出，廣泛交流。 2、不能任意擴大檔案館(室)管理的實物范圍。目前看檔案部門管理的實物

9、主要有兩類。一是與檔案有密切聯(lián)系的，一同隨檔案接收保管的。二是受委托加以保管的?，F(xiàn)在被稱為“實物檔案”的，其中有的如獎狀、證書之類，可歸于檔案，其余則不是，而是紀念品，或未來的文物，不應列入檔案家族之中。對已保管的實物，姑且稱之為“實物檔案”，應將其轉(zhuǎn)化成照片、文字記錄形式的檔案，同時保管起來為好。 3、檔案與文物的區(qū)別在于：檔案內(nèi)容是抽象思維，文物內(nèi)容是形象思維；檔案是書面形式，文物是結(jié)構形式；檔案具有實用價值，文物具有審美價值。把握住這三個方面，并進行綜合分析，檔案與文物就不難區(qū)別了。 4、由檔案館(室)保管的，不一定都是檔案，除檔案外，還有資料、圖書，以及少量實物。不具有檔案屬性的，盡管

10、在檔案館(室)保管，也不能稱其為檔案。 5、“實物檔案”的提法現(xiàn)在已經(jīng)流行起來，檔案館(室)保存“實物檔案”的做法也確實存在。但我們不能奉行現(xiàn)實的就是合理的哲學。檔案館(室)保存實物，有屬順乎自然的一面，也存在著不得已而為之的一面。這是因為我國各項文化事業(yè)還不完善，文博事業(yè)很不發(fā)達，使本應由文博部門收藏的物品不得不由檔案部門管理。在大型企、事業(yè)單位也沒有設立類似檔案室一樣的機構，專司管理本地域、本單位具有保存價值的實物。 6、檔案具有憑證查考作用和保存價值。但有憑證查考作用和保存價值的，不一定就是檔案。稱為檔案的，除具備上述特性外，必須符合檔案概念的內(nèi)涵和外延。實物雖有上述特性，但不符合后者要求，因而不能稱之為檔案。檔案概念應該隨著實踐發(fā)展而變化。但新概念的表述必須沿著符合檔案屬性的思路去充實和概括，否則會走偏方向。在新概念尚未被社會確認成為共識之前，還應遵循現(xiàn)有的表述。 7、檔案工作者